廖燕

摘 要：信息化發(fā)展是當前人類社會的主要發(fā)展趨勢，在信息化背景下提升和改進醫(yī)院的各方面管理制度是非常必要的。建設工程檔案管理是一項非常復雜的工作，對醫(yī)院建設工程的發(fā)展產(chǎn)生了關鍵性影響。文章探討了信息化背景下建設工程檔案管理質(zhì)量提升路徑的相關內(nèi)容，嘗試提出建設工程檔案管理質(zhì)量的提升路徑，旨在為醫(yī)院建設工程的信息化建設提供參考。

關鍵詞：信息化；建設工程；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

信息技術的發(fā)展給醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設帶來了新發(fā)展機遇的同時，也帶來了一些挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院建設工程需要隨著時代的發(fā)展改革與創(chuàng)新，將醫(yī)院檔案管理與信息技術相結(jié)合，從而推動醫(yī)院建筑工程管理的順利開展。

一、建設工程檔案管理信息化建設的相關介紹

建設工程檔案管理信息化建設指的是我國工程建設單位需要按照國家檔案管理的具體要求，對本單位的工程檔案通過實施技術化和信息化建設，能夠最大限度地提升醫(yī)院對各建設工程檔案資料的利用率，提高醫(yī)院建設工程檔案資料的應用效果，為醫(yī)院的發(fā)展提供新的動力支持。建設工程檔案管理信息化需要從全方位的角度出發(fā)，通過加大對檔案管理的信息化建設力度提升醫(yī)院的管理效果，符合新時代現(xiàn)代建筑工程領域的發(fā)展要求，在實際的工作中具有極高的可行性與建設性。

1.建設工程檔案管理信息化建設展現(xiàn)出極高的改革性

將先進的信息技術引入建設工程管理中，將其與醫(yī)院的檔案管理工作相結(jié)合，通過改革檔案管理工作實現(xiàn)提升檔案信息管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。一方面，要優(yōu)化檔案管理流程；另一方面，要促進醫(yī)院檔案管理形式的改革與創(chuàng)新。同時，醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設能夠有效彌補在傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問題和漏洞，使醫(yī)院建設工程檔案管理工作實現(xiàn)與時俱進，為檔案管理工作的開展提供新的推動力。

2.建設工程檔案管理信息化建設具有顯著的時效性

由于醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設需要長期的過程，具有較高的復雜性，因此，需要有先進的信息技術作為強有力的建設后盾。在新時代背景下，信息技術的研發(fā)已經(jīng)進入高速發(fā)展階段，醫(yī)院建設工程在開展檔案管理信息化建設過程中，需要及時更新和優(yōu)化檔案管理相關的軟件和硬件設備設施，使其能夠長期保持在穩(wěn)定的工作狀態(tài)，并發(fā)揮出穩(wěn)定的作用。與此同時，醫(yī)院建設工程要根據(jù)科技的發(fā)展水平和醫(yī)院管理的需求定期升級檔案管理系統(tǒng)，使本醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)能夠與時俱進，符合時代的發(fā)展需求。醫(yī)院建設工程要定期為檔案管理相關設備設施展開檢修和維護，提高設備的實效性和長期性，有助于醫(yī)院建設工程檔案管理實現(xiàn)高質(zhì)量信息化發(fā)展。

二、信息化時代為建設工程檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

1.信息化時代為建設工程檔案管理帶來的機遇

將信息技術引入醫(yī)院建設工程檔案管理中，能夠促進醫(yī)院建設工程檔案管理理念和模式的改革。第一，能夠提升醫(yī)院工程檔案信息檢索的速度，為醫(yī)院的日常運營提供更多的便利。信息技術可以將原有的紙質(zhì)檔案資料變?yōu)殡娮訖n案資料，并將其存儲在檔案數(shù)據(jù)庫中，醫(yī)院領導和建設工程檔案管理人員要想實現(xiàn)檔案信息的調(diào)閱，只需要登錄系統(tǒng)即可，有效減少了查閱檔案信息花費的時間，不僅提高了檔案信息的工作效率，還降低了工作人員的勞動強度，提高了工作效率；第二，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院建設工程檔案管理的規(guī)范化開展。在傳統(tǒng)的醫(yī)院建筑工程檔案管理中，由于各種原因造成檔案資料丟失或者是檔案歸檔不規(guī)范，降低了檔案資源的利用率，資料查閱者需要花費一定的時間和精力才能獲得所需的資料信息。醫(yī)院檔案管理工作人員需要花費大量的時間和精力整理檔案資料，在提取檔案信息時還需要花費一些時間查找檔案資料，降低了醫(yī)院的工作效率。在信息化背景下，信息技術的應用能夠有效解決這個問題，通過對醫(yī)院建設工程檔案管理實施信息化建設，并在醫(yī)院創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)，制定嚴格、詳細的檔案管理制度，并記錄檔案調(diào)取、查看和更改等內(nèi)容，大幅提高了檔案管理和使用的規(guī)范性，有助于提高本醫(yī)院的工作效率；第三，能夠提高醫(yī)院檔案管理水平。隨著信息技術的應用，醫(yī)院建設工程檔案管理人員在日常工作中要按照規(guī)范要求開展各項工作，推動醫(yī)院建設工程的發(fā)展。

2.信息化時代給建設工程檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

在信息化背景下，信息技術為建設工程檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。第一，在信息化背景下，醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設模式與傳統(tǒng)管理模式之間出現(xiàn)了一定的沖突。傳統(tǒng)的醫(yī)院建設工程檔案管理模式具有很強的科學性與穩(wěn)定性，但是，在信息化建設中，傳統(tǒng)的醫(yī)院建設工程檔案管理模式的應用弊端開始顯露，如封閉性強以及主動性不佳等，在一定條件下阻礙了檔案管理信息化進程；第二，在新時代背景下，信息技術的高速發(fā)展對檔案管理的內(nèi)容、方式以及管理標準有了新的要求，只有積極更新與改革才能實現(xiàn)與時俱進；第三，在信息化背景下，醫(yī)院建設工程促使檔案管理人員要不斷提高自身的信息素養(yǎng)和專業(yè)能力，能夠熟練掌握相關的信息技術應用方法，具備一定的信息素養(yǎng)。但在實際的工作中，部分醫(yī)院建設工程檔案管理人員在信息素養(yǎng)和信息技術應用能力方面與實際的工作要求有一定差距，使得醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設受到一定程度的限制。

三、信息化背景下建設工程檔案管理存在的問題

1.建設工程檔案管理人員過分依賴信息系統(tǒng)軟件

在信息化背景下，將信息技術引入醫(yī)院建設工程檔案管理工作中，發(fā)揮出重要的應用價值。很多醫(yī)院建設工程在開展檔案管理中會應用計算機系統(tǒng)，這種現(xiàn)代化檔案工作方式能夠最大限度地減少檔案管理人員的工作量，雖然提升了檔案資料的查閱速度，但個別檔案管理人員過于依賴系統(tǒng)軟件，離開醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)就無法正常開展工作。例如，在開展檔案管理工作中出現(xiàn)操作不當或者遇到停電，檔案管理軟件和系統(tǒng)無法正常運行使用，如果錄入的信息資料沒有保存就會造成信息資料丟失，制約了醫(yī)院檔案管理的工作效率。

2.醫(yī)院建設工程檔案管理信息化工作體系不夠完善

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國部分醫(yī)院建設工程檔案管理人員大多為兼職，在實際工作中并未高度重視檔案管理工作的優(yōu)化與改革，在醫(yī)院建設工程檔案分配時會遇到很多問題和困難，不能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。就目前而言，雖然很多醫(yī)院將信息技術引入建設工程檔案管理工作中，但依然有些檔案管理人員僅僅對電子檔案實施加密和保存處理，容易造成檔案信息的不完整。同時，個別醫(yī)院建設工程檔案管理人員對檔案管理的認識不全面，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設進程。

3.醫(yī)院建設工程檔案管理原始數(shù)據(jù)缺乏準確性

在新時代背景下，雖然很多醫(yī)院已經(jīng)開始實施現(xiàn)代化的建設工程檔案管理模式，但整體的管理效果并不理想。這是因為有些檔案管理人員在具體的工作中依然沿用傳統(tǒng)檔案管理方式，在輸入和記錄原始檔案數(shù)據(jù)時依然利用手動錄入的方式，降低了醫(yī)院建設工程檔案管理的工作效率。若醫(yī)院檔案管理人員在輸入原始檔案數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤，很容易給建設施工帶來經(jīng)濟損失。除此之外，若醫(yī)院建設工程檔案管理人員未將各項數(shù)據(jù)備份，一旦數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題或故障，極易造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失，造成檔案信息不全，會對醫(yī)院的建設施工產(chǎn)生負面影響，降低了醫(yī)院信息化檔案管理的功效。

四、建設工程檔案管理的提升路徑

1.增強醫(yī)院建設工程檔案管理的現(xiàn)代化意識

醫(yī)院建設工程檔案管理是醫(yī)院日常運營的重要組成部分，能夠直接反映建設工程的質(zhì)量情況，醫(yī)院建設工程領導可以通過查閱項目檔案內(nèi)容了解建筑施工的安全性與可靠性。為了提高醫(yī)院電子信息檔案管理系統(tǒng)工作的有效性，應提高醫(yī)院建設工程在日常工作中的現(xiàn)代化管理，積極推進數(shù)字化、信息化建設，通過優(yōu)化和創(chuàng)新探索新的檔案管理模式，推動醫(yī)院建設工程的順利開展。

2.樹立檔案信息化管理的安全意識

科技的發(fā)展促使信息技術呈現(xiàn)高速發(fā)展狀態(tài)，為醫(yī)院建設工程檔案管理提供了強大的技術支持，實現(xiàn)了醫(yī)院建設工程檔案管理的便捷化、科技化發(fā)展，提升了醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量，對醫(yī)院建設工程實施改革與優(yōu)化提供了助力。由于信息技術具有明顯的不確定性，因而，在信息化背景下建設工程檔案管理不可避免地會遇到一些風險隱患。當前，有些醫(yī)院建設工程檔案管理在開展信息化建設中并未對檔案信息的安全性與機密性給予高度重視，造成檔案內(nèi)容丟失或被泄露，給醫(yī)院建設工程造成經(jīng)濟損失和負面影響。針對這個問題，醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設過程中要對部分檔案加密設置，利用相關技術提高檔案的安全性與可靠性，加強醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設的力度。同時，要注重對紙質(zhì)檔案文件的保管力度，做好日常維護工作，推進醫(yī)院檔案管理健康開展。

3.加強信息技術的應用

應從醫(yī)院建設工程檔案管理需求入手，在實際的工作中明確信息技術的應用目標。在知識管理方面，醫(yī)院建設工程檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術提升醫(yī)院隱性知識的管理力度，轉(zhuǎn)變這些隱性知識的顯性化和可視化。在管理質(zhì)量方面，檔案管理人員要加強信息技術的應用，利用信息技術對各檔案管理環(huán)節(jié)開展精細化管理，從而提升醫(yī)院建設工程檔案管理的工作質(zhì)量。例如，在信息歸納和檢索環(huán)節(jié)中，利用信息挖掘技術和分析技術促使信息檢索更加具有智能化和科學化。

4.拓展檔案管理的維度

若想達成拓展檔案管理維度目標，可以利用信息技術拓展檔案管理的應用范疇。第一，在建立檔案信息管理體系過程中需要結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況，與其他部門的工作相結(jié)合，實現(xiàn)有效的銜接，以便在醫(yī)院內(nèi)部形成檔案數(shù)據(jù)信息的收集與整理流程；第二，醫(yī)院建設工程檔案管理要充分發(fā)揮自動化技術、大數(shù)據(jù)技術等各種信息技術的作用，促使檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化和規(guī)律化管理。在檔案管理的各環(huán)節(jié)中，工作人員要做好數(shù)據(jù)信息的歸納、儲存以及分類等工作，促使檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)有效整合；第三，構(gòu)建、優(yōu)化和完善檔案管理機制，利用各項先進的信息技術縮減檔案管理的步驟和流程。一方面，能夠提升管理的有效性；另一方面，能夠提升管理的工作效率。此外，還需要注意處理好傳統(tǒng)檔案管理和信息化建設之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用，推動醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設進程。

5.實現(xiàn)醫(yī)院建設工程檔案信息資源共享

（1）實施規(guī)范化和系統(tǒng)化的建設方法

要想實現(xiàn)醫(yī)院建設工程檔案信息資源共享，就需要加強檔案管理信息化的發(fā)展力度。第一，實現(xiàn)系統(tǒng)自動歸檔。在實際的醫(yī)院建設工程檔案管理中可以將信息技術和檔案管理的歸檔工作相結(jié)合，建立統(tǒng)一的歸檔格式和流程，將檔案內(nèi)容輸入歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的自動歸檔；第二，形成完備的資料數(shù)據(jù)庫。將歸檔好的醫(yī)院建設工程數(shù)據(jù)資料保存在數(shù)據(jù)庫中，使其與信息化建設產(chǎn)生較高的一致性，推動醫(yī)院建設工程檔案資源共享；第三，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。在醫(yī)院建設工程檔案管理信息系統(tǒng)中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索，可以在信息系統(tǒng)中標明檔案資料的存放處，推進醫(yī)院檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。

（2）實施科學、合理的管理方法

信息技術的發(fā)展為醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設提供了很多的技術支持，促進檔案管理方法的改革與創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的進程。信息技術的發(fā)展不僅為醫(yī)院檔案管理帶來很大的便利，還給不法分子提供了違法途徑，他們利用非法手段竊取醫(yī)院建設工程檔案資料，降低了醫(yī)院檔案資料的保密性，可能出現(xiàn)檔案內(nèi)容被泄露等情況，甚至帶來一定的經(jīng)濟損失。為了提升檔案信息的安全性，在醫(yī)院建設工程檔案管理信息化建設中必須對重要檔案資料加密處理，提升檔案管理的安全性，并加大對紙質(zhì)建筑檔案管理的力度，提高醫(yī)院建設工程檔案管理的科學性與可行性。

（3）轉(zhuǎn)變管理工作模式

醫(yī)院建設工程檔案管理人員應通過不斷的學習，增強檔案管理信息化意識，轉(zhuǎn)變工作理念，推動醫(yī)院建設工程檔案管理的進一步開展。還要積極引入先進的管理理念，實施先進的管理方式，一方面，要加強醫(yī)院建設工程檔案管理人員的工作意識，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和信息技術的應用能力；另一方面，要為檔案管理人員提供更多的培訓機會，實現(xiàn)其專業(yè)化發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，在信息技術高速發(fā)展的背景下，醫(yī)院建設工程檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化發(fā)展是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。在新的時代背景下，醫(yī)院領導應重視檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理的信息化和智能化水平，提升檔案工作的整體服務質(zhì)量。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院