摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應用，不斷帶動各行各業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在教師業(yè)務檔案管理方面的應用也成為發(fā)展的主趨勢，是教師業(yè)務檔案管理工作不斷革新的必然要求。因此，信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理具有十分重要的意義。當前部分學校教師業(yè)務檔案管理仍然存在一些現(xiàn)實性問題。為此，在教師業(yè)務檔案管理策略研究上要深入完善教師檔案信息化建設機制；健全教師業(yè)務檔案信息化建設制度，提升檔案管理的規(guī)范性；加強教師業(yè)務檔案管理人員信息化技能培訓，增強檔案管理效能；加強教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)建設，提升檔案開發(fā)利用水平等措施，從而提升教師業(yè)務檔案管理的效能。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；業(yè)務檔案；管理；策略

教師業(yè)務檔案對于教師的教改、科學研究等具有十分重要的作用，業(yè)務檔案具有重要的二次開發(fā)價值。那么如何提升教師業(yè)務檔案的開發(fā)價值、提升業(yè)務檔案管理的效能是一個現(xiàn)實性問題。因此，依托信息技術(shù)賦能檔案管理研究具有重要的理論和現(xiàn)實意義。

1 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理的意義

1.1 有益于深入貫徹落實檔案信息化建設的要求

隨著信息技術(shù)的不斷普及和廣泛應用，社會已經(jīng)進入了信息時代。信息技術(shù)支撐下的檔案管理已經(jīng)成為信息時代發(fā)展的趨勢，檔案信息化建設也成為國家檔案管理部門主抓的重要工程。2024年《中華人民共和國檔案法實施條例》明確提出了檔案信息化建設的要求，企事業(yè)單位將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規(guī)劃，加強對電子檔案的全過程管理。還進一步提出依托信息技術(shù)加強檔案歸檔和管理，促進電子檔案的共享和開發(fā)。學校加強檔案信息化建設，推動信息技術(shù)賦能檔案管理及建設，既是適應時代發(fā)展的需要，又是深入貫徹落實國家有關(guān)檔案信息化建設的要求[1]。

1.2 有益于推動檔案管理工作提檔升級

教師業(yè)務檔案管理工作需要不斷結(jié)合學校的發(fā)展實際進行變革，尤其是根據(jù)學校的教學業(yè)務量、科研等工作不斷與時俱進地適應時代發(fā)展和學校發(fā)展的要求。隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大，教師業(yè)務檔案的數(shù)量不斷激增，而有限的業(yè)務檔案管理者更難以有效地完成繁重的工作任務，傳統(tǒng)的教師業(yè)務檔案管理模式已經(jīng)難以應對學校發(fā)展的需求。同時，紙質(zhì)檔案因為年代久遠極易損壞保管的難度也不斷加大，以至于在調(diào)閱教師業(yè)務檔案或二次開發(fā)的過程中產(chǎn)生不便，導致出現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量的制約因素。而加強檔案信息化建設，有益于推動檔案管理工作提檔，升級更好地反哺學校發(fā)展，有益于提升學校的整體工作效能，提升教師的獲得感。

1.3 有益于反哺教師的成長和發(fā)展

教師業(yè)務檔案管理在學校的發(fā)展中并非是邊緣化工作，具有十分重要的意義。教師業(yè)務檔案管理具有一定的存儲價值、檔案分析價值和評價價值，依托電子信息數(shù)據(jù)采集、歸檔、分析和整理及有效上傳和借閱，更有利于發(fā)揮檔案的管理功能。而教師利用信息技術(shù)便捷地借閱業(yè)務檔案、分析電子檔案則有助于教師反思教學過程，找到自己的不足和短板，進一步推動教學改革，提升教育質(zhì)量和效能，增強教學育人的針對性。此外，通過查閱電子業(yè)務檔案還有益于教師回顧科研項目，形成問題意識，不斷總結(jié)發(fā)現(xiàn)新問題，為持續(xù)深入研究奠定基礎。教師業(yè)務檔案是寶貴教學經(jīng)驗和科研經(jīng)驗的存儲，有益于教師共享。因此，信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理是教師成長和發(fā)展的重要抓手。

2 信息技術(shù)在教師業(yè)務檔案管理中的優(yōu)勢

信息技術(shù)是時代發(fā)展的產(chǎn)物，因其具有便捷性、智能化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化的特征被諸多行業(yè)所應用。信息技術(shù)的顯著特征也賦予教師業(yè)務檔案管理信息化適應性強、便捷性高和人力資源的節(jié)約型等特點。這些優(yōu)勢使得教師業(yè)務檔案管理的實效性不斷增強。

2.1 具有較強的適應性

學校傳統(tǒng)的教師業(yè)務檔案管理模式在其管理過程中受時間和空間的限制，其共享性、便捷性和二次開發(fā)性價值被大大削弱[2]。業(yè)務檔案信息的流通性不強，業(yè)務檔案存儲價值難以發(fā)揮，這既不利于教師發(fā)展，也失去了檔案共享的功能。而信息技術(shù)或信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用具有較強的適應性，教師檔案信息化管理系統(tǒng)或信息技術(shù)可以使學校圖書館、實驗室、黨建資料室等不同的部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合和鏈接[3]。教師亦不受時間和空間的限制，隨時依托信息管理平臺實現(xiàn)業(yè)務檔案的上傳。因此，其適應性優(yōu)勢顯而易見。

2.2 檔案管理的便捷性

傳統(tǒng)的教師業(yè)務檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，流程較為煩瑣，且受制于空間維度，使教師的業(yè)務檔案管理的工作量較為繁重。這就導致教師需要耗費大量的時間放在業(yè)務檔案歸檔方面，一定程度上限制了教師教學業(yè)務時間的投入，進而影響了教師主業(yè)主責的完成實效。而信息技術(shù)或信息系統(tǒng)的應用，為教師提供業(yè)務檔案整理抓手，更為便捷地實現(xiàn)檔案的歸檔、上傳等工作，使教師從業(yè)務檔案管理中解放時間。這也使得學校教師業(yè)務檔案的管理者能夠更為便捷地實現(xiàn)業(yè)務檔案的分類和整理，完成快速的數(shù)據(jù)傳輸及檔案調(diào)閱等工作。

2.3 人力資源的節(jié)約型

學校的辦學規(guī)模和辦學體量在不斷擴大，各部門和行政科室的業(yè)務量也在不斷激增，傳統(tǒng)的教師業(yè)務檔案管理難度不斷在加大。這就需要學校耗費大量的人力、物力投入教師業(yè)務檔案管理的工作中，進而造成了過度的人力損失和財產(chǎn)損耗。尤其是需要根據(jù)不斷激增的檔案管理工作量招聘大量的管理人員定崗定編，額外增加勞務預算。而信息技術(shù)以其智能化、數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡化等特點，能夠有效地解放人力，實現(xiàn)一人身兼多職，便捷高效地開展檔案管理工作，避免大量的勞務開支。有效地節(jié)約了人力成本，進而反哺學校的發(fā)展。

3 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理的現(xiàn)實困境

信息技術(shù)以其自身的特點賦予各行業(yè)發(fā)展的新動能，而教師業(yè)務檔案管理工作的革新也離不開信息技術(shù)賦能。當下信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理取得了一定的成績，有效推動了此項工作的開展，但是也有部分學校的教師業(yè)務檔案信息化建設工作呈現(xiàn)出一定的滯后性，存在現(xiàn)實的困境。

3.1 部分學校教師業(yè)務檔案信息化建設總體思路不完善

學校教師業(yè)務檔案信息化建設的總體規(guī)劃是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、技術(shù)化和智能化的重要標準和指向，然而部分學校缺乏業(yè)務檔案管理信息化建設的總體思路。主要體現(xiàn)為部分學校領導對于教師業(yè)務檔案信息化建設不重視，使其邊緣化，沒有納入黨委日常工作的審議流程。甚至單純地認為檔案管理無非就是完成上級的評估和檢查，這就導致檔案管理工作的碎片化和信息收集整理的碎片化。此外，部分學校將檔案管理工作劃分到圖書館乃至人事處，缺少直管領導干預，更導致教師業(yè)務檔案管理工作缺少針對性和目的性，呈現(xiàn)出“無人問津”乃至“養(yǎng)老”崗位的錯覺。

3.2 教師業(yè)務檔案信息化建設制度有待規(guī)范化

教師業(yè)務檔案信息化制度建設是保障檔案管理規(guī)范化的重要標準，具有一定的導向性，是做好檔案管理工作的根本遵循。然而部分學校的教師業(yè)務檔案管理工作制度化建設滯后，有待進一步完善。部分學校沒有結(jié)合教師業(yè)務檔案管理的各個環(huán)節(jié)制定準確、精細和操作性強的制度，導致檔案管理工作人員存在惰性心理，信息化操作技能缺乏。此外，部分學校也沒有制定規(guī)范的信息化檔案上傳、存儲及借閱的規(guī)范流程，導致一些重要的檔案被公開化，甚至一些電子檔案損壞，造成了不可估量的損失。

3.3 教師業(yè)務檔案管理人員的信息化水平有待提高

教師業(yè)務檔案管理人員的信息化操作水平是影響檔案管理工作質(zhì)量高低的重要因素，也在一定程度上代表著學校的發(fā)展質(zhì)量。然而部分學校的教師業(yè)務檔案管理人員的信息化水平差強人意，難以滿足工作需要，不能適應時代發(fā)展對檔案管理工作的要求。部分教師業(yè)務檔案管理人員信息化知識存儲不足，一些信息化技能的操作水平有限，限制了其工作的積極性。同時，部分教師業(yè)務檔案管理人員的保密操作技能不過關(guān)，對于信息技術(shù)輔助電子檔案管理的優(yōu)勢和劣勢認識不清，最終導致一些重要的電子檔案被公開化，造成一定的損失。此外，學校針對教師業(yè)務檔案管理人員缺少信息化技能考核，難以摸清管理人員的水平狀況，更無法以考核促進其自我發(fā)展，彌補短板。

3.4 教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)建設滯后

教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)建設是提高學校檔案信息化水平、助力學校發(fā)展的重要因素。在教師業(yè)務檔案信息化建設的過程中部分學校的信息化平臺建設滯后，難以支撐學校發(fā)展的實際需求。部分學校沒有建立教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)，只是依托一些基本的電子掃描設備或影印設備實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的上傳。同時，部分學校雖然建立了教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)，但是后續(xù)的開發(fā)滯后，從端口一站式上傳功能、分類檢索到定向數(shù)據(jù)報告生成等難以滿足電子檔案管理的實際需要，大大限制了檔案信息化發(fā)展的步伐。

4 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理的策略

信息技術(shù)已經(jīng)成為教師業(yè)務檔案管理工作所必須的應用技能，成為檔案信息化建設發(fā)展的趨勢。而針對教師業(yè)務檔案信息化建設過程中的困境、難題或短板，還要采取加強整體謀劃思路、完善信息化制度建設等有針對性的措施和策略破解難題，以進一步提升教師業(yè)務檔案管理的效能和水平。

4.1 學校黨委把舵定向，完善教師業(yè)務檔案信息化建設思路

信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案的整理成為高校信息化建設的重要內(nèi)容和必要措施，對于學校乃至教師個體的發(fā)展有不可忽視的影響。因此，學校加強教師業(yè)務檔案的整理及建設首先要發(fā)揮黨委把舵定向的作用。學校黨委要把教師業(yè)務檔案的信息技術(shù)賦能工作納入日常工作當中，不能使其邊緣化，從學校發(fā)展的宏觀角度統(tǒng)籌謀劃集體決策，完善教師業(yè)務檔案信息化建設的思路。根據(jù)學校發(fā)展的實際加強對信息技術(shù)賦能教師業(yè)務檔案管理工作的投入，提供重要的物質(zhì)保障和組織保障。其次，黨委委員專任負責制。高度重視此工作，以黨委委員直抓直管，責任到人，提升工作開展的實效性和針對性。

4.2 健全教師業(yè)務檔案信息化制度建設，提升檔案管理的規(guī)范性

無規(guī)矩不成方圓，良好的制度化建設是保障工作開展的重要支撐，是促進工作規(guī)范化的重要舉措。教師業(yè)務檔案的管理涉及多方面，內(nèi)容繁雜，工作量大，良好的制度是彌補短板、減少工作失誤的重要保障。為此，要結(jié)合檔案信息技術(shù)賦能的主要內(nèi)容開展調(diào)查研究，制定檔案信息化建設制度。首先，針對檔案信息化的相關(guān)模塊完善制度化建設。針對電子檔案的收集、整理、分析、存儲、保密和借閱等相關(guān)環(huán)節(jié)完善檔案管理制度，制定標準、規(guī)范。其次，針對教師業(yè)務檔案管理信息化操作流程，構(gòu)建完善的操作標準和制度，提升檔案上傳、調(diào)閱等工作流程的規(guī)范性。

4.3 加強教師業(yè)務檔案管理人員信息化技能培訓，增強檔案管理的效能

良好的信息化應用技能是保障學校檔案管理成效的關(guān)鍵，為此，學校要針對教師業(yè)務檔案管理人員開展常態(tài)化的信息技術(shù)培訓，提升其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。首先，依托校級培訓平臺夯實業(yè)務檔案信息化管理技能。學校針對檔案管理過程中信息化操作的短板、難題及易錯問題開展培訓，邀請同行業(yè)的專家和學者入校開展講座，拓寬管理人員的信息化知識，提高操作水平。其次，針對電子檔案的保密性問題進行有針對性的培訓[5]。電子檔案因其特殊的保存形態(tài)，保密的重要性不言而喻，針對檔案管理人員要講清楚保密的重要性、保密的舉措等相關(guān)內(nèi)容。最后，針對檔案管理人員信息化技能開展定期考核。通過考核找短板、補差距，促進檔案管理人員不斷反思，以進一步倒逼工作人員強本領、長技能。

4.4 加強教師業(yè)務檔案信息化系統(tǒng)建設，提升檔案開發(fā)利用水平

完善教師業(yè)務檔案信息化建設，需要結(jié)合學校發(fā)展實際聯(lián)合第三方共建信息化系統(tǒng)平臺。要根據(jù)學校、教師等多方使用主體的需求和工作要求，構(gòu)建人性化、智能化和網(wǎng)絡化的操作平臺。首先，創(chuàng)建智能化的上傳端口。教師采取一站式上傳，將個人的教學、科研資料及基本信息實現(xiàn)模板化上傳，系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)容實現(xiàn)分類存儲。其次，增強檢索的便捷性。教師結(jié)合工作需要針對多年的業(yè)務檔案實現(xiàn)分類化檢索，提升電子檔案的開發(fā)效能。最后，一鍵式生成可視化數(shù)據(jù)報告。針對教師提交的業(yè)務檔案和電子數(shù)據(jù)能夠自動生成業(yè)務報告，助力教師的發(fā)展和成長。

參考文獻

[1]陳戈，楊雙慶.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教師發(fā)展檔案信息化建設策略探究[J].辦公自動化，2023，28（04）：19-21+18.

[2]宋超波.淺談數(shù)字化背景下的中小學教師業(yè)務檔案管理[J].才智，2014（25）：236.

[3]胡慧霞.信息技術(shù)在高校教師檔案管理系統(tǒng)中的應用[J].信息與電腦（理論版），2020，32（01）：239-240.

[4]杜立偉.檔案業(yè)務過程數(shù)字化的現(xiàn)實困境與路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2022（30）：33-34+62.

[5]游經(jīng)波.信息技術(shù)在教師檔案管理系統(tǒng)中的應用[J].信息通信，2015（02）：172+178.

作者簡介：容元鋒（1980—），大學學歷，廣西南寧市第五中學檔案館員，主要從事學校檔案管理研究。