王娜

摘要：隨著時代的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為趨勢。檔案數(shù)字化不僅可以提高檔案管理的效率和精度，也提供了更好的安全保障和便捷性。檔案數(shù)字化信息服務(wù)具有便捷、快速、高效的優(yōu)勢，數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和知識化是其顯著特點。當前檔案數(shù)字化信息服務(wù)建設(shè)，應(yīng)借助技術(shù)和工具載體，協(xié)同推進檔案數(shù)字化信息服務(wù)標準建設(shè)，打造檔案信息服務(wù)價值空間。在實踐中，檔案數(shù)字化信息服務(wù)包含從前端介入，到信息咨詢、公開，以及數(shù)字檔案展覽服務(wù)等多方面。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息服務(wù)；數(shù)據(jù)化；價值空間；共享服務(wù)

引言

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展加速了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。新時期，為了更好地體現(xiàn)檔案信息價值，應(yīng)重點在檔案數(shù)字化信息服務(wù)方面下功夫。明確檔案數(shù)字化服務(wù)特點，找到契合人民群眾和其他主體對于檔案多元化和個性化訴求切入點，構(gòu)建檔案數(shù)字化信息服務(wù)架構(gòu)，提升檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量和水平。

一、檔案數(shù)字化信息服務(wù)的特點

檔案數(shù)字化信息服務(wù)是檔案服務(wù)新趨勢，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)與檔案服務(wù)的深度融合，不僅充分展現(xiàn)出了檔案信息價值，也使檔案服務(wù)手段和方式出現(xiàn)了新的特征，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）數(shù)字化特點

數(shù)字信息技術(shù)與檔案服務(wù)的深度融合，實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案服務(wù)向現(xiàn)代數(shù)字化檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案數(shù)字化服務(wù)體現(xiàn)出了創(chuàng)新、動態(tài)、開放、高效等特征。創(chuàng)新是指數(shù)字檔案以不同載體和形式快速傳播[1]。動態(tài)性體現(xiàn)出了檔案信息能夠被隨時記錄管理和利用。開放性體現(xiàn)出數(shù)字檔案能夠為更多主體提供服務(wù)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息更大范圍共享。高效是指在數(shù)字檔案服務(wù)過程中改變了傳統(tǒng)面對面的檔案服務(wù)方式，借助數(shù)字化技術(shù)提升了檔案利用效率。

（二）數(shù)據(jù)化特點

借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，檔案管理部門擁有的檔案信息資源越來越龐大。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)資源進行組織、管理、整合。當前現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作和服務(wù)工作的深度融合，使檔案服務(wù)呈現(xiàn)出了數(shù)據(jù)化特征。一方面，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)Σ煌问降母黝悪n案資源按照一定的技術(shù)標準進行轉(zhuǎn)化，存儲到數(shù)據(jù)庫之中，有效克服檔案分散管理的弊端，提升了檔案利用效率。另一方面，通過檔案數(shù)據(jù)庫管理能夠更好地實現(xiàn)前端控制和后端服務(wù)，大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，解決了非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的存儲和數(shù)據(jù)挖掘問題，通過檔案數(shù)據(jù)化能夠使檔案知識“量化”，為不同主體提供更為豐富的數(shù)據(jù)檔案服務(wù)。

（三）知識化特點

信息時代背景下，電子檔案規(guī)模越來越大，檔案管理部門在檔案管理和檔案服務(wù)過程中需要適應(yīng)時代變化。當前廣大人民群眾對檔案服務(wù)知識化訴求越來越強烈，相應(yīng)的檔案管理部門在檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中也應(yīng)將知識化作為突破口和落腳點[2]。檔案管理部門通過檔案的知識化利用，更好地契合了不同用戶對檔案知識的多元化訴求，借助新媒體技術(shù)和多媒體平臺可以實現(xiàn)檔案知識的分享和傳播。檔案的知識化利用是檔案管理部提升檔案服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案知識增值的關(guān)鍵。正是由于檔案知識價值的存在，才體現(xiàn)出了檔案的有用性和可用性。在檔案知識被利用之前，檔案價值被埋沒。通過對檔案的知識化利用可以最大化地將檔案知識運用到人類社會實踐之中，發(fā)揮檔案數(shù)字化服務(wù)的社會價值、經(jīng)濟價值和文化價值。

二、檔案數(shù)字化信息服務(wù)的架構(gòu)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，要求檔案管理部門在檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中要對自身架構(gòu)進行升級，借助技術(shù)和工具形成更為多元化的檔案數(shù)字化服務(wù)載體。通過大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，構(gòu)建數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，結(jié)合不同用戶需求形成多元價值空間，完善檔案服務(wù)標準，更好地發(fā)揮檔案數(shù)字化信息服務(wù)的特殊價值。

（一）技術(shù)和工具支撐下的信息服務(wù)載體

檔案數(shù)字化信息服務(wù)依賴于基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字工具和各種信息技術(shù)。這些技術(shù)和工具的出現(xiàn)使檔案數(shù)字化信息服務(wù)變得更靈活。特別是電子檔案的出現(xiàn)深刻改變了檔案管理部門檔案服務(wù)載體。電子計算機的廣泛應(yīng)用成為電子檔案處理的主要工具，數(shù)據(jù)處理技術(shù)為電子檔案管理和存儲提供了技術(shù)支撐[3]。新媒體平臺的出現(xiàn)為電子檔案服務(wù)提供了更為多元化的渠道，可視化技術(shù)為電子檔案服務(wù)提供了更多感官體驗。這些技術(shù)、工具的運用使電子檔案信息服務(wù)載體變得更為多元，不僅為電子檔案信息服務(wù)提供了必要條件，也使電子檔案信息服務(wù)質(zhì)量得到了有效提升，能夠更好地滿足不同主體對檔案數(shù)字化服務(wù)的個性化訴求。

（二）檔案數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)形成多元價值空間

從檔案數(shù)字化信息服務(wù)整個生命周期看，需要將檔案變成數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)變成信息，最后傳導(dǎo)給服務(wù)主體，服務(wù)主體將檔案信息進行內(nèi)化，最終成為知識，形成智慧。從整個流程看，數(shù)據(jù)是檔案信息服務(wù)的最重要載體，最終要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)向智慧轉(zhuǎn)型，而智慧能夠為人們解決某些問題提供方式和思路。當前我們處于一個萬物互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)社會，檔案數(shù)據(jù)是檔案數(shù)字化信息服務(wù)的基本元素，其生存空間既獨立，又與其他空間緊密相連。檔案數(shù)據(jù)的獨立性體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)管理可以自成體系。檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性是指檔案數(shù)據(jù)與其他數(shù)據(jù)，特別是用戶數(shù)據(jù)能夠相互作用、相互影響。數(shù)據(jù)與人之間的關(guān)聯(lián)性能夠使人產(chǎn)生創(chuàng)造力，數(shù)據(jù)與人的多樣化需求關(guān)系為檔案數(shù)據(jù)多元化價值的實現(xiàn)提供了重要前提。一方面，通過檔案管理部門與用戶之間的合作，能夠更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值。另一方面，檔案數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)跨界服務(wù)，包含但不限于“產(chǎn)業(yè)界限”“學(xué)科界限”“平臺界限”，通過跨界服務(wù)能夠支持不同主體的實踐創(chuàng)新。

（三）檔案信息服務(wù)需求轉(zhuǎn)變下的檔案服務(wù)標準

檔案用戶需求是檔案數(shù)字化信息服務(wù)的源頭，當前廣大人民群眾對檔案數(shù)字化信息服務(wù)的需求出現(xiàn)了新的變化，相應(yīng)也需要檔案管理部門及時地調(diào)整檔案數(shù)字化信息服務(wù)標準。傳統(tǒng)檔案服務(wù)主要以紙質(zhì)服務(wù)為主，在服務(wù)過程中不同部門、不同行業(yè)、不同主體對檔案服務(wù)要求不盡相同，因此檔案管理部門針對不同檔案主體進行服務(wù)制定的標準也不統(tǒng)一，特別是在技術(shù)標準上存在著明顯差異，這些差異化標準對后期檔案數(shù)字化信息服務(wù)，特別是共享服務(wù)產(chǎn)生了制約。因此，新形勢下，要想進一步提升檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量就必須與多元化主體共同建立共享服務(wù)標準，明確檔案數(shù)字化信息服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)標準。通過構(gòu)建一個標準框架，保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量。

三、檔案數(shù)字化信息服務(wù)的實踐

當前檔案管理部門獲得的檔案數(shù)據(jù)類型也越來越多樣化，數(shù)據(jù)格式越來越復(fù)雜化。在推進檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中，要充分認識到當前面臨的諸多困難，主動地引進現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)對海量檔案數(shù)據(jù)采集、挖掘、篩選、分析，實現(xiàn)對重要檔案信息數(shù)據(jù)的合理利用，最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的使用價值。

（一）提供檔案查詢服務(wù)和在線咨詢服務(wù)

當前各級檔案管理部門在政府支持之下都形成了各具特色的門戶網(wǎng)站，這些門戶網(wǎng)站完全可以為人民群眾和不同主體提供信息服務(wù)。例如上海、北京等地區(qū)檔案管理部門均為用戶提供了在線查檔服務(wù)。在線查檔服務(wù)十分便捷，檢索窗口直接關(guān)聯(lián)檔案管理部門大數(shù)據(jù)庫，只要是數(shù)據(jù)庫公開的檔案信息，完全可以通過檢索窗口進行查閱，通過在線查詢能夠直接獲取相關(guān)檔案信息[4]。即使不能獲取相關(guān)檔案信息，還有在線咨詢服務(wù)，與服務(wù)人員進行溝通，就能夠獲得相關(guān)意見，甚至可以直接調(diào)取相關(guān)檔案信息滿足用戶的檔案信息查詢需求。

（二）提供檔案信息公開服務(wù)

為了更好地展現(xiàn)檔案管理部門檔案數(shù)字化信息服務(wù)的全面性，檔案管理部門有必要在“專業(yè)性”方面下功夫。對檔案館的館藏資源進行系統(tǒng)整合、開發(fā)，對能夠向社會公開的檔案信息要堅持“應(yīng)公開、盡公開”原則。將其上傳到大數(shù)據(jù)庫供廣大市民查詢閱覽。同時檔案管理部門還應(yīng)該注重檔案理論研究，將檔案研究理論成果面向社會公開，及時更新檔案專業(yè)動態(tài)，讓廣大人民群眾對檔案管理部門的檔案數(shù)字化信息服務(wù)有更多了解。

（三）提供線上檔案展覽服務(wù)

有條件的檔案管理部門還應(yīng)該利用檔案管理部門管藏資源豐富的有利優(yōu)勢，開展多種形式的線上展覽服務(wù)。通過打造線上數(shù)字展覽廳，以地方檔案為主、以區(qū)性檔案介紹為輔。形成圖片、視頻、動畫等多種形式的檔案展覽。讓檔案文化“活”起來、“動”起來，通過打造虛擬實景展廳，讓廣大人民群眾能夠在沉浸式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中了解本地區(qū)的風(fēng)土人情、地域文化以及與本地區(qū)改革開放相關(guān)的各種圖片、視頻。構(gòu)成內(nèi)容豐富，層次鮮明，具有邏輯感的檔案展覽服務(wù)體系，更好地展現(xiàn)新時期檔案數(shù)字化信息服務(wù)的特殊價值。

四、檔案數(shù)字化信息服務(wù)的保障措施

數(shù)字時代背景下，企業(yè)在檔案數(shù)字化信息服務(wù)方面獲得了更多元化的技術(shù)支持，同時也能夠為不同主體提供更有針對性的數(shù)字化檔案信息服務(wù)，進一步提升了檔案信息的利用價值。為確保檔案數(shù)字化信息服務(wù)順利進行，有必要完善保障措施。一方面，要將檔案數(shù)字化信息服務(wù)作為企業(yè)戰(zhàn)略加以落實，并給予充分重視，圍繞檔案數(shù)字化信息服務(wù)存在的具體問題形成有針對性的解決措施和方案。另一方面，要為檔案數(shù)字化信息服務(wù)提供必要的資金支持和人才保障。只有持續(xù)的提供資金支持，檔案數(shù)字化信息服務(wù)才能夠獲得新技術(shù)；只有完善人才保障，才能夠為檔案數(shù)字化信息服務(wù)提供高素質(zhì)的人才，進而提升檔案數(shù)字化信息服務(wù)質(zhì)量。

（一）重視頂層設(shè)計，確保數(shù)字化信息服務(wù)體系高效運行

領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認識到數(shù)字化信息服務(wù)的戰(zhàn)略意義，為其提供充足的資源和支持，并建立健全的管理機制，以確保數(shù)字化服務(wù)項目能夠順利推進。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須充分認識到檔案數(shù)字化信息服務(wù)的戰(zhàn)略意義和價值。數(shù)字化時代，信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，而檔案是企業(yè)寶貴的知識和智慧積累。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將檔案數(shù)字化信息服務(wù)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略中，予以高度重視。其次，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該為檔案數(shù)字化信息服務(wù)提供充足的資源支持，包含人力、物力、財力支持，確保數(shù)字化服務(wù)的順利進行。為了確保決策能夠落地實施，領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)建立健全檔案數(shù)字化信息服務(wù)管理機制，制定明確的決策流程和執(zhí)行計劃，確保數(shù)字化服務(wù)項目能夠有序推進。

（二）納入企業(yè)預(yù)算，確保數(shù)字化信息服務(wù)能夠獲得持續(xù)資金投入

只有確保持續(xù)的資金投入，才能保障數(shù)字化信息服務(wù)的順利進行。首先，將數(shù)字化信息服務(wù)所需要的資金納入企業(yè)預(yù)算。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該認識到數(shù)字化信息服務(wù)對于企業(yè)發(fā)展的重要性，明確其戰(zhàn)略地位和長遠價值，對其所需要的資金，將其納入企業(yè)的預(yù)算規(guī)劃中。新時期，隨著企業(yè)數(shù)字化信息服務(wù)的不斷推進，需要不斷的引進新技術(shù)、更新設(shè)備、挖掘人才，在這一過程中都需要大量的資金投入，如果企業(yè)在數(shù)字化信息服務(wù)過程中只注重了前期投入，后期資金不到位，勢必會影響設(shè)備技術(shù)更新速度，也很難引進優(yōu)秀人才。因此，無論是從其發(fā)展角度看，還是提升數(shù)字化信息服務(wù)角度看，都應(yīng)為數(shù)字化信息服務(wù)提供足夠的資金支持，更好地滿足數(shù)字化信息服務(wù)的各項需求，激發(fā)工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，實現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式創(chuàng)新。

（三）培養(yǎng)專業(yè)團隊，為檔案數(shù)字化信息服務(wù)提供智力支持

企業(yè)應(yīng)重視數(shù)字化信息服務(wù)團隊的建設(shè)，培養(yǎng)一支專業(yè)化的團隊，以提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化信息服務(wù)。首先，重視內(nèi)部培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)圍繞數(shù)字化信息化服務(wù)具體需求，對現(xiàn)有檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，包括數(shù)字化處理技術(shù)、信息管理知識等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的實際情況進行量身定制，使其能夠掌握相關(guān)技能，并將所掌握的技術(shù)運用到檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作之中。其次，要對外引進人才。企業(yè)可以面向社會積極招聘有經(jīng)驗、有專業(yè)知識的專業(yè)人才，為團隊注入新鮮血液。同時，要為數(shù)字化信息服務(wù)團隊提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展機會。團隊成員在舒適的工作環(huán)境下，會迸發(fā)出更強的創(chuàng)造力，更好的解決檔案數(shù)字化信息服務(wù)過程中出現(xiàn)的各種問題。此外，企業(yè)也要提供晉升機會，激勵團隊成員不斷進步，從而提高數(shù)字化信息服務(wù)效率。

結(jié)語

總之，檔案管理部門應(yīng)主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將檔案數(shù)字化信息服務(wù)作為提升服務(wù)質(zhì)量的重要方面。管理部門應(yīng)抓住檔案事業(yè)發(fā)展的機遇期，按照“站位要高，服務(wù)要好，思路要清晰”要求，切實增強檔案管理部門的服務(wù)能力和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。并嚴格按照“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求，加快推進檔案數(shù)字化、信息化進程，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的有效整合，不斷對服務(wù)手段和服務(wù)方式進行優(yōu)化，助力經(jīng)濟社會發(fā)展，滿足廣大人民群眾的多元化檔案信息需求。

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[4]林偉宏.檔案工作數(shù)字化改革應(yīng)用場景研究[J].浙江檔案，2021，（12）：44-46.

（作者單位：中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)分公司）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）