在我國事業(yè)單位管理體制改革和發(fā)展過程中，會計檔案管理工作的重要性和現實意義日漸凸顯。但是就目前情況而言，我國事業(yè)單位的會計檔案管理工作還面臨著不少問題。所以，事業(yè)單位若要想實現穩(wěn)定運行和長足發(fā)展，就一定要注重會計檔案的管理工作。通過進一步探索與修正，保證事業(yè)單位會計檔案資料完整，建立安全可靠的會計檔案管理工作體系。筆者從會計檔案管理工作的具體內涵入手，分析新形勢下事業(yè)單位開展會計檔案管理工作的重要性，簡單闡述當前事業(yè)單位進行會計檔案管理工作遇到的問題與解決辦法，希望對事業(yè)單位發(fā)展提供參考。

事業(yè)單位會計檔案，即指事業(yè)單位內部所有與財務單據、會計賬簿、財務報告以及會計核算數據等相關的財務工作資料，加強會計檔案管理可以幫助事業(yè)單位有序梳理各項經營活動中產生的財務資源流動情況，便于單位管理者和財務人員及時調整財務管理措施，保證單位財政資金的完整安全和使用效率。所以，當前事業(yè)單位須加強自身財務管理，重視會計檔案管理工作，并從單位現行的會計檔案工作機制進行創(chuàng)新發(fā)展，總結出更利于會計檔案的立卷、存檔、管理、檢索與銷毀的新型會計檔案管理機制。同時，我國事業(yè)單位還應加強會計檔案管理工作人員的能力培養(yǎng)工作，引導其樹立妥善保管、有序排放、嚴防損毀的工作思想意識。

一、新形勢下會計檔案管理工作具體內涵

1.會計檔案的基本含義。所謂會計檔案，即事業(yè)單位財務工作中的會計憑證、賬簿、財務報告等一系列用于會計核算的財務材料。此類材料是事業(yè)單位財務工作中進行資金流向調查、展開財務分析和合理規(guī)劃經營管理制度的重要憑證，具有真實性、普遍性、連續(xù)性的特點。具體體現在以下兩點：一是在財務工作中，只要需要進行單獨核算的預算單位，都需被歸類整理為會計檔案；二是會計檔案中的材料具有連續(xù)性，一般以原始憑證—記賬憑證—賬簿—報表—財務報告的形式呈現，缺一不可。

2.會計檔案管理工作具體內容。會計檔案作為財務管理工作的重要憑證，需要專人進行管理。在管理過程中，相關工作人員要保證對紙質或電子版會計檔案進行定期整理并進行有效分類，便于日后查找以及核對檔案信息真實性。除此之外，管理人員還應當保證會計檔案的安全，避免檔案被損毀，更不能出現遺失等問題，因為會計檔案涉及一部分機密。如果單位內部人員需要查閱會計檔案，一定要嚴格遵守查閱流程，杜絕會計檔案隨意外借或不歸還等問題出現。

二、新形勢下深化會計檔案管理的重要性

黨的十九大以來，我國新一輪事業(yè)單位改革高潮到來，各地加大了對事業(yè)單位內部管理的投入與保障。其中，事業(yè)單位內部的各種會計檔案不斷增加，這對會計檔案管理工作提出了更高的標準和要求。新形勢下深化會計檔案管理的重要性主要體現在以下幾個方面。

1.對于深化法制化建設具有重要意義。對于事業(yè)單位財務管理而言，會計檔案管理是其中的一個重要組成部分。有效的會計檔案管理可以對不同類型的財務數據信息進行具體且直觀的體現。這就決定了事業(yè)單位必須要扎實做好會計檔案管理工作，圍繞著管理工作出臺一系列的規(guī)章制度，這樣才能讓會計檔案管理在實際落實上更具有成效。依托于會計檔案管理的深化開展，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作質量水平不斷提高，從以往的粗放型向集約型轉變，這對于會計檔案管理工作的規(guī)范化、法制化都有著重要意義。

2.對于加快事業(yè)單位管理改革具有重要意義。結合以往的相關資料來看，事業(yè)單位每年的財務支出都非常高，通過扎實做好會計檔案管理工作，加強對相關的財務數據信息進行科學分析，可以精準把握財務工作當中的問題與漏洞，從而針對性地出臺相關整改提升策略，不僅可以有效防范各種財務風險，而且能夠減少不必要的財務支出。同時，通過對會計檔案的有效管理，可以對財務收支情況進行全面把握，從而結合當前事業(yè)單位建設基本需要，對后續(xù)的預算編制工作進行指導，這對于新時期事業(yè)單位的改革發(fā)展而言也具有深遠意義。

3.對于深化黨風廉政建設及做好審計工作具有重要意義。黨的十八大以來，我國全面從嚴治黨工作在各個層面全部鋪開，對于發(fā)現和處理各種腐敗問題具有重要意義，更是決定了新時期黨的形象所在。對于黨的事業(yè)而言，事業(yè)單位發(fā)展是重要一環(huán)，抓好會計檔案管理，有助于為全面從嚴治黨搭建良好平臺，對于各類審計活動起著重要的支撐作用。例如，在對某交通單位進行財務審計的過程中，審計人員可以對原有的會計檔案進行仔細分析，對于其中的每一筆收支賬目進行合理性、合規(guī)性研判，這樣可以及時發(fā)現各種不合規(guī)甚至是違法問題，提高財務審計工作成效。結合大量的調查來看，正是因為扎實開展會計檔案管理工作，才能更好地服務于交通行業(yè)的黨風廉政建設，對各種違規(guī)違紀行為形成了非常好的震懾。

三、新形勢下會計檔案管理現存問題

1.會計檔案管理意識淡薄。因為事業(yè)單位財務管理人員對會計檔案管理具體內容了解尚不完全，加之按照事業(yè)單位人員調配，負責財務與會計崗位的人員數量不夠，且工作過于復雜瑣碎，最終導致部分相關管理人員沒有意識到會計檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，造成了部分工作人員在思想認識上的薄弱，導致其在實際工作中產生了應付現象。部分人員認為事業(yè)單位的財務管理人員工作內容比較單純，會計檔案建立或管理與否都不會有很大影響。除此之外，部分人員對會計檔案管理工作認知模糊，認為事業(yè)單位會計人員的工作內容中含有賬薄、票據和財務報表等核算類的信息內容，但此類信息資料都應該作為會計檔案，這也就導致了事業(yè)單位基建、工作計劃、合作協議約定內容以及預決算等信息資料都沒有按時存檔，甚至其中還存在個別人員將其據占，又或者在人員調動時將其拿走，這也就導致了會計信息資源出現不完整問題。

2.對電子數據檔案管理的關注程度不足。現階段，一些事業(yè)單位的財務管理會計人員中還在使用傳統記賬方法，但在網絡信息技術進步的當今社會，傳統會計記賬操作方法已逐步被淘汰，會計財務已經向信息化方式過渡，由此事業(yè)單位內部財務會計的工作方法也隨之改變。會計信息化操作方法下的會計資料管理主要是指計算機硬盤中資料內容、書面形式、會計資料內容和其他介質所存儲的會計資料內容的管理。針對此，事業(yè)單位財務要進行防潮、防塵、防火、防磁的管理，特別對會計檔案進行備份管理。但在實踐中，部分事業(yè)單位沒有對會計資料儲存管理工作加以重視，只對書面形式資料加以保留，而疏忽了對電子格式及其他介質下存檔的工作，部分檔案管理人員僅將大量數據資料儲存在電腦上，如果電腦發(fā)生問題，將無法還原數據資料，嚴重干擾了會計資料的完整性與實效性，導致資料丟失，使事業(yè)單位工作遭遇一定限制。

3.會計檔案管理職權不明確。雖然國家財政聯合檔案局已經出臺了與會計檔案保管有關的管理制度措施，在實際落實中，事業(yè)單位的會計檔案保管管理工作仍然沒有規(guī)范化，并且事業(yè)單位內也很少有管理人員認真落實專項檢查和人員培訓工作。在歷年的歸檔業(yè)務培訓過程中，檔案管理機關也很少把會計檔案管理工作列入職業(yè)培訓范疇，導致負責此類事項的管理人員對會計檔案沒有制定切實有效的管理政策。在事業(yè)單位財務部門定期舉辦的會計檔案繼續(xù)教育活動中，雖然通過對財務工作人員開展的訓練與教學，提高了財務人員開展會計工作的基本能力，但其間所涉獵到的會計檔案教學內容則側重于理論知識講授，而沒有涵蓋到會計檔案規(guī)范運用與標準化管理的內涵，從而導致會計檔案管理工作質量無法得到優(yōu)化。而且會計檔案封面具體內容、裝訂方式、編排分類等都較為雜亂、不清晰、不明確，導致了會計檔案保管工作無法按標準化要求正常開展，嚴重影響了公司會計檔案保管的工作效率與服務質量。

4.財務檔案管理工作者專業(yè)水平參差不齊。因為工作人員編制局限，以及個別事業(yè)單位把有些帶有裙帶關系的“關系戶”或根本無法勝任其他專業(yè)崗位的工作人員設置在檔案管理工作職位當中，導致事業(yè)單位會計檔案保管工作人員的業(yè)務素質良莠不齊，根本無法與實際崗位需要相適應。尤其是在電算化會計檔案管理普及過程中，由于部門會計檔案保管工作人員知識了解程度不夠，無從根據法律規(guī)范存貯系統內外部資料進行檔案整理，也無從及時準確檢查和備份系統電子文件，極易發(fā)生人為失誤而造成數據損壞和流失等問題，使審計與財務電算化系統管理的工作質量備受負面影響。

四、新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理的有效性措施

1.提高事業(yè)單位會計檔案管理工作人員思想認識。觀念是行動的基礎，只有思想認識提高，才能采取具體的措施。事業(yè)單位財務部門領導要想進一步做好會計檔案管理工作，則必須對以往管理思想加以改造，把陳舊的、過時的管理觀念去除，使有關會計信息檔案管理工作逐步走向正軌。在事業(yè)單位內落實會計檔案管理工作，不僅是遵從對黨和國家領導的必要要求，而且是對本單位有關的會計信息檔案工作加以管理的有效保障。同時，事業(yè)單位的財務領導應對會計檔案管理工作給予大力支持，進行積極、正面地指導，為會計檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件和環(huán)境，進而促進會計檔案管理工作的順利開展，為事業(yè)單位實現長效發(fā)展奠定基礎。例如，某疾控中心為扎實做好會計檔案管理工作，保證中心會計檔案資料完整安全，從中心主任至一線干部職工均參加了會計檔案管理培訓教育活動。通過線下集中組織學習的形式，有效地提升了疾控中心全體人員的會計檔案管理意識，使中心財務人員充分意識到會計檔案管理工作的重要性，更加注重自身工作的規(guī)范嚴格，有助于中心財務人員對會計檔案管理工作產生認同感。

2.構建事業(yè)單位會計檔案電算化管理制度。會計檔案與電算化管理制度的形成大致分為如下幾個方面：第一，保管機制的形成。針對電算化管理方法，由事業(yè)單位按照應有的管理要求和有關工作人員共同負責加以確定，并根據規(guī)定實施。在通常情形下，企業(yè)會計檔案系統如果是要實行電算化管理，則應該形成雙套并行機制，即紙質形態(tài)文檔和電子形式文檔的共存，如此就可以更有效落實會計檔案的職能，使紙質文檔的時效性得以保證。第二，檢索和復制體系建設。由于電算化管理方法下的會計文檔中存在著光磁介質特性，所以需要由工作人員對其進行定時復制與檢測，以避免將其損毀或破壞，在一般情況下，每間隔1-2年就必須進行一次大整理，而如果發(fā)現紙質文檔中有破損跡象時，也必須進行修復，一般需要每月恢復一次的光磁介質檔案，以防止數據流失。第三，使用權利和借閱機制設置。為了保證會計檔案電算化管理的嚴謹，用來存放會計數據信息的光磁介質等設備不可以直接向無授權的個人或單位傳遞文件，同時也不可以工作人員私下拷貝，并且還應采取嚴格的借閱管理制度，對于借用資料數據信息資料的個人和單位均必須先通過管理層審核，并仔細記錄好訪問信息的內容，以防止會計檔案外泄。

3.建立完善的事業(yè)單位會計檔案管理制度。對事業(yè)單位內控的財務檔案管理體系加以健全，才能使事業(yè)單位會計檔案管理制度的質量進一步提高。檔案保管工作是一個比較繁瑣的項目，唯有對其制度加以細化，方可使檔案保管的程度得以提高，從而改善保管效果。正是針對此，會計檔案的保管層級人員必須以本部門實際狀況為基礎，并與當前社會現狀有機結合，以逐步健全檔案保管體系，對資料采集、檔案轉入、檔案歸類、資料轉出等相關項目實施嚴格控制，同時利用現代的科技方法進行審計歸檔等保管項目，促進了會計檔案管理業(yè)務向更先進的發(fā)展趨勢，以提高會計資料的使用效益。例如，某疾控中心按照以下流程對現行會計檔案管理制度進行完善。首先，在明確會計檔案管理范圍，以及規(guī)劃業(yè)務檔案歸檔范圍及相應的歸檔制度時，中心會計檔案管理人員深入各部門處室，了解主要業(yè)務活動和職能，結合國家衛(wèi)生部《國家疾病控制工作規(guī)范》，確定具體歸檔范圍。其次，對于各部門處室的會計檔案同中心業(yè)務檔案同等要求管理，提出統一的立卷要求，以確保會計檔案立卷規(guī)范。再其次，結合疾控中心各項經濟活動，規(guī)定各類票據均須按照規(guī)范嚴格的標準加強管理，明確時間、人員等相關信息，從而保證中心會計檔案管理內容的全面規(guī)范。

4.提高事業(yè)單位相關工作人員業(yè)務素質。事業(yè)單位若想完成提高工作人員業(yè)務素質的目標，首先，要從業(yè)務人員自身素質入手，對其進行強化教育，推動事業(yè)單位會計檔案管理向信息化、網絡化方向邁進，落實事業(yè)單位內部的資源共享。其次，會計檔案管理工作人員也應提升自身思想意識，積極主動參加單位內部舉辦的相關業(yè)務培訓活動，提升認識的同時強化自身業(yè)務能力，尤其在信息技術飛速發(fā)展的時代，相關業(yè)務人員要熟練掌握計算機以及網絡技術，找到理論與實踐之間的關聯。事業(yè)單位應培養(yǎng)復合型、高素質人才，以更加專業(yè)的態(tài)度和能力來管理會計檔案資料。同時，對檔案管理人員進行嚴格要求，不僅要做到廉潔、自律，還應具備良好的管理素質，為科學化、高效化的會計檔案管理工作貢獻力量。具體措施上，事業(yè)單位管理人員可提高招聘門檻，從根本上提高單位內部相關工作人員整體素質；在工作人員入職之前，企業(yè)管理人員需要組織他們參加會計檔案管理相關培訓課程。一方面，單位入職工作人員可以提前了解整個工作流程，樹立會計檔案管理意識；另一方面，企業(yè)管理人員可以以此對企業(yè)工作人員有初步了解，通過分析他們的性格特點為他們分配相關工作。

五、結語

我國事業(yè)單位的會計檔案保管工作無疑是一件很復雜的事情，所以會計檔案保管工作者一定要堅守崗位，做好思想準備，從思想上重視起來，認真按照我國會計檔案保管體制開展有關會計檔案的企業(yè)管理工作，保證科學工作、有效研究、創(chuàng)新改革，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實基礎。

（作者單位：福安市住房和房地產業(yè)發(fā)展中心）