在全社會(huì)人工智能的應(yīng)用、競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的背景下，生產(chǎn)制造企業(yè)業(yè)要生存、要?jiǎng)?chuàng)收、要發(fā)展，企業(yè)管理必須走向科學(xué)化，更多的融入現(xiàn)代IT技術(shù)。ERP管理系統(tǒng)是眾多企業(yè)的選擇。ERP管理系統(tǒng)中的委外管理功能，能有效幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質(zhì)量和交貨期的達(dá)成。同時(shí)，也能夠使企業(yè)更好地把握供應(yīng)鏈的信息，提高采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和靈活性。

一、引言

隨著全社會(huì)人工智能化的極速推進(jìn)，企業(yè)管理中信息技術(shù)的應(yīng)用自然是當(dāng)務(wù)之急。其中，ERP管理軟件的實(shí)施更是首當(dāng)其沖。企業(yè)資源計(jì)劃 （ERP）是指組織用于管理日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的一套軟件，這些活動(dòng)包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)（采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存、成本）、人力資源管理、項(xiàng)目管理、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)性等等。完整的ERP 套件還包括企業(yè)績(jī)效管理軟件，用于幫助企業(yè)針對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)果制定計(jì)劃和編制預(yù)算，以及預(yù)測(cè)和報(bào)告財(cái)務(wù)結(jié)果。

委外加工（Outsourcing）是生產(chǎn)企業(yè)管理流程中十分常見(jiàn)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，也是ERP管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要功能。它可以有效地減少因公司產(chǎn)能不足、不具備加工能力或交付時(shí)間委托而造成的收益下降。它涉及到訂單的按期交付、生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行和公司的資產(chǎn)流動(dòng)，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

ERP管理軟件中委外加工業(yè)務(wù)的處理與一般采購(gòu)業(yè)務(wù)不盡相同。它不僅涉及到委外訂單下達(dá)、委外材料出庫(kù)、委外到貨、委外入庫(kù)、委外材料核銷(xiāo)、委外開(kāi)票、委外結(jié)算等完整委外業(yè)務(wù)流程的管理，其中委外材料出庫(kù)、委外入庫(kù)業(yè)務(wù)在“庫(kù)存管理”系統(tǒng)中進(jìn)行。還涉及到委外件的BOM信息維護(hù)，即針對(duì)委外件建立其對(duì)應(yīng)的物料清單或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)；以及母件的管理和子件的管理等。那么，如何在ERP管理軟件中實(shí)施委外加工管理呢？本文將介紹用友ERP管理軟件U8V15系統(tǒng)平臺(tái)下委外業(yè)務(wù)管理的實(shí)施過(guò)程。

二、委外管理業(yè)務(wù)處理流程

委外管理業(yè)務(wù)開(kāi)展，首先從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始，由請(qǐng)購(gòu)單生成委外訂單、有委外訂單生成材料出庫(kù)單、到貨單、委外發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單等，根據(jù)發(fā)票、入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，根據(jù)入庫(kù)委外件核銷(xiāo)出庫(kù)處理。

簡(jiǎn)要業(yè)務(wù)流程：填制“請(qǐng)購(gòu)單”→參照“請(qǐng)購(gòu)單”生成“委外訂單”→參照“委外訂單”生成“材料出庫(kù)單”→參照“委外訂單”生成“委外到貨單”→參照“委外訂單”生成“采購(gòu)入庫(kù)單”→參照“委外訂單”生成“委外發(fā)票”→委外結(jié)算→委外核銷(xiāo)。

三、委外管理業(yè)務(wù)詳細(xì)處理過(guò)程

委外管理業(yè)務(wù)涉及到委外管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理等功能模塊。

業(yè)務(wù)資料假設(shè)：某生產(chǎn)制造公司A，發(fā)出原材料，委托加工商生產(chǎn)委外加工件。已啟用“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”、“供應(yīng)鏈”系統(tǒng)，未啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)。

（一）初始設(shè)置

1.在存貨檔案中委外加工件必須同時(shí)勾選“采購(gòu)”與“委外”二種屬性。

2.在基礎(chǔ)檔案中采購(gòu)類型增加“委外加工”類型。

3.在基礎(chǔ)檔案中設(shè)置“產(chǎn)品結(jié)構(gòu)”。

產(chǎn)品結(jié)構(gòu)指產(chǎn)品的組成成分及其數(shù)量，又稱為物料清單（Bill of Material），簡(jiǎn)稱BOM，即企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品由哪些材料組成。

系統(tǒng)操作路徑：未啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)時(shí)，功能路徑為：

【初始設(shè)置－基礎(chǔ)檔案－業(yè)務(wù)－產(chǎn)品結(jié)構(gòu)】。

已啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)時(shí)，功能路徑為：【生產(chǎn)制造－基礎(chǔ)檔案－物料清單維護(hù)－物料清單資料維護(hù)】。

主要項(xiàng)目說(shuō)明。①BOM類別：系統(tǒng)默認(rèn)為主BOM，不可修改；②母件編碼：可參照存貨檔案輸入且必輸，輸入母件編碼后可自動(dòng)帶出該母件名稱、規(guī)格型號(hào)及主計(jì)量單位。輸入的母件編碼必須在存貨檔案中允許BOM母件設(shè)為是；③母件損耗率：輸入母件的耗損率，預(yù)設(shè)值為零，輸入值不可大于等于100；④基本用量與基礎(chǔ)數(shù)量：每基礎(chǔ)數(shù)量所對(duì)應(yīng)的子件需求數(shù)量，如在某一母件下該子件的基本用量為2，則可以基本用量為0.5而基礎(chǔ)數(shù)量為1來(lái)表達(dá)；⑤固定用量：表示在母件制造過(guò)程中，該子件的使用數(shù)量是否隨母件的制造數(shù)量而改變。

（二）委外請(qǐng)購(gòu)

企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提出委外產(chǎn)品采購(gòu)申請(qǐng)，或委外采購(gòu)部門(mén)匯總企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求列出采購(gòu)清單。委外請(qǐng)購(gòu)是采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)。用于描述和生成采購(gòu)的需求，如采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、何時(shí)使用、誰(shuí)用等內(nèi)容；同時(shí)，也可為采購(gòu)訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。

發(fā)生委外業(yè)務(wù)時(shí)，“委外訂單”可以根據(jù)已審核的請(qǐng)購(gòu)單參照生成，也可以通過(guò)“請(qǐng)購(gòu)單：訂貨”直接錄入。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→請(qǐng)購(gòu)→請(qǐng)購(gòu)單】

1.單據(jù)業(yè)務(wù)類型、采購(gòu)類型需選擇“委外加工”，請(qǐng)購(gòu)存貨為委外加工件。

2.請(qǐng)購(gòu)單需“審核”生效。

（三）委外訂單

委外訂單又稱委外加工單。委外訂單是企業(yè)與委外供應(yīng)商之間簽訂的委外加工合同、協(xié)議，作為倉(cāng)庫(kù)收貨和發(fā)料的依據(jù)，也作為委外供應(yīng)商領(lǐng)料及加工的依據(jù)。委外訂單的信息包括兩部分，即反映在訂單中的委外加工母件信息以及反映在訂單用料表中的加工用料子件信息。母件信息包括委托供應(yīng)商加工什么貨物、加工多少、什么時(shí)間加工完成等收貨數(shù)據(jù)信息，作為倉(cāng)庫(kù)收貨的依據(jù)；子件信息包括需要提供給委外供應(yīng)商的子件種類、用量、需求日期、批次、發(fā)料倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)類型等發(fā)料數(shù)據(jù)信息，作為倉(cāng)庫(kù)發(fā)料的依據(jù)。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→委外訂貨→委外訂單】

訂單的管理主要分為兩個(gè)部分進(jìn)行：表頭為母件的管理和表體為子件的管理。

1.委外訂單可以手工新增，也可參照已經(jīng)存在的請(qǐng)購(gòu)單生成，還可以參照MPS/MRP計(jì)劃（需啟用相關(guān)模塊）、委外計(jì)劃、生成。

2.單據(jù)業(yè)務(wù)類型、采購(gòu)類型需選擇“委外加工”。

3.BOM類型：按照母件的存貨編碼、結(jié)構(gòu)性自由項(xiàng)以及計(jì)劃下達(dá)日期、委外商進(jìn)行BOM檢索匹配，并相應(yīng)帶出物料清單的【BOM類型】。用戶可修改。

4.BOM版本號(hào)：自動(dòng)帶入相應(yīng)BOM的版本號(hào)，用戶可修改，選擇一個(gè)相應(yīng)的BOM版本。版本號(hào)與替代標(biāo)識(shí)兩個(gè)字段互斥。

（四）委外發(fā)料

委外訂單下達(dá)并審核后，系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及委外訂單的數(shù)量自動(dòng)計(jì)算出委外訂單需要發(fā)出委外材料數(shù)量。如果子件在存貨檔案控制頁(yè)簽中設(shè)定出庫(kù)超額上限及委外模塊系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定－業(yè)務(wù)及權(quán)限控制中設(shè)定了允許超訂單發(fā)料，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的比例進(jìn)行超額發(fā)料。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→庫(kù)存管理→材料出庫(kù)→材料出庫(kù)單】

1.材料出庫(kù)單可以參照委外訂單自動(dòng)產(chǎn)生。

2.委外發(fā)料的數(shù)量由委外訂單帶出，如果發(fā)出的材料有批號(hào)管理時(shí)要選擇批號(hào)（需要設(shè)定相關(guān)參數(shù)）。

（五）委外到貨

委外到貨是采購(gòu)訂貨和采購(gòu)入庫(kù)的中間環(huán)節(jié)，通常由企業(yè)采購(gòu)人員根據(jù)供應(yīng)商通知或送貨單填寫(xiě)，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫(kù)通知單的形式傳遞到倉(cāng)庫(kù)作為保管員收貨的依據(jù)。質(zhì)檢存貨通過(guò)到貨單進(jìn)行報(bào)檢。如果委外件在存貨檔案控制頁(yè)簽中設(shè)定入庫(kù)超額上限及委外模塊系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定－業(yè)務(wù)及權(quán)限控制中設(shè)定了允許超訂單到貨及入庫(kù)，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的比例進(jìn)行超額發(fā)料。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→委外到貨→到貨單】

1.委外到貨單參照委外訂單產(chǎn)生，也可以手工新增。

2.如果委外加工品需要檢驗(yàn)，要直接根據(jù)委外到貨單產(chǎn)生委外來(lái)料檢驗(yàn)單。

3.業(yè)務(wù)類型、采購(gòu)類型為“委外加工”。

（六）委外檢驗(yàn)

在存貨檔案中設(shè)定為質(zhì)檢的存貨即中進(jìn)入檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)的目的是防止不合格進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，從而影響生產(chǎn)質(zhì)量，檢驗(yàn)的方式通常分全檢、抽檢、免檢。

1.檢驗(yàn)單可以參照?qǐng)?bào)檢單產(chǎn)生，可以手工直接增加。

2.檢驗(yàn)單“審核”后生效，合格品可以入庫(kù)，不合格品方可作不良品處理。

（七）委外入庫(kù)

委外產(chǎn)品經(jīng)過(guò)質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)合格后或讓步接受的委外品或免檢的委外品方可進(jìn)行委外入庫(kù)工作。委外入庫(kù)與普通采購(gòu)一樣，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→庫(kù)存管理→采購(gòu)入庫(kù)→采購(gòu)入庫(kù)單】

1.委外入庫(kù)單可以根據(jù)委外訂單、委外到貨單、檢驗(yàn)單（需檢驗(yàn)的存貨）不良品處理單（需檢驗(yàn)的存貨）產(chǎn)生，也可手工新增。

2.委外入庫(kù)單“審核”生效。

（八）委外核銷(xiāo)

根據(jù)委外產(chǎn)品的入庫(kù)數(shù)量與委外材料出庫(kù)二者之間的數(shù)量進(jìn)行核銷(xiāo)（根本依據(jù)是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）。注意：核銷(xiāo)時(shí)委外入庫(kù)單要找到對(duì)應(yīng)的委外材料出庫(kù)單。只有根據(jù)委外訂單產(chǎn)生的材料出庫(kù)單才能進(jìn)行核銷(xiāo)。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→委外核銷(xiāo)→手工核銷(xiāo)】

1.委外核銷(xiāo)方式－額定用料信息來(lái)源：委外用料單、物料清單、手工指定。

2.委外核銷(xiāo)方式－材料歸集方式：委外訂單、委外供應(yīng)商。

（九）委外開(kāi)票

當(dāng)委外產(chǎn)品檢驗(yàn)合格入庫(kù)后，委外商需向企業(yè)收取委外加工費(fèi)，以開(kāi)立發(fā)票的形式來(lái)表現(xiàn)，系統(tǒng)中需要錄入委外商開(kāi)立的發(fā)票。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→委外發(fā)票→專用委外發(fā)票】

1.委外開(kāi)票的類型有二種，即專用發(fā)票與普通發(fā)票，在開(kāi)立發(fā)票時(shí)可以參照委外訂單或委外入庫(kù)單.注意在開(kāi)立發(fā)票時(shí)的單價(jià)由委外管理模塊中參數(shù)決定（手工錄入或參照供應(yīng)商存貨價(jià)格表或最新價(jià)格）關(guān)鍵的信息有：幣種、稅率、委外訂單號(hào)或委外入庫(kù)單號(hào)、發(fā)票類型。

2.委外發(fā)票“復(fù)核”后生效。

（十）委外結(jié)算

委外品入庫(kù)后，同時(shí)也開(kāi)立了發(fā)票，這時(shí)需要對(duì)入庫(kù)單與發(fā)票之間進(jìn)行結(jié)算（也就是說(shuō)入庫(kù)單與發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)），從而得出委外加工成本。委外結(jié)算的結(jié)果是產(chǎn)生委外結(jié)算。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→委外管理→委外結(jié)算→手工結(jié)算】

（十一）賬務(wù)處理

發(fā)票審核后，需要生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)付款管理→采購(gòu)發(fā)票→采購(gòu)發(fā)票審核】

【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)付款管理→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

借：委外加工物資

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—進(jìn)項(xiàng)稅額

貸：銀行存款

（十二）出、入庫(kù)成本核算

單據(jù)記賬用于將用戶所輸入的單據(jù)登記存貨明細(xì)賬、差異明細(xì)賬/差價(jià)明細(xì)賬、受托代銷(xiāo)商品明細(xì)賬、受托代銷(xiāo)商品差價(jià)賬。

系統(tǒng)操作路徑：

【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→存貨核算→記賬→正常單據(jù)記賬】

【企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)→供應(yīng)鏈→存貨核算→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

四、結(jié)語(yǔ)

委外加工管理可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質(zhì)量和交貨期的達(dá)成。同時(shí)，也能夠使企業(yè)更好地把握供應(yīng)鏈的信息，提高采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和靈活性。

在物料管理方面，委外加工管理系統(tǒng)可以根據(jù)需求自動(dòng)對(duì)庫(kù)存量和生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析，更好地調(diào)節(jié)庫(kù)存數(shù)量和生產(chǎn)進(jìn)度，提高了物料管理效率。這種自動(dòng)化的管理方式極大地減少了企業(yè)的人力成本，提升了企業(yè)的管理效率。

（作者單位：深圳職業(yè)技術(shù)大學(xué)）