梁連高　黃日勇

摘 要：在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案安全是檔案部門(mén)的最重要職責(zé)之一，做好檔案安全是推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，對(duì)檔案工作有著重要意義。文章分析了檔案安全工作的重要性及其重要的工作內(nèi)容，提出當(dāng)前在開(kāi)展檔案安全工作過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，并針對(duì)提高檔案安全工作效率提出具體的措施。

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、檔案安全工作的重要意義

1.檔案的基本屬性十分重要

檔案是記錄歷史、承繼文明、服務(wù)國(guó)家和社會(huì)的重要載體，為黨和人民了解過(guò)去、研究現(xiàn)在和展望未來(lái)提供關(guān)鍵的信息，對(duì)涉及國(guó)家主權(quán)和領(lǐng)土完整性以及民族團(tuán)結(jié)等國(guó)家核心利益提供憑證支持和法律證據(jù)支持，是基礎(chǔ)的戰(zhàn)略性資源之一，更是中華民族歷史賡續(xù)和文明演進(jìn)的活化石。因此，保護(hù)好檔案安全是國(guó)家繼往開(kāi)來(lái)和民族承前啟后的必由之路。

2.檔案安全戰(zhàn)略意義重大

黨的二十大報(bào)告指出，國(guó)家的安全是民族復(fù)興的根基，檔案安全是國(guó)家安全的重要組成部分，檔案安全與國(guó)家安全所內(nèi)含的各個(gè)領(lǐng)域有著直接或者間接的聯(lián)系。檔案安全是國(guó)家檔案工作的高壓線和警戒線，是實(shí)現(xiàn)好、維護(hù)好和最終更好地發(fā)展廣大人民群眾根本利益的重要部分，任何時(shí)候都要確保萬(wàn)無(wú)一失。切實(shí)做好檔案安全工作就是在響應(yīng)國(guó)家提出的立黨為公、執(zhí)政為民和貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的號(hào)召。任何形式的檔案過(guò)多丟失或損壞都可能會(huì)延緩社會(huì)主義社會(huì)的構(gòu)建和現(xiàn)代化偉大復(fù)興的進(jìn)程，將會(huì)對(duì)個(gè)人、組織和國(guó)家社會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3.檔案安全事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展

“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。”檔案安全與檔案事業(yè)發(fā)展密不可分，相輔相成，缺一不可。檔案安全這項(xiàng)根本性工作是其他工作的基礎(chǔ)，做好檔案安全工作是推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，是建立健全檔案資源體系、利用體系、治理體系和安全體系等多位一體的重要保證，有助于貫徹總體國(guó)家安全觀，在這一根本遵循和行動(dòng)指南下開(kāi)辟檔案安全發(fā)展新道路。

二、檔案安全工作的主要內(nèi)容

1.檔案實(shí)體安全管理

檔案實(shí)體安全管理包括收集歸檔安全和接收移交安全、檔案裝具安全、包裝材料安全、定期排查風(fēng)險(xiǎn)、存放保管安全、開(kāi)放利用、修復(fù)搶救等方面的安全工作。保護(hù)好檔案實(shí)體本身是保證檔案安全維護(hù)檔案保密性的最基本條件和保障。檔案保管主要是對(duì)檔案實(shí)體的日常維護(hù)、保護(hù)性管理，其重點(diǎn)在于維護(hù)，做好檔案庫(kù)房“九防”安全措施，使檔案實(shí)體不受損壞，并盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案保管過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體造成的不安全因素有很多，通常歸結(jié)為自然因素和人為因素兩個(gè)方面。自然因素又包括內(nèi)在因素和外在因素，內(nèi)在因素方面主要是檔案本身的質(zhì)量，即檔案制作材料，如紙張、墨水、油墨和復(fù)寫(xiě)紙等，材料質(zhì)量直接影響了檔案本身的安全生命周期；外在因素包括水火災(zāi)、寒潮、雷暴、泥石流和地震等自然災(zāi)害對(duì)檔案實(shí)體造成的損壞。另外，外在因素還包括檔案保管環(huán)境因素，主要是指防火、防蟲(chóng)、防潮和防霉等九防。人為因素主要指因管理疏忽、監(jiān)管不當(dāng)、保管不嚴(yán)以及個(gè)人監(jiān)守自盜等行為造成對(duì)檔案實(shí)體的損毀或丟失。同時(shí)，還需要注意在科技飛速發(fā)展的今天，檔案的實(shí)體安全要結(jié)合科學(xué)保護(hù)觀，要為檔案庫(kù)房安裝符合現(xiàn)代科技水平的設(shè)備設(shè)施，以適應(yīng)檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，如提供檔案庫(kù)房監(jiān)控監(jiān)管一體化，實(shí)施監(jiān)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)警等。

2.電子檔案安全管理

電子檔案安全管理包括檔案保管、利用和治理中的電子信息安全和存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全管理。檔案信息安全是伴隨著新時(shí)代檔案信息化和檔案管理智能化發(fā)展衍生的新鮮事物。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化過(guò)程中，法律合規(guī)和安全保密是檔案安全的關(guān)鍵所在，在安全的前提下，保證檔案信息的一致性、關(guān)聯(lián)性、易獲取性和持續(xù)更新性等是所有電子檔案工作者的必修課。在檔案信息利用和維護(hù)過(guò)程中，陳舊的檔案管理知識(shí)適用性逐漸變低，很多新的問(wèn)題浮出水面，如檔案信息被病毒竊取、電子檔案無(wú)法打開(kāi)、與實(shí)體信息匹配度低等。在網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)和用戶端認(rèn)證中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在威脅檔案安全的問(wèn)題，不可否認(rèn)的是電子檔案信息安全引發(fā)了新的思考，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)的不斷深入發(fā)展，檔案安全防護(hù)有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)，在信息安全問(wèn)題日益突出的同時(shí)，各種防護(hù)機(jī)制也需要不斷提升完善。

三、檔案安全工作存在的問(wèn)題

1.檔案安全意識(shí)淡薄

個(gè)別檔案工作者只顧及檔案的收集整理和編研，缺乏對(duì)安全知識(shí)的了解和掌握，思維固化，對(duì)合乎安全規(guī)范的建議聽(tīng)不進(jìn)去，常懷“我一直都是這么做的，不也沒(méi)出過(guò)事”的經(jīng)驗(yàn)心理，思想麻痹。同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)警惕性不高，工作常常從省事出發(fā)，多存在僥幸心理，安全防范意識(shí)不足。隨著各類(lèi)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和各個(gè)國(guó)家間秘密滲透的深入，檔案安全防護(hù)有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)，信息安全問(wèn)題日益突出，但有些檔案安全保衛(wèi)者卻越發(fā)松懈。要知道每一起嚴(yán)重事故的背后都有 29 次輕微事故和 300起未遂先兆以及1000起事故隱患，對(duì)于檔案安全來(lái)說(shuō)，發(fā)生事故時(shí)往往更不容易察覺(jué)，但“大洋彼岸蝴蝶效應(yīng)吹起的風(fēng)”卻只大不小，發(fā)生嚴(yán)重事故就是無(wú)法彌補(bǔ)的損失。思想上沒(méi)有重視，行動(dòng)上就無(wú)法自覺(jué)，安全措施上就難以到位。

2.工作機(jī)制與管理制度不健全

首先，是事前制度規(guī)范不明晰。沒(méi)有足夠詳細(xì)的安全措施和應(yīng)急預(yù)案，缺乏具體明確的崗位職責(zé)和安全管理措施責(zé)任人，工作中沒(méi)有明規(guī)可循，無(wú)明章可依，達(dá)不到《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》和《檔案館災(zāi)害防治工作指南》的要求，一旦出現(xiàn)安全問(wèn)題，容易造成人員手忙腳亂，慌不擇路；其次，在基層工作人員發(fā)現(xiàn)小隱患、小問(wèn)題后，由于上報(bào)制度的煩瑣，信息報(bào)告制度難以得到嚴(yán)格落實(shí)，有時(shí)候問(wèn)題和隱患難以傳遞到?jīng)Q策者層面，這也是不健全制度導(dǎo)致的“信息不對(duì)稱(chēng)”，使得檔案安全受到威脅。

3.檔案安全檢查不到位

首先，是檔案工作人員自查自糾力度不足，重點(diǎn)不明晰、檢查不徹底、流于形式，就算發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題也是敷衍了事。部分檔案安全檢查人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的檔案安全學(xué)習(xí)，又可能身兼數(shù)職，精力不夠，不能很好地落實(shí)安全監(jiān)督檢查工作；其次，方案不夠翔實(shí)，可行性不高，沒(méi)有嚴(yán)格按照“九防”展開(kāi)檢查，也沒(méi)有按照國(guó)家網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)和用戶端認(rèn)證等安全風(fēng)險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)查殺和更新，安全檢查存在較多漏洞。不管是實(shí)體檔案還是電子檔案，在開(kāi)展安全檢查時(shí)存在敷衍了事的現(xiàn)象，一些檔案安全的第一責(zé)任人不能做到檔案安全親手抓，親手管，沒(méi)有繃緊安全弦，隱患排查流于形式、浮于表面，排查摸底不夠深入細(xì)致，“走過(guò)場(chǎng)”式檢查不在少數(shù)。

4.檔案安全責(zé)任落實(shí)不到位

個(gè)別檔案部門(mén)存在檔案安全主體責(zé)任落實(shí)不到位的現(xiàn)象，有的單位主要領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)能明確檔案安全第一責(zé)任人的主體責(zé)任地位，在檔案工作過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和直接責(zé)任界限模糊，權(quán)責(zé)不清。在檔案管理的各個(gè)工序流程中崗位責(zé)任制落實(shí)力度不夠，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人員責(zé)任不夠清晰明確，安全工作責(zé)任沒(méi)能到人到崗。此外，協(xié)同責(zé)任落實(shí)不到位，與應(yīng)急、水利和氣象等部門(mén)溝通不協(xié)調(diào)，統(tǒng)一性不夠，監(jiān)管部門(mén)與被督察單位整改責(zé)任劃分不夠明確。

5.缺乏必要的防護(hù)設(shè)備設(shè)施

再好的理論和制度也需要實(shí)際防護(hù)的支撐，有些地方的硬件設(shè)備設(shè)施本身就不夠完善，安全保護(hù)條件比較有限，部分應(yīng)急搶險(xiǎn)物資和設(shè)備設(shè)施匱乏，監(jiān)控警報(bào)系統(tǒng)不夠齊備，難以達(dá)到積極預(yù)防的要求。還有的檔案設(shè)備設(shè)施更新迭代速度跟不上，老舊的設(shè)備設(shè)施容易出現(xiàn)功能不全、性能降低的情況，庫(kù)房溫度、濕度等容易超出安全閾值，對(duì)檔案安全造成影響。有部分地區(qū)的雨季長(zhǎng)，汛期比較長(zhǎng)，高溫高濕時(shí)段長(zhǎng)，但是連基礎(chǔ)的庫(kù)房防護(hù)都沒(méi)有達(dá)到要求，更難以做到結(jié)合地理特點(diǎn)和氣候特征因地制宜，合理布局，加強(qiáng)防護(hù)。

6.檔案安全數(shù)字化、現(xiàn)代化防護(hù)技術(shù)需要增強(qiáng)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)的不斷深入發(fā)展，檔案安全防護(hù)有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國(guó)的國(guó)家安全內(nèi)涵和外延是歷史以來(lái)最豐富的，時(shí)空領(lǐng)域更寬廣，內(nèi)外因素更復(fù)雜，越發(fā)豐富和復(fù)雜的信息形成了龐大體系的數(shù)字化檔案王國(guó)，圓圈越畫(huà)越大，冰山越來(lái)越深，漏洞和危險(xiǎn)也就越來(lái)越多。同時(shí)，數(shù)字技術(shù)發(fā)展很快，特別是在區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)方面，在遇到非法獲取檔案信息時(shí)，可能會(huì)因?yàn)閿?shù)字防護(hù)技術(shù)不夠先進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的失守和泄密，電子檔案信息的泄密就像洪水決堤，比實(shí)體檔案更快更多。

四、加強(qiáng)檔案安全工作的措施

1.加強(qiáng)檔案安全法治宣傳教育

國(guó)家檔案局老局長(zhǎng)在視察工作時(shí)曾語(yǔ)重心長(zhǎng)地說(shuō)道：“檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險(xiǎn)就是人的疏忽?！蔽覀円獦?shù)立檔案大安全觀，深化思想認(rèn)識(shí)，時(shí)刻緊繃檔案安全的弦，堅(jiān)決做到思想上不松，力度上不減，措施上不軟，一以貫之抓好檔案保護(hù)工作，為檔案安全穩(wěn)定打造更好的環(huán)境。檔案安全意識(shí)要不斷強(qiáng)化和培養(yǎng)，才能形成良好的檔案安全文化。應(yīng)組織開(kāi)展經(jīng)常性的檔案安全保密教育，強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，從思想源頭拉緊檔案安全防線。

2.積極完善工作機(jī)制與管理制度

各單位要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，積極完善與新修訂的《檔案法》實(shí)施相適應(yīng)的工作機(jī)制與管理制度，增強(qiáng)檔案工作的全局統(tǒng)籌謀劃與協(xié)調(diào)指導(dǎo)能力，高屋建瓴，下好檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵棋。在各單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一好安全規(guī)范制度和應(yīng)急預(yù)案，建立完善的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，優(yōu)化信息上下傳遞的渠道，減少“信息不對(duì)稱(chēng)”，形成齊抓共治的檔案安全工作格局，優(yōu)化檔案安全管理工作。并且，還應(yīng)充分吸取各方面的意見(jiàn)和建議，堅(jiān)持完善各部門(mén)共同參與的檔案安全工作體制，促進(jìn)檔案安全事業(yè)健康、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.經(jīng)常性開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查治理

嚴(yán)格制定檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查方案，盡可能詳盡檢查內(nèi)容，建議監(jiān)督檢查組從依法依規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、制度體系安全風(fēng)險(xiǎn)、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、檔案實(shí)體管理風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)和檔案保密、開(kāi)放與利用風(fēng)險(xiǎn)等六個(gè)方面，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查、突擊查和不定期查的模式，并結(jié)合查看臺(tái)賬、個(gè)別談話等方式展開(kāi)檔案安全檢查，檢查組嚴(yán)格對(duì)照檢查內(nèi)容，認(rèn)真細(xì)致地檢查，確保不留死角、不走過(guò)場(chǎng)，常抓不懈。以檔案安全檢查為契機(jī)，堅(jiān)持好問(wèn)題導(dǎo)向，加強(qiáng)問(wèn)題整改，做到以查促改，進(jìn)一步規(guī)范日常檔案安全工作。

4.嚴(yán)格落實(shí)檔案安全工作責(zé)任到人到崗

海恩法則強(qiáng)調(diào)再好的防范技術(shù)，再完美的規(guī)章制度，在實(shí)際操作層面上，也無(wú)法取代人自身的素質(zhì)和責(zé)任心。各單位要明確職責(zé)，形成單位工作責(zé)任制，各司其職、緊密配合、形成合力，切實(shí)把檔案安全責(zé)任扛在肩上，抓在手上，扎實(shí)推進(jìn)檔案安全工作，筑牢檔案安全防線，守住信息安全的底線。單位要將安全責(zé)任分解到個(gè)人，落實(shí)到個(gè)人，形成個(gè)人工作責(zé)任制，嚴(yán)格責(zé)任追究，努力克服松懈、僥幸心理。同時(shí)，把安全工作與個(gè)人的年終績(jī)效考核相掛鉤，實(shí)行安全績(jī)效考核和懲處激勵(lì)機(jī)制，減少責(zé)任惰性，提高檔案安全的穩(wěn)定性和持續(xù)性。

5.積極構(gòu)建人防、物防、技防三位一體的檔案安全體系

首先，加強(qiáng)檔案館庫(kù)建設(shè)。科學(xué)、合理設(shè)置館室，實(shí)現(xiàn)檔案集中管理。嚴(yán)格按照國(guó)家檔案館和自治區(qū)檔案館的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房和檔案整理室的安全防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，采用更為先進(jìn)的安全保密技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，以提高檔案保管保密性，嚴(yán)防檔案整理和保管過(guò)程中丟失、外泄，確保檔案安全保密。

其次，規(guī)范業(yè)務(wù)流程管理。建立完善的業(yè)務(wù)流程管理規(guī)定，規(guī)范檔案接收、整理、數(shù)字化和利用等環(huán)節(jié)的具體業(yè)務(wù)流程，提高檔案流動(dòng)過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)管控力度。

最后，加強(qiáng)檔案數(shù)字資源安全管理。開(kāi)展局域網(wǎng)日常監(jiān)控和安全管理。健全檔案信息審查發(fā)布制度，嚴(yán)防涉密檔案信息上傳非密網(wǎng)絡(luò)。踏實(shí)做好數(shù)字檔案信息資源備份工作，完善備份機(jī)制，切實(shí)保障檔案信息資源的安全。

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（作者單位：1.南寧市國(guó)土資源檔案館；

2.南寧市自然資源測(cè)繪科技有限公司）

作者簡(jiǎn)介：梁連高（1979—），女，漢族，廣西馬山人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理；黃日勇（1999—），男，漢族，廣西崇左人，本科，研究方向：文書(shū)檔案管理。