文/中國石油遼陽石化分公司 徐得森

石化行業(yè)是我國的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和重要支柱產(chǎn)業(yè)，產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)度高、產(chǎn)品覆蓋面廣，對穩(wěn)定經(jīng)濟增長、改善人民生活、保障國防安全具有重要作用[1]。石油化工企業(yè)行政管理的科學(xué)性、高效性十分關(guān)鍵，而公文作為“以文輔政”的主要載體，在行政管理中有著核心地位，OA辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用對提升企業(yè)管理水平有著重要意義。

一、OA系統(tǒng)概述

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用應(yīng)用到傳統(tǒng)辦公方式中，利用自動化手段代替辦公人員的部分手動或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動，實現(xiàn)辦公的高效化、準時化、移動化，從而提高政務(wù)運行效率，提升企業(yè)管理水平和生產(chǎn)效益[2]。本公司自2004年起使用中石油OA辦公系統(tǒng)，在多年的運行中積累了豐富的實踐經(jīng)驗。

二、OA系統(tǒng)在公文管理中的主要應(yīng)用

（一）發(fā)文管理。公司的發(fā)文文種主要有決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀要等，各文種從發(fā)起、流轉(zhuǎn)到發(fā)送等各個環(huán)節(jié)均能夠在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)，完全實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的無紙化?；玖鞒虨椋河晒径墕挝晃臅M行擬稿，二級單位負責(zé)人對文件審核后，由文書呈送公司辦公室發(fā)文秘書核稿。如需會簽，可在核稿后直接選擇部門進行并行或串行會簽。辦公室將文件呈送至辦公室主任審核后，由公司領(lǐng)導(dǎo)線上簽發(fā)，并送回辦公室加蓋電子印章，選擇發(fā)送份數(shù)及發(fā)送范圍后進行發(fā)送，隨即進入收文和歸檔流程。在文件發(fā)送前，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，均可以返回修改，且每個修改人均可以在文件上留下電子痕跡，能夠清晰快速地查找，這些都是傳統(tǒng)發(fā)文方式不具備的。

（二）收文管理。公司收文范圍主要包括中石油集團公司來文、地方政府來文、外單位來文和公司內(nèi)部形成的文件等。基本流程為：由公司收文秘書從集團辦公專網(wǎng)、政府公文傳輸系統(tǒng)或其他途徑接收非涉密文件，上傳至OA系統(tǒng)，公司辦公室主任擬辦后呈送至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，收文秘書按照批示意見將文件轉(zhuǎn)至二級單位；二級單位文書再按照部門領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)至具體承辦人，閱辦完成后再回到公司辦公室進行歸檔，形成閉環(huán)。OA系統(tǒng)的主要優(yōu)勢在于可同時給多人發(fā)送傳閱件、多人同時閱辦，還可以統(tǒng)一看到所有的辦理結(jié)果，而傳統(tǒng)收文方式只能按順序依次閱辦，相比之下，OA系統(tǒng)節(jié)省了大量時間，大大提高了公文流轉(zhuǎn)效率。

（三）督辦管理。公司的督辦職能可以通過OA系統(tǒng)以“督辦通知單”的形式完成。主要流程為：公司辦公室督辦人員在OA系統(tǒng)中發(fā)起“督辦通知單”，寫明需要督辦的事項，經(jīng)辦公室主任審核后，在OA系統(tǒng)中分轉(zhuǎn)承辦部門，各部門在期限范圍內(nèi)寫明辦理結(jié)果，督辦人員審核后呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，若同意，則在線上簽署電子簽名，若有批示意見，則可再次轉(zhuǎn)到承辦部門進一步落實。OA系統(tǒng)代替了電話督辦、發(fā)函督辦、約談督辦等傳統(tǒng)督辦方式，方便快捷，有據(jù)可查，為企業(yè)督辦管理提供了新思路。

（四）公文歸檔。利用OA系統(tǒng)可以代替公文的手動歸檔工作，可以節(jié)省大量人力物力。公文歸檔有自動和手動兩種方式，自動歸檔是在收文時將“自動歸檔”選項選為“是”，文件辦結(jié)后就會自動歸檔到檔案系統(tǒng)中。手動歸檔是每年6月底前，公司對過去一年尚未歸檔的公文集中統(tǒng)一歸檔，在OA系統(tǒng)中選擇要歸檔的文件，點擊歸檔按鈕，系統(tǒng)會將請求提交給檔案系統(tǒng)，隨后在檔案系統(tǒng)中執(zhí)行完善著錄項、生成檔號、拆裝盒、打印等操作，直至歸檔移交，該過程可以實現(xiàn)批量導(dǎo)入。歸檔后的公文可以在OA系統(tǒng)中查詢歸檔記錄。

三、提升公文管理質(zhì)效的方法

（一）強化制度保障。在依法合規(guī)治企的大背景下，制度是一切工作的前提，要堅持在公文管理制度建設(shè)上狠下功夫，做好公文管理頂層設(shè)計。要以“簡化冗余環(huán)節(jié)、強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)、細化復(fù)雜環(huán)節(jié)”的方針，完善領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)制度、工作運行制度、責(zé)任追究制度。針對OA辦公條件下公文處理工作在組織管理、流轉(zhuǎn)過程、考核問責(zé)等方面的新變化，公司制定了《公文處理實施細則》《文書檔案管理辦法》等管理制度，同時，針對每個工作場景繪制標準化工作流程圖，清晰直觀，一目了然，并將制度、流程等印發(fā)給各單位，使公文管理工作逐步走向標準化、規(guī)范化、便捷化。

（二）發(fā)揮文書的中心作用。在發(fā)文、收文、督辦、歸檔等各環(huán)節(jié)中，都需要文書進行文件傳遞、承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、查漏補缺，文書是橋梁紐帶，是公文高效流轉(zhuǎn)的潤滑劑。各級單位文書應(yīng)指定專人擔(dān)任，誰主管、誰負責(zé)，加強操作及業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)，增強工作技能和責(zé)任意識。公司級文書業(yè)務(wù)可以嘗試與行政總值班業(yè)務(wù)相結(jié)合，由總值班秘書擔(dān)任，利用總值班室與公司領(lǐng)導(dǎo)以及各二級單位聯(lián)系緊密的特點，進一步提高公文運作效率。同時，行政總值班秘書還可將公文處理與各項行政業(yè)務(wù)緊密銜接，建立公文政務(wù)聯(lián)動機制，最大限度地拓展和發(fā)揮公文辦理“以文輔政”的功能。

（三）加強文書隊伍建設(shè)。做好公文辦理工作需要全公司文書的緊密協(xié)作、通力配合，這需要打造一支政治水平過硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)高超的文書隊伍。要在公司內(nèi)部選拔公文專業(yè)培訓(xùn)師，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討交流，建立“公文管理工作交流群”，匯總、歸類、分享常見的錯誤案例。定期舉辦公文評比和技能競賽，將公文管理題目納入每季度的辦公室系統(tǒng)考試。建立“輪崗輪訓(xùn)”制度，保證公司各級辦公室人員都能夠勝任公文辦理工作，專職文書出差或外出培訓(xùn)期間，其他相關(guān)崗位人員均能及時補位，時刻保證“崗位不缺員、業(yè)務(wù)不斷檔、工作不脫節(jié)”。

（四）做好催辦和督辦。要將公文處理納入公司政務(wù)管理體系，突出運轉(zhuǎn)時效管控，建立“一般公文定時催辦、重要公文重點催辦、緊急公文跟蹤催辦”的管理制度。文書是文件的第一責(zé)任人，要增強對公司業(yè)務(wù)的熟悉程度，處理文件要分清輕重緩急，還要有清晰的判斷能力。緊急文件應(yīng)立刻導(dǎo)入系統(tǒng)，并及時提醒擬辦人和批辦人批轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)因特殊情況無法及時批閱的，應(yīng)判斷業(yè)務(wù)歸屬，提前在線下轉(zhuǎn)部門辦理，待領(lǐng)導(dǎo)批閱后立即傳達批示精神，保證文件精神及時傳達落實。建立重點文件督辦登記簿，時刻關(guān)注流轉(zhuǎn)進度，在文件辦理過程中，要結(jié)合辦理時限適時督辦，避免在一個環(huán)節(jié)停留時間過長。一般情況下，公司領(lǐng)導(dǎo)簽批公文時限為1個工作日，二級單位負責(zé)人簽批公文時限為2個工作日，二級單位從文件接收到辦結(jié)不得超過5個工作日。

（五）做好公文審核，嚴把入口關(guān)。嚴格的公文審核是文件制發(fā)規(guī)范性、準確性的重要保證。要牢固樹立質(zhì)量意識，堅持做到“三看”，即“初審一看，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后二看，套頭蓋章三看”，認真對文稿進行全方位、全要素的多輪審核。公文審核的重點是，內(nèi)容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)；行文理由和依據(jù)是否充分，行文級別和文種是否正確；涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見；政策措施和辦法是否切實可行；格式是否規(guī)范等[3]。涉及專業(yè)范疇的公文，核稿文書應(yīng)與專業(yè)部門的擬稿人共同審閱，做到專業(yè)性和規(guī)范性相統(tǒng)一。樹立精品意識，倡導(dǎo)“短、實、新”的文風(fēng)，嚴格控制公文篇幅，使公文結(jié)構(gòu)嚴謹、層次分明、表述準確、文字精練。

（六）做好保密工作。保密工作應(yīng)實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負責(zé)、各司其職的體制，遵循黨管保密、依法治密、創(chuàng)新驅(qū)動、綜合防范、分級管理、分類施策的原則，要實行保密工作責(zé)任制，制定秘密分級保護目錄，確定保密要害及重點部門部位，指定定密責(zé)任人[4]。在發(fā)文前，要做好文件的定密工作，收文時，首先應(yīng)看清文件密級，涉及國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部工作秘密的不能通過OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)途徑傳播，只能通過紙質(zhì)文件進行流轉(zhuǎn)，文件辦理過程中應(yīng)保守秘密。

（七）做好技術(shù)支持工作。OA系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)辦公方式有著技術(shù)專業(yè)性強的特點，而使用人員的信息技術(shù)水平參差不齊，故應(yīng)指定特定的管理部門，由專人負責(zé)OA系統(tǒng)的運維工作，及時處理文件流轉(zhuǎn)過程中的技術(shù)問題，避免由于系統(tǒng)原因造成流程阻塞，同時對服務(wù)器及軟件進行定期升級，保證系統(tǒng)的持續(xù)流暢運行。

（八）建立健全考核機制。實行公文責(zé)任追究制，將公文質(zhì)量、辦文效率等列入績效考核機制，作為衡量工作實績的重要依據(jù)，做到“人人肩上有責(zé)任，事事結(jié)果有考核”。不斷細化和完善公司公文管理工作考核細則，制定具體的考核項目、考核行為準則，公司辦公室在每月月底檢查二級單位本月公文格式和運轉(zhuǎn)流程出現(xiàn)錯誤、公文辦理超時限、督辦事項落實不及時等問題，按照考核細則進行考核，并召開專題會議進行通報，次月月底再反饋整改落實情況，在不斷地考核整改中促進公文管理水平的進一步提升。

四、OA系統(tǒng)存在的問題

（一）功能相對落后。公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)開發(fā)時間較早，功能落后，有很多待完善之處。一是安裝復(fù)雜、兼容性差，用戶需按照順序安裝7類客戶端控件和工具，往往需要專門的技術(shù)人員進行安裝。客戶端擴展包容易加載出錯，導(dǎo)致正文無法操作，客戶端對操作系統(tǒng)、瀏覽器以及Office軟件版本要求苛刻。二是查詢文件方式單一，無法查詢文件正文和附件中的關(guān)鍵字。三是部分操作不夠人性化，可視化程度不高，操作較復(fù)雜等。

（二）移動辦公平臺不夠完善。公司OA系統(tǒng)雖已通過中國石油移動應(yīng)用平臺實現(xiàn)移動化，具備公文查看、批轉(zhuǎn)等基本功能，但無法實現(xiàn)公文查詢、蓋章等功能，且偶爾會出現(xiàn)丟文現(xiàn)象，影響工作的正常開展。

（三）系統(tǒng)相對獨立?，F(xiàn)有的OA辦公系統(tǒng)功能相對單一，只能實現(xiàn)公文管理和督辦管理功能，孤立地完成本系統(tǒng)的工作，無法與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同聯(lián)動，導(dǎo)致工作效率相對低下。

（四）保密等級較低?，F(xiàn)有的OA系統(tǒng)只支持非涉密文件的流轉(zhuǎn)，涉及公司內(nèi)部工作秘密、商業(yè)秘密以及國家秘密的文件均只可通過紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，在文件存放與流轉(zhuǎn)過程中存在較高的泄密風(fēng)險，運行也較為煩瑣。

五、OA系統(tǒng)的優(yōu)化改進方法

（一）優(yōu)化OA系統(tǒng)功能。集團公司后續(xù)的OA2.0系統(tǒng)針對1.0系統(tǒng)的缺點進行了優(yōu)化。一是實現(xiàn)一鍵安裝，不再需要客戶端擴展包，具備更優(yōu)的兼容性和穩(wěn)定性。二是豐富查詢功能，新增全文檢索功能，實現(xiàn)了對公文正文及正文附件內(nèi)容的一鍵式快速檢索。三是優(yōu)化功能細節(jié)，增加流程跟蹤圖，直觀顯示走過哪里、正在哪里、還能去向哪里，實現(xiàn)流程跟蹤的可視化；公章排版可以通過輸入頁數(shù)直接將印章和版記調(diào)整到指定頁；增加辦文時限控制及到期提醒、傳閱反饋、批量導(dǎo)入文件等功能。

（二）完善移動辦公平臺。OA2.0系統(tǒng)完善了移動辦公平臺，可以消除丟文漏洞，同時增加了公文查詢等功能，還可以探索加入移動端的蓋章功能，實現(xiàn)隨時隨地全流程流轉(zhuǎn)文件，不再受時間空間的限制。未來還可以考慮將會議材料直接通過移動平臺推送到手機或平板電腦上，不再印發(fā)紙質(zhì)材料，進一步提升無紙化辦公水平。

（三）實現(xiàn)辦公平臺的集成化一體化。集成化一體化是辦公平臺發(fā)展的必然趨勢，集團公司以現(xiàn)有的OA系統(tǒng)為基礎(chǔ)，圍繞“業(yè)務(wù)聯(lián)動、集成共享、智能提升、決策支持”的建設(shè)思路，開發(fā)了“綜合辦公管理平臺”，將公文管理、督察督辦、檔案管理、會議管理、值班管理、公章管理等模塊集成聯(lián)動在一個平臺。相較于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，綜合辦公管理平臺具備很多優(yōu)勢：一是公文管理等功能更加完善，綜合辦公管理平臺可以自動同步辦公專網(wǎng)中的非涉密文件，直接進入公文管理模塊中流轉(zhuǎn)，不再需要文書手動導(dǎo)入。二是各業(yè)務(wù)間的協(xié)同更加高效，督查督辦模塊可以打通與公文管理、會議管理模塊的數(shù)據(jù)聯(lián)系，直接引用公文、會議紀要作為督辦依據(jù)。三是可實現(xiàn)應(yīng)用擴展，綜合辦公管理平臺具備可視化的業(yè)務(wù)應(yīng)用定制開發(fā)能力，進一步豐富數(shù)字協(xié)同辦公場景。

（四）提升OA系統(tǒng)保密等級。隨著保密手段和信息技術(shù)水平的提高，可以研究提升OA系統(tǒng)的保密等級。集團公司綜合辦公管理平臺已在推進適配普通商密類型文件，未來可以嘗試將更多的涉密文件在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，可進一步提高公文運行效率。

六、結(jié)語

OA辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用提高了公文辦理質(zhì)效，通過與其他辦公模塊的協(xié)同聯(lián)動，使行政管理各項職能得到高效運轉(zhuǎn)，形成了多方位、多功能、全聚合的行政管理生態(tài)圈，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展注入了蓬勃動力。