文/揚(yáng)州大學(xué)檔案館 林敏

從“云”視角出發(fā)，探討數(shù)字化檔案管理科學(xué)策略，主要目的是討論云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，并為未來檔案數(shù)字化管理提供一條可行的發(fā)展思路。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案以信息技術(shù)為核心，離不開先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，云計(jì)算作為先進(jìn)信息技術(shù)的一種，通過分析以云計(jì)算為基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化管理策略，對(duì)推動(dòng)檔案管理發(fā)展，提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量水平有著顯著意義。

一、“云”概述

（一）“云”基本原理。“云”是指云計(jì)算技術(shù)，該項(xiàng)技術(shù)可以將多個(gè)計(jì)算設(shè)備通過互聯(lián)網(wǎng)連接在一起，實(shí)現(xiàn)相關(guān)計(jì)算機(jī)硬件資源的虛擬化，將其搬上“云端”，組建一個(gè)強(qiáng)大的云計(jì)算系統(tǒng)。云系統(tǒng)具有非常強(qiáng)的信息計(jì)算處理能力，能夠通過虛擬網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為用戶提供相應(yīng)的軟件以及平臺(tái)。在云計(jì)算技術(shù)的支持下，云服務(wù)商能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)服務(wù)器虛擬化，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算資源最大化利用。不僅如此，還可以結(jié)合用戶實(shí)際業(yè)務(wù)需求，靈活進(jìn)行信息計(jì)算資源分配，并實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。云計(jì)算技術(shù)本身融合了多種先進(jìn)的信息技術(shù)內(nèi)容，常見的有分布式計(jì)算技術(shù)、并行計(jì)算技術(shù)、虛擬化技術(shù)等，通過這些技術(shù)，可以打造一個(gè)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的合理分配[1]。用戶可以在“云數(shù)據(jù)中心”中處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息也不存儲(chǔ)在本地，而是存儲(chǔ)在“云端（即云數(shù)據(jù)中心）”。

（二）“云”服務(wù)體系。在“云”中，包含了各種虛擬化服務(wù)集合，因此提供的服務(wù)類型也比較多變。如圖1所示，可以將整個(gè)云服務(wù)集合劃分為四個(gè)層次。在劃分順序上，按照從上到下的順序，第一層是應(yīng)用層，第二層是平臺(tái)層，第三層是基礎(chǔ)設(shè)施層，第四層是虛擬化層。不同層次的服務(wù)，均對(duì)應(yīng)一個(gè)子服務(wù)集合。其中在應(yīng)用層中，對(duì)應(yīng)的是SaaS（軟件即服務(wù)）。這種服務(wù)主要是用于提供軟件服務(wù)，即相關(guān)的軟件應(yīng)用服務(wù)，需要用戶購買使用。平臺(tái)層對(duì)應(yīng)的是PaaS（平臺(tái)即服務(wù)），這種服務(wù)可以提供一套“硬件+操作”系統(tǒng)的工作平臺(tái)，平臺(tái)可以在互聯(lián)網(wǎng)上直接發(fā)布與運(yùn)行，便于用戶在網(wǎng)上運(yùn)行各種應(yīng)用軟件?；A(chǔ)設(shè)施層對(duì)應(yīng)的是IaaS（基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)），這種服務(wù)可以將互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施作為一種服務(wù)，能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行，滿足用戶的信息資源應(yīng)用要求。在虛擬化層中，對(duì)應(yīng)的是HaaS（硬件即服務(wù)）。這種服務(wù)需要結(jié)合PaaS服務(wù)，替代計(jì)算機(jī)硬件，提供各種服務(wù)內(nèi)容。

（三）云特征?！霸啤本哂幸韵聨c(diǎn)特征：第一，規(guī)模超大?！霸啤敝饕沙笠?guī)模的計(jì)算集群組成，這意味著云計(jì)算的能力非常強(qiáng)大，可以將其視為一個(gè)計(jì)算功能強(qiáng)大的“超級(jí)計(jì)算機(jī)”；第二，靈活度高。“云”在資源分配與管理方面，有著非常強(qiáng)的靈活性，可以結(jié)合業(yè)務(wù)操作需求，動(dòng)態(tài)靈活地進(jìn)行資源的分配；第三，易用性。“云”的誕生，可以說是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)一項(xiàng)重要發(fā)展升級(jí)，企業(yè)在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，只需要在云端獲取云服務(wù)，不需要配備大量相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。用戶在獲取云端服務(wù)時(shí)，只需要應(yīng)用簡(jiǎn)單的終端設(shè)備，比如智能手機(jī)、IPad等，即可從云端獲得各種互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)；第四，服務(wù)可以按需購買。用戶可以結(jié)合自身實(shí)際需求，靈活購買“云”服務(wù)，避免資源浪費(fèi)；第五，資源可共享?！霸啤痹谔峁┓?wù)時(shí)，可以“多方租賃”因此，用戶無須了解資源的位置、形成過程，只需要通過網(wǎng)絡(luò)使用資源即可，且多個(gè)用戶可以共享資源。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提升檔案存儲(chǔ)管理水平。從“云”視角來看，借助強(qiáng)大的信息技術(shù)，可以顯著提升檔案信息的存儲(chǔ)量，為檔案管理提供強(qiáng)大的便利。比如可以通過加強(qiáng)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，整合多個(gè)小型數(shù)據(jù)中心，組建一個(gè)更加強(qiáng)大的信息計(jì)算中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效化管理與存儲(chǔ)。其中云存儲(chǔ)是云計(jì)算技術(shù)的核心組成部分，且能夠打破信息化硬件軟件的桎梏，提升檔案存儲(chǔ)管理水平。比如傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案儲(chǔ)存比較依賴數(shù)字硬盤、磁盤等硬件，且這些硬件設(shè)備在使用過程中很容易發(fā)生故障，導(dǎo)致穩(wěn)定性差，使用壽命短，不利于檔案信息儲(chǔ)存管理質(zhì)量的提升。云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用彌補(bǔ)了上述缺陷，通過將檔案信息儲(chǔ)存在云端，在有網(wǎng)絡(luò)信號(hào)的前提下，檔案信息管理人員可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)訪問云端，獲得云端存儲(chǔ)的檔案信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用。從“云”視角來看，開展檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享利用。一方面，在云計(jì)算技術(shù)的幫助下，可以有效集成各種IT資源，同時(shí)通過云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)服務(wù)器、存儲(chǔ)空間的共享，檔案管理人員也可以采用統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同檔案管理主體的連接，防止出現(xiàn)信息孤島。另一方面，還可以增進(jìn)不同檔案信息的連接，提升檔案檢索效率，為檔案資源共享創(chuàng)造有利條件。除此之外，在檔案利用過程中，得益于云服務(wù)平臺(tái)的終端易用性，可以為用戶提供更好的檔案利用體驗(yàn)。例如傳統(tǒng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案利用需要人工方式查找檔案信息，整個(gè)過程較為復(fù)雜，效率低下。而基于“云”的數(shù)字檔案利用管理，可以為用戶提供高校學(xué)籍檔案檢索系統(tǒng)終端，用戶可以通過該終端完成檔案信息的快速檢索，顯著提升檔案利用的效率。

（三）降低檔案管理成本。從“云”視角來看，開展檔案數(shù)字化管理，能夠降低管理成本。一方面，以往數(shù)字檔案管理工作的開展，需要通過投入大量資金完善基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)備、服務(wù)器、軟件等方面的建設(shè)，同時(shí)在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，還需要配備專業(yè)技術(shù)人員，確保相關(guān)的數(shù)字化設(shè)施設(shè)備能夠得到及時(shí)更新。而基于“云”的檔案數(shù)字化管理，管理人員只需配備接入云平臺(tái)的終端，不需要配置大量的服務(wù)器以及軟件設(shè)備，同時(shí)還可以將后續(xù)的維護(hù)工作交給云服務(wù)供應(yīng)商，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)做好相關(guān)的運(yùn)維工作，從而降低數(shù)字化檔案管理的成本。另一方面，云存儲(chǔ)技術(shù)還有著較強(qiáng)的可擴(kuò)展性，且在擴(kuò)展的過程中，不需要部署更多的硬件存儲(chǔ)系統(tǒng)，也無須配備更多的硬件維護(hù)人員，只需要在云端添加新的節(jié)點(diǎn)，即可實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間的擴(kuò)展，顯著降低存儲(chǔ)成本[2]。傳統(tǒng)數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)更新，必須進(jìn)行數(shù)字化檔案信息遷移，整個(gè)過程耗費(fèi)的時(shí)間較長，所需的費(fèi)用也非常高。而應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息無中斷數(shù)據(jù)遷移，避免存儲(chǔ)系統(tǒng)更新導(dǎo)致的中斷性數(shù)據(jù)遷移問題，顯著提升數(shù)據(jù)遷移的效率，避免出現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化檔案信息丟失問題，在降低成本的同時(shí)，更好地保證檔案安全。

三、“云”視角下檔案數(shù)字化管理的科學(xué)策略

（一）“云”視角下的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理策略。在“云”視角下，針對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理工作的開展，必然離不開云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用。在這一過程中，可以通過應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的集成，從而對(duì)海量檔案信息進(jìn)行高效地存儲(chǔ)管理。為了滿足數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理需要，云服務(wù)商應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理需求，建立檔案信息數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、容災(zāi)系統(tǒng)。同時(shí)還會(huì)對(duì)檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行狀態(tài)監(jiān)控，負(fù)責(zé)相關(guān)的軟硬件升級(jí)、維護(hù)等工作，檔案管理人員只需應(yīng)用相關(guān)的服務(wù)即可。除此之外，在進(jìn)行數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理時(shí)，管理人員還可以利用云存儲(chǔ)中的文件，存儲(chǔ)海量的檔案信息。

（二）“云”視角下的數(shù)字化檔案應(yīng)用管理策略。在“云”視角下，針對(duì)數(shù)字化檔案利用管理工作的開展，通過應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，能夠在用戶端為廣大用戶的檔案利用提供諸多便利。云服務(wù)的存在降低了用戶端的設(shè)備要求，同時(shí)也意味著檔案利用管理人員能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬莸姆?wù)渠道，提升用戶檔案利用的體驗(yàn)。比如高校學(xué)籍檔案管理人員可以通過應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，搭建云平臺(tái)系統(tǒng)，在利用檔案信息時(shí)可以直接進(jìn)入云端，不需要安裝相關(guān)的學(xué)籍檔案信息應(yīng)用軟件，可直接使用云端的各種軟件應(yīng)用服務(wù)，滿足用戶對(duì)學(xué)籍檔案信息查詢、利用的要求。不僅如此，檔案管理人員還可以在云服務(wù)平臺(tái)的幫助下，完成檔案信息的發(fā)布與共享，提升檔案利用率。在此基礎(chǔ)上，搭配大數(shù)據(jù)技術(shù)，在檔案利用方面實(shí)現(xiàn)信息深度挖掘、分析，從中獲得更好的檔案信息利用價(jià)值。云平臺(tái)的存在同時(shí)也為檔案管理人員與用戶提供交流平臺(tái)，從而在進(jìn)行檔案利用管理的過程中，為用戶提供檔案信息咨詢服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)等，提升檔案利用管理水平。

（三）“云”視角下的數(shù)字化檔案安全管理策略。在“云”視角下，針對(duì)數(shù)字化檔案安全管理工作的開展，應(yīng)從兩個(gè)層面出發(fā)，保障檔案信息的安全。1.技術(shù)層面。對(duì)數(shù)字化檔案管理云安全而言，主要包括檔案信息以及應(yīng)用安全，其中檔案數(shù)據(jù)信息安全包括了數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的傳輸、隔離等安全內(nèi)容，需要采用數(shù)據(jù)加密算法等安全防護(hù)技術(shù)，確保信息不會(huì)泄露。比如針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸共享，云服務(wù)商需要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，實(shí)現(xiàn)端對(duì)端的加密，保證檔案數(shù)據(jù)信息安全。與此同時(shí)，還需要采用數(shù)據(jù)標(biāo)記技術(shù)，阻止外來人員非法訪問數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用安全，主要包括了終端用戶安全、云平臺(tái)安全等。檔案管理人員與用戶必須確保自身終端的安全，通過安裝相應(yīng)的安全軟件，確保云環(huán)境下端到端的安全。在這一過程中，云服務(wù)商會(huì)負(fù)責(zé)檔案應(yīng)用軟件安全，通過利用一些身份驗(yàn)證技術(shù)以及訪問控制機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)信息訪問的安全性。2.非技術(shù)層面。在基于云的數(shù)字化檔案安全管理方面，除了需要采用上述技術(shù)措施保證檔案安全以外，還需要采用一些非技術(shù)措施，更好地保證數(shù)字化檔案的安全。具體包括以下幾點(diǎn)措施：（1）完善數(shù)字化檔案安全管理的法律法規(guī)。無論是云計(jì)算，還是數(shù)字化檔案管理，均是近年來借助互聯(lián)網(wǎng)的“東風(fēng)”發(fā)展起來的一些技術(shù)以及理念，因此在法律法規(guī)層面，針對(duì)數(shù)字化檔案安全管理，依然缺乏相關(guān)的規(guī)定[3]。因此，為了保障云環(huán)境下的數(shù)字化檔案安全，必須從法律法規(guī)層面入手，完善數(shù)字化檔案管理信息安全的相關(guān)制度和行為規(guī)范，同時(shí)還應(yīng)圍繞數(shù)字化檔案利用人員、管理人員以及背后的云服務(wù)商，明確上述各方在數(shù)字化檔案信息安全方面的權(quán)利與義務(wù)，從而提升數(shù)字化檔案安全管理的規(guī)范性與合法性。（2）在數(shù)字化檔案安全管理機(jī)制方面，可以引入第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)的主要作用是作為“監(jiān)督者”，監(jiān)督云服務(wù)供應(yīng)商的各種經(jīng)營行為，確保服務(wù)商行為的合理性、合法性。相應(yīng)的機(jī)構(gòu)本身必須具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，不與數(shù)字化檔案管理單位、用戶以及云服務(wù)商等產(chǎn)生利益關(guān)系，同時(shí)自身也會(huì)受到相關(guān)法律法規(guī)的約束。第三方機(jī)構(gòu)在數(shù)字化檔案安全管理的職責(zé)是對(duì)云服務(wù)商提供的云服務(wù)進(jìn)行安全認(rèn)證，同時(shí)還可以為檔案安全管理人員提供檔案信息安全級(jí)別評(píng)價(jià)，這不僅有利于提升數(shù)字化檔案安全管理水平，還能夠消除檔案管理單位對(duì)云服務(wù)使用的顧慮，更好地發(fā)揮出云技術(shù)在數(shù)字化檔案管理的作用價(jià)值。（3）從檔案行業(yè)領(lǐng)域入手，制定針對(duì)性的云計(jì)算應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。通過上文分析可知，在“云”視角下，將云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢(shì)巨大，但應(yīng)避免云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用混亂，導(dǎo)致數(shù)字化檔案安全受到威脅。要建立具有針對(duì)性的云計(jì)算應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相關(guān)規(guī)范內(nèi)容包括數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的遷移、數(shù)字化檔案管理云服務(wù)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案管理云服務(wù)計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等，從而讓后續(xù)的“云檔案”信息管理系統(tǒng)建設(shè)更加規(guī)范，保障檔案信息安全的同時(shí)，還能促進(jìn)數(shù)字化檔案信息共享。除此之外，在云計(jì)算環(huán)境下，針對(duì)數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)的開展，必須明確專業(yè)的操作規(guī)范。比如針對(duì)一些機(jī)密較高的檔案信息，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸。

四、結(jié)語

總而言之，在“云”視角下，數(shù)字化檔案管理變得更專業(yè)、更復(fù)雜，需要積極探索相關(guān)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)識(shí)到與傳統(tǒng)管理檔案相比，數(shù)字化檔案管理具備的優(yōu)勢(shì)，了解云計(jì)算在數(shù)字化檔案管理過程中發(fā)揮的作用。同時(shí)在云視角下，積極探索科學(xué)的數(shù)字化檔案管理策略，從而更好地發(fā)揮出云計(jì)算的作用價(jià)值，有效提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量水平。