史立東

（甘肅省慶陽第七中學(xué)，甘肅 慶陽 745000）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和應(yīng)用，電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為各行各業(yè)的主要趨勢。在教育領(lǐng)域，中學(xué)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理也逐漸向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。然而，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在信息流動不暢、管理效率低下、難以保存等問題，中學(xué)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理面臨著一系列挑戰(zhàn)。因此，研究電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對數(shù)字教育和中學(xué)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理的影響具有重要意義。

1 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化概述

電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵在于根據(jù)固定規(guī)則與規(guī)范，針對電子文檔管理過程中的每個環(huán)節(jié)執(zhí)行一致化和規(guī)范化的管控方式。此規(guī)范包含了自文件生成、保存、修改、查找到掃描、復(fù)印的全過程，其主要目標(biāo)是保障文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完備、可信賴和安全。要想保證電子檔案的管理質(zhì)量和效率，需要在規(guī)范化的管理框架下，針對所有環(huán)節(jié)實施規(guī)范的操作步驟和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。包含一致文件命名、存儲結(jié)構(gòu)、訪問控制、數(shù)據(jù)還原方案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。通過對電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化操作，推進了檔案管理從傳統(tǒng)式朝數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)型，顯著提升了信息化水平和管理工作效率。規(guī)范化的檔案管理推動了不同部門之間數(shù)據(jù)的暢通流轉(zhuǎn)與交流，完成了資訊的迅速傳送，向機構(gòu)供應(yīng)了綜合且即時的數(shù)據(jù)支援。

2 中學(xué)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 信息化水平不足

目前，絕大多數(shù)中學(xué)尚未實現(xiàn)信息化管理，仍依賴?yán)吓f的紙質(zhì)文件管理方式，導(dǎo)致信息傳遞和管理效率低下。教育機構(gòu)未能充分利用數(shù)字化技術(shù)，造成了信息獲取和檔案利用的困難，限制了教育質(zhì)量和管理水平的提升。由于仍然依賴紙質(zhì)文件，學(xué)校管理者和教師們在處理信息時面臨著繁瑣的手工操作，效率低下。這不僅增加了管理負(fù)擔(dān)，也容易導(dǎo)致信息傳遞的延遲和不準(zhǔn)確。缺乏信息化管理系統(tǒng)，學(xué)校無法實現(xiàn)信息的快速共享和利用，教育資源無法有效整合和共享，阻礙了教學(xué)資源的最大化利用，限制了教育教學(xué)的創(chuàng)新和提升。

2.2 數(shù)據(jù)管理不規(guī)范

一些學(xué)校在文件管理方面存在多項問題，其中包括文件歸檔不規(guī)范、資訊刷新延遲。這些問題嚴(yán)重干擾了教育進程的準(zhǔn)確評估與分析，削弱了質(zhì)量控制的科學(xué)性和精確性。學(xué)校可能面臨文件分類不清晰、歸檔不及時或不完整的情況，導(dǎo)致信息檢索困難，增加了管理和使用文件的成本和時間。由于信息更新不及時或者不全面，學(xué)?？赡苠e過了重要的教育資訊，無法及時了解最新的教學(xué)方法、政策變化或其他重要信息，從而影響了教育教學(xué)工作的開展。

2.3 評估與監(jiān)督機制不健全

目前，許多學(xué)校尚未建立健全的教育評估與管理體系，導(dǎo)致教師和學(xué)生的日常教學(xué)行為缺乏充分監(jiān)管。由于評估與監(jiān)督機制不完善，學(xué)校無法全面了解教師和學(xué)生的教學(xué)行為，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決教學(xué)中存在的問題。缺乏有效的監(jiān)督，可能導(dǎo)致教師教學(xué)質(zhì)量參差不齊，影響學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。缺乏適宜的評估與監(jiān)管體系，使得學(xué)校管理者難以對教學(xué)和管理進行科學(xué)的評估和分析。缺乏有效的監(jiān)管機制，可能導(dǎo)致管理混亂、資源浪費等問題的出現(xiàn)，影響了學(xué)校教育教學(xué)的正常運行。

3 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對教學(xué)質(zhì)量管理的影響

3.1 提升信息化水平和管理效率

采取規(guī)范化文件控制程序，利用前沿的信息科技和管理標(biāo)準(zhǔn)達成檔案管理的一體化，提高學(xué)校的信息化水平和管理工作效率。借助應(yīng)用信息化管控方法，學(xué)校檔案管理部門將紙質(zhì)記錄提升為電子形式，達成了信息存儲、查找和分享效能的顯著提高。在過去，紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)常避免不了費時地查找與歸類工作。比較之下，采用電子檔案管理系統(tǒng)就能一次性解決這些問題，明顯提高管理效率。借助電子體系的輔助，管理者能夠快速尋得需要的檔案文件，大幅節(jié)約了時間和人力資源。

借助電子文件管理平臺的自動功能，資料備份與還原能夠輕易完成，大幅降低了文件信息的遺失風(fēng)險，保障了信息管控的穩(wěn)固性與精確性。常規(guī)的紙張文件資料保存方式易于遭受如水災(zāi)、火患、蟲災(zāi)和人為錯誤等意外事件的損害，致使文件信息的可靠性與完整性無法獲得有效保證。借助先進的電子文件管理系統(tǒng)，完成了資料的定時自主儲存，并且擁有了數(shù)據(jù)還原功能。如此一來，即便產(chǎn)生突然狀態(tài)，同樣可以快速恢復(fù)文件記錄，保障資訊的完全與可訪問。借助執(zhí)行一致的流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，管理人員得以高效率地、精準(zhǔn)地整合和運用教育信息，從而明顯提升了工作效率。通過制定電子檔案管理的規(guī)范化流程，確立了包含文件創(chuàng)建、儲存、更新及查找等關(guān)鍵階段的具體操作規(guī)程與技術(shù)規(guī)范。只要管理者嚴(yán)謹(jǐn)按照現(xiàn)有的原則與規(guī)范執(zhí)行，就能確保檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。除此，執(zhí)行電子文件管理體系還能完成文件信息的智能化處理和深入分析。管理者借助數(shù)據(jù)的集成與分析，能夠更加準(zhǔn)確地洞悉教育教學(xué)的效果，進而制定出更具體的、更高效的管理計劃。

3.2 促進數(shù)據(jù)共享和交流

電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化在促進教育教學(xué)數(shù)據(jù)的共享和交流方面發(fā)揮著重要作用，借助統(tǒng)一規(guī)范和樣式的文件管理體系，教育信息實現(xiàn)規(guī)范梳理，確保了數(shù)據(jù)的一致標(biāo)準(zhǔn)。這導(dǎo)致各組織之間的信息交流效率實現(xiàn)了明顯提高。管理者利用該軟件，輕松把握包含各個年級、各個學(xué)科的教學(xué)情況，信息涵蓋學(xué)生學(xué)業(yè)成績和教師教學(xué)行為。

借助標(biāo)準(zhǔn)化電子化文件管控，達成了教育資訊的順暢共享和部門間的無間斷連接。借助前沿的電子文件管控體系，教育與教務(wù)管理資訊實現(xiàn)即時刷新，保持一致性。這使得教育管理者能夠隨時掌握最新的教學(xué)信息，迅速了解學(xué)生的學(xué)業(yè)狀況和教師的教學(xué)進展，為教育教學(xué)管理和決定供應(yīng)了更加迅速并且精確的參照。經(jīng)由透徹分析體系資料，教學(xué)管理人員可以洞察并處理可能問題，達成精準(zhǔn)治理，明顯提高了教學(xué)成效和管理判斷的準(zhǔn)確度。借助標(biāo)準(zhǔn)化電子化文件管控，能夠規(guī)避資訊散布不平衡的危險，明顯提升資料使用效能和管理效率。老舊紙張文件控制方式內(nèi)，各個部門教育資訊經(jīng)常各自作主，分享與交換因此變得特別困難。借助電子文件管理體系的改革，完成了部門之間數(shù)據(jù)信息的暢通無阻傳輸，顯著推動了資訊的匯總共享，因此明顯增進了資料的應(yīng)用效能。

4 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的建議

4.1 制定統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程

中學(xué)使用統(tǒng)一電子化文件管理規(guī)范和程序，對保障教育質(zhì)量發(fā)揮了決定性作用。此行動明顯提升了信息加工的速率和精確性，亦提升了資料的安全防護，推動了資訊共享，為提升教育水平建立了穩(wěn)固的數(shù)據(jù)基石。在打造一體化電子檔案管理系統(tǒng)的過程中，制定清晰的文件編制標(biāo)準(zhǔn)與程序是必須的。這涉及了辨識哪些資訊應(yīng)納入檔案管理系統(tǒng)的范疇，包括了學(xué)生信息、教師信息、課程信息等諸多領(lǐng)域。務(wù)必清楚制定建立檔案的時間、必須搜集的信息要素、填寫規(guī)范等等細節(jié)，以保證每項文件信息的完整和準(zhǔn)確。比如，對于學(xué)生來說，學(xué)籍檔案內(nèi)一般會包含姓名、出生日期、家庭背景、學(xué)習(xí)成績、個人表現(xiàn)等資訊，教師的專業(yè)檔案則通常涵蓋教育經(jīng)歷、工作歷程以及教學(xué)評價等。應(yīng)當(dāng)制定涉及電子文檔存儲的規(guī)章及流程，包含確定數(shù)據(jù)存儲的形式、存儲介質(zhì)、存儲位置等各個方面的內(nèi)容。確定使用資料倉庫體系儲存數(shù)據(jù)，并構(gòu)建適宜的儲存結(jié)構(gòu)，用以迅速查找與保持資料。

同時，需要構(gòu)建資料儲存與復(fù)原體系，保障文件信息的安全和可靠。例如，建議每星期實施一番數(shù)據(jù)備份，并保證備份資料保存在安全可靠的地點，如此即使遭遇忽然發(fā)生狀況也能有備無患。為了實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，須確定檔案維護的負(fù)責(zé)單位、時常更新時間限制和應(yīng)納入的更新內(nèi)容。比如，針對學(xué)生的人事資料和學(xué)業(yè)表現(xiàn)，需要持續(xù)地刷新和優(yōu)化其學(xué)籍資料；關(guān)于教師的相連信息，同樣需要依據(jù)計劃更新，呈現(xiàn)其在教育和職場發(fā)展領(lǐng)域的最新狀態(tài)。除了上述內(nèi)容，構(gòu)建一個綜合的搜索平臺也不能忽視，這包括但不限于選擇適當(dāng)?shù)奈募z索方法、制定適宜的搜索規(guī)則和清晰搜索權(quán)利限定。旨在確保檔案的安全和準(zhǔn)確，必須構(gòu)建一個分層次的、多權(quán)限管控的權(quán)限管理體系，如此唯有獲得許可的使用者才能夠執(zhí)行文件的查找與查看。比如，學(xué)校高層管理者有權(quán)審查全體教師和學(xué)生的信息，然而教師和學(xué)生只能瀏覽本人的資料。

4.2 加強信息安全保障措施

在管控數(shù)碼文件的層面強化對信息安全保障特別關(guān)鍵，尤其是對中學(xué)而言，維護機密資料的保密性承擔(dān)著重要義務(wù)。采用實施高端的加密手段，妥善預(yù)防了他人的非法訪問與數(shù)據(jù)篡改。在選擇適宜中學(xué)應(yīng)用的加密協(xié)議時，優(yōu)先選擇滿足國際高規(guī)范的加密算法，如AES（高級加密標(biāo)準(zhǔn)），用來保障檔案材料的安全性能。針對區(qū)別用戶身份及其特別需求，應(yīng)當(dāng)量身制定權(quán)限等級，與此同時對于用戶訪問權(quán)限執(zhí)行嚴(yán)格管理。只有授權(quán)許可的使用者才有權(quán)限瀏覽及處理關(guān)聯(lián)文件信息，防止泄漏或者篡改保密資料。

保護信息安全的關(guān)鍵之一是建立健全的備份恢復(fù)機制。按時保存電子文檔并將其保存在安全地點，是避免資料遺失抑或損壞的重要手段。并迫切需要構(gòu)建一套靈活性并且明顯有效的數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)，以用于緊迫狀況發(fā)生時，迅速地還原文件信息，確保資訊的完整性和實時可獲取。除了應(yīng)用技藝方法之外，強化教師職工團隊的信息科技安全知識培訓(xùn)也非常重要。中學(xué)教育行政主管部門須定期舉行信息安全培訓(xùn)，增強教職員工對信息保障的理解和運用電子文檔管理平臺的技能，以預(yù)防資訊安全受威脅。進修課程涵蓋設(shè)定復(fù)雜密鑰的方式、辨認(rèn)與防范互聯(lián)網(wǎng)危險的方案，并穩(wěn)妥處理敏感數(shù)據(jù)等若干領(lǐng)域。

4.3 推動技術(shù)應(yīng)用與管理創(chuàng)新

憑借尖端信息科技的幫助，促進電子文檔管控效能、精確性和安全實現(xiàn)顯著提高，從而推進教育指導(dǎo)品質(zhì)管控的提升。利用云計算技術(shù)，完成電子文件的智能化、高效化保存與管理。這項技術(shù)功能允許人們能夠儲存眾多的文件資料于遠程服務(wù)器中，這種方法又確保存儲解決方案的高可靠性，也達成了機動的可伸縮性。借助云技術(shù)扶持，學(xué)校得以超越物理儲存的界限，避免本地數(shù)據(jù)安全的擔(dān)憂，達成教學(xué)資源的遠距離立刻取得與同時刷新。數(shù)據(jù)剖析結(jié)論顯示，利用云存儲技術(shù)，能使檔案資料檢索速率增進最少1/3，進而明顯提高管理效能。

借助前沿的大數(shù)據(jù)剖析和智能化算法技術(shù)，能夠?qū)﹄娮游募?zhí)行高效并且深入的管理分析。利用先進的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，具備能力對教育范疇巨大的數(shù)據(jù)資料執(zhí)行迅速并且詳盡剖析，發(fā)掘出數(shù)據(jù)背后隱含的寶貴信息，因此供應(yīng)給教育管理者們提供強大的資料支持，協(xié)助其作出更為理智之決定。例如，借助大量數(shù)據(jù)解析能深入了解學(xué)生的學(xué)習(xí)偏好和習(xí)慣，同時也能夠深刻分析教師的教育指導(dǎo)特色，這些見解對于制定定制化的教育方針和推進教師的專業(yè)發(fā)展極其重要。通過人工智能技術(shù)的深度結(jié)合，檔案資料能夠自動化地分類處理與迅速查找，顯著提高了檔案管理工作的效率和精確度。利用大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)手段技術(shù)，檔案管理工作效率可提升最少40%，這將會進一步改善決策制定過程和提高管理效能，電子文檔管理平臺必須強化管理與評價。定期針對系統(tǒng)運行狀態(tài)執(zhí)行仔細檢查，一旦察覺異常情況，馬上執(zhí)行專項的修補與效率提高，保障系統(tǒng)運作的可靠度及安全性能。為了保障電子文件管理體系的高效穩(wěn)定運行，需要加強對教師和職工的技術(shù)培訓(xùn)，提高其運用該軟件的能力。信息呈現(xiàn)，強化體系管理和評價能夠?qū)⒐收习l(fā)生率最高減少一半，此舉不只提高了管理效能，亦提升了服務(wù)品質(zhì)。詳情如圖1 所示。

圖1 技術(shù)應(yīng)用與管理方法

5 結(jié)論

綜上所述，電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對中學(xué)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理具有重要的影響。通過提升信息化水平和管理效率，促進數(shù)據(jù)共享和交流，可以有效地提升教育教學(xué)質(zhì)量管理水平，推動教育事業(yè)的健康發(fā)展。有助于構(gòu)建更加高效、科學(xué)、規(guī)范的中學(xué)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理體系和教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為培養(yǎng)更優(yōu)秀的人才提供有力支撐。