王冉

關(guān)鍵詞：數(shù)字記憶；數(shù)字人文；檔案信息化；電子文件；電子檔案；文件歸檔；檔案教育；理論研究

2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（后文簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》），提出要建設(shè)一批高水平的數(shù)字檔案館（室），做好電子文件單套制管理。隨著數(shù)字人文研究和數(shù)字記憶理論和實(shí)踐研究的深入，檔案信息化被賦予了新的內(nèi)涵。對(duì)此，需要從人文服務(wù)、社會(huì)記憶構(gòu)建等視角開展檔案信息化建設(shè)。本文將對(duì)相關(guān)研究進(jìn)行文本分析，發(fā)掘現(xiàn)有研究與《規(guī)劃》目標(biāo)的差距，以期提高我國檔案信息化建設(shè)水平。

1 研究設(shè)計(jì)

1.1 研究目標(biāo)和流程。研究目標(biāo)是利用質(zhì)性分析工具對(duì)檔案信息化研究的相關(guān)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)進(jìn)行分析，梳理出在“數(shù)字記憶”“數(shù)字人文”語境下，檔案信息化建設(shè)的主要措施，以及各個(gè)措施在文本中的比重。

研究脈絡(luò)大致分為3個(gè)階段：數(shù)據(jù)采集與清洗、文獻(xiàn)編碼與信度檢驗(yàn)、實(shí)證分析。研究流程主要包括：首先，從中國知網(wǎng)收集相關(guān)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，通過輸入“數(shù)字記憶”“數(shù)字人文”“檔案信息化”等關(guān)鍵詞進(jìn)行篇名檢索，歸并去重得到文獻(xiàn)樣本。其次，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行編碼，總結(jié)出主要措施和措施研究的主要維度。最后，將結(jié)果和國家檔案局發(fā)布的《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》及《規(guī)劃》進(jìn)行比較研究，總結(jié)出現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和不足。

此外，為保證編碼的信度，本文由3個(gè)碩士生組成不同編碼小組進(jìn)行同時(shí)、交叉編碼，在編碼前充分討論編碼的維度、方向的確定，在編碼方向不一致時(shí)，通過充分討論協(xié)商確保編碼的一致性。

1 . 2 樣本選取和數(shù)據(jù)采集。學(xué)術(shù)文本選擇應(yīng)具備一定的權(quán)威性，選擇中國人文社會(huì)科學(xué)核心期刊（A M I，Attraction Management Impact power）、“南大核心”、“北大核心”等數(shù)據(jù)庫中的期刊文獻(xiàn)，作者的選取要包括高等院校的科研工作者和實(shí)務(wù)工作人員。為了使文本更容易獲得，以網(wǎng)絡(luò)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)為主。

1.3 維度與要素提取。利用質(zhì)性分析工具Nvivo對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行初始編碼，根據(jù)初始編碼概括出檔案信息化建設(shè)的主要措施作為二級(jí)編碼，根據(jù)二級(jí)編碼概括出主要維度，作為一級(jí)編碼。

2 檔案信息化建設(shè)的主要措施和維度

2.1 樣本選取。關(guān)于國家治理體系現(xiàn)代化的樣本主要是以學(xué)術(shù)論文為代表的相關(guān)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，如表1所示。

在中國知網(wǎng)中輸入“國家治理體系”“國家治理體系現(xiàn)代化”“國家治理”等關(guān)鍵詞進(jìn)行篇名檢索和全文檢索，剔除無關(guān)的文本得到核心論文共56篇。

2.2 關(guān)鍵要素分析。（1）開放性編碼。對(duì)收集來的學(xué)術(shù)文本進(jìn)行開放性編碼，從文本資料中提取若干初始概念語句，再將該類文本進(jìn)行歸類、初始編碼。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的文本資料內(nèi)容和結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，為了保證編碼內(nèi)容準(zhǔn)確，本文采取連續(xù)語句編碼的形式，將若干連續(xù)語句進(jìn)行總結(jié)、歸納，選取其中覆蓋率排名前20的編碼結(jié)果作為初始編碼。如表2所示，通過開放性編碼，共獲得20個(gè)初始編碼。

（2）主軸編碼。主軸編碼的主要過程是將開放性編碼形成的初始編碼進(jìn)行邏輯聯(lián)系與區(qū)分，通過合并同類屬范疇進(jìn)而確定主范疇，通俗來說即歸納范疇的上位概念。本研究在參考相關(guān)文獻(xiàn)概念與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)20個(gè)范疇進(jìn)行主軸編碼，得到7個(gè)主范疇，這7個(gè)主范疇就是二級(jí)編碼結(jié)果，如表3所示。

3 現(xiàn)有研究的優(yōu)勢(shì)和不足

《規(guī)劃》要求“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”，具體措施包括：第一，完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制。第二，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收。第三，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。第四，推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)。[1]

優(yōu)勢(shì)方面，在“完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制”“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)”方面，學(xué)術(shù)界的研究較為充分?！癇3軟硬件保障層面”中的“政策制度保障”對(duì)于“完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制”具有促進(jìn)作用；“B3軟硬件保障層面”中的“強(qiáng)化技術(shù)手段、平臺(tái)建設(shè)和數(shù)字傳播”對(duì)于“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)”具有促進(jìn)作用；對(duì)于“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”方面，各項(xiàng)研究并沒有直接提到數(shù)字檔案館（室），但是研究的重點(diǎn)有“B7檔案服務(wù)層面、B5檔案安全層面、B4檔案工作層面、B2檔案開發(fā)層面”，這些研究?jī)?nèi)容對(duì)于“數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”發(fā)揮著基礎(chǔ)作用，具有促進(jìn)效果。見表4。

劣勢(shì)方面，《規(guī)劃》中所提及的“加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收”相關(guān)研究較少，這是今后需要進(jìn)一步研究的。除此之外，對(duì)于檔案信息化建設(shè)，學(xué)術(shù)界在檔案教育、人才培養(yǎng)和理論研究方面進(jìn)行了深入的研究。

4 對(duì)策與建議

通過質(zhì)性分析可知，數(shù)字人文和數(shù)字記憶語境下的檔案信息化建設(shè)研究對(duì)電子文件歸檔和電子檔案移交接收的研究不夠深入。因此，要加強(qiáng)數(shù)字人文和數(shù)字記憶視角下的電子文件歸檔和電子檔案移交接收的研究；對(duì)于檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制、檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方面的研究較為充分，但缺乏對(duì)數(shù)字人文和數(shù)字記憶檔案開發(fā)項(xiàng)目維護(hù)的研究。項(xiàng)目推動(dòng)既是國家政策需求，也是數(shù)字人文和數(shù)字記憶視角下檔案信息化建設(shè)能力的集中體現(xiàn)，因此要增強(qiáng)數(shù)字人文和數(shù)字記憶項(xiàng)目的維護(hù)能力。

4.1 加強(qiáng)數(shù)字人文視角下的電子文件管理研究。隨著“單套制”的推廣，電子文件海量增長(zhǎng)。電子文件具有超高的儲(chǔ)存密度，高效便捷的傳輸、處理速度，以及多樣化的信息形式（文字、圖像和聲音等）。數(shù)字人文理念的興起激發(fā)了人們對(duì)“數(shù)字”和“人文”關(guān)聯(lián)的研究，通過數(shù)字技術(shù)發(fā)掘人文價(jià)值。電子文件的儲(chǔ)存形態(tài)、方便的傳輸途徑和速度以及多樣的形式方便了檔案管理者使用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行人文開發(fā)。

數(shù)字人文視角下的電子文件管理應(yīng)更加關(guān)注對(duì)電子文件“第二價(jià)值”的開發(fā)，電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)通常是多時(shí)空、多主體的，所涉及的領(lǐng)域、學(xué)科眾多，蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)價(jià)值。其數(shù)據(jù)化的載體也方便管理者運(yùn)用多樣的數(shù)據(jù)處理軟件和技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行知識(shí)發(fā)掘和整合。多樣的形式也方便了對(duì)其開發(fā)成果進(jìn)行展示，宣傳其人文價(jià)值。

電子文件的形成往往包含多個(gè)主體，不單純是以往的官方組織或群體，也不僅僅是主流人群或精英，電子文件形成主體更加重視以往被“忽略”掉的邊緣群體，重視每一個(gè)人留有的“痕跡”，數(shù)字人文視角下的電子文件管理應(yīng)更加注重這些邊緣群體。將電子文件開放給數(shù)字化的互動(dòng)、詢問和分析方法。可以將多個(gè)來源的電子文件結(jié)合起來，形成大型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用方便了對(duì)傳統(tǒng)邊緣群體的服務(wù)，也方便了對(duì)邊緣群體所產(chǎn)生的電子文件的管理。例如，倫敦大學(xué)的英國奴隸所有權(quán)遺產(chǎn)項(xiàng)目，這是一個(gè)跨機(jī)構(gòu)和國際數(shù)字人文合作項(xiàng)目，它創(chuàng)建了一個(gè)與1780年至1875年間在倫敦老貝利被判刑的人有關(guān)的數(shù)據(jù)庫，該項(xiàng)目創(chuàng)建了英國奴隸所有權(quán)在線百科全書。[2]

4.2 做好數(shù)字記憶視角下電子文件管理工作。電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字記憶的過程要簡(jiǎn)便得多，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的社會(huì)記憶提取需要在特定的環(huán)節(jié)通過特定的程序來實(shí)現(xiàn)，電子文件的提取貫穿整個(gè)電子文件生命周期，通過特定的解碼程序，使用計(jì)算機(jī)識(shí)讀比特字串，將電子文件轉(zhuǎn)化為人類能夠理解的文字、圖片和音像。從數(shù)字記憶的視角開展電子文件收集工作，需要我們針對(duì)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展變化，隨時(shí)關(guān)注電子文件中所蘊(yùn)含的記憶價(jià)值的變化，電子文件中數(shù)字記憶的提取工作貫穿電子文件管理工作的始終。這種記憶的提取是動(dòng)態(tài)的，不斷更新的。

隨著辦公自動(dòng)化、智慧化的普及，電子文件已經(jīng)融入了社會(huì)的方方面面，這要求電子文件中的數(shù)字記憶提取工作需要全民參與，多主體協(xié)同?？梢酝ㄟ^構(gòu)建開放性的數(shù)字記憶創(chuàng)作平臺(tái)，由社會(huì)公眾、網(wǎng)民等主體共同創(chuàng)作。

電子文件的質(zhì)量包括真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、可讀性、可用性、一致性等。這些質(zhì)量因素與數(shù)字記憶休戚相關(guān)，如果質(zhì)量存在問題，將影響數(shù)字記憶的可信度和能否留存。電子文件在給文件的制作、傳輸和利用帶來極大方便的同時(shí)，也給更改、截獲、仿制電子文件帶來更多的可能，這樣會(huì)給數(shù)字記憶帶來很多未知因素，不可預(yù)知記憶何時(shí)會(huì)被“重寫”，數(shù)字記憶視角下的電子文件管理工作需要重視信息安全問題。[3]

4.3 增強(qiáng)檔案數(shù)字人文和數(shù)字記憶項(xiàng)目的維護(hù)能力。數(shù)字人文項(xiàng)目維護(hù)能力是指根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理和成本效益分析的相關(guān)原則對(duì)數(shù)字人文項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)經(jīng)營(yíng)的能力。具體包括財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)，軟件系統(tǒng)和數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新，數(shù)字工具的更新和迭代。

在財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)方面。首先，要對(duì)服務(wù)器上正在運(yùn)營(yíng)的數(shù)字人文項(xiàng)目進(jìn)行全面審計(jì)，對(duì)軟硬件設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。制定數(shù)字人文項(xiàng)目維護(hù)和托管的實(shí)際成本計(jì)算流程，建立項(xiàng)目資金監(jiān)管制度。其次，對(duì)于停止維護(hù)運(yùn)營(yíng)的數(shù)字人文項(xiàng)目，要對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，對(duì)其歸屬進(jìn)行分類。對(duì)于具備生產(chǎn)價(jià)值的項(xiàng)目要整合進(jìn)運(yùn)營(yíng)維護(hù)框架，定期進(jìn)行審計(jì)工作。對(duì)于沒有生產(chǎn)價(jià)值，但具備科研價(jià)值的項(xiàng)目，要及時(shí)進(jìn)行移交。對(duì)于沒有價(jià)值的項(xiàng)目，要及時(shí)報(bào)廢，避免占用資金，節(jié)省成本。最后，建立透明的籌資制度。為了能夠?yàn)閿?shù)字人文項(xiàng)目的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)籌集充足的資金，要制定科學(xué)的資金預(yù)算。[4]

數(shù)字人文項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要完善軟件開發(fā)生命周期（SDLC， Software Development Life Cycle）過程，要將資金支持者的需求納入SDLC之中，要求投資者提供明確的文檔支持，保證項(xiàng)目執(zhí)行者充分了解投資者的需求。盡早明確在資助期后維持項(xiàng)目的可行性和成本，使各方有時(shí)間提前計(jì)劃，有足夠的時(shí)間來適應(yīng)后續(xù)資助申請(qǐng)的開發(fā)和周轉(zhuǎn)時(shí)間、與伙伴機(jī)構(gòu)的談判、基礎(chǔ)設(shè)施資源和必要的工作人員時(shí)間分配。

5 結(jié)語

本文通過進(jìn)行文本分析，總結(jié)了數(shù)字記憶和數(shù)字人文語境下檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和不足，并給出了措施。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案信息化的需求不斷升級(jí)，需要進(jìn)一步完善檔案信息化發(fā)展機(jī)制，提高檔案信息化建設(shè)水平。