吳凡媛

摘要：檔案資料中所記錄內(nèi)容非常詳細(xì)，單位在開(kāi)展各項(xiàng)工作中，這些資料都是非常重要的依據(jù)，其所發(fā)揮的作用是不可替代的。當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域規(guī)?；l(fā)展，每天都有大量的資料產(chǎn)生，導(dǎo)致歸檔處理工作日益繁重，因此造成一些問(wèn)題，這就需要將數(shù)字技術(shù)合理應(yīng)用，保證檔案管理規(guī)范運(yùn)行，資料真實(shí)、完整，對(duì)各項(xiàng)工作順利展開(kāi)起到一定的促進(jìn)作用，本論文著重于研究檔案管理數(shù)字化的有效策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字技術(shù)；工作思考

引言

檔案管理部門(mén)在開(kāi)展工作的過(guò)程中，對(duì)于資料經(jīng)過(guò)處理之后還要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，保證檔案管理質(zhì)量。進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，能夠促進(jìn)單位維持穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)，這也是對(duì)用戶(hù)需求充分滿(mǎn)足的途徑。檔案管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理中，將數(shù)字技術(shù)與檔案管理充分結(jié)合，檔案管理人員要端正態(tài)度，認(rèn)真履行職責(zé)，才能將這項(xiàng)工作的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

一、數(shù)字化檔案管理工作的價(jià)值

數(shù)字化檔案管理工作所具備的價(jià)值主要體現(xiàn)為三個(gè)方面，即保護(hù)檔案原件、節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、檔案管理成本降低，具體如下：

（一）保護(hù)檔案原件

其一，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以保存多個(gè)副本，使用便利不需要多次重復(fù)使用紙質(zhì)檔案，檔案原件得以有效保護(hù)。

其二，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)多年之后，字跡逐漸模糊，或者紙質(zhì)變質(zhì)、污損，導(dǎo)致自己以及圖像無(wú)法清晰辨認(rèn)，數(shù)字化檔案則可以避免這種現(xiàn)象發(fā)生，保證檔案信息的完整性。

其三，數(shù)字化檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)修復(fù)紙質(zhì)圖片檔案，防止紙質(zhì)圖片檔案隨著時(shí)間的推移而老化，導(dǎo)致信息失真[1]。

（二）節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要大量空間存儲(chǔ)，管理工作中，人力成本增加。當(dāng)數(shù)字檔案管理使用先進(jìn)數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)，可以加快工程效率，保證質(zhì)量，存儲(chǔ)檔案資源占用空間減少。此外，建立數(shù)字檔案之后，就會(huì)增大存儲(chǔ)容量，而且有很強(qiáng)的通用性，且能夠保證安全。

（三）檔案管理成本降低

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于紙質(zhì)檔案管理的流程比較復(fù)雜，包括錄入、分類(lèi)、歸檔、借閱等。管理工作需要人工操作，不僅效率低，而且管理難度大。隨著數(shù)字檔案管理進(jìn)程不斷加快，檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，檔案資料的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)智能化，檔案管理員與用戶(hù)應(yīng)用智能技術(shù)檢索，就能夠很快找到需要的檔案。

二、數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

（一）優(yōu)勢(shì)分析

提高工作效率是數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢(shì)，在招聘工作中有很多員工，為了減少繁瑣的工作任務(wù)，實(shí)施檔案管理統(tǒng)一化。數(shù)字檔案管理可以提高管理效率，實(shí)施信息化管理，促使數(shù)字檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案管理主要使用的設(shè)備是計(jì)算機(jī)，運(yùn)行檔案管理軟件，可以防止紙質(zhì)文件遭到破壞而導(dǎo)致信息丟失。

文件管理人員實(shí)施數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理，數(shù)字管理技能要提高，使得信息數(shù)字化檔案管理技能優(yōu)秀，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率。所以，合理應(yīng)用紙質(zhì)檔案，結(jié)合數(shù)字檔案，使得檔案服務(wù)效率提高。

（二）劣勢(shì)分析

其一，數(shù)字檔案管理工作容易操作，能夠快速搜索，資料存儲(chǔ)可以節(jié)省空間。數(shù)字文件的原始信息可以數(shù)字技術(shù)處理，數(shù)字文件的原始內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。數(shù)字文件管理系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，對(duì)數(shù)字文件實(shí)施管理，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，數(shù)字文件管理工作缺乏完善性，人才培養(yǎng)能力嚴(yán)重不足。所以，數(shù)字文件問(wèn)題已經(jīng)出現(xiàn)辨識(shí)速度慢，不能更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，數(shù)字意識(shí)薄弱。

其二，檔案管理設(shè)備陳舊，不能滿(mǎn)足需求。檔案管理部門(mén)沒(méi)有采用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)施管理，管理人員習(xí)慣于采用紙質(zhì)記錄，很容易導(dǎo)致檔案丟失。由于檔案工作不到位，所造成的損害無(wú)法彌補(bǔ)。另外，檔案管理環(huán)境的要求也很高，而在設(shè)備陳舊的情況下，檔案管理工作不能滿(mǎn)足需求。

其三，網(wǎng)絡(luò)事件使文件管理存在風(fēng)險(xiǎn)。如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)管理人員實(shí)施管理，沒(méi)有采用嚴(yán)密的保護(hù)措施，機(jī)密資料傳輸過(guò)程中就會(huì)被竊取，或者惡意破壞。即使公眾配備了防火墻，依然需要定期觀看，發(fā)生緊急情況的時(shí)候能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)。

三、數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀分析

從當(dāng)前數(shù)字化檔案管理情況來(lái)看，依然存在不足之處，主要體現(xiàn)為檔案管理制度沒(méi)有基于數(shù)字環(huán)境及時(shí)更新，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作沒(méi)有高度重視，數(shù)字化檔案管理工作缺乏規(guī)范性，檔案管理人員職業(yè)水平不高，具體如下：

（一）檔案管理制度沒(méi)有基于數(shù)字環(huán)境及時(shí)更新

時(shí)代不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理工作要順利展開(kāi)，就要適應(yīng)當(dāng)前的環(huán)境更新管理體制，以更好地發(fā)揮其管理和控制作用。國(guó)家督促各個(gè)地區(qū)對(duì)于檔案管理工作要數(shù)字化，以推進(jìn)數(shù)字化檔案改革。但是，從當(dāng)前的相關(guān)規(guī)章制度以及規(guī)范來(lái)看，即便進(jìn)行了修訂和完善，但是依然存在不足之處，尤其是數(shù)字化檔案管理制度，長(zhǎng)期以來(lái)被忽視，并沒(méi)有從時(shí)代特點(diǎn)出發(fā)及時(shí)更新，在各個(gè)方面發(fā)生了較大的變化，其中的一個(gè)重要原因是沒(méi)有將工程檔案管理列入到新管理機(jī)制中，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作中存在一些問(wèn)題，其沒(méi)有采取科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)措施。

（二）對(duì)數(shù)字化檔案管理工作沒(méi)有高度重視

單位工作人員全身心地投入到業(yè)務(wù)工作中，卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，不能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要性。一些單位在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的崗位，沒(méi)有專(zhuān)職人員從事這項(xiàng)工作，或者對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生誤解，局限于保留資料和保管資料，即便使用數(shù)字技術(shù)，也沒(méi)有更新管理模式，包括建檔、歸檔并對(duì)檔案資料沒(méi)有實(shí)現(xiàn)一體化，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理存在滯后性。單位沒(méi)有高度重視數(shù)字化檔案管理工作，嚴(yán)重影響管理質(zhì)量[2]。

（三）數(shù)字化檔案管理工作缺乏規(guī)范性

單位在實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作中，要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度展開(kāi)，各項(xiàng)工作規(guī)范運(yùn)行，但是，由于沒(méi)有建立完善的數(shù)字化檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理犯規(guī)不能切實(shí)地發(fā)揮作用，落實(shí)制度的時(shí)候沒(méi)有運(yùn)行監(jiān)督機(jī)制，不能發(fā)揮其制約作用，缺乏執(zhí)行制度的力度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，過(guò)于松散，對(duì)于工程建設(shè)不能起到促進(jìn)作用。

（四）檔案管理人員職業(yè)水平不高

數(shù)字化檔案管理工作要保質(zhì)保量完成，就需要專(zhuān)業(yè)人才從事這項(xiàng)工作。從當(dāng)前的單位檔案管理人員工作情況來(lái)看，明顯職業(yè)水平不高，不能滿(mǎn)足工程運(yùn)行的要求，更無(wú)法跟得上時(shí)代發(fā)展步伐，主要體現(xiàn)為不能及時(shí)更新知識(shí)，對(duì)知識(shí)不能靈活運(yùn)用[3]。單位通常會(huì)安排新人從事檔案管理工作，其不能全面掌握檔案知識(shí)，即便是掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是對(duì)單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況不夠熟悉，不能合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理制度，引進(jìn)了信息技術(shù)卻無(wú)法充分利用起來(lái)，導(dǎo)致管理效果不夠理想。

四、數(shù)字化檔案管理的策略

檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，要提高管理質(zhì)量和效率，需要建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化檔案利用方式，落實(shí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包，強(qiáng)化檔案信息化管理工作，具體如下：

（一）建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度

在檔案管理過(guò)程中，要從多個(gè)角度考慮檔案工作，并合理應(yīng)用數(shù)字技術(shù)開(kāi)展工作。檔案數(shù)字化管理，對(duì)于工作人員有了更高的要求，不僅具備檔案管理能力，還要能夠熟練操作數(shù)字技術(shù)，與有關(guān)部門(mén)積極配合，將各項(xiàng)工作做好，其中數(shù)字化檔案管理制度發(fā)揮重要的作用[4]。比如，在工程檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員要積極主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)收集信息，但是，工程進(jìn)程快，檔案管理人員如果采用傳統(tǒng)方式，收集信息工作量大，而且無(wú)法保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，應(yīng)用數(shù)字技術(shù)則可以解決這方面的問(wèn)題，不僅可以遠(yuǎn)程管理，而且還能夠做到管理統(tǒng)一化。整個(gè)工作過(guò)程中，要更好地展開(kāi)工作并獲得理想效果，就要發(fā)揮檔案管理制度的控制和指導(dǎo)作用，對(duì)數(shù)字技術(shù)合理應(yīng)用。各個(gè)部門(mén)所產(chǎn)生的資料實(shí)時(shí)傳輸?shù)綑n案管理部門(mén)，還可以保證質(zhì)量，避免出現(xiàn)資料不完整或者丟失的問(wèn)題。監(jiān)督管理部門(mén)還要將自身的審計(jì)職責(zé)充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)于檔案質(zhì)量全面審計(jì)，存在的問(wèn)題如實(shí)反映，各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息保證完整[5] 。要認(rèn)真審查工程所有的檔案資料內(nèi)容，對(duì)于所有檔案資料都要按照項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理，業(yè)主則需要按照建立要求提高檔案管理質(zhì)量。

（二）規(guī)范數(shù)字化檔案利用方式

檔案管理部門(mén)在整理工程資料的時(shí)候應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，能夠快速有效地將檔案資料和次要檔案資料區(qū)分開(kāi)來(lái)，將更多的精力投入到主要資料整理工作中。一些領(lǐng)域存在特殊性，比如工程領(lǐng)域，就要將專(zhuān)項(xiàng)工程檔案管理團(tuán)隊(duì)建立起來(lái)，同時(shí)對(duì)數(shù)字化檔案利用方式予以規(guī)范，確保檔案發(fā)揮其應(yīng)有的立案機(jī)制[6]。

檔案管理人員在收集資料的過(guò)程中要做好核查工作，就要應(yīng)用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行實(shí)地考察，及時(shí)了解現(xiàn)場(chǎng)情況，做到信息實(shí)時(shí)收集，由此全面了解工程情況。與此同時(shí)，還能夠與管理人員線(xiàn)上交流，對(duì)于檔案管理的合理性予以判斷。

數(shù)字化檔案的一個(gè)重要價(jià)值在于信息共享，但是檔案資料都有保密性，檔案管理部門(mén)還應(yīng)對(duì)密級(jí)電子檔案進(jìn)行加密，經(jīng)常更換“密鑰”，以維護(hù)數(shù)字化檔案安全。如果檔案資料的借閱人員和利用人員采用不正確操作方式，很有可能導(dǎo)致電子檔案損壞，甚至對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更改[7]。此外，數(shù)字化檔案管理工作不斷深化數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)容量就會(huì)有所增加，儲(chǔ)存設(shè)備就會(huì)面臨壓力。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，還能夠做到分級(jí)存儲(chǔ)，使得用戶(hù)需求得以滿(mǎn)足，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)成本降低。

（三）落實(shí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包

檔案管理中要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，將先進(jìn)的信息技術(shù)充分利用起來(lái)，包括云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等等都要合理運(yùn)用，做到檔案管理數(shù)字化、遠(yuǎn)程化，檔案管理人員不需要在工程現(xiàn)場(chǎng)也能夠及時(shí)收集資料，需要資料的用戶(hù)登錄到指定檔案管理平臺(tái)就可以獲得共享信息。考慮到檔案管理內(nèi)容多，壓力大，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時(shí)，還可以將這項(xiàng)工作外包給專(zhuān)業(yè)的服務(wù)單位。檔案管理部門(mén)從實(shí)際需求出發(fā)對(duì)外包商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保該單位的社會(huì)信譽(yù)好，且業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)[8]。

（四）強(qiáng)化檔案信息化管理工作

收集檔案資料的時(shí)候應(yīng)用信息技術(shù)，能夠做到實(shí)時(shí)歸檔管理，使得這些資料保存下來(lái)[9]。檔案管理中涉及諸多的內(nèi)容，而且非常復(fù)雜，所以會(huì)存在多種檔案載體，大量的檔案資料數(shù)量都非常有保存價(jià)值。

社會(huì)環(huán)境不斷發(fā)生變化，在開(kāi)展檔案資料管理工作中，要高度認(rèn)識(shí)到數(shù)字技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施檔案管理。檔案管理中，風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題是在所難免的，一些風(fēng)險(xiǎn)存在特殊性，檔案管理人員要保證工作質(zhì)量，提高工作效率，就需要相關(guān)部門(mén)提供必要幫助，信息技術(shù)發(fā)揮重要作用，尤其是進(jìn)行檔案信息核查的時(shí)候，要保證結(jié)果的真實(shí)可靠性。

具體的工作中，檔案管理部門(mén)要派專(zhuān)門(mén)的人員與有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同到建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)調(diào)查研究工作，收集證據(jù)，可以采用在線(xiàn)交流的方式，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容展開(kāi)詢(xún)問(wèn)，以及采用的處理方法、最終獲得的結(jié)果等等，用以證實(shí)所獲得的材料，明確其是否偽證[10]。在開(kāi)展工程檔案整理工作中，管理人員要基于自身的前置性經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)工程建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)事件評(píng)級(jí)，如果所獲得的結(jié)果是客觀真實(shí)的，就可以評(píng)級(jí)為客觀真實(shí)，也可以根據(jù)實(shí)際情況評(píng)級(jí)為部分客觀真實(shí)以及無(wú)法評(píng)價(jià)客觀真實(shí)性，如此可以獲得有價(jià)值的參考信息，為后續(xù)檔案管理工作的順利展開(kāi)提供條件。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上面的研究可以明確，進(jìn)行檔案資料管理工作中，為了保證管理質(zhì)量，就要將與實(shí)際相符合的檔案資料管理體制構(gòu)建起來(lái)，合理應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)施規(guī)范化管理，保證管理的實(shí)效性。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字技術(shù)所發(fā)揮的價(jià)值，提高檔案的數(shù)字化管理的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)于管理觀念不斷更新，使得檔案管理工作高效運(yùn)行，還要積極創(chuàng)新，以推進(jìn)檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展。

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（作者單位：貴陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）