根據(jù)《國(guó)有金融企業(yè)集中采購(gòu)管理暫行規(guī)定》（財(cái)金【2018】9號(hào)），商業(yè)銀行普遍制定采購(gòu)管理辦法、設(shè)立集中采購(gòu)目錄及限額，依章實(shí)施集中采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)需求集中、采購(gòu)集中、管理集中和供應(yīng)商資源集中，以規(guī)范采購(gòu)行為、提高議價(jià)能力和工作效率；對(duì)集中采購(gòu)目錄以外，或未達(dá)到集中采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)的貨物、工程、服務(wù)進(jìn)行分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)的時(shí)效性。在商業(yè)銀行采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際運(yùn)作中，分散采購(gòu)存在問(wèn)題較集中采購(gòu)更為突出，普遍存在重視程度不夠、制度不健全、合規(guī)性不夠、需求統(tǒng)籌不足等問(wèn)題。為提高分散采購(gòu)合規(guī)性和采購(gòu)質(zhì)效，本文將對(duì)商業(yè)銀行分散采購(gòu)中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，探討解決問(wèn)題的措施。

一、分散采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

1.操作不規(guī)范。一是采購(gòu)方式選擇不當(dāng)，單一來(lái)源理由不充分、詢價(jià)采購(gòu)方式的選用與制度要求不符。二是采購(gòu)方案不完整、談判過(guò)程記錄不全。供應(yīng)商資質(zhì)無(wú)明確要求，采購(gòu)需求過(guò)于簡(jiǎn)單不明確，評(píng)分辦法設(shè)置具有傾向性等；競(jìng)爭(zhēng)性談判未進(jìn)行兩輪以上報(bào)價(jià)，談判效果不佳，兩輪報(bào)價(jià)較一次報(bào)價(jià)無(wú)明顯下降等。三是分散采購(gòu)結(jié)果審批程序不規(guī)范。審批人同時(shí)是采購(gòu)工作組成員或談判小組成員，未嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)實(shí)施和審批不得兼任的分離要求。四是采購(gòu)檔案保管不當(dāng)。中選供應(yīng)商響應(yīng)文件缺失，缺少參與供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)單，缺少工作小組會(huì)議紀(jì)要、談判會(huì)議紀(jì)要等。

2.需求統(tǒng)籌不足。存在應(yīng)集采未集采的情況，主要集中在電腦耗材、營(yíng)銷宣傳服務(wù)、培訓(xùn)以及維修服務(wù)等采購(gòu)項(xiàng)目。一是采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃管理不到位，采購(gòu)部門在年初對(duì)于年度采購(gòu)需求統(tǒng)籌不夠，未對(duì)同質(zhì)同類的需求進(jìn)行整合立項(xiàng)。二是根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要臨時(shí)性的采購(gòu)需求，如營(yíng)銷品、宣傳服務(wù)、零星維修，難以進(jìn)行需求統(tǒng)籌。三是對(duì)同質(zhì)同類的理解不一，培訓(xùn)類項(xiàng)目存在問(wèn)題尤為突出。單看每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目預(yù)算都未達(dá)集采限額，但是通過(guò)費(fèi)用倒查卻發(fā)現(xiàn)向同一家培訓(xùn)公司支付的總金額遠(yuǎn)超集采限額。有些分散采購(gòu)人員認(rèn)為每場(chǎng)培訓(xùn)的內(nèi)容、受眾、時(shí)間都不一樣，非同質(zhì)同類項(xiàng)目，與內(nèi)外部檢查標(biāo)準(zhǔn)差距較大。

3.供應(yīng)商準(zhǔn)入審核不嚴(yán)。一是未嚴(yán)格按照供應(yīng)商管理辦法規(guī)定的基本資質(zhì)要求并結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)設(shè)定準(zhǔn)入資質(zhì)，存在歧視性、排他性、傾向性的條款。二是對(duì)供應(yīng)商不良行為審核不嚴(yán)格，存在近3年內(nèi)有重大違法違規(guī)記錄或涉及環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)用工等方面的違法違規(guī)行為。三是個(gè)別分行分散采購(gòu)項(xiàng)目存在“類似項(xiàng)目邀請(qǐng)供應(yīng)商相同，同一企業(yè)高頻中選”或“輪流中選”現(xiàn)象。四是供應(yīng)商關(guān)聯(lián)關(guān)系審核不到位。如供應(yīng)商A的法人與供應(yīng)商B的監(jiān)事為同一人、供應(yīng)商A和供應(yīng)商B的工商登記聯(lián)系人為同一人等。

二、解決分散采購(gòu)存在問(wèn)題的措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，明確工作要求。制定分散采購(gòu)操作規(guī)程，明確采購(gòu)工作組職責(zé)要求，壓實(shí)分散采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)方案及結(jié)果審核的主體責(zé)任，對(duì)采購(gòu)方式選擇合理性、需求完整性、評(píng)審原則規(guī)范性、采購(gòu)結(jié)果公允性等要重點(diǎn)把關(guān)。一是細(xì)化操作流程，細(xì)化立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)果審批、通知、合同簽署、歸檔六大基本程序的實(shí)施流程及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)。二是統(tǒng)一歸檔資料模板，如采購(gòu)工作組會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)邀請(qǐng)文件、談判會(huì)議紀(jì)要等，明確分散采購(gòu)檔案資料構(gòu)成及歸檔要求。三是明確規(guī)定動(dòng)作，制作分散采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)核查表，以簡(jiǎn)單直接的清單形式幫助各單位落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)控制要求。四是強(qiáng)化閉環(huán)管理，將核查表簽字原件作為新增報(bào)銷附件納入會(huì)計(jì)檔案管理，通過(guò)報(bào)銷審核環(huán)節(jié)確保分散采購(gòu)管理要求落實(shí)。

2.強(qiáng)化需求統(tǒng)籌，保障采購(gòu)質(zhì)效。一是適當(dāng)上收采購(gòu)權(quán)限。對(duì)于經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中持續(xù)使用的物品或服務(wù)類開(kāi)支，原則上將采購(gòu)實(shí)施權(quán)限上收至二級(jí)分行，二級(jí)分行以下機(jī)構(gòu)不得實(shí)施分散采購(gòu)。要求各行根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況及歷史數(shù)據(jù)分析，確定上收權(quán)限范圍及對(duì)應(yīng)分散采購(gòu)實(shí)施部門。通過(guò)加強(qiáng)權(quán)限管理，減少“同類項(xiàng)目采購(gòu)主體分散、采購(gòu)頻次較高、邀請(qǐng)相同供應(yīng)商參與”現(xiàn)象的發(fā)生。二是加強(qiáng)分散采購(gòu)計(jì)劃管理。分散采購(gòu)制度中明確了采購(gòu)計(jì)劃管理的有關(guān)要求，分散采購(gòu)部門應(yīng)統(tǒng)籌年度采購(gòu)需求，對(duì)同質(zhì)同類采購(gòu)需求進(jìn)行整合，立項(xiàng)過(guò)程中不得化整為零，將須集中采購(gòu)的項(xiàng)目進(jìn)行分解。通過(guò)加強(qiáng)計(jì)劃管理，降低同質(zhì)同類項(xiàng)目采購(gòu)頻次，進(jìn)一步提升采購(gòu)質(zhì)效。三是加大選型統(tǒng)采力度。統(tǒng)籌全轄采購(gòu)需求，對(duì)于一年內(nèi)多次采購(gòu)且適合選型入圍管理模式的項(xiàng)目，積極推進(jìn)選型入圍工作，明確個(gè)選型入圍項(xiàng)目，定價(jià)管理模式，分散采購(gòu)部門可直接使用省行選型結(jié)果，提高效率、減負(fù)基層。

3.加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。開(kāi)發(fā)分散采購(gòu)管理系統(tǒng)，以采購(gòu)規(guī)范化管理為側(cè)重點(diǎn)，形成項(xiàng)目生命全周期管理，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案資料同步生成，大大降低分散采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作量、提升分散采購(gòu)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。一是實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)表單化的方式對(duì)分散采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范。二是實(shí)現(xiàn)審核線上化，設(shè)置各環(huán)節(jié)的線上審批角色及流程，確保采購(gòu)實(shí)施與采購(gòu)審批不兼任。三是實(shí)現(xiàn)檔案電子化，支持線上導(dǎo)入歸檔材料電子件、實(shí)時(shí)查詢，做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案資料同步生成，解決分散采購(gòu)數(shù)據(jù)人工匯總問(wèn)題，提升分散采購(gòu)管理質(zhì)效。四是實(shí)現(xiàn)線上檢查功能，分散采購(gòu)項(xiàng)目檔案可在管理綜合分析平臺(tái)上單個(gè)或批量下載，無(wú)需被檢查單位報(bào)送項(xiàng)目檔案，便于事后監(jiān)督。五是制定分散采購(gòu)系統(tǒng)操作指引，并將重要管理要求在操作指引中予以明確，實(shí)施人員無(wú)需再對(duì)照制度檢索逐一事項(xiàng)，以免要點(diǎn)遺漏。

4.強(qiáng)化供應(yīng)商管理，加強(qiáng)關(guān)聯(lián)關(guān)系審核。一是完善供應(yīng)商邀請(qǐng)范圍，制度上明確分散采購(gòu)部門應(yīng)在市場(chǎng)充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合供應(yīng)商資質(zhì)要求確定擬邀請(qǐng)供應(yīng)商，打破分散采購(gòu)人員邀請(qǐng)上期供應(yīng)商的慣性思維和路徑依賴。二是提供公開(kāi)邀請(qǐng)渠道，如合格供應(yīng)商不滿三家，可委托我行入圍招標(biāo)代理公司代為公告，獲取參與供應(yīng)商名單后，由分散采購(gòu)部門實(shí)施采購(gòu)流程。三是制定關(guān)聯(lián)關(guān)系審核操作規(guī)程，并配備“企查查”用戶，以統(tǒng)一的界定標(biāo)準(zhǔn)、篩查工具及操作流程，進(jìn)一步規(guī)范關(guān)聯(lián)關(guān)系審查，降低圍標(biāo)串標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。四是建立供應(yīng)商黑名單庫(kù)，將存在關(guān)聯(lián)關(guān)系、圍標(biāo)串標(biāo)等不良行為的供應(yīng)商納入黑名單管理，方便集采人員查閱。同時(shí)，分散采購(gòu)邀請(qǐng)了黑名單庫(kù)內(nèi)的供應(yīng)商，系統(tǒng)將予以提示，從源頭避免不良行為供應(yīng)商參與。

5.強(qiáng)化事后監(jiān)督，及時(shí)整改問(wèn)題。一是定期開(kāi)展分散采購(gòu)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)分散采購(gòu)操作不合規(guī)、需求統(tǒng)籌不足、供應(yīng)商準(zhǔn)入審核不嚴(yán)等問(wèn)題，及時(shí)糾偏，抓早抓小，并建立長(zhǎng)效管控機(jī)制，防微杜漸。二是定期開(kāi)展化整為零篩查，利用管理信息綜合分析平臺(tái)的集中采購(gòu)模塊定期開(kāi)展非現(xiàn)場(chǎng)排查，對(duì)一定時(shí)期、同一責(zé)任中心、同一供應(yīng)商累計(jì)發(fā)生金額超過(guò)集采限額的異常數(shù)據(jù)重點(diǎn)篩查，并將異常數(shù)據(jù)推送至相應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核查，嚴(yán)防化整為零。三是對(duì)已發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改、總結(jié)分析。對(duì)檢查過(guò)程敷衍、問(wèn)題暴露不充分同時(shí)歷史發(fā)現(xiàn)問(wèn)題較多的機(jī)構(gòu)，省分行將以現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)形式幫助進(jìn)行管理能力提升，并對(duì)違規(guī)失職行為及時(shí)問(wèn)責(zé)。

（作者單位：中國(guó)銀行江蘇省分行財(cái)務(wù)管理部）