摘 要：隨著文字、數(shù)據(jù)、圖像、圖形、動畫等多媒體信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了良好技術(shù)支持和保障。為更好地保管、開發(fā)和利用日益增長的重特大事件檔案數(shù)據(jù)信息，滿足安全管理現(xiàn)實需要，檔案館應(yīng)整合地域信息資源，建立專門重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)對突發(fā)重大事件的處置及善后工作。本文以重特大事件專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例，分析了重特大事件專題數(shù)據(jù)建設(shè)的思路、原則、具體流程，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實指導(dǎo)性和參考價值，為推動新時代檔案館重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供參考，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：新時代；重特大事件檔案；專題數(shù)據(jù)庫

概述

新時代，各級政府成功組織應(yīng)對了自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會安全等領(lǐng)域發(fā)生的一系列風(fēng)險挑戰(zhàn)，有效地守護(hù)了人民群眾生命財產(chǎn)安全，體現(xiàn)了社會主義制度的優(yōu)越性。在應(yīng)對和處置重特大事件過程中產(chǎn)生大量具有保存價值的檔案資料，為規(guī)范重特大事件檔案的管理工作，2022年專門印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），就新時代重特大事件檔案工作做出重要部署，要求各級各部門要充分認(rèn)知做好重特大事件檔案工作的重要意義，相關(guān)職能部門要進(jìn)一步健全檔案工作的法規(guī)制度，強(qiáng)化檔案收集工作，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、提升利用效能及組織領(lǐng)導(dǎo)?！锻ㄖ分羞€明確提出要“科學(xué)推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)”，其中中央檔案館建立國家檔案數(shù)據(jù)總庫、主管部門建設(shè)專門檔案數(shù)據(jù)庫，各地區(qū)要根據(jù)規(guī)劃建設(shè)本地區(qū)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也明確提出要“著力健全重特大事件應(yīng)急處置檔案管理機(jī)制”“統(tǒng)籌重大歷史事件、重大活動、突發(fā)事件應(yīng)對活動等檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)”。這些具體的規(guī)定和要求，為新時代檔案館做好重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)厘清思路、明確重點、指明方向，要切實采取措施，加快推進(jìn)重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

1 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)思路

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)本質(zhì)是檔案信息化工作，需要規(guī)劃先行[1]，進(jìn)一步厘清建設(shè)思路，分層分級做好國家級數(shù)據(jù)總庫、專門數(shù)據(jù)庫和地區(qū)級數(shù)據(jù)庫建設(shè)。作為地區(qū)級檔案館，要立足本地實際，圍繞重特大事件這一專題，內(nèi)容及欄目設(shè)置要突出專題，為用好專題奠定基礎(chǔ)。

1.1 選好專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是適應(yīng)新時代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、社會加速轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實需要，也是適應(yīng)信息技術(shù)迭代升級、推動檔案管理信息化提檔升級的迫切需要。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)首先要選好專題。具體來說，就是要立足“專題”這一關(guān)鍵詞，對“自然災(zāi)害類”“事故災(zāi)害類”“公共衛(wèi)生事件類”“社會安全事件類”等設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫專題，結(jié)合館藏檔案資源的特點和實際，深入調(diào)查研究，選準(zhǔn)、選好“專題”，嚴(yán)把數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和內(nèi)容等。

1.2 突出專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫信息開發(fā)利用是否方便，在很大程度上取決于專題檔案數(shù)據(jù)庫所揭示的信息是否得到了詳細(xì)的描述。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)所反映的內(nèi)容要全面、著錄信息要細(xì)，專題檔案標(biāo)引要全面、精細(xì)。最終，設(shè)立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫要能夠全面反映“專題”的信息內(nèi)容。根據(jù)《通知》要求，要分別建立國家級重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫、主管部門建設(shè)相應(yīng)的專門檔案數(shù)據(jù)庫，省市縣級要根據(jù)需要規(guī)劃建設(shè)本轄區(qū)的重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫[2]。

1.3 用好專題

《通知》規(guī)定，在符合保密規(guī)定的前提下，要推動重特大事件檔案跨地區(qū)、跨部門、跨層級查詢利用工作。各級檔案館做好重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要充分發(fā)揮專題的價值和功能，積極構(gòu)建檔案服務(wù)快速響應(yīng)機(jī)制以及查詢利用綠色通道，簡化后期檔案利用流程。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)要突出簡便、易行、便于利用管理的建設(shè)思路，突出從數(shù)據(jù)庫的建設(shè)細(xì)節(jié)之處著眼，利用數(shù)據(jù)庫字段反映的關(guān)鍵信息為檢索點，不斷拓寬檢索方法和途徑，為后期檔案檢索查詢利用專題數(shù)據(jù)庫中的檔案信息內(nèi)容提供便利。使相關(guān)職能部門利用好省市縣級各單位重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮檔案專題數(shù)據(jù)庫在重特大事件處置、規(guī)律研究等方面應(yīng)有的作用。

2 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則

2.1 專題性

“專題性”是重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的首要原則。建設(shè)重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的目的是要使其滿足用戶在自然災(zāi)害事件、事故災(zāi)害事件、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件防治等特定專題領(lǐng)域的信息需求。如2020年北京小湯山醫(yī)院建設(shè)形成的檔案為武漢火神山醫(yī)院設(shè)計提供了精準(zhǔn)參考。專題檔案數(shù)據(jù)庫首先就要突出“專題性”原則，使數(shù)據(jù)庫中的各種館藏檔案數(shù)據(jù)信息資源體現(xiàn)行業(yè)特色，圍繞主題展示各種檔案信息資源[3]。“專題性”正是檔案專題檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他普通檔案數(shù)據(jù)庫的根本之所在。

2.2 系統(tǒng)性

“系統(tǒng)性”是建立在“專題性”基礎(chǔ)上的系統(tǒng)。各級檔案館要在應(yīng)急、衛(wèi)生、交通等主管部門建立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，通過把分管部門領(lǐng)域的各檔案專題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行系統(tǒng)整合，多層次、多角度地將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)“專題”檔案材料有效聚合起來[4]。此外，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫并不是簡單意義上的“1+1+……”，而是將各分管部門收集的應(yīng)對重特大事件檔案資料有機(jī)分類，根據(jù)專題及其子專題內(nèi)容，重新建庫，體現(xiàn)整體性與系統(tǒng)性，最終構(gòu)建國家級或地區(qū)級重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫（見圖1）。

2.3 實用性

“實用性”是目的和要求。重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的在于發(fā)揮其專題檔案數(shù)據(jù)價值，為事業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。因此，除了“專題性”“系統(tǒng)性”原則外，要始終以“實用”為引領(lǐng)，以滿足后期發(fā)生重特大事件后及時檢索利用。為此，要始終圍繞自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會安全等領(lǐng)域發(fā)生的重特大事件預(yù)防及應(yīng)急處置工作的現(xiàn)實需要，引導(dǎo)檔案專題數(shù)據(jù)庫往哪里建、怎么建，把寶貴資源應(yīng)用于最有實用價值和潛在利用價值的專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]。把握重特大事件檔案信息利用需求的緊急性、全程性特點，既要為日常重特大事件預(yù)防，總結(jié)經(jīng)驗，提供決策參考，也要為重特大事件發(fā)生時應(yīng)急處置以及發(fā)生后的責(zé)任認(rèn)定等提供重要信息資料支撐。

2.4 可擴(kuò)展性

“可擴(kuò)展性”是滿足檔案事業(yè)未來發(fā)展的現(xiàn)實需要，在技術(shù)、功能上予以支持和保障。這就要求在重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)方面要能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式，同時要能夠適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)檔案專題數(shù)據(jù)庫的不斷升級和過渡。

3 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)流程

第一步：確定專題

選題是檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作。專題確定的質(zhì)量會直接影響到后期數(shù)據(jù)庫的定位及選材取向，因而是重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的核心和關(guān)鍵。根據(jù)《通知》要求，各級各部門應(yīng)確立自然災(zāi)害事件、事故災(zāi)害事件、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等作為“專題”，并進(jìn)行認(rèn)真的需求分析和科學(xué)論證，確保各個選題具有前瞻性、針對性和實用性。在此基礎(chǔ)上擬制專題大綱，制定專題方案，構(gòu)建專題架構(gòu)，為檔案收集明確方向。

第二步：調(diào)查資源

從重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實際來看，專題檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源來源主要有國家、省市縣級圖書館、檔案館的現(xiàn)有館藏資源；各級各部門的專題信息資源，如應(yīng)急管理、衛(wèi)生健康、公安部門等等以及通過政府其他部門及渠道搜集的專題信息資源（見圖2）。首先要從各地館藏的檔案資源入手，并對館藏的涉及重特大事件領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化加工，同時要做好相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫信息資源的采集、重組，并圍繞網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源進(jìn)行有針對性地挖掘、整合，構(gòu)建重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫資源。開展專題材料的搜集、整理，確保專題資料的完整性和準(zhǔn)確性，要做深、做細(xì)、做實專題資料。

第三步：搭建平臺

做好重特大事件檔案系統(tǒng)平臺建設(shè)，平臺建設(shè)要確保運行功能的適宜性、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性以及技術(shù)的穩(wěn)定性等方面充分綜合考量，圍繞重特大事件預(yù)防、宣傳、處置等工作需要，設(shè)置專題信息采集、專題信息加工、信息發(fā)布檢索以及專題信息管理等相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能模塊。專題數(shù)據(jù)庫要具備數(shù)據(jù)錄入、原文上傳、檔案檢索、WEB查詢、借閱授權(quán)，并能夠支持TIFF、AVI、MP3等文檔格式[6]。見圖3。

第四步：采集數(shù)據(jù)

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集包括目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集兩大類。其中，數(shù)據(jù)采集應(yīng)按照預(yù)先確定好的專題進(jìn)行，參與數(shù)據(jù)采集的人員要嚴(yán)格按照專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的任務(wù)采集，并做好數(shù)據(jù)信息資源的統(tǒng)一匯總工作。重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫信息采集應(yīng)嚴(yán)格按照專題檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、要求，要保證采集的數(shù)據(jù)信息符合檔案著錄項目的各項規(guī)定和要求，使檔案專題數(shù)據(jù)檢索利用更加便利化、易操作。要根據(jù)文本、視音頻、圖片等不同載體檔案的特點和規(guī)律進(jìn)行專題檔案數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)采集。例如，紙質(zhì)檔案要進(jìn)行數(shù)字化掃描，照片檔案需要翻拍，視音頻資料需要進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換。此外，根據(jù)《通知》精神，國家、省市縣級相關(guān)部門要加快推進(jìn)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)（見表1）。（下接22頁）

第五步：存儲掛接

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)信息采集后，還需要按照不同專題將采集的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行內(nèi)容分析、主題分類、內(nèi)容全文記錄及主題動態(tài)關(guān)聯(lián)、元數(shù)據(jù)資源特征描述，按照專題進(jìn)行數(shù)據(jù)資源重組、存儲[7]，實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)按對應(yīng)的專題條目批量全文掛接。根據(jù)《通知》規(guī)定，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)匯總應(yīng)按照“歸屬不變、數(shù)據(jù)集中、安全保密的原則，分層級分類別開展”。

第六步：信息發(fā)布

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)布應(yīng)采用系統(tǒng)查詢、網(wǎng)站發(fā)布、舉辦在線展覽等，為檔案查詢利用提供服務(wù)。保證檔案專題數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的新穎、直觀、形象，使應(yīng)用平臺具有良好交互性，保持應(yīng)用平臺界面友好、檢索途徑多樣，易操作、讀取便捷等。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：汪丹（1985.5—），安康市漢濱區(qū)檔案史志館館員，主要從事檔案管理研究。