趙晶 路鵬 宣玉娜 譚潔 王莉莉

中國石油化工股份有限公司西北油田分公司 新疆 烏魯木齊 830011

石油企業(yè)物資采購過程相對復雜，包括計劃制定、采購、運輸、保管等多個環(huán)節(jié)，為保證生產經營的規(guī)范性，需要獲取精準、全面的市場信息迅速開展采購管理工作。以往物資采購經常存在費用超支問題，影響整個生產供應鏈的穩(wěn)定運營，現(xiàn)如今能夠應用信息技術建立平臺，支持信息化的物資采購管理，從而緩解人員壓力提高效率。

1 石油企業(yè)物資采購管理中信息技術應用優(yōu)勢

石油企業(yè)物資采購管理信息化系統(tǒng)重點針對物資采購流程、供應、庫存管理等方面，確保相關工作落實的規(guī)范性，提升運作效率，管理也相對方便。針對其優(yōu)勢，主要可以從以下幾點展開論述：

第一，集成性優(yōu)勢。信息技術應用于石油企業(yè)物資采購中，最基本的功能在于集成，以往管理中存在信息孤島情況，數據無法共享，數據經過不同部門需要反復多次錄入與處理，即便是基礎性的決策也需要經過多個部門反復溝通確認數據信息，消耗大量時間和精力。但物資管理信息化系統(tǒng)能夠將原本瑣碎的業(yè)務數據進行匯總，實現(xiàn)全面化的數據管理與跨部門信息共享，消除信息孤島現(xiàn)象，為相關決策提供準確、及時的信息。

第二，規(guī)范流程優(yōu)勢。信息化技術在石油企業(yè)物資管理中的應用更加傾向于對流程進行管控，能夠做好相關信息的錄入，并根據工作進度控制流程規(guī)范性。在引入物資管理信息系統(tǒng)后，第一時間對原有作業(yè)流程進行分析，尋找不足情況，消除一些冗余繁瑣的部分，更好的落實扁平化管理，提升企業(yè)運作效率。

第三，強化控制。物資管理信息化系統(tǒng)在技術方面主要應用到一體化技術、大數據技術等，能夠對資金信息、供應商信息、產品信息、訂單信息以及相關出入庫信息進行全面化的管控，相關技術的應用均符合實際業(yè)務處理流程，并支持在線生成、提交、審核以及控制。利用物資管理信息化系統(tǒng)，能夠對物資的計劃設計、采購流程、信息存儲以及使用等進行全過程的跟蹤，保證能夠及時追溯和糾正，降低管理風險，滿足精細化管理需求。同時，在進行管控時還支持設置控制點，即根據企業(yè)風險偏好和相關業(yè)務需求制定個性化的管控策略，保證管理工作落實到位。

第四，帶動員工能力提升。物資管理信息系統(tǒng)的應用讓管理流程得到進一步簡化，這也直接改變了員工的工作形式，需要學習新的技術來應對當下管理需求，從而提升其適應能力和學習能力，減少人力成本。在不斷的培訓與學習過程中，也讓員工的管理素養(yǎng)得到提升，更能適應企業(yè)的發(fā)展需要。

第五，可持續(xù)性優(yōu)勢。石油企業(yè)物資管理系統(tǒng)中引入信息技術，不僅能夠滿足企業(yè)當下的物資采購管理需求，還充分思考了未來業(yè)務的發(fā)展變革，對現(xiàn)有技術預留相應的拓展接口與功能模塊，以便于進行系統(tǒng)的持續(xù)性升級。此外，信息技術還提供對歷史數據的風險挖掘，提供具有參考價值的信息。

2 石油企業(yè)物資采購管理中信息技術應用問題

2.1 信息交流問題

石油企業(yè)物資采購管理的信息化建設不僅僅涉及自身信息的管理，還包括與供應商之間的交流。但在實際落實中發(fā)現(xiàn)，石油企業(yè)物資采購最初階段為了避免供應商惡意抬高價格，會隱藏相關信息，一旦產品供應商獲得更多信息，則會影響企業(yè)的采購成本。在此過程中由于雙方之間信息交流的不完整性，會造成采購脫離市場，產生一定的管理問題。此外，在企業(yè)物資采購管理環(huán)節(jié)中，一定信息交流不對等問題，如：第一，ERP物料管理系統(tǒng)應用問題，一般情況下企業(yè)物料管理系統(tǒng)在進行方案制定時需要由采購部門制定計劃，但在信息傳遞過程中雖然應用到了計算機，但應用深度不足，具有形式化特點，與財務部門之間甚至會要求應用紙質發(fā)票管理。因部分企業(yè)在應用計算機系統(tǒng)時只是簡單的制作EXCEL，并未真正發(fā)揮信息技術優(yōu)勢[1]。第二，在應用ERP系統(tǒng)時，部分企業(yè)并未對系統(tǒng)進行升級，在管理方面，系統(tǒng)的應用權限僅包括倉儲管理與財務部門，對于采購部門和質檢部門重視程度較低，導致物料收集方案方面存在局限。

2.2 信息分離問題

影響石油企業(yè)物資采購管理的關鍵在于供求雙方，但在信息技術應用方面發(fā)現(xiàn)，企業(yè)供求雙方存在信息分離情況。在企業(yè)中將生產部門與物流部門分離，前者主要作為原材料需求部門，后者則為供應部門。一旦出現(xiàn)信息分離，會造成供應累積，徒增采購成本，反之則會導致庫存不足影響生產。目前來看，供求雙方所提供的信息缺乏針對性，實際需求量和供應量之間匹配存在局限，經常發(fā)生物資積壓或前線部門物資不足等情況。此外，信息分離還表現(xiàn)在物資進出庫信息化建設不足方面，如：第一，進庫方面信息管理不到位，部分企業(yè)倉庫管理引入ERP系統(tǒng)，能夠對物資的信息進行記錄并匯總，但疏于管理，存在遺漏、失誤等情況，對相關聯(lián)環(huán)節(jié)帶來影響。第二，對于出庫方面存在信息化管理不足閑情，部分單位僅憑借提貨單即可進行提貨，信息卻并未及時上傳至ERP系統(tǒng)中，使得相關部門無法及時了解倉庫情況。此外，還存在物資采購審批流程中反饋速度緩慢的情況，容易導致物資申請量與實際需求量差異。

2.3 資源信息匯總問題

相較于其他類型企業(yè)，石油企業(yè)的物資采購工作存在一定特殊性，一旦設備信息沒有及時更新，會直接影響與生產單位之間的合作，造成資金成本浪費。加之石油業(yè)務的復雜性，同一設備的供應商往往不止一家，因此針對信息的整合也相對復雜。此外，部分企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的建設存在共享機制不完善的情況，可視化模塊方面的設計仍具有一定上升空間，內部各部門應用ERP系統(tǒng)時也并非全面的共享與管理。除了以上問題外，在系統(tǒng)管理權限設計方面也存在一定的不足，即便對物資采購的管理擁有修改權限，在后續(xù)的整合時也存在混亂問題，需要進行優(yōu)化。

2.4 采購招標信息技術應用問題

目前采購招標環(huán)節(jié)也逐漸引入信息技術，但其本質仍舊無法脫離傳統(tǒng)的招標模式，主要由于信息化管理手段并未全面滲透到招標過程中，仍舊以線下招標方式為主，無法期待提升招標效率的作用[2]。其次，針對招投標信息、市場信息整理方面，也存在信息技術應用不足的問題，在信息化招標模式中，能夠通過線上直接了解市場行情和相關企業(yè)的信息，但由于線下招標模式的應用，相關供應商企業(yè)的線上信息相對較少，不利于及時了解相關信息，容易存在潛在風險。

3 解決石油企業(yè)物資采購信息化管理問題

3.1 開發(fā)、優(yōu)化數據庫

針對信息交流問題的分析，主要包括企業(yè)內部交流與外部交流兩個方面。

3.1.1 加強供應商數據庫建設與管理

為保證石油企業(yè)對外與供應商之間信息交流的通暢性，可開發(fā)企業(yè)供應商數據庫并展開公平、公正、公開的管理。由于石油企業(yè)生產材料具有多樣性特點，因此需要選擇符合企業(yè)發(fā)展需求的可靠供應商，完善儲備工作。為保證后續(xù)供應商招標環(huán)節(jié)充分利用市場競爭力，實現(xiàn)對優(yōu)質供應商的選擇，需要加強供應商數據庫建設，在開發(fā)數據庫時建立數據庫準入制度中明確供應商準入內容，對其進行質量認證，避免潛在優(yōu)質供應商資源流失。同時，物資采購人員和相關部門還需根據準入條件對供應商進行定期評估，并將業(yè)績評估標準和結果指標引入計算機中，做好投標供貨記錄制定考核標準，總結優(yōu)質供應商和黑名單榜供應商[3]。對于供應商信息的調研、分析等內容可在數據庫中共享，包括資質、報價、信譽、交貨質量等。綜合來看，通過數據庫構建與供應商之間的信息化交流模式，能夠有效解決信息不對稱問題，為后續(xù)的招投標環(huán)節(jié)做好初步篩選維護公平。

3.1.2 制定信息化物料方案

國有企業(yè)在物資采購管理方面對于物料需求方案設計中存在一些問題，針對此類問題需要進一步完善信息技術，制定符合企業(yè)需求的方案。首先，企業(yè)需要進一步加強采購工作流程的管理，確保能夠合理應用ERP物料管理系統(tǒng)，在進行計劃制定時需要根據系統(tǒng)物料需求模塊，分析實際需求，提供相應數據資源。其次，加強企業(yè)內部對ERP系統(tǒng)的應用，保證各部門做好信息上傳，及時更新模塊中物料信息，以便于相關操作。最后，加強對物料計劃清單生成模塊的信息化處理及相關管理與審批流程，由審批部門負責對清單進行管理和審批，再按照需求進行采購。此過程務必保證信息技術應用的靈活性以及清單生成的快捷性，例如設計部提出采購30套新桌椅需求時，系統(tǒng)會優(yōu)先進行庫存量核實，并在物料清單計劃生成需求中自動減去庫存現(xiàn)有量，直接在ERP軟件中展示新方案。

3.2 落實統(tǒng)一化管理

為保證石油企業(yè)在滿足市場需求的前提下降低交易成本，需要深化采購管理中的信息技術應用。針對當前存在的信息分離問題，應進一步加強物資采購環(huán)節(jié)的一體化管理，保證供需配合?，F(xiàn)階段管理模式中對于庫存狀況、采購方案以及物資使用狀況方面的管理建設仍舊存在一定分離問題，影響采購方案的精準性。因此，現(xiàn)在需要進一步加強企業(yè)資源規(guī)劃匯總，利用大數據、物聯(lián)網技術，在生產、財務、供應商以及倉儲這幾個部門之間建立便捷的溝通環(huán)境，保證精準處理物資采購與處理問題，實現(xiàn)精細化管理。在此環(huán)境下，各部門能夠及時了解庫存情況，制定采購方案[4]。

統(tǒng)一化的管理需要應用一體化信息技術，搭建一體化平臺，并將各個部門緊密連接，實現(xiàn)信息傳遞與合作，提升相關工作的聯(lián)動性。針對采購合同方面應用一體化管理技術，直接將合同生成數字化編碼，自動完成存貨信息、價格信息、供應商信息以及數量信息等方面的審核。針對進出庫的信息化管理是石油企業(yè)采購管理中的關鍵部分，為應對當前進出庫管理問題，首先需要加強入庫信息化管理。在相關人員完成采購后由供應商發(fā)貨入庫，在進入倉儲前需要優(yōu)先進行質量、數量、種類等方面的檢查，滿足標準后及時將信息上傳至ERP系統(tǒng)中，根據實際情況生成報檢單。以上步驟為倉儲管理部門進行，在一體化信息技術應用環(huán)境下，將信息傳送到質檢部門，由員工進行規(guī)格信息等方面的查詢，并構建與供應商數據庫之間的聯(lián)系，保證質檢部門能夠查詢到物資供應商的相關信息。質檢部門完成檢查后，借助一體化技術在系統(tǒng)上進行產品合格數量和不合格數量的統(tǒng)計，其中不符合要求的產品會直接清退，此步驟能夠有效減少冗余流程實現(xiàn)一體化管理。同時，應用信息技術對不符合要求的產品原因進行標注，方便溝通。為進一步提高管理質效降低人力成本，還應積極引入物資計量管理系統(tǒng)，直接利用計量程序實現(xiàn)自動計量與審核，并配合數據傳輸技術生成相應報告。出庫方面，針對當前依據憑證提貨的情況，需要進一步優(yōu)化此部分的信息技術，保證自動更新庫存量，自動生成提料單，加強出庫管理。

3.3 優(yōu)化資源信息管理方案

由于石油企業(yè)物資采購過程的特殊性特點，為避免復雜流程所帶來的影響，需要進一步優(yōu)化資源信息管理方案，確保實現(xiàn)信息共享。當前各部門在落實采購管理工作方面需要進一步提升其可視化，建立可視化管理模塊，并支持多個部門進行查詢，除了采購、倉儲部門外，還應增設質檢部門、設計部門等，有利于實現(xiàn)綜合控制。同時，為避免造成管理困境，還需要做好權限設置，根據部門的功能進行差異化設計。按照運作流程來看，如設計部門可給予其上傳信息權限；對倉儲管理部門可給予其出入庫信息登記、修改等權限；對質檢部門則給予其檢查權限等，在此基礎上實現(xiàn)信息共享。共享系統(tǒng)建立與優(yōu)化的同時還需完善相關制度，嚴禁發(fā)生越界操作的行為，同時鼓勵各部門人員及時反饋應用系統(tǒng)過程中存在的問題以及可改進的空間，體現(xiàn)信息技術的可持續(xù)發(fā)展優(yōu)勢。

3.4 加強信息技術應用

在物資采購管理信息化建設中，還需重點加強對招標環(huán)節(jié)的管理，突破以往運行模式的限制，以信息技術為依托保證招標環(huán)節(jié)的公平性與公開性?？芍贫娮诱袠瞬少徲媱?，應用電子招標平臺，或與一些大型招投標平臺合作，有效提升工作效率。同時，還能通過在線查詢對比招標信息，為企業(yè)的綜合調控與管理奠定基礎，提升采購管理水平。此外，相關人員還可利用信息化系統(tǒng)和招標平臺中的信息，掌握當前政策內容及市場波動情況，實現(xiàn)對物資價格變化的預測，從而控制采購成本，保證市場監(jiān)測的動態(tài)化。此外，針對信息技術的應用除了加強技術開發(fā)外還應做好軟硬件設備的優(yōu)化，定期進行軟件更新與殺毒，對硬件進行撿球，保證系統(tǒng)高效穩(wěn)定運行。

4 結束語

綜合來看，石油企業(yè)物資采購管理工作內容繁多、流程繁瑣，信息化技術的應用能夠根據石油企業(yè)物資采購實際需求進行管理，保證優(yōu)化流程，并保證各個環(huán)節(jié)運行質量。同時，還應用大數據、物聯(lián)網等技術實現(xiàn)數據信息、作業(yè)流程的共享，保證相關部門人員能夠及時了解物資采購進度，根據報告信息進行訂單跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正，有效降低成本，維護運營科學。