趙姣云

摘要：檔案管理工作不管是內(nèi)容上還是項(xiàng)目上，都更繁瑣紛雜，但因?yàn)槠鋵κ聵I(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有重要影響作用，因此必須要引起重視，并以當(dāng)下人力資源檔案管理工作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步優(yōu)化提升。近幾年，社會(huì)發(fā)展迅速，各項(xiàng)技術(shù)層出不窮，檔案管理工作的方式也已摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，發(fā)展為現(xiàn)代化管理方式，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。內(nèi)容、模式的轉(zhuǎn)變，促使事業(yè)單位人力資源檔案管理工作要訂立一套全新的制度、策略，以確保檔案管理工作朝著新方向穩(wěn)定健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；大數(shù)據(jù)；人力資源檔案管理創(chuàng)新

中圖分類號：F24文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.07.042

全面深化改革的不斷加深，令事業(yè)單位人力資源以及檔案管理制度建設(shè)等難度、挑戰(zhàn)度不斷加大，對此要引起重視。尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需著重對人力資源檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。對人力資源檔案來說，主要是記載、管理個(gè)人有關(guān)的信息情況，如入職背景、崗位、工作能力等，是事業(yè)單位各項(xiàng)人事調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)。所以緊抓機(jī)遇，對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位人力資源檔案管理中的應(yīng)用意義

1.1改善事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式

傳統(tǒng)人力資源檔案管理工作中，普遍存在工作效率不高的問題，無法實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨調(diào)隨取，但在大數(shù)據(jù)技術(shù)引入和應(yīng)用后，通過信息技術(shù)足以規(guī)避和遏制這類狀況的發(fā)生，推動(dòng)人力資源檔案管理工作更為創(chuàng)新化、科技化。通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)及技術(shù)的運(yùn)用，人力資源檔案管理工作中可更多地采用電子檔案，從而降低傳統(tǒng)檔案資料毀損、丟失等現(xiàn)象。與此同時(shí)，事業(yè)單位依據(jù)發(fā)展實(shí)況，訂立新的、可操性強(qiáng)的人力資源檔案管理工作模式、制度等，也能進(jìn)一步提高檔案資源管理的安全性和質(zhì)量性。

1.2提高檔案管理工作的效率

事業(yè)單位中人力資源檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，可為相關(guān)部門或者領(lǐng)導(dǎo)層提供更便捷、更全面的人事資源檔案，運(yùn)用起來更得心應(yīng)手，從而間接提高工作效率。事業(yè)單位人力資源檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化、科技化后，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是普通員工，想要翻閱其中的檔案資料，完全可以憑借網(wǎng)絡(luò)渠道、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來達(dá)成目標(biāo)，且查找、翻閱效率更高、更具針對性。相較于人工檢索更加省時(shí)省力。節(jié)約下來的時(shí)間、精力等可用于其他工作事項(xiàng)，不斷提高各項(xiàng)工作質(zhì)量的同時(shí)，也大大降低人力資源檔案的投入額。

1.3促進(jìn)人力資源管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，眾所周知是對單位內(nèi)部全部員工的工作情況、能力狀況、獎(jiǎng)罰情況、變動(dòng)情況等予以記錄保存，必然是真實(shí)全面的，這既是人力資源管理工作的一部分，又能為人力資源其他工作提供必要的參考依據(jù)，比如以此為基制定針對性強(qiáng)的培訓(xùn)、考核、晉升方案，最大化挖掘每位員工潛能和創(chuàng)造，充分發(fā)揮人力資源價(jià)值，把每位員工都安排到適合的崗位、工作項(xiàng)目中，從而極大地調(diào)動(dòng)員工內(nèi)在積極性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作穩(wěn)步、高效發(fā)展。

2大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新發(fā)展方向

2.1由傳統(tǒng)到現(xiàn)代管理理念的創(chuàng)新

眾所周知，思想決定行為，有思路才能有出路，所有工作事項(xiàng)的發(fā)展與推進(jìn)都離不開理念的轉(zhuǎn)變與革新。事業(yè)單位人力資源檔案管理也是如此。從20世紀(jì)以來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展加速，西方各種優(yōu)秀文化、理念等不斷涌入，帶來全新的沖擊和碰撞。人力資源管理部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展具體狀況，在變革中積極學(xué)習(xí)、謹(jǐn)慎借鑒，摒棄傳統(tǒng)人事管理理念，建立現(xiàn)代化人力資源管理理念，充分意識到人力資源檔案管理的重要性和創(chuàng)新的價(jià)值性，秉承以人為本理念，加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度，建立良性化競爭機(jī)制，確保人員能進(jìn)能出、干部能上能下、待遇能高能低，為人事檔案管理人員提供必要的發(fā)展機(jī)會(huì)、晉升路徑，以此來調(diào)動(dòng)人員的內(nèi)在積極性。

2.2由幕后到臺(tái)前發(fā)展方向的創(chuàng)新

人力資源管理工作隨著時(shí)代的變遷而不斷改變，傳統(tǒng)理念中，人力資源管理主要是對員工考勤、招聘、薪酬、考核等多方面內(nèi)容加以管理和把控，屬于組織單位的后勤部門，尤其是檔案管理人員，更是事業(yè)單位后勤中的幕后人員。但隨著改革開放程度的加深，事業(yè)單位運(yùn)營理念也產(chǎn)生重大變化，人力資源管理的重要性越發(fā)凸顯出來，成為一個(gè)獨(dú)立化的部門，以人為本、人力資源競爭力是企業(yè)發(fā)展核心競爭力等理念也陸續(xù)被認(rèn)可，在這些轉(zhuǎn)變趨勢下，人力資源管理模式也有了較大的突破。人力資源管理圍繞著人才評測、薪酬激勵(lì)、績效考核等展開優(yōu)化與調(diào)整。21世紀(jì)全球化速度加快，企事業(yè)單位所處的外部環(huán)境越來越復(fù)雜，人力資源管理的前瞻性、戰(zhàn)略性特征越來越重要。相應(yīng)的從業(yè)人員定位也逐漸轉(zhuǎn)變，從之前的幕后轉(zhuǎn)為臺(tái)前，人力資源管理不再是默默無聞地實(shí)干就行，而需要走出去推銷自己、推銷企業(yè)，人力資源檔案管理工作也不再是往常的繁瑣、復(fù)雜的資料整理、保存，而是要與企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，為其提供必要的人力資源支撐，同時(shí)要多了解政策、行業(yè)法規(guī)、同行發(fā)展水平等情況，以實(shí)現(xiàn)自我的不斷升級。

3大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新策略

3.1優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制

新的時(shí)代背景下，必須要優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制，建立現(xiàn)代化科學(xué)化檔案管理制度，推動(dòng)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作朝著信息化、規(guī)范化方向改變，具體工作中，可從如下幾點(diǎn)展開，第一，不斷強(qiáng)化事業(yè)單位人力資源檔案保管空間管理的制度建設(shè)，要更多地聚焦于人力資源紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間濕度和溫度的把控與調(diào)節(jié)，聯(lián)系管理制度的完善、獎(jiǎng)懲機(jī)制要求等，遏制空間內(nèi)部出現(xiàn)蟲霉、明火等問題，防止發(fā)生事故，以環(huán)境的管控來強(qiáng)化人力資源檔案的安全性。第二，通過先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對被損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)還原。第三，全面發(fā)揮信息技術(shù)作用性，以大數(shù)據(jù)理念為指導(dǎo)，加快事業(yè)單位人力資源檔案管理工作模式的創(chuàng)新。第四，重視檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)設(shè)、檔案信息資源安全性的保障等，可適度地引入數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)，比如身份證、防火墻、權(quán)限設(shè)置等，建立系統(tǒng)回訪制度，規(guī)避人力資源檔案泄漏、被篡改、丟失等現(xiàn)象。

此外，還要不斷調(diào)整優(yōu)化事業(yè)單位人力資源檔案管理制度，重點(diǎn)學(xué)習(xí)和參考中共中央辦公廳頒布的 《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案如何歸檔、內(nèi)容如何管理、審核標(biāo)準(zhǔn)、收集歸檔范疇設(shè)定、人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)、管理方案等詳加學(xué)習(xí)，全面了解。為了最大化調(diào)動(dòng)管理工作者的主觀能動(dòng)性，還可以建立責(zé)任制、考核制等，通過對管理工作者的工作成績、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范狀況予以進(jìn)一步約束和把控，保障人力資源檔案管理機(jī)制在內(nèi)部的高效、科學(xué)化踐行。

3.2推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化建設(shè)是新的時(shí)代背景下事業(yè)單位人力資源管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇。具體來說，要秉承問題導(dǎo)向的理念，不斷反思、總結(jié)、歸納傳統(tǒng)檔案管理工作的不足和問題，加快人事檔案信息化建設(shè)，著重攻克人事檔案在硬件建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、人才培育、局域網(wǎng)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)完善等方面的難題，推動(dòng)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。與此同時(shí)，要加大投入力度，增加軟硬件設(shè)施設(shè)備的數(shù)量，比如增設(shè)各種檔案管理硬軟件設(shè)備，像平板掃描儀、高清掃描儀、人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件等，并進(jìn)一步形成檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，推進(jìn)檔案錄入的數(shù)字化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化、電子化，加快人力資源檔案管理工作的提質(zhì)升級。

3.3更新管理思想和管理方法

首先，人力資源檔案管理的更新。新形勢下，事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作中要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思想，更新理念認(rèn)知，充分意識到大數(shù)據(jù)、科技等對人力資源檔案管理的重要影響和價(jià)值。具體工作中，有關(guān)管理工作者可采取大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等對人力資源檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)狀分析、問題深挖，聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展需求作出一定的調(diào)整和優(yōu)化。與此同時(shí)，要在大數(shù)據(jù)理念指導(dǎo)下，訂立更為科學(xué)、規(guī)范、可行的人力資源發(fā)展方案，從而為事業(yè)單位人才招聘、培養(yǎng)等工作提供指導(dǎo)。

其次，人力資源檔案管理方式的革新。為了進(jìn)一步增強(qiáng)管理質(zhì)量，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作要朝著規(guī)范、信息、科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變，比如實(shí)行集中管理。通過人力資源檔案管理中心的建立與不斷完善，來確保人力資源檔案存放、管理工作在未來數(shù)十年都能有條不紊開展?？梢栽跈n案室中增設(shè)一些智能設(shè)備設(shè)施，用于防蟲、防高溫、防盜、防潮、防塵、防霉、防有害氣體等。嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案查借閱系統(tǒng)要求，開展進(jìn)出庫管控，施行一人一碼管理法，建立檔案查借閱、預(yù)約等機(jī)制，或者人力資源檔案信息管理微信群，大大提升檔案管理質(zhì)量。嚴(yán)格踐行檔案分類管理制度，定崗定責(zé)，提升檔案的常態(tài)化管理水平。最后，還要定期對管轄內(nèi)的人力資源檔案信息予以全方位地抽查、核實(shí)。對當(dāng)下的人力資源檔案予以科學(xué)化梳理，對比人才現(xiàn)狀資料信息，不斷補(bǔ)充完善，保證現(xiàn)有人力資源檔案的真實(shí)、全面，對其中存在的錯(cuò)誤、缺漏等及時(shí)修訂，以提升人力資源檔案的規(guī)范性、科學(xué)性。

3.4組建優(yōu)質(zhì)的管理人才隊(duì)伍

人力資源檔案是極為寶貴的信息資源，要管理好、運(yùn)用好人力資源檔案，才能更好地開發(fā)、挖掘、調(diào)動(dòng)人力資源，新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變認(rèn)知，重視并加快建立高素質(zhì)、高水平管理人才團(tuán)隊(duì)，比如對外引進(jìn)優(yōu)秀人才、對內(nèi)部人才進(jìn)行挖掘、定期組織培訓(xùn)活動(dòng)等。在培訓(xùn)活動(dòng)中，有關(guān)部門和工作人員要遵循三項(xiàng)原則，其一，提升站位，提高做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的責(zé)任心，其二是善于抓重點(diǎn)，確立具體的培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式等，確保培訓(xùn)成效。其三是通過研學(xué)結(jié)合方式，推動(dòng)培訓(xùn)工作獲得更理想的效果。通過培訓(xùn)活動(dòng)的組織與開展，一方面給予員工更多提升、充電機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)自我水平的穩(wěn)步提高，另一方面也是對內(nèi)部人員素質(zhì)、潛能的一個(gè)挖掘和考察。培訓(xùn)中，所有參與培訓(xùn)的人員都要抓住此次機(jī)會(huì)，通過理論聯(lián)系實(shí)際的方式，不斷汲取營養(yǎng)，提高體悟，爭取理論、實(shí)踐雙提升，實(shí)現(xiàn)自我個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，也為事業(yè)單位人事檔案管理工作作出更多貢獻(xiàn)。

具體的培訓(xùn)內(nèi)容中，一方面要增強(qiáng)人力資源檔案管理工作人員的素養(yǎng)、水平，另一方面要重視對其學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，提高其對時(shí)政熱點(diǎn)、行業(yè)政策的關(guān)注度，因?yàn)闄n案管理工作本質(zhì)上既具有政策性特征，又具有業(yè)務(wù)性特征，所以提升檔案管理技能也要從這兩點(diǎn)著手，從而培養(yǎng)合格的、獨(dú)立專職的人事檔案管理人員，促使人力資源檔案管理工作的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

3.5建立人力資源檔案管理系統(tǒng)

新形勢下，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作必然要朝著信息化升級轉(zhuǎn)變，因此創(chuàng)建人力資源檔案管理系統(tǒng)勢在必行。該項(xiàng)工作要聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展需求以及當(dāng)前狀況，設(shè)立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，并安排相關(guān)人員增強(qiáng)監(jiān)管。事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人力資源檔案需逐步數(shù)字化轉(zhuǎn)變，以電子檔案方式儲(chǔ)存于數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)。而為了最大化減少工作量，同時(shí)保障檔案數(shù)字化的精準(zhǔn)、全面，可通過掃描來完成紙質(zhì)文檔的轉(zhuǎn)化，在此基礎(chǔ)上不斷豐富人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。需要注意的是，紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，并不意味著紙質(zhì)檔案管理的松懈化，依舊要有相應(yīng)的人員把控好紙質(zhì)檔案出入庫，以防紙質(zhì)檔案被泄漏、丟失等，從而為人力資源電子檔案的管理和使用做好后盾。

此外，還需對人力資源檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行定期更新、檢查核實(shí)，防止信息出現(xiàn)滯后、缺漏等，提高信息資源的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，讓人力資源檔案信息化充分發(fā)揮作用，而非流于形式化，自源頭處杜絕檔案內(nèi)容被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，減少人力資源檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率，推動(dòng)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化、科學(xué)化方向發(fā)展。

4結(jié)語

總而言之，信息時(shí)代形勢下，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)給各行業(yè)都帶來了全新變革，同時(shí)也提出更高的要求。人力資源檔案管理也不例外，想要最大化發(fā)揮其作用，為事業(yè)單位各項(xiàng)人力資源管理工作提供依據(jù)，必須要不斷完善健全管理機(jī)制，加快信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，創(chuàng)新管理方式，組建專業(yè)高水平的管理團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)人力資源檔案朝著規(guī)范化、信息化方向轉(zhuǎn)變，既符合時(shí)代發(fā)展需求，又能促進(jìn)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

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