李佳盈

摘 要：在現(xiàn)代商務(wù)環(huán)境中，企業(yè)采購領(lǐng)域的高效運行監(jiān)控機制已成為提高企業(yè)競爭力和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。企業(yè)采購作為整個供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制和客戶滿意度。然而，由于采購活動的復(fù)雜性和多樣性，企業(yè)在采購過程中常常面臨著信息不透明、時間壓力和風(fēng)險挑戰(zhàn)等問題。因此，建立高效運行監(jiān)控機制成為企業(yè)采購管理的當務(wù)之急。這樣的監(jiān)控機制將幫助企業(yè)實現(xiàn)對采購流程和供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的實時監(jiān)測和控制，從而提高企業(yè)運營效率并降低風(fēng)險?；诖?，本文深入探討企業(yè)采購領(lǐng)域高效運行監(jiān)控機制構(gòu)建與應(yīng)用，以供相關(guān)企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：監(jiān)控機制；采購領(lǐng)域；監(jiān)督效能

引言：高效運行監(jiān)控機制的構(gòu)建以流程優(yōu)化為核心，企業(yè)需要全面分析采購流程，并識別出其中的風(fēng)險點。通過引入信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析工具，企業(yè)可以實現(xiàn)對采購流程的數(shù)字化管理和實時監(jiān)控，從而提高采購效率和減少人為錯誤。同時，建立明確的監(jiān)控指標和績效評估體系，可以幫助企業(yè)實時了解采購活動的狀態(tài)和效果，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，提升整體運作水平。應(yīng)用高效運行監(jiān)控機制旨在實現(xiàn)全方位的采購管理。企業(yè)可以通過監(jiān)控供應(yīng)商履約情況、市場價格波動和采購成本等關(guān)鍵指標，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。同時，監(jiān)控機制還可以為企業(yè)提供數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)做出更明智的采購決策，提高整體供應(yīng)鏈的效率和競爭力。

一、現(xiàn)狀背景

1.外部環(huán)境

進入21世紀，全球結(jié)構(gòu)和地緣格局深刻演變，受新冠疫情影響，世界經(jīng)濟不斷遭受沖擊，逆全球化趨勢加速。同時，以數(shù)字化為代表的新一輪科技革命方興未艾，各產(chǎn)業(yè)迎來顛覆性劇變，這些均導(dǎo)致企業(yè)面臨的風(fēng)險呈爆發(fā)式增長，制造類企業(yè)屬于采購品類雜、數(shù)量多、復(fù)雜度高的大中型企業(yè)，其采購品類涉及原材料、成品、工具、設(shè)備、資產(chǎn)等。面對龐大的企業(yè)采購管理體系、日漸增大的成本管控壓力和越來越嚴格的合規(guī)管理要求，既需要企業(yè)采購領(lǐng)域集中統(tǒng)一管理，適用各類采購特點，又需要企業(yè)保證高效采購的同時防范風(fēng)險。

2.內(nèi)部需求

制造類企業(yè)目前采取了“統(tǒng)一歸口管理，分工授權(quán)實施”的采購管理策略，按照“直接集中采購、授權(quán)集中采購、分散采購”開展分工授權(quán)，并依托 AOS（AVIC Operation System）管理體系制定了供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)域相應(yīng)的流程制度和管理文件，各采購授權(quán)單位按照自身業(yè)務(wù)特點及管理需求，制定相應(yīng)的管理標準、流程、表單。由于缺乏前期體系框架設(shè)計時的統(tǒng)籌性，制約了各業(yè)務(wù)管理之間的機制協(xié)同、信息共享和企業(yè)采購管理整體效能的發(fā)揮。

同時，按照合規(guī)風(fēng)險防控“管辦分離”的原則，將采購管理業(yè)務(wù)和采購執(zhí)行業(yè)務(wù)相分離，其中采購管理以全供應(yīng)鏈績效為導(dǎo)向，聚焦供應(yīng)鏈規(guī)劃與策略研究，提升供應(yīng)鏈協(xié)同與供應(yīng)商管理能力，注重價值創(chuàng)造；采購執(zhí)行以供應(yīng)為導(dǎo)向，圍繞采購訂單，實施訂單簽訂與跟蹤等事務(wù)性工作，側(cè)重于按需配套。隨著采購授權(quán)和管辦分離的實施，需要一種長效機制識別在采購領(lǐng)域不同授權(quán)業(yè)務(wù)單位執(zhí)行上的有效性、協(xié)同性、合規(guī)性，持續(xù)完善供應(yīng)鏈管理體系，防范供應(yīng)鏈風(fēng)險，確保供應(yīng)鏈高效運行。

二、工作實施及成果

1.建立協(xié)同融合的“三道防線”合規(guī)風(fēng)控監(jiān)督保障模式

針對現(xiàn)狀，重點是做好統(tǒng)籌規(guī)劃、分層管理，從而形成合力。首先，在管理模式上，需要建立由業(yè)務(wù)執(zhí)行層（第一道防線）、業(yè)務(wù)域主管單位層（第二道防線）、公司層（第三道防線）協(xié)同融合的“三道防線”合規(guī)風(fēng)控監(jiān)督保障模式。業(yè)務(wù)執(zhí)行層是合規(guī)風(fēng)控管理的最前線，在自身職能、業(yè)務(wù)及風(fēng)險領(lǐng)域開展各項具體活動；業(yè)務(wù)域主管單位層身兼業(yè)務(wù)規(guī)劃、組織執(zhí)行、對執(zhí)行單位監(jiān)管考核、改進提升等職能于一身，是本業(yè)務(wù)風(fēng)險管理的核心主體；公司層包括董事會下設(shè)的審計與風(fēng)控委員會和合規(guī)風(fēng)控內(nèi)審職能部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、支持配合第一、第二道防線開展風(fēng)險管理工作，提供專業(yè)性指導(dǎo)，同時對合規(guī)風(fēng)控管理活動進行再監(jiān)督，運用系統(tǒng)的方法評價、改進和提升企業(yè)的管理效能。

其次，成立對應(yīng)的組織機構(gòu)或者組建合規(guī)風(fēng)控法治監(jiān)督工作小組，明確總體職能，制定議事規(guī)則，聯(lián)絡(luò)員由熟悉本單位總體管理業(yè)務(wù)或本單位 AOS體系統(tǒng)籌策劃的主管、副主任及以上人員擔(dān)任。各單位成立合規(guī)專家?guī)?，運行監(jiān)督檢查可從專家?guī)煺{(diào)取。

AOS 的推進必須采用 AOS 的方法。AOS 的方法，簡單說就是凡事講流程、工作有標準、過程全受控、效果可量化。在 AOS管理體系不斷融合合規(guī)要素的基礎(chǔ)上，還需不斷完善AOS 合規(guī)需求要素庫，可利用合規(guī)專家系統(tǒng)，圍繞合規(guī)要素梳理，系統(tǒng)識別合規(guī)差距，實現(xiàn)外部合規(guī)需求的完整解構(gòu)、權(quán)威轉(zhuǎn)化，對相應(yīng)業(yè)務(wù)流程、體系文件、表單模板等進行更新。同時，針對合規(guī)風(fēng)控要素識別采購領(lǐng)域風(fēng)險環(huán)節(jié)、重點監(jiān)督點，形成采購領(lǐng)域廉潔風(fēng)險防控目錄指引，可作為監(jiān)督指引和體系優(yōu)化方向。而采購管理體系的迭代還需要一套持續(xù)完善的監(jiān)督機制來實現(xiàn)。

2.建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)

建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是企業(yè)采購領(lǐng)域高效運行監(jiān)控機制的重要組成部分。以下是建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的要點：第一，設(shè)定明確的目標和指標。在建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)之前，企業(yè)應(yīng)明確其目標，并制定相應(yīng)的指標來衡量供應(yīng)鏈的績效和效率。這些指標可以包括庫存周轉(zhuǎn)率、交貨準時率、成本控制等，確保目標清晰可衡量。第二，整合內(nèi)外部資源。供應(yīng)鏈涉及多個環(huán)節(jié)和各種供應(yīng)商、分銷商等外部資源，企業(yè)需要整合這些資源，確保信息流、物流和資金流的暢通無阻。可以通過建立合作伙伴關(guān)系、共享信息平臺等方式實現(xiàn)資源的整合。第三，制定供應(yīng)鏈策略。根據(jù)企業(yè)的需求和特點，制定適合的供應(yīng)鏈策略。策略可以包括供應(yīng)商選擇和管理、庫存管理、訂單管理等方面，以確保供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和優(yōu)化。第四，使用信息技術(shù)支持。利用信息技術(shù)工具，如供應(yīng)鏈管理軟件、物流跟蹤系統(tǒng)等，對供應(yīng)鏈進行監(jiān)控和管理。這些工具可以自動化收集和分析數(shù)據(jù)，提升供應(yīng)鏈的可見性和響應(yīng)性。第五，建立績效評估機制。建立供應(yīng)鏈績效評估機制，定期對供應(yīng)鏈的運行情況進行評估和反饋。通過績效評估，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)問題并及時采取改進措施，從而提高供應(yīng)鏈的效率和運行質(zhì)量。第六，持續(xù)改進和優(yōu)化。供應(yīng)鏈管理是一個持續(xù)改進的過程，企業(yè)應(yīng)不斷地尋求改進和優(yōu)化的機會。可以借鑒最佳實踐、參與行業(yè)合作組織等方式，推動供應(yīng)鏈管理水平的不斷提升。總之，建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)需要企業(yè)全面考慮供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)，并采取相應(yīng)的措施來提高供應(yīng)鏈的效率和運行質(zhì)量。通過明確目標、整合資源、制定策略、利用信息技術(shù)、建立績效評估機制和持續(xù)改進，企業(yè)可以建立高效運行監(jiān)控機制的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。

3.引入自動化流程和審批機制

引入自動化流程和審批機制是企業(yè)采購領(lǐng)域建立高效運行監(jiān)控機制的重要手段。以下是在企業(yè)采購中引入自動化流程和審批機制的要點。第一，流程分析與優(yōu)化。企業(yè)應(yīng)對采購流程進行分析，并找出可以自動化的環(huán)節(jié)。這包括需求申請、供應(yīng)商選擇、采購訂單生成等。通過優(yōu)化和簡化流程，消除冗余環(huán)節(jié)，為后續(xù)的自動化提供基礎(chǔ)。第二，技術(shù)支持引入。企業(yè)可以引入適當?shù)募夹g(shù)支持來實現(xiàn)流程的自動化。例如，采購管理系統(tǒng)、電子采購平臺等工具可以幫助自動生成采購訂單、實時跟蹤庫存信息、提供采購報告等。同時，也可以考慮使用人工智能、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)來提升自動化的準確性和智能化水平。第三，數(shù)據(jù)集成與共享。為了實現(xiàn)自動化流程和審批機制，企業(yè)應(yīng)確保數(shù)據(jù)的集成和共享。不同部門和環(huán)節(jié)之間的數(shù)據(jù)應(yīng)能夠無縫銜接，避免數(shù)據(jù)冗余和信息斷層?？梢圆捎闷髽I(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)或其他數(shù)據(jù)管理平臺來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，提高流程的協(xié)同性和效率。第四，審批機制的建立。企業(yè)可以建立審批機制，明確采購過程中的審批流程和責(zé)任人。通過系統(tǒng)化的審批流程，可以加快決策的速度，減少人為干預(yù)和錯誤。同時，可以利用技術(shù)工具實現(xiàn)審批的自動化，設(shè)置預(yù)設(shè)條件和規(guī)則，從而減少人工干預(yù)和提高流程的一致性。第五，監(jiān)控與反饋。自動化流程和審批機制的引入，為企業(yè)提供了更好的監(jiān)控和反饋機制。企業(yè)可以實時監(jiān)控采購流程中的各個環(huán)節(jié)，了解進展和問題。同時，通過自動生成的報告和數(shù)據(jù)分析，可以提供決策支持和改進意見，從而不斷優(yōu)化采購流程?？偨Y(jié)起來，引入自動化流程和審批機制是企業(yè)采購領(lǐng)域高效運行監(jiān)控機制的重要措施。通過流程分析與優(yōu)化、技術(shù)支持引入、數(shù)據(jù)集成與共享、審批機制的建立以及監(jiān)控與反饋，企業(yè)可以提升采購效率，減少錯誤和延誤，并實現(xiàn)更好的監(jiān)控和管理。

4.有效運用運行監(jiān)控效果

對于發(fā)現(xiàn)的問題，需要上下聯(lián)動，采購管理部門承擔(dān)整改監(jiān)督責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)部門整改措施有效，用好用足監(jiān)督成果，有針對性地改進完善。針對監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的普遍性、傾向性和苗頭性問題，進行通報獎懲和約談，組織問題單位綜合“當下改”和“長久立”要求，制定有效的整改措施，整改方案需審批后方能實施，以確保整改措施覆蓋全面、完成標志清晰、封閉節(jié)點明確。問題整改閉環(huán)評價嚴格落實“三不放過”原則，即“制度未完善的不放過、資金未追回的不放過、責(zé)任未落實的不放過”。針對涉嫌違規(guī)經(jīng)營投資、違紀違法問題線索，移交有關(guān)部門進行核查處置。每次運行監(jiān)控檢查后，通過下發(fā)運行監(jiān)控通報實施獎懲引導(dǎo)，運用問題整改單落實整改封閉，督促實施改進。同時，要求其他業(yè)務(wù)執(zhí)行層對檢查發(fā)現(xiàn)問題舉一反三，杜絕此類問題重復(fù)發(fā)生，提升運行監(jiān)控監(jiān)督效能。

通過“三道防線”設(shè)置、工作小組帶領(lǐng)、閉環(huán)運行監(jiān)控機制建立、合規(guī)專家?guī)旌椭卮蟊O(jiān)控點的高效運用，能夠識別出采購業(yè)務(wù)中可能存在的選商與定價方式不規(guī)范、供應(yīng)商管理不到位、庫房管理不規(guī)范等的執(zhí)行風(fēng)險，制度缺陷、管理文件與方法文件不一致等合規(guī)風(fēng)險，還能夠識別出采購業(yè)務(wù)中可能存在的風(fēng)險，完善十余份文件，形成常態(tài)長效工作機制，實現(xiàn)存量化解和增量遏制，全面織密監(jiān)督網(wǎng)，消除監(jiān)管盲區(qū)，切實提高監(jiān)督工作針對性、有效性和協(xié)同性。

通過督促執(zhí)行層面開展整改工作等，增強人員采購合規(guī)意識，確保了采購業(yè)務(wù)合規(guī)高效，推進流程優(yōu)化、策略改進和績效提升，推動采購體系運行監(jiān)控監(jiān)督規(guī)范化、制度化、流程化，融入業(yè)務(wù)、融入職責(zé)，強化監(jiān)督發(fā)現(xiàn)問題整改閉環(huán)管理，用好監(jiān)督成果，實現(xiàn)“三道防線”一體化協(xié)同運行監(jiān)控，建立“上下聯(lián)動、高效流通”的供應(yīng)鏈管理機制，強化全企業(yè)采購管理的合規(guī)性，加速體系改進創(chuàng)新升級，保障企業(yè)實現(xiàn)合規(guī)經(jīng)營目標，為支撐企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈高質(zhì)量發(fā)展、助力一流企業(yè)建設(shè)做出積極貢獻。

5.優(yōu)化采購體系運行監(jiān)控機制

為進一步規(guī)避采購領(lǐng)域風(fēng)險，持續(xù)提升采購管理體系整體效能，促進采購授權(quán)管理和采購管辦分離的有效實施，實現(xiàn)事中合規(guī)風(fēng)險防范、事后合規(guī)評價等業(yè)務(wù)日常管控，業(yè)務(wù)域主管單位層的監(jiān)控監(jiān)督至關(guān)重要。企業(yè)建立了采購體系運行監(jiān)控機制，由采購業(yè)務(wù)主管部門實施，采用組織業(yè)務(wù)執(zhí)行層自我監(jiān)督+業(yè)務(wù)主管部門線上日常監(jiān)控+業(yè)務(wù)主管部門現(xiàn)場專項監(jiān)督檢查的方式，通過“面”上監(jiān)控和“點”上監(jiān)督的相結(jié)合，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)式覆蓋、全流程體系化扎緊采購領(lǐng)域廉潔合規(guī)風(fēng)控的籠子。

首先，合規(guī)風(fēng)險存在于業(yè)務(wù)之中，業(yè)務(wù)執(zhí)行層是合規(guī)風(fēng)控管理的最前線，對業(yè)務(wù)和合規(guī)風(fēng)險點最了解，要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)執(zhí)行層的自我監(jiān)督管理職能，行為上的重復(fù)會加深思想上的認識，定期的自我監(jiān)督可以在一定程度上提升工作人員的采購管理水平和合規(guī)風(fēng)控意識。

其次，需要采購管理部門進行采購過程監(jiān)控，以采購駕駛艙信息化系統(tǒng)為依托，運用商業(yè)智能（BI）軟件對采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘分析，對采購計劃管理、采購過程、配套管理、存貨管理等企業(yè)范圍采購全流程的相關(guān)數(shù)據(jù)分析展示。對于超指標、偏離指標等異常情況進行預(yù)警，采購管理部門組織授權(quán)采購單位辨識風(fēng)險，分析根本原因，找出采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間、信息化系統(tǒng)與制度文件之間、制度與制度之間的銜接問題。有效的整改還需要考核驅(qū)動，采購管理部門建立相應(yīng)的績效考核機制，每月發(fā)布《采購管理運行監(jiān)控報告》，促進信息化系統(tǒng)和流程制度的持續(xù)完善，從而實現(xiàn)采購全流程“面”上的日常運行監(jiān)控。

最后，采購管理部門要堅持目標導(dǎo)向和問題導(dǎo)向相結(jié)合，結(jié)合采購領(lǐng)域風(fēng)險環(huán)節(jié)、重點監(jiān)督點，聚焦“重點事”進行專項現(xiàn)場監(jiān)督檢查，獎懲分明，有效促改。為了將監(jiān)督工作制度規(guī)范化、流程標準化、管理精細化，需要編制相應(yīng)的運營管理體系文件。例如，《采購運行監(jiān)控實施細則》等。專項現(xiàn)場運行監(jiān)控檢查的監(jiān)督內(nèi)容對標上級機關(guān)和集團的新部署、新要求，針對內(nèi)外部監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合企業(yè)重點工作、采購管理重點和難點等，制訂年度采購體系運行監(jiān)控計劃，組織合規(guī)專家?guī)烊藛T，以其熟悉體系文件而形成的整體框架思維來識別流程斷點、交叉點等，采取全面自查+重點單位抽查的方式分季度開展。針對企業(yè)范圍授權(quán)單位自查情況和問題，對權(quán)力集中、資金密集、資源富集、資產(chǎn)聚集、問題集中等重點單位進行現(xiàn)場專項檢查，制定檢查方案，明確檢查時間、對象、依據(jù)、檢查要素和要求等，將監(jiān)督工作要素顯性化、表單化，通過定期在企業(yè)范圍對相關(guān)部門進行采購授權(quán)、選商與定價、供應(yīng)商管理、外擴管理、合同管理、采購合規(guī)管理等合規(guī)性現(xiàn)場檢查，監(jiān)控各業(yè)務(wù)部門采購業(yè)務(wù)開展情況，識別系統(tǒng)風(fēng)險，溝通了解各業(yè)務(wù)執(zhí)行層的困難和制度有效性、合理性、銜接性、統(tǒng)籌性等情況，不斷完善采購體系。

三、結(jié)語

企業(yè)采購領(lǐng)域的高效運行監(jiān)控機制對于企業(yè)的發(fā)展和競爭力至關(guān)重要。通過構(gòu)建合理的監(jiān)控機制，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)采購流程的優(yōu)化和智能化管理，提升工作效率、降低風(fēng)險并實現(xiàn)成本控制。未來企業(yè)采購領(lǐng)域的高效運行監(jiān)控機制將更加智能化、透明化和可持續(xù)化。企業(yè)需要密切關(guān)注技術(shù)的發(fā)展趨勢，并積極應(yīng)用新技術(shù)和方法，不斷優(yōu)化采購管理，從而提升企業(yè)的運營效率和市場競爭力。

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