作者簡介：常正輝（1989—），男，助理研究員，碩士；研究方向：教育管理，教育信息化。

摘要：近年來，隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，大量智慧校園項目被引入學(xué)校，傳統(tǒng)項目管理模式的弊端在管理智慧校園項目中越來越顯現(xiàn)。基于此背景，文章在分析高校當(dāng)前項目管理方法現(xiàn)狀與問題的基礎(chǔ)上，探討基于PDCA循環(huán)的新的管理模式在智慧校園項目中的應(yīng)用，以期為高校智慧校園項目的建設(shè)工作提供方法和思路，促進(jìn)高校智慧校園創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：智慧校園；智慧校園項目；PDCA；管理

中圖分類號：G710文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0引言

隨著信息技術(shù)對教育影響的日益深入，以教育信息化全面推動教育現(xiàn)代化已成為我國教育事業(yè)改革發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，經(jīng)過30年左右的快速發(fā)展，我國高校信息化已進(jìn)入智慧校園建設(shè)階段［1］。當(dāng)前，我國高校的智慧校園建設(shè)如火如荼［2］。近年來，中共中央、教育部先后出臺很多與教育信息化、現(xiàn)代化相關(guān)的政策文件，如2018年教育部發(fā)布的《教育信息化20行動計劃》、2019年中共中央發(fā)布的《中國教育現(xiàn)代化2035》，更是將高校智慧校園建設(shè)推向高潮。各高校上馬、立項了大批智慧校園項目，以江蘇警官學(xué)院為例，2020年全年智慧校園項目立項11項，項目支出超2 000萬元，通過招標(biāo)的形式將項目引進(jìn)學(xué)校。但對于項目的管理還是按照傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行，由于傳統(tǒng)的項目管理模式存在的弊端及局限性，盡管項目數(shù)量越來越多，但項目的進(jìn)度、質(zhì)量不盡如人意，與開始設(shè)定的目標(biāo)有所偏差，不利于高校智慧校園內(nèi)涵式、高質(zhì)量發(fā)展。

1高校當(dāng)前項目管理方法的現(xiàn)狀與問題

當(dāng)前，高校項目管理基本上仍屬于傳統(tǒng)的粗放型靜態(tài)管理模式，管理過程主觀隨意性大，在設(shè)計論證、項目施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)沒有一套合理有效的長效管理體制，缺乏一個科學(xué)有效的過程，往往導(dǎo)致施工質(zhì)量不高、工程造價失控、使用功能欠缺等諸多問題，難以適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展需求［3］，高校當(dāng)前的項目管理中存在“重結(jié)果、輕過程”“重數(shù)量、輕質(zhì)量”的弊端。項目在經(jīng)過招投標(biāo)引進(jìn)學(xué)校之后，想當(dāng)然地認(rèn)為中標(biāo)公司即項目建設(shè)方會按照招標(biāo)文件提出的需求與目標(biāo)進(jìn)行項目建設(shè)。在整個項目建設(shè)的過程中，與建設(shè)方溝通甚少，對項目的建設(shè)情況缺乏了解，等到即將對項目進(jìn)行結(jié)項驗收時，才召集項目建設(shè)方對項目進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)很多功能沒有完成或因為溝通少在對項目需求理解上存在偏差，完成的功能與本校實際不符，但按照項目計劃又不得不結(jié)項，審計時對不達(dá)標(biāo)的功能就會扣款，然后草草結(jié)項，未認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)反思，就投入下一個項目的建設(shè)。這就容易造成管理效益不高、資金結(jié)算糾紛不斷、審計風(fēng)險較大的局面［4］。

一旦造成以上局面，就會產(chǎn)生一系列問題。

（1）項目運維難。項目建設(shè)方作為企業(yè)是以追逐利潤為第一目的的，但在開發(fā)項目的過程中，由于與校方溝通少，缺乏監(jiān)管，為盡快結(jié)項拿到項目款，一味追究項目進(jìn)度往往容易出現(xiàn)項目質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況。如果造成以上局面，那么在項目進(jìn)行驗收審計時，校方按照合同規(guī)定就會扣錢，與項目建設(shè)方產(chǎn)生資金糾紛，這無疑會打擊項目建設(shè)方的積極性，在后期對項目進(jìn)行維護(hù)時就會出現(xiàn)怠工、應(yīng)付的現(xiàn)象。

（2）資源浪費。由于項目完成的質(zhì)量不高，某些功能未完成或雖然完成但與實際要求存在偏差，后期有可能要追加成本或者重新立項去改進(jìn)。本來一次就能完成的事情，還要經(jīng)過第二次甚至第三次才能完成，這無疑是對人力、財力等資源的極大浪費。

（3）不利于智慧校園的建設(shè)。智慧校園項目是智慧校園建設(shè)體系中重要的一環(huán)，是智慧校園的有力支撐。可以說，智慧校園項目的質(zhì)量決定著整個智慧校園建設(shè)的質(zhì)量。由于項目管理方法的落后及局限性導(dǎo)致項目未能高質(zhì)量完成，這不利于智慧校園的建設(shè)，嚴(yán)重滯緩了教育信息化推進(jìn)的步伐。

2PDCA循環(huán)基本理論分析

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，并獲得普及，所以又稱為戴明環(huán)［5］。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為4個階段，由4個英文單詞的首字母組合的，分別是計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、改進(jìn)（Act）。PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序［6］。PDCA質(zhì)量改進(jìn)循環(huán)工作內(nèi)容包括：在工作之前對現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查確定工作方案，按照計劃實施，落實方案，檢查執(zhí)行情況有沒有達(dá)到預(yù)期的效果；對檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，將成功的經(jīng)驗標(biāo)準(zhǔn)化，失敗的教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，對這一輪未完成的問題放到下一個PDCA循環(huán)中。

PDCA循環(huán)是一個持續(xù)改進(jìn)模型，有時被稱為持續(xù)改進(jìn)螺旋（Continuous Improvement Spiral），具有階梯式上升的特點。所謂階梯式上升是指戴明循環(huán)不是在同一水平上的循環(huán)，每循環(huán)一次，就解決一部分問題，取得一部分成果，工作就進(jìn)一步，水平就提高一步。到了下次循環(huán)，又有了新的目標(biāo)和內(nèi)容，更上一層樓。

PDCA循環(huán)還具有大帶小環(huán)的特點。通常如果將整個項目看作一個大的PDCA循環(huán)，那么將項目分解成很多條子需求，PDCA循環(huán)理論依然適用于每一個子需求。如此，每個子需求的PDCA循環(huán)在整個項目PDCA大循環(huán)的帶動下進(jìn)行運轉(zhuǎn)，有機地構(gòu)成一個運轉(zhuǎn)體系。

3PDCA循環(huán)理論在智慧校園項目管理中的探索

PDCA循環(huán)理論是一套非常成熟的理論，而且已經(jīng)成功運用在質(zhì)量管理、費用管理、企業(yè)培訓(xùn)管理等生產(chǎn)生活的多個領(lǐng)域。PDCA循環(huán)理論在其他領(lǐng)域的成功運用為其在智慧校園項目管理中的應(yīng)用提供了借鑒。

將PDCA循環(huán)理論運用到智慧校園項目管理中，旨在綜合運用PDCA循環(huán)理論，針對項目需求采取制定計劃、組織實施、功能檢查、問題改進(jìn)等手段，建立一套以項目為中心，以加快高校智慧校園建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展為目的的項目管理體系。基于PDCA循環(huán)理論的智慧校園項目管理體系如圖1所示。

31項目開始階段（項目P階段）

該階段也是整個項目的P階段，在本階段應(yīng)對整個項目需求及目標(biāo)進(jìn)行分解、梳理，會同項目建設(shè)方結(jié)合本校實際將招標(biāo)文件中的需求以條目的形式整理出來。根據(jù)項目結(jié)項日期及各個需求之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行梳理，確定每個需求計劃完成的日期，形成項目計劃表，然后針對梳理出的每個需求進(jìn)行PDCA循環(huán)管理。

32項目實施階段（項目D階段）

按照項目計劃表實施，對每個子需求再進(jìn)行PDCA循環(huán)。

321計劃階段（P階段）

根據(jù)項目計劃，在借鑒上次PDCA循環(huán)總結(jié)出來的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，針對截至下一完成日期所需要完成的任務(wù)做好計劃、方案。需要注意的是要將上一輪PDCA循環(huán)未解決的需求納入本輪方案中。

322實施階段（D階段）

根據(jù)P階段制定的方案實施。在實施過程中需要注意的是，如果該方案實施時間跨度較大，可以制定一個進(jìn)度表，根據(jù)實際需要，以周或月為單位要求項目建設(shè)方對項目進(jìn)度進(jìn)行匯報。進(jìn)度表的作用，一是實時掌握項目實施進(jìn)度，二是對建設(shè)方起到督促作用。

323檢查階段（C階段）

以之前制定的方案為依據(jù)，根據(jù)完成的工作對照目標(biāo)進(jìn)行檢查。首先，檢查計劃需求是否有未完成的；其次，對已完成的需求進(jìn)行檢查，是否跟實際需要的一致。

324改進(jìn)階段（A階段）

在該階段，需要對檢查出來的問題進(jìn)行分析，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，形成階段性報告。

33項目檢查階段（項目C階段）

以項目計劃表為依據(jù)，檢查所有的需求是否已經(jīng)完成，若完成則進(jìn)入下一階段，若沒有完成則再次進(jìn)入項目D階段，如此往復(fù)循環(huán)直到整個項目完成。

34項目改進(jìn)階段（項目A階段）

整理整個PDCA產(chǎn)生的報告及過程性材料，形成項目報告，以供下個項目借鑒。

4PDCA循環(huán)理論在教室錄播系統(tǒng)與學(xué)校資源池對接項目上的應(yīng)用

41項目介紹

近年來，學(xué)校對100多間教室進(jìn)行了升級改造，建立了視頻錄播系統(tǒng)，每個教室前后各安裝了1個高清攝像頭，教師通過授權(quán)可以在線觀看直播和錄播視頻。但由于這些視頻資源分散存儲在每個教室的本地電腦上，因容量限制，存儲時間只有8天，無法滿足學(xué)校對錄播系統(tǒng)視頻資源長期儲存和共享使用的需求。為了滿足該需求，學(xué)校立項教室錄播系統(tǒng)與學(xué)校資源池對接項目，將存儲在每個教室本地電腦上的視頻自動匯聚到學(xué)校資源池之中，實現(xiàn)長期存儲和共享使用的目標(biāo)。

經(jīng)過充分論證，本項目需要完成以下3個需求。

（1）建立錄播視頻資源庫。匯聚整合錄播視頻資源，作為視頻資源清洗、格式轉(zhuǎn)換的前置庫，存儲時間為30天。

（2）建立視頻資源庫與學(xué)校資源池數(shù)據(jù)傳輸通道。互相開放接口，做定制開發(fā)，將錄播視頻資源庫中的視頻傳輸?shù)綄W(xué)校資源池。

（3）開發(fā)教師掃碼同步課程錄制功能。任課教師通過手機掃描二維碼，控制同步錄制課堂視頻的起始時間。

項目方案如圖2所示。

42項目實施過程

該項目從開始實施就采用了PDCA循環(huán)理論。

421開始階段

會同項目建設(shè)方圍繞項目需求，制定項目計劃表如表1所示。整個項目從2020年8月10日開始，計劃完成日期是2020年10月30日。雖然項目時間短，但實現(xiàn)的功能不簡單，而且涉及已建成系統(tǒng)與該項目的對接，可以說時間緊、任務(wù)重，按照傳統(tǒng)的項目管理方法延期是必然的；采用基于PDCA循環(huán)的新的管理方法后，整個項目按照計劃有序進(jìn)行，完成的功能在可靠性、性能方面都優(yōu)于預(yù)期。項目共分為4步來進(jìn)行：第一步為采購硬件，部署軟件建立錄播視頻資源庫，計劃完成日期為9月10日；第二步為建立錄播視頻資源庫與學(xué)校資源池的數(shù)據(jù)傳輸通路，使錄播視頻能夠傳輸?shù)綄W(xué)校資源池，計劃完成日期為9月20日；第三步為開發(fā)二維碼，老師在上課之前通過掃描二維碼確定錄播起始時間，下課后再次掃描二維碼確定錄播結(jié)束時間，系統(tǒng)自動將這段視頻資源傳輸?shù)戒洸ヒ曨l資源庫中，繼而通過第二步建立的數(shù)據(jù)通道傳到學(xué)校資源池中，計劃完成日期為9月30日；第四步對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試并試運行，檢測系統(tǒng)的漏洞、性能等進(jìn)行查漏補缺，計劃完成日期為10月20日。

在制定項目計劃表過程中，每個步驟環(huán)環(huán)相扣并且將最終完成日期提前到10月20日，比計劃完成日期早10天，這是為防止在項目進(jìn)行過程中出現(xiàn)意外情況預(yù)留的時間。

422實施階段

在開始階段之后就進(jìn)入項目的實施階段。項目的實施分為4個步驟來進(jìn)行，分別完成4個需求，針對每個需求都采用PDCA循環(huán)理論進(jìn)行管理。

（1）第一步的P階段。針對第一步的需求設(shè)置詳細(xì)的計劃。硬件采購、軟件部署、建立錄播視頻資源庫3個方面有先后的邏輯關(guān)系，對此，分別制定工作方案。針對硬件采購的目標(biāo)，要分析項目預(yù)算結(jié)合項目需求進(jìn)行采購并發(fā)布采購訂單進(jìn)行追蹤，計劃完成日期為8月20日；針對服務(wù)器安裝的目標(biāo)，在所訂購硬件到貨后，運送到學(xué)校進(jìn)行組裝，按照要求安裝服務(wù)器、磁盤陣列，計劃完成日期為8月25日；針對軟件部署的目標(biāo)，根據(jù)項目對存儲的要求進(jìn)行系統(tǒng)部署計劃，完成日期為9月5日；在軟件部署完畢之后，此時的錄播視頻資源庫只是一個獨立的資源庫，所以還要將錄播系統(tǒng)的視頻傳輸?shù)皆撡Y源庫中，這就需要打通錄播系統(tǒng)與錄播視頻資源庫的數(shù)據(jù)通路，針對該目標(biāo)需要聯(lián)系錄播系統(tǒng)建設(shè)方，讓雙方就通路打通事宜進(jìn)行對接，計劃完成日期為9月10日。

（2） D階段。根據(jù)P階段制定的計劃方案實施。

按照硬件采購的方案，根據(jù)項目需求及預(yù)算，快速列出項目采購清單，公司有貨則直接使用，若無貨則按照就近采購的原則進(jìn)行采購，發(fā)布訂單，實時跟蹤物流信息。

按照服務(wù)器安裝的方案，在硬件準(zhǔn)備完畢后，項目建設(shè)方應(yīng)立即安排人運送設(shè)備到校方指定的機房。工程師按照公司的技術(shù)指導(dǎo)就地進(jìn)行服務(wù)器、磁盤陣列的安裝。

按照軟件部署的方案，在服務(wù)器安裝完畢后，建設(shè)方應(yīng)派技術(shù)人員前來部署視頻云存儲系統(tǒng)軟件。

在軟件部署完畢之后，通知校方，由校方協(xié)調(diào)錄播系統(tǒng)建設(shè)方與項目建設(shè)方進(jìn)行對接，完成錄播系統(tǒng)與錄播視頻資源庫的數(shù)據(jù)通路打通工作。

（3） C階段。按照項目計劃表在9月10日對項目的完成情況進(jìn)行檢查。

通過檢查發(fā)現(xiàn)，硬件采購、服務(wù)器安裝、軟件部署均按計劃完成，但在計劃完成日期截止后錄播系統(tǒng)與視頻資源庫的數(shù)據(jù)通路沒有打通，存儲在每個教室本地電腦的視頻資源無法傳輸?shù)戒洸ヒ曨l資源庫中。

（4） A階段。在本階段，校方將召集參加項目的所有人員，包括本項目建設(shè)方及錄播系統(tǒng)建設(shè)方，針對在檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、論證。針對數(shù)據(jù)通路未如期打通的問題，經(jīng)兩方分析得知是由于本項目建設(shè)方安裝的視頻云存儲系統(tǒng)軟件與錄播系統(tǒng)軟件存在部分不兼容的情況。為了解決該問題，經(jīng)商討得出方案：一是錄播系統(tǒng)建設(shè)方對錄播系統(tǒng)進(jìn)行升級；二是本項目建設(shè)方改進(jìn)云存儲系統(tǒng)軟件兼容錄播系統(tǒng)。

之所出現(xiàn)上述問題是由于沒有及早聯(lián)系錄播系統(tǒng)建設(shè)方，使得錄播系統(tǒng)建設(shè)方介入項目的時間點比較晚，在進(jìn)行軟件部署時雙方未互相及時提供系統(tǒng)相關(guān)的參數(shù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)通路不能如期打通。從中吸取的經(jīng)驗就是在項目有需要對接時，應(yīng)及早聯(lián)系，協(xié)調(diào)雙方時間一起商討可能會遇到的問題并及時解決掉，防止做無用功。就該問題而言，需要將原來已經(jīng)部署的軟件卸載，更新之后再重新進(jìn)行部署，嚴(yán)重影響項目進(jìn)度。

最后，將會議內(nèi)容整理成階段性報告，再根據(jù)項目計劃表進(jìn)入第二步的PDCA循環(huán)。

（5）第二步 P階段。在制定第二步的項目計劃表時，需吸取上一步PDCA循環(huán)得到的經(jīng)驗教訓(xùn)，及早聯(lián)系學(xué)校資源池建設(shè)方與本項目建設(shè)方對接。另外，需整理上一步PDCA循環(huán)階段未完成的需求，即打通錄播系統(tǒng)與視頻資源庫數(shù)據(jù)通路，據(jù)此制定計劃表。針對打通錄播系統(tǒng)與視頻資源庫的數(shù)據(jù)通路的任務(wù)，錄播系統(tǒng)建設(shè)方升級錄播系統(tǒng)到最新的版本，本項目建設(shè)方改進(jìn)自己的云存儲系統(tǒng)軟件去適應(yīng)錄播系統(tǒng)，計劃完成日期為9月13日。針對建立錄播視頻資源庫與學(xué)校資源池數(shù)據(jù)傳輸通道的任務(wù)，首先，召集學(xué)校資源池建設(shè)方與本項目建設(shè)方，協(xié)調(diào)兩方時間；其次，學(xué)校資源池建設(shè)方要開放接口，提供對接所需接口的相關(guān)參數(shù)給項目建設(shè)方；最后，項目建設(shè)方改進(jìn)云存儲系統(tǒng)軟件與學(xué)校資源池對接，計劃完成日期為9月20日。

吸取上一輪經(jīng)驗，本輪第一時間就聯(lián)系學(xué)校資源池建設(shè)與本項目建設(shè)方對接。為了防止工期落后，項目建設(shè)方也加派人手，經(jīng)過充分討論、論證，第二步的完成日期仍然定為9月20日。

同理，按照PDCA循環(huán)理論，在完成P階段之后，依次進(jìn)行后面的實施階段、檢查階段、改進(jìn)階段，完成之后根據(jù)項目計劃表再進(jìn)行第三步、第四步的PDCA循環(huán)。

423檢查階段

在進(jìn)行完項目計劃中的4步PDCA循環(huán)后，進(jìn)入項目檢查階段，即在10月20日檢查整個項目的完成情況。通過檢查發(fā)現(xiàn)，項目需求都已完成，整個項目功能都如期完成。教師通過掃碼向錄播系統(tǒng)發(fā)布同步指令。錄播系統(tǒng)接到指令后將錄播視頻資源傳輸?shù)戒洸ヒ曨l資源庫。視頻經(jīng)過清洗、格式轉(zhuǎn)換，傳輸?shù)綄W(xué)校資源池。教師在登錄學(xué)校資源池之后就可觀看、下載錄播的視頻。

424改進(jìn)階段

雖然通過檢查發(fā)現(xiàn)項目需求都已完成，但本階段也必不可少。整理所有過程性材料，形成總結(jié)報告，為后面的項目積累經(jīng)驗。本項目的結(jié)束，也是下一項目的開始，智慧校園建設(shè)的步伐不會停歇。

由于該項目全過程都采用PDCA循環(huán)理論，使得項目整個建設(shè)過程透明、可控。與預(yù)期相比項目質(zhì)量有所提高，性能方面也得到了較大的提升。在推廣使用的過程中，受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生的一致好評。

5結(jié)語

項目管理是一項綜合性事物，PDCA循環(huán)理論的使用，使項目進(jìn)度處于一種動態(tài)管理之中。通過每一次循環(huán)不斷發(fā)現(xiàn)問題，繼而解決問題，提高了管理手段的科學(xué)性和有效性，確保了項目的順利完成。

當(dāng)然，高校項目種類繁多，智慧校園項目僅是其中的一類，還有科研項目、基礎(chǔ)建設(shè)項目等。PDCA循環(huán)理論在智慧校園項目上的成功運用，也為其他項目管理提供了借鑒，但PDCA循環(huán)理論在其他項目中所起到的作用還需進(jìn)一步科學(xué)探索。

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（編輯編輯姚鑫）