杜海艦

（中海油能源發(fā)展股份有限公司上海工程技術(shù)分公司，上海 200335）

在各項社會活動中，檔案具有憑證、參考的作用，并含有一定的經(jīng)濟(jì)價值與社會價值，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度也逐漸引起人們重視。如今，以大數(shù)據(jù)為主要技術(shù)的信息化時代興起，并逐步應(yīng)用到各行各業(yè)中，檔案涉及范圍廣、內(nèi)容豐富復(fù)雜、載體多元化，沿用傳統(tǒng)的技術(shù)已無法滿足各方面需求，收集不充分、管理不規(guī)范、開發(fā)不深入、利用不廣泛已成為檔案管理工作中的痛點與難點。利用技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)高效管理、深度開發(fā)利用已成為大勢所趨，這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)同志順應(yīng)時代發(fā)展，遵循管理規(guī)律，強(qiáng)化工作模式，多方下手提升管理規(guī)范化水平，才可最終推動檔案管理全流程提質(zhì)增效。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化綜述

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是指按照相關(guān)業(yè)務(wù)流程中的標(biāo)準(zhǔn)，妥善完成各項工作，可利用人工智能技術(shù)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則的制定，使其能夠在同一制度的約束下實現(xiàn)資源管控，增強(qiáng)工作效率及質(zhì)量，這是一個動態(tài)化的過程，需要立足實際不斷完善。

1.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵

對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，在宏觀視域下涉及管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)細(xì)則、流程內(nèi)容的制定，并根據(jù)實際情況獲取反饋信息。在微觀視域下則是根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理各環(huán)節(jié)及流程細(xì)節(jié)實施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、合理化的管理與控制，以求達(dá)到綜合效果最優(yōu)化。這就需要遵循三個原則，一是統(tǒng)一性，標(biāo)準(zhǔn)化要求各項政策、制度、方案、細(xì)則高度統(tǒng)一，并做到相互關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容上相互協(xié)調(diào)，整體做到系統(tǒng)性。例如國家制定的《檔案著錄規(guī)則》與《文獻(xiàn)著錄總則》《國家標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)告隸（總則）》等，均為檔案管理提供了相關(guān)技術(shù)與理論支撐。二是適時性原則，在推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化過程中，相關(guān)單位要根據(jù)實際發(fā)展情況與客觀需求，不斷優(yōu)化改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)制度文件，使其能夠與時俱進(jìn)，避免與實踐脫節(jié)而造成人力物力浪費。三是繼承性，在未來科學(xué)技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用過程中，勢必需要及時修改相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化制度準(zhǔn)則，在此過程中要遵循繼承性法則，綜合考慮原有標(biāo)準(zhǔn)的中心思想，避免思想偏離而造成工作執(zhí)行落實困難。

1.2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，一是促進(jìn)整體行業(yè)高速發(fā)展，當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，在檔案管理中引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已成為大勢所趨，健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有利于技術(shù)的深度應(yīng)用及現(xiàn)代化建設(shè)的實現(xiàn)，使得檔案信息化管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、符合要求，形成相互統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的發(fā)展局面，提高工作質(zhì)效的同時也防止檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、技術(shù)應(yīng)用不到位的現(xiàn)象。二是提高管理科學(xué)性，提升檔案管理的科學(xué)性與合理性，彰顯其工作價值及有效性，構(gòu)建科學(xué)化管控體系最為關(guān)鍵，通過制定強(qiáng)有力檔案全流程管理規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、技術(shù)應(yīng)用、安全保障，從而使檔案管理工作有章可循、順利推進(jìn)，助力實現(xiàn)管理的高效化、辦法的合理化、技術(shù)的現(xiàn)代化與思想的前沿化。三是優(yōu)化管理效率及質(zhì)量，與傳統(tǒng)人工管理、手動查詢的模式不同，通過構(gòu)建檔案信息化管理利用平臺，利用計算機(jī)終端與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可使管理員與利用者快速定位并調(diào)取所需信息，加強(qiáng)檔案調(diào)取的便利性、快捷性，提高檔案利用率的同時充分發(fā)揮了檔案的利用價值，節(jié)省了大量的人力物力資源。與此同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存模式，一定程度上減少了檔案信息因自然因素遭到破壞、丟失、泄露，降低了檔案丟失的風(fēng)險，保障了檔案管理工作的穩(wěn)定性，進(jìn)行實現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與開發(fā)利用面臨的問題

雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理工作帶來了極大便利，但是在實際工作開展過程中仍然在思想上、制度上、技術(shù)上、人員上存在多種問題，再加上領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員對檔案工作的關(guān)注度不夠，使得業(yè)務(wù)開展水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求。

2.1 檔案管理重視程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)

對于大多企事業(yè)單位而言，上至領(lǐng)導(dǎo)者下至工作人員，對于檔案工作缺乏較為深入的認(rèn)知，標(biāo)準(zhǔn)化意識淡薄，甚至將其歸類為后勤保障性質(zhì)的業(yè)務(wù)，工作重點始終難以向檔案行業(yè)傾斜，創(chuàng)新性與拓展力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在檔案管理工作過程中出現(xiàn)懈怠的情況，業(yè)務(wù)流程重點側(cè)重于收集、歸檔、存放，忽視了高效管理與廣泛開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案資料使用價值不高。

2.2 檔案管理體系有待進(jìn)一步完善

在大多機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，“檔案工作邊緣化”的思想較為嚴(yán)重，從而導(dǎo)致在體制建設(shè)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)制定等方面存在不健全的問題，整體缺乏良好的規(guī)劃。一是部分管理人員認(rèn)為檔案管理等同于資料的收集與保存，無需進(jìn)行過多的約束便可順利完成工作，沒有認(rèn)識到時代與社會的改變對檔案工作的影響，檔案管理滯后性較為嚴(yán)重。二是大多機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚未設(shè)置檔案管理業(yè)務(wù)科室，相關(guān)工作由辦公室或者人事科人員兼職負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)上存在盲區(qū)和空白區(qū)，且容易出現(xiàn)任務(wù)分工不清晰、職能職責(zé)不明確等問題，使得檔案管理較為混亂，實效性差。

2.3 檔案管理干部隊伍有待進(jìn)一步培養(yǎng)

檔案管理是一項綜合性的工作，業(yè)務(wù)水平的高低與管理工作的質(zhì)量與管理人員密不可分，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作而言，目前面臨的最大問題是檔案管理干部隊伍不專業(yè)，高素質(zhì)人才嚴(yán)重缺乏。一方面對外人才引進(jìn)力度不夠，沒有按照發(fā)展需求與崗位漏洞面向社會招聘既了解現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用，又對檔案管理有獨到見解的專業(yè)性人才，使得現(xiàn)有干部隊伍結(jié)構(gòu)年齡較大、學(xué)歷不高、流動性較強(qiáng)、缺乏完善專業(yè)理論知識體系，思維理念陳舊，對新鮮事物接受能力差，難以將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作較好地結(jié)合，使得檔案管理的信息化建設(shè)開展的難度和阻力變大。另一方面在于培養(yǎng)力度不夠，沒有制定科學(xué)合理的干部人才培養(yǎng)方案，日常工作中開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及理論教學(xué)活動較少，造成干部隊伍綜合素質(zhì)長期無法得到提升，不利于長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4 檔案管理系統(tǒng)平臺有待進(jìn)一步優(yōu)化

檔案信息化是未來發(fā)展的主流趨勢，但是大多機(jī)關(guān)單位仍然存在不到位不充分的問題，主要表現(xiàn)為一是信息化意識不夠，相關(guān)管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式影響較為嚴(yán)重，認(rèn)為無需投入大量的人力物力財力去開展工作，依然采用紙質(zhì)檔案管理、人工手動查詢作業(yè)的單一枯燥模式，隨著檔案復(fù)雜度及數(shù)量的提升，不僅工作效率低，而且也容易因為人為因素出現(xiàn)差錯。甚至部分單位已開展檔案信息化工作，管理人員也無從下手，造成資源浪費。二是技術(shù)應(yīng)用不到位，在檔案資源管理利用平臺建設(shè)初期，相關(guān)負(fù)責(zé)同志沒有結(jié)合自身工作需求選擇針對性較強(qiáng)的技術(shù)，使得投資回報率降低，并未為檔案管理工作帶來較大便利，進(jìn)而嚴(yán)重制約了相關(guān)工作的高質(zhì)量開展。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與開發(fā)利用未來優(yōu)化路徑

目前在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理面臨著種種困境，但是隨著數(shù)字中國等政策的推進(jìn)以及技術(shù)的不斷更新升級，在整體行業(yè)內(nèi)已存在較為成熟的檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理模式可供參考，這就需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要全面分析自身存在問題，積極開展調(diào)查研究，全面探索適合發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理開發(fā)利用路徑，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)高水平發(fā)展。

3.1 提高標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理意識

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，要做到及時更新檔案管理工作理念，充分彰顯檔案資源潛在價值，為整體工作取得更好效益。一是在單位日常工作開展過程中，要定期開展檔案管理工作專題會議，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)示范作用，并引導(dǎo)全體員工加強(qiáng)對檔案工作的重視程度，同時要有效利用微信公眾平臺、網(wǎng)站、展板等方式，線上線下相結(jié)合開展宣傳教育活動，將國家政策文件、時代發(fā)展趨勢、檔案管理知識、實際管理技能、對外服務(wù)意義進(jìn)行深入講解，從而推動全體人員秉承科學(xué)管理理念，遵循檔案工作流程，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢。二是要推動檔案信息化管理意識的提升，鼓勵員工轉(zhuǎn)變工作理念，增強(qiáng)自身素質(zhì)，突破固有傳統(tǒng)的檔案管理思維，同時要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工工作，針對單位庫房現(xiàn)存檔案進(jìn)行全面梳理分類，去除無意義、重復(fù)文件，并按照利用率、修復(fù)難度等因素確定優(yōu)先級，分批次進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)而建立較為完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

3.2 提高科學(xué)化檔案管理體系

一是在領(lǐng)導(dǎo)層面，相關(guān)單位要明確檔案管理主體責(zé)任，在上層設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組或者工作專班，在下層設(shè)置業(yè)務(wù)科室，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督人員、科室負(fù)責(zé)人員、管理人員，規(guī)范每個人在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作中的責(zé)任與義務(wù)，也要引導(dǎo)全體人員配合檔案科室開展檔案收集歸檔工作，從而形成全員參與，協(xié)同構(gòu)建的格局。同時領(lǐng)導(dǎo)小組要負(fù)責(zé)制度標(biāo)準(zhǔn)文件的起草、日常管理工作的監(jiān)督、上級部門的工作要求、國家政策的具體落實等任務(wù)，確保規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化實施規(guī)定、實施方案、實施細(xì)則等措施的落地執(zhí)行。二是在制度層面，領(lǐng)導(dǎo)小組要與檔案業(yè)務(wù)科室進(jìn)行深度研究，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T93—2022）《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58-2014）等國家檔案局及相關(guān)單位頒布的政策文件，結(jié)合實際工作中情況，在收集整理、分類著錄、開發(fā)利用等角度制定相應(yīng)制度文件，形成科學(xué)合理、規(guī)范完善的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，切實防止檔案管理工作因為管理不善造成資料丟失、數(shù)據(jù)損壞等問題，穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、工作順利開展。

3.3 提高專業(yè)化干部隊伍水平

夯實干部隊伍基礎(chǔ)，提升人員專業(yè)素質(zhì)，構(gòu)建一支專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬并具有良好信息素養(yǎng)的檔案管理隊伍，是加快大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程的重中之重。作為機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者，一要加大人才引進(jìn)力度，優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)，通過定向招聘、遴選考選等方式，面向高等院校、科研院所、公司、人力資源中心等機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員選拔，提高門檻高度，優(yōu)先錄取既懂得檔案管理技能，了解大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，同時給予檔案管理人才合理的福利待遇、良好的激勵機(jī)制與上升空間，引才的同時做到留住人才。二是加大人才培養(yǎng)力度，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者要根據(jù)實際發(fā)展需求與業(yè)務(wù)開展存在問題，面向全體檔案管理人員開展后期繼續(xù)教育活動，采用技能比武、理論研學(xué)、專家授課、實訓(xùn)進(jìn)修等方式及時更新理論知識及實踐技能，完善其知識結(jié)構(gòu)，確保其能夠運用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

3.4 提高現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用

一是要大力推廣檔案信息化技術(shù)，實現(xiàn)管理方法和模式上的創(chuàng)新，營造適合發(fā)展的氛圍。部門單位要劃撥檔案信息化專項資金，加大財政投入力度用于技術(shù)的應(yīng)用及硬件的采購，加強(qiáng)檔案管理形式提檔升級。二是要搭建自動化和數(shù)字化的檔案管理利用一體化平臺，領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要積極順應(yīng)時代潮流，全面調(diào)研行業(yè)發(fā)展情況，結(jié)合自身工作需求合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)在線歸檔、目錄生成、全文檢索、智能分類、關(guān)鍵信息提取等功能，對檔案管理全流程各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效把控，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字資源體系建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案所具備的憑證與參考作用，能夠為單位與社會帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益，在這種情況下更需要相關(guān)單位掙脫傳統(tǒng)檔案管理觀念束縛，全面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化改革，大力推動檔案管理信息化現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)揮價值，進(jìn)而為建設(shè)新時代美麗中國畫卷貢獻(xiàn)“檔案力量”。