于 瑾

（海南師范大學(xué)檔案館，海南 ?？?571158）

高校實物檔案，主要包括校際交往中獲得的具有紀(jì)念意義和歷史價值的禮品，獲贈的各種有保存意義的題詞、字畫，學(xué)校及部門曾經(jīng)使用的牌匾、部門印章及印模，反映教學(xué)科研成果的獎狀與獎杯，有代表性的教案與教具，以及科學(xué)研究和實驗中的樣品、標(biāo)本和工具設(shè)備等。這些檔案不僅是學(xué)校歷史文化和教學(xué)科研的關(guān)鍵記錄與載體，更是傳承和弘揚學(xué)校精神的核心要素。

1 現(xiàn)實之困：系統(tǒng)內(nèi)與系統(tǒng)外的雙重弱勢地位

1.1 檔案系統(tǒng)內(nèi)實物檔案身份與定義之爭

我國實物檔案的研究呈現(xiàn)出由爭議逐步走向認(rèn)可的發(fā)展歷程。關(guān)于“實物檔案”的提法，檔案界一直存在爭議。爭議的焦點在于“實物檔案”這一概念是否存在?！俺姓J(rèn)實物檔案與否產(chǎn)生兩種截然不同的實踐指導(dǎo)思想，否定論者認(rèn)為承認(rèn)實物檔案會使檔案工作偏離正常軌道?？隙ㄕ撜哒J(rèn)為館室保存的實物是檔案的重要組成部分，收集、保管和提供利用這些實物是檔案部門的工作內(nèi)容之一。”隨著檔案實踐的不斷拓展和檔案職能外延的擴大，實物檔案實際已經(jīng)被納入檔案管理體系的范疇。然而，相較于傳統(tǒng)的文書檔案等類型，實物檔案在受重視程度方面明顯較低。特別是在當(dāng)前檔案信息化、數(shù)據(jù)化等熱門話題的背景下，實物檔案更是處于相對邊緣地位。2022年4月7日國家檔案局發(fā)布了首個有關(guān)實物檔案的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022），其中對實物檔案這樣定義：“國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”，其中“實物檔案包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等”。標(biāo)準(zhǔn)的制定也是檔案管理系統(tǒng)內(nèi)對實物檔案更加重視的表現(xiàn)。

1.2 檔案管理在高校管理體系中的弱勢地位

傳統(tǒng)意義上的檔案工作往往處于行政工作的末端?！皺n案館作為學(xué)校教輔機構(gòu)，相比教學(xué)、科研等學(xué)校核心部門，存在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、投入資源不足等問題，對實物檔案管理更是如此?！本唧w體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.2.1 庫房基礎(chǔ)設(shè)施條件難以滿足要求

隨著高校規(guī)模的持續(xù)擴大和檔案數(shù)量的逐年攀升，原來設(shè)計的庫房存儲容量已無法滿足當(dāng)前需求。眾多高校的檔案室已達(dá)到飽和狀態(tài)，難以為新增的檔案資料提供足夠的存儲空間。實物檔案的保管對環(huán)境還有特定要求，包括溫度、濕度、光照和防塵等。這些問題都可能對實物檔案造成損害，甚至引發(fā)檔案變質(zhì)和毀壞。此外，部分高校在檔案管理過程中缺乏科學(xué)有效的保護措施，如防火、防盜、防塵等，這使得實物檔案的安全性和完整性受到嚴(yán)重威脅。

1.2.2 整理工作無系統(tǒng)詳細(xì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

高校實物檔案特性各異、種類繁多、形態(tài)復(fù)雜、介質(zhì)多樣、大小不一，往往導(dǎo)致分類混亂、查找困難。當(dāng)前，尚未形成統(tǒng)一且詳盡的實物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。各地區(qū)及各單位在進行實物檔案整理時，主要依據(jù)的是《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）和《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008）這兩部規(guī)范。盡管《歸檔文件整理規(guī)則》為文書檔案整理提供了指導(dǎo)性原則和方法，但由于文書檔案與實物檔案在分類、編號、編目等關(guān)鍵環(huán)節(jié)上存在明顯的不同，因此這部規(guī)范無法完全適用于實物檔案整理工作。同樣，《印章檔案整理規(guī)則》雖然對印章檔案整理方法和原則進行了規(guī)定，但其局限性在于僅適用于印章這一特定類別的實物檔案，無法作為指導(dǎo)所有類型實物檔案整理的通用準(zhǔn)則。

1.2.3 信息化發(fā)展水平存在差距

目前在高校實物檔案管理工作中，信息化建設(shè)的步伐尚顯緩慢。許多高校在實物檔案管理方面，依然沿用了傳統(tǒng)的列表條目式管理，數(shù)字化進程明顯滯后，甚至尚未正式啟動。這種傳統(tǒng)的管理方式不僅效率低下，容易引發(fā)錯誤，更不利于檔案的長期保存與便捷查詢。

1.2.4 實物檔案管理人才相對匱乏

高校實物檔案管理需要具備檔案學(xué)、歷史學(xué)、管理學(xué)等多學(xué)科知識的人才。然而，目前很多高校的檔案管理隊伍存在人才匱乏問題。一方面，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，檔案管理崗位往往被視為“邊緣崗位”，難以吸引和留住優(yōu)秀人才；另一方面，由于實物檔案管理工作的專業(yè)性和復(fù)雜性，要求管理人員具備較高的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，但目前很多高校的管理隊伍在知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識等方面存在不足，難以適應(yīng)新形勢下實物檔案管理的需要。

2 發(fā)展之本：以服務(wù)校史和教學(xué)科研為核心

高校實物檔案有著自身鮮明的特點，不僅是歷史的見證，更是學(xué)校精神文化傳承的重要載體，以及教學(xué)科研活動的寶貴資源。高校實物檔案管理工作必須緊緊圍繞兩個核心進行：一是服務(wù)校史，二是服務(wù)教學(xué)科研。

2.1 服務(wù)校史

實物檔案，作為學(xué)校發(fā)展歷史的實物見證，承載著學(xué)校的記憶。高校實物檔案，在很大程度上是校史館陳列的重要素材來源，二者應(yīng)協(xié)同共建。校史館，作為展示學(xué)校歷史的窗口，需要有豐富的展品來呈現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程與重大事件。實物檔案中的各類物品，如早期的教具、學(xué)生作品、?；铡⑿Ｆ斓?，均為校史館陳列的重要素材。這些物品不僅具有歷史價值，更能生動地展現(xiàn)學(xué)校的傳統(tǒng)與特色。相較于實物檔案陳列室，校史館作為學(xué)校對外展示形象的窗口，也更具顯性，更受重視。在實物庫房條件有限的情況下，將較珍貴的實物檔案存放于校史館展示，可為其提供更為安全、科學(xué)的保存環(huán)境。同時，校史館通過定期舉辦展覽、開展交流等方式，能夠提升實物檔案的知名度與影響力，吸引更多人關(guān)注和參與到實物檔案的保護與傳承中。

此外，實物檔案還是校史敘述的重要佐證。它們?yōu)閷W(xué)校歷史提供真實可靠的實物依據(jù)。通過對實物檔案的研究與解讀，能夠更加深入地了解學(xué)校的歷史與文化，更準(zhǔn)確地還原學(xué)校的發(fā)展歷程與重大事件。這些珍貴的實物檔案，如同生動的歷史教科書，有助于更好地傳承與弘揚學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)與精神文化。

2.2 服務(wù)教學(xué)科研

實物檔案對于高校教學(xué)科研同樣具有重要價值。在教學(xué)方面，實物檔案可以作為生動的教學(xué)素材，幫助學(xué)生直觀地了解學(xué)校的歷史與文化，增強學(xué)生對學(xué)校的認(rèn)同感和歸屬感。教師可以利用實物檔案開展案例教學(xué)、情景教學(xué)等多種教學(xué)方式，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和積極性，提升教學(xué)質(zhì)量與效果。同時，實物檔案還可以作為實踐教學(xué)的資源，為學(xué)生提供實地參觀、實踐操作的機會，增強學(xué)生的實踐能力。

在科研方面，實物檔案同樣可以發(fā)揮重要作用。通過對實物檔案的研究與解讀，可以發(fā)現(xiàn)新的歷史信息和文化內(nèi)涵，為學(xué)校歷史和文化研究提供新的視角和思路。此外，實物檔案還可以為其他學(xué)科的研究提供支撐和輔助。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023）的定義，科研文件材料涵蓋了“成果管理等過程中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的信息記錄以及標(biāo)本、樣本等實物”這些檔案中的實物，如實驗標(biāo)本、樣本等，記錄了實驗的每一個關(guān)鍵步驟。通過對這些實物檔案的研究，科研人員可以更加深入地了解實驗的過程和結(jié)果，也可以更加準(zhǔn)確地評估實驗的可重復(fù)性和可靠性。同時，這些實物檔案還可以為科研人員提供寶貴的經(jīng)驗和啟示，有助于他們在未來的研究中避免走彎路，提高研究效率和質(zhì)量。

3 創(chuàng)新之路：信息驅(qū)動多元化深度發(fā)展

為增強實物檔案在學(xué)校整體工作中的顯示度，檔案部門需致力于校史服務(wù)、教學(xué)科研支持等方面的工作，相較單純呼吁學(xué)校加強對檔案工作的關(guān)注，此舉將更具實效性。檔案部門應(yīng)把握一切機遇，如學(xué)校智慧校園建設(shè)、校史館建設(shè)、校慶宣傳等，以精準(zhǔn)提質(zhì)為核心，積極融入信息化建設(shè)潮流，推動信息驅(qū)動的多元化深度發(fā)展。

3.1 加快實物檔案數(shù)字化進程

融入信息時代，加快實物檔案數(shù)字化進程，是提高管理效能和檔案利用價值的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于信息獲取不便和限制，實物檔案利用價值常常受到忽視。通過信息化建設(shè)，將實物檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息在線共享和利用，對于擴大實物檔案信息的受眾范圍、提高實物檔案資源的利用率，以及為學(xué)術(shù)研究、文化傳承和社會發(fā)展提供豐富的素材和參考，具有重要意義。

在實施實物檔案數(shù)字化的過程中，為確保數(shù)字化工作的規(guī)范性和科學(xué)性，整個流程需要遵守《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來開展工作。數(shù)字化工作如需外包的，應(yīng)按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68.1-2020）來執(zhí)行。

檔案分類與評估是實物檔案數(shù)字化的首要任務(wù)。由于高校實物檔案種類繁多，每類檔案都有其獨特的價值和特點，因此在分類時需充分考慮檔案的性質(zhì)、用途和保存價值，以確保分類的科學(xué)性和合理性。同時，對檔案進行全面評估，包括檔案的價值、保存狀況，數(shù)字化需求的輕重緩急等，為后續(xù)數(shù)字化工作提供重要參考。

在選擇數(shù)字化工具和技術(shù)方面，可根據(jù)不同類型的實物檔案數(shù)字化需求，選擇適合的數(shù)字化工具和技術(shù)。目前，高校實物檔案數(shù)字化管理中廣泛應(yīng)用的數(shù)字化工具和技術(shù)包括數(shù)碼相機拍攝、360°全景攝影、掃描、3D虛擬技術(shù)建模等。這些技術(shù)各有特點，能夠滿足不同類型的實物檔案數(shù)字化需求。

在數(shù)字化處理過程中，為確保實物檔案的真實性和完整性，還需要對每件實物進行詳細(xì)地分類和標(biāo)注。利用元數(shù)據(jù)技術(shù)為每個數(shù)字化實物檔案添加描述性信息，如檔案名稱、分類、年代、制作者等，以便用戶快速檢索和了解該實物檔案的基本信息。

另外，還可以利用區(qū)塊鏈等技術(shù)實現(xiàn)實物檔案的數(shù)字化確權(quán)與保護。區(qū)塊鏈技術(shù)以其去中心化、數(shù)據(jù)不可篡改的特性，為實物檔案的真實性和完整性提供了有力保障。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，可以為每一件實物檔案建立唯一的數(shù)字身份，確保其信息的真實性和可信度。同時，區(qū)塊鏈還可以記錄實物檔案流轉(zhuǎn)的全過程，防止檔案被篡改或盜用，保障檔案的安全性和保密性。

3.2 推進實物檔案智能化管理

相較于文書檔案，實物檔案的數(shù)量雖然較少，但其形態(tài)各異、存放地點分散，管理難度相對較大。傳統(tǒng)的檔案管理方式在保護實物檔案、防止散失以及快速查找等方面存在諸多不足。鑒于實物檔案在各類展覽等活動中被頻繁利用的特點，考慮引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以實現(xiàn)檔案智能化管理。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一種通過無線傳感網(wǎng)絡(luò)將各類物品相互連接，實現(xiàn)信息實時傳遞和處理的技術(shù)。具體來說，可以為每一件實物檔案安裝RFID（無線射頻識別）標(biāo)簽，這樣便能迅速識別和定位檔案。當(dāng)需要查找某件實物時，不再需要耗費大量時間和人力去逐一翻找，而是通過對RFID標(biāo)簽快速掃描，系統(tǒng)即可精確鎖定實物的位置。這種管理方式不僅能大幅提升檔案管理效率，減少人為失誤以及實物磨損的可能性，更能確保實物檔案管理的精確性。除了快速識別和定位功能，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還能實時監(jiān)測檔案存儲環(huán)境的各項參數(shù)，如溫度、濕度等，確保實物檔案在適宜的環(huán)境中保存。

3.3 實行深度開發(fā)與多元化利用

實行深度開發(fā)與多元化利用，是實物檔案價值實現(xiàn)的重要途徑。傳統(tǒng)實物檔案管理往往局限于檔案的保存和查詢，而忽視了檔案的開發(fā)和利用。為了充分發(fā)揮實物檔案價值，需要對其進行深度開發(fā)，挖掘其背后的歷史、文化和學(xué)術(shù)價值，并通過多元化的利用方式，使實物檔案資源更好地服務(wù)于學(xué)校歷史文化傳承和教學(xué)科研。

首先，要深入挖掘?qū)嵨餀n案的歷史文化價值。高校實物檔案中蘊含著豐富的歷史文化信息，通過對這些信息的挖掘和整理，可以為人們提供寶貴的歷史資料和文化遺產(chǎn)?？梢酝ㄟ^舉辦展覽、編寫專著、制作紀(jì)錄片等方式，將這些珍貴的歷史文化信息呈現(xiàn)給更多的人，使其得到更好的傳承和發(fā)揚。

其次，要拓展實物檔案的多元化利用途徑。除了傳統(tǒng)的線下利用方式，還可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將實物檔案數(shù)字化，實現(xiàn)線上利用。通過建設(shè)線上實物檔案展覽等方式，使檔案資源能夠更便捷地服務(wù)于廣大用戶。同時，還可以與圖書館、博物館等機構(gòu)合作，實現(xiàn)資源共享和優(yōu)勢互補，提高實物檔案資源的利用率。