馬秀巖

（保定市供水有限公司 河北 保定 071051）

企業(yè)往來賬款管理是財務(wù)管理的核心組成部分，是企業(yè)財務(wù)健康的重要保障。良好的往來賬款管理能夠確保資金流動的穩(wěn)定，避免因資金鏈斷裂或賬款拖欠導(dǎo)致的財務(wù)危機，有助于建立商業(yè)信譽，加強與客戶、供應(yīng)商之間的信任，推動業(yè)務(wù)長期穩(wěn)定發(fā)展。同時，精準(zhǔn)分析賬款數(shù)據(jù)可以為企業(yè)提供市場需求和客戶付款習(xí)慣等信息，為制定決策提供依據(jù)，促進企業(yè)業(yè)務(wù)創(chuàng)新和拓展。由此可見，往來賬款管理不僅關(guān)乎財務(wù)穩(wěn)健，也直接影響業(yè)務(wù)發(fā)展和企業(yè)形象。通過規(guī)范高效的賬款處理，企業(yè)能確保財務(wù)健康，樹立良好信譽，助力業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展。

一、企業(yè)往來賬款管理問題

（一）欠款高發(fā)與逾期情況

企業(yè)在往來賬款管理方面面臨著欠款高發(fā)和逾期嚴(yán)重的問題。欠款高發(fā)的根源是企業(yè)信用政策的寬松，未能合理設(shè)定客戶的信用額度和付款條件，導(dǎo)致客戶習(xí)慣性拖延付款。此外，客戶的信用狀況和付款能力未被充分評估。企業(yè)與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系時，未能充分了解客戶的實際財務(wù)狀況。銷售團隊在銷售產(chǎn)品或服務(wù)時，未經(jīng)充分的審查，忽視了客戶的還款能力，從而導(dǎo)致欠款問題的加劇。逾期也是企業(yè)往來賬款管理的一大難題，原因可能是企業(yè)未能明確傳達付款期限和條件，導(dǎo)致客戶不清楚付款時間，也可能是企業(yè)催款流程不明確、不高效，缺乏專門的團隊進行催款，使得逾期情況頻繁發(fā)生。此外，企業(yè)設(shè)定的付款條件可能與客戶的實際財務(wù)情況不符，付款周期過長或過短，也會導(dǎo)致客戶的逾期現(xiàn)象增多。

（二）往來賬款記錄不準(zhǔn)確

企業(yè)往來賬款管理存在賬款記錄不準(zhǔn)確的問題，這種不準(zhǔn)確性往往根植于多方面的因素，人為因素是主要因素。財務(wù)人員因為工作繁重或者疏忽大意而導(dǎo)致錯誤的賬款記錄，比如忘記記錄某筆交易、記錄錯誤的金額或者錯誤的歸類賬款，尤其在繁忙時期，這種問題更容易發(fā)生。系統(tǒng)和軟件問題也是記錄不準(zhǔn)確的根源，企業(yè)使用的財務(wù)軟件可能存在漏洞或不穩(wěn)定性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄、計算及存儲方面的問題，影響往來賬款記錄的準(zhǔn)確性，比如系統(tǒng)在關(guān)鍵時刻崩潰或丟失數(shù)據(jù)，導(dǎo)致賬款信息不一致。此外，流程和制度的不規(guī)范也是重要因素。企業(yè)可能缺乏清晰的往來賬款管理流程和規(guī)范的操作程序，導(dǎo)致財務(wù)人員缺乏標(biāo)準(zhǔn)的操作指南。溝通和協(xié)作問題也會影響賬款記錄的準(zhǔn)確性，部門間的信息共享不暢、溝通不透明，會增加錯誤發(fā)生的可能性，協(xié)作不順暢可能導(dǎo)致賬款信息的遺漏或不及時更新。

（三）缺乏有效的催收機制

缺乏有效的催收機制會直接影響企業(yè)的資金流動和財務(wù)健康。企業(yè)未建立明確的催收流程，導(dǎo)致催收工作混亂和不及時，從而導(dǎo)致財務(wù)人員可能在催收時采取零散、無組織的方式，沒有明確的時間節(jié)點和催收計劃，導(dǎo)致欠款處理不及時，進一步拖延了賬款的回籠。此外，企業(yè)缺乏專業(yè)的催收團隊或人員。催收需要相關(guān)人員具備一定的溝通、協(xié)商和解決糾紛的能力，如果未受過相關(guān)培訓(xùn)或者在負擔(dān)過重的情況下進行催收，很難取得良好的效果。沒有專業(yè)的催收團隊或人員，也會導(dǎo)致催收策略和手段不足，無法針對不同情況采取有針對性的催收措施。另外，企業(yè)文化和態(tài)度也能對催收造成負面影響。如果企業(yè)對催收工作的重要性和緊迫性認識不足，回收欠款的態(tài)度不堅決，會導(dǎo)致催收效果不佳。催收需要堅定的態(tài)度和專業(yè)的技巧，如果企業(yè)不重視這一點，催收業(yè)務(wù)很可能被擱置。

二、企業(yè)往來賬款管理問題的根源

（一）不完善的往來賬款管理流程

首先，企業(yè)往來賬款管理存在問題的根源之一是不完善的往來賬款管理流程。這種不完善主要體現(xiàn)在流程規(guī)范性和自動化程度上。企業(yè)往來賬款的處理涉及多個環(huán)節(jié)，包括款項確認、核對及收付款等。這些環(huán)節(jié)的流程不清晰、不規(guī)范，容易導(dǎo)致賬務(wù)處理混亂，增加錯誤發(fā)生的可能性。例如，當(dāng)財務(wù)人員處理往來賬款時，如果沒有明確的步驟和規(guī)定，會出現(xiàn)賬目遺漏、錯誤確認款項等情況，從而影響財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，缺乏必要的審批和控制環(huán)節(jié)也是問題產(chǎn)生的一大原因。完善的往來賬款管理流程應(yīng)該包括嚴(yán)格的審批機制，以確保款項的確認和處理符合法律法規(guī)。例如，若財務(wù)人員在款項確認時沒有獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，可能導(dǎo)致錯誤的賬款處理或者對方款項未能及時入賬，進而影響企業(yè)的資金流動和財務(wù)報表的準(zhǔn)確性。最后，財務(wù)管理軟件的運用不足也是流程不完善的表現(xiàn)。企業(yè)往來賬款管理未充分利用數(shù)字化、自動化工具，如財務(wù)軟件的自動確認和提醒功能，會降低處理效率和準(zhǔn)確性。

（二）缺乏嚴(yán)格的催收制度

企業(yè)往來賬款涉及多個復(fù)雜環(huán)節(jié)，如款項確認、催款通知、跟進溝通等。如果企業(yè)未建立明確的催收流程，那么將導(dǎo)致財務(wù)人員在催收過程中不清楚何時采取何種催收措施，導(dǎo)致效率低下、催收效果不佳，如在欠款人逾期未付款時，若未設(shè)立明確的提醒和催收時間節(jié)點，會延誤回款時間。催收應(yīng)根據(jù)不同欠款人的情況采取不同策略，如友好提醒、電話催收、法律手段等。若企業(yè)未制定相應(yīng)的策略，財務(wù)人員可能無法有效判斷何時采取何種策略，導(dǎo)致催收效果不盡如人意。例如，對一些歷史逾期的大額欠款，財務(wù)人員可能需要采取更加積極的催收措施，如法律起訴，以保護企業(yè)的權(quán)益，若未規(guī)定明確的策略，可能導(dǎo)致錯失最佳時機。企業(yè)缺乏專門的催收團隊或人員，導(dǎo)致催收工作零散、不專業(yè)。催收人員需要具備溝通、協(xié)商和解決糾紛的能力，若由非專業(yè)人員進行催收，可能無法發(fā)揮最佳作用。若企業(yè)有專門的催收團隊，他們可以根據(jù)欠款人的情況制定具體的催收計劃，通過專業(yè)的方式進行催收，能夠提高催收的效率和成功率。

（三）信息不對稱和交流不暢

信息不對稱和交流不暢意味著涉及賬款的各方在信息獲取、共享和交流方面存在不足和不暢的情況，從而影響賬款管理的準(zhǔn)確性和效率。一方面，信息不對稱可能導(dǎo)致賬款情況不清晰。信息不對稱指的是在信息交流過程中，一方擁有更多、更準(zhǔn)確的信息，而另一方缺乏相關(guān)信息的情況。在往來賬款管理中，由于供應(yīng)商或客戶未及時或不完整地提供付款或收款信息，導(dǎo)致企業(yè)對賬款情況的把握不準(zhǔn)確。企業(yè)因為缺乏客戶付款信息而無法迅速更新賬務(wù)，影響資金的周轉(zhuǎn)和財務(wù)決策。另一方面，交流不暢可能導(dǎo)致賬款處理操作不及時，如果企業(yè)內(nèi)外部的溝通渠道不暢通或信息傳遞存在誤差，會導(dǎo)致賬款處理延誤或出錯。例如，財務(wù)部門需要及時了解客戶的付款意向或付款方式，以便調(diào)整企業(yè)的資金計劃，如果信息傳遞不及時或存在誤差，財務(wù)部門可能會做出不準(zhǔn)確的判斷，影響企業(yè)資金的合理運用。此外，信息不對稱和交流不暢也會影響催款和付款的及時性。企業(yè)需要及時了解客戶的付款情況及供應(yīng)商的賬款清償情況，以采取相應(yīng)的催款措施或進行合理的付款安排。信息不對稱或交流不暢，可能導(dǎo)致催款時機的失誤或滯后，進而影響企業(yè)的現(xiàn)金流。

（四）財務(wù)人員能力和工作效率不足

財務(wù)人員能力和工作效率不足，是企業(yè)往來賬款管理存在問題的一個重要原因。這方面的問題涉及技能、培訓(xùn)、工作負荷和使用的工具等多個方面。往來賬款管理需要財務(wù)人員具備較高的財務(wù)分析能力、數(shù)據(jù)處理能力，熟悉財務(wù)法律法規(guī)。財務(wù)人員缺乏必要的技能和知識，會影響他們正確處理賬款事務(wù)、準(zhǔn)確記錄賬務(wù)，如應(yīng)付款項核對不慎，導(dǎo)致漏付或重復(fù)付款。此外，財務(wù)領(lǐng)域的法律法規(guī)也在不斷調(diào)整，若財務(wù)人員的培訓(xùn)滯后或者不及時，可能無法跟上新的法規(guī)要求和財務(wù)工具的使用技巧。例如，在應(yīng)用新型財務(wù)軟件時，財務(wù)人員不了解其功能和操作，會影響賬款信息的準(zhǔn)確記錄和處理。不僅如此，工作負荷過重會導(dǎo)致財務(wù)人員的工作效率不高。財務(wù)人員需要處理大量的賬務(wù)信息，沒有足夠的時間和資源，導(dǎo)致疏忽、錯誤。財務(wù)人員使用的工具或系統(tǒng)不夠高效?，F(xiàn)代的財務(wù)軟件可以極大地提高賬務(wù)處理效率和準(zhǔn)確性，但如果企業(yè)使用的財務(wù)軟件過時、不適用或配置不合理，會影響財務(wù)人員的工作效率和準(zhǔn)確性，如使用不適應(yīng)企業(yè)需求的財務(wù)軟件，財務(wù)人員需要花費更多時間進行手動操作，降低了工作效率。

三、企業(yè)往來賬款管理的改進對策與建議

（一）設(shè)立明確的往來賬款管理流程

改進企業(yè)往來賬款管理的一個至關(guān)重要的舉措是建立明確的賬款收付流程，并明確各環(huán)節(jié)負責(zé)人員。這樣的流程需要涵蓋從應(yīng)收款項和應(yīng)付款項確認開始，到賬務(wù)記錄、核對和審核等各個步驟。例如，對于應(yīng)收款項，應(yīng)在訂單確認后及時進行款項確認，并在系統(tǒng)中進行記錄。在應(yīng)付款項方面，需要規(guī)定供應(yīng)商發(fā)出發(fā)票后應(yīng)在多長時間內(nèi)付款，以及付款時需要怎樣的核對程序。流程的標(biāo)準(zhǔn)化有助于消除混亂，減少錯誤，并提高工作效率。另外，明確負責(zé)人及各環(huán)節(jié)責(zé)任人員至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)明確具體負責(zé)整個賬款收付流程的負責(zé)人，由他們負責(zé)協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)、解決問題，確保整個流程的順暢進行。同時，每個環(huán)節(jié)也應(yīng)有具體責(zé)任人，明確其任務(wù)，如財務(wù)主管負責(zé)整個賬款收付流程，而財務(wù)人員負責(zé)具體的應(yīng)收應(yīng)付款項確認、核對和記錄等。責(zé)任明確可以提高工作效率和準(zhǔn)確性，保證每個環(huán)節(jié)的負責(zé)人明確自己的任務(wù)和要求。

（二）建立有效的往來賬款催收機制

要改進企業(yè)往來賬款管理，建立有效的往來賬款催收機制相當(dāng)關(guān)鍵，可以通過設(shè)計逾期催收流程和制定逾期通知、催收信函范本等方面展開。首先，設(shè)計逾期催收流程是非常重要的。該流程應(yīng)明確定義從賬款逾期開始到催收結(jié)束的各個環(huán)節(jié)，確保每一步都清晰明了。逾期催收流程涵蓋催收觸發(fā)條件、催收策略、催收人員分工、催收頻率等內(nèi)容。例如確定逾期時間節(jié)點，一旦超過這個時間，系統(tǒng)自動觸發(fā)催收流程，財務(wù)人員根據(jù)逾期情況采取相應(yīng)的催收方式，如電話催收、郵件通知等。明確的流程可以避免催收時的混亂，提高催收效率。其次，制定逾期通知和催收信函范本也是必要的。應(yīng)該根據(jù)逾期階段的不同制定范本，包括第一次逾期、第二次逾期等，并且通知或信函內(nèi)容要明確表達逾期事實、應(yīng)付款項、逾期費用等信息，提醒客戶盡快付款，同時給出具體的聯(lián)系方式，便于客戶咨詢和溝通。例如，在第一次逾期時，企業(yè)可以發(fā)送友好的提醒信函，說明逾期情況并提出盡快付款的要求，確保催收信息的一致性和專業(yè)性，減輕財務(wù)人員的工作負擔(dān)，提高催收效率。最后，催收過程中的溝通與協(xié)作也值得重視。財務(wù)團隊內(nèi)部需要高效協(xié)作，及時更新逾期信息，確保每一步的催收都得到跟進。

（三）強化內(nèi)外部信息共享和溝通

強化內(nèi)外部信息共享和溝通，對改進企業(yè)往來賬款管理十分重要。加強內(nèi)部協(xié)作，建立良好的客戶溝通機制，以及倡導(dǎo)信息透明，可以提高賬款管理的效率、準(zhǔn)確性和透明度，為企業(yè)財務(wù)管理奠定堅實基礎(chǔ)。其中，加強內(nèi)部部門之間的協(xié)作是關(guān)鍵。不同部門間的有效協(xié)作可以確保賬款管理的無縫連接。財務(wù)部門需要與銷售、采購和客服等部門密切合作，及時了解訂單、交付和服務(wù)情況，以確保賬款的準(zhǔn)確性。銷售部門在確認訂單時，應(yīng)立即將相關(guān)信息傳達給財務(wù)部門，以便及時更新應(yīng)收款項。部門協(xié)作有助于消除信息不對稱，提高賬款管理的效率和準(zhǔn)確性。與此同時，企業(yè)需要與客戶進行良好的溝通，建立雙向的溝通渠道，使得客戶能夠及時了解付款情況，也能夠及時向企業(yè)反饋問題和需求。企業(yè)可以通過定期發(fā)送對賬單、逾期提醒等方式，保持與客戶的良好溝通，如每月定期向客戶發(fā)送對賬單，明確應(yīng)付款項，并提供付款方式和截止日期，方便客戶及時付款，有助于避免付款誤解和延誤，保持良好的客戶關(guān)系。企業(yè)應(yīng)該通過內(nèi)部會議、培訓(xùn)、外部報告等方式，讓內(nèi)外部的相關(guān)人員了解財務(wù)狀況、付款要求等信息。透明的財務(wù)信息有助于相關(guān)人員了解企業(yè)的財務(wù)狀況，進而更加積極主動地參與往來賬款的管理和催收。

（四）提升財務(wù)人員能力和工作效率

提升財務(wù)人員的能力和效率，組織培訓(xùn)以提高專業(yè)技能是關(guān)鍵。財務(wù)人員應(yīng)不斷更新財務(wù)、法律法規(guī)、相關(guān)軟件使用等方面的知識和技能，以適應(yīng)快速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境。企業(yè)可以組織內(nèi)外部培訓(xùn)課程、研討會或邀請專業(yè)人士進行培訓(xùn)，確保財務(wù)人員具備最新的專業(yè)技能。例如，財務(wù)軟件培訓(xùn)能使財務(wù)人員熟練掌握軟件操作，提高數(shù)據(jù)處理效率。優(yōu)化人員配置是提高效率和工作質(zhì)量的核心所在。企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和規(guī)模合理配置財務(wù)人員，避免人員過多或不足的情況。合理的人員配置可以確保每個崗位的工作量適中，避免負擔(dān)過重或資源浪費，同時充分利用財務(wù)人員的專長，將任務(wù)分配給擅長的人員，提高工作效率和質(zhì)量。比如，有經(jīng)驗的財務(wù)人員可以負責(zé)核對賬務(wù)，而技術(shù)熟練的人員可以負責(zé)數(shù)據(jù)處理。除此之外，企業(yè)還應(yīng)鼓勵財務(wù)人員不斷學(xué)習(xí)，改進工作方式，推動工作流程的創(chuàng)新和提高效率。企業(yè)可以建立獎勵制度，激勵財務(wù)人員提出優(yōu)化方案和改進意見，營造積極向上、創(chuàng)新的工作氛圍，鼓勵財務(wù)人員勇于嘗試新的工作方法和工具，提高工作效率，如采用新的財務(wù)軟件或自動化工具。

四、結(jié)語

綜上所述，改進往來賬款管理機制是企業(yè)必須關(guān)注的重點。明確而高效的賬款管理流程，不僅可以避免欠款高發(fā)、逾期付款和賬務(wù)記錄不準(zhǔn)確等問題，提高財務(wù)工作效率，也能保障財務(wù)的準(zhǔn)確性和實時性，對企業(yè)財務(wù)穩(wěn)健發(fā)展至關(guān)重要。此外，往來賬款管理對企業(yè)的影響不可低估，有效的賬款管理直接關(guān)系到企業(yè)的現(xiàn)金流、盈利能力和資金利用效率，而持續(xù)改進和優(yōu)化賬款管理機制是企業(yè)長期發(fā)展的基礎(chǔ)，不斷改進賬款管理機制可以使企業(yè)更好地應(yīng)對市場變化、降低財務(wù)風(fēng)險、提高運營效率，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供穩(wěn)固支撐，對企業(yè)長遠及穩(wěn)健發(fā)展具有極為重要的意義。