王希 胡翔 冀秀娟 都寒譽(yù) 張凱琦 吳霞

城市軌道交通工程檔案形成于城市軌道交通工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理至竣工驗(yàn)收的全過程，在工程竣工驗(yàn)收和查考利用中發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為信息化、高效化檔案管理模式的應(yīng)用創(chuàng)造了廣闊空間。城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理水平、服務(wù)工程建設(shè)的必要途徑。

1 江蘇省五家地鐵集團(tuán)城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐成效

江蘇城市軌道交通工程檔案管理工作因起步較早、經(jīng)驗(yàn)較為豐富，在全國城市軌道交通工程檔案管理領(lǐng)域具有一定的引領(lǐng)和示范作用。在企業(yè)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和檔案信息化建設(shè)大潮的引領(lǐng)下，江蘇省五家地鐵集團(tuán)——常州地鐵集團(tuán)有限公司、蘇州市軌道交通集團(tuán)有限公司、無錫地鐵集團(tuán)有限公司、徐州地鐵集團(tuán)有限公司和南通城市軌道交通有限公司（下文簡稱常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵、徐州地鐵和南通地鐵），積極開展城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)，在管理理念、管理流程、系統(tǒng)建設(shè)等多個(gè)方面取得了一定成果。

1.1 管理理念

在電子文件與電子檔案管理實(shí)踐中，先進(jìn)的管理理念可有效提升管理效能。在對五家地鐵集團(tuán)的城市軌道交通工程檔案管理基本情況進(jìn)行實(shí)地調(diào)研時(shí)，五家集團(tuán)的工作人員均認(rèn)為，城市軌道交通工程的電子文件就其“檔案端”的管理模式而言，和紙質(zhì)檔案無較大差異。兩者的差異主要體現(xiàn)在前端的業(yè)務(wù)活動(dòng)上，其電子文件形成、收集、歸檔等環(huán)節(jié)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有著明顯區(qū)別，應(yīng)將符合檔案管理的要求納入形成電子文件的業(yè)務(wù)環(huán)境中，強(qiáng)化電子文件形成階段質(zhì)量管控。此種管理理念摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“事后管理”的思路，強(qiáng)調(diào)對電子文件的質(zhì)量進(jìn)行前端控制，以保障后續(xù)信息化工作的有序進(jìn)行。

1.2 管理流程

（1）收集與移交

五家地鐵集團(tuán)的檔案收集在體現(xiàn)出鮮明的信息化特色的同時(shí)，也存在一定的差異。例如，常州地鐵采用“紙質(zhì)與掃描件同步收集”的方式對項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集，并使用電子檔案系統(tǒng)離線客戶端進(jìn)行線上收集；蘇州地鐵對紙質(zhì)檔案收集組卷后進(jìn)行數(shù)字化加工；無錫地鐵主要采用“離線客戶端”進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集，并利用系統(tǒng)接口線上收集。

在移交工作上，五家地鐵集團(tuán)均規(guī)范了向城建檔案館移交檔案的流程，移交方式亦有不同之處。如南通地鐵、蘇州地鐵和徐州地鐵同時(shí)移交紙質(zhì)檔案和電子檔案，而無錫地鐵僅移交電子檔案。

（2）單套制歸檔

在單套制歸檔環(huán)節(jié)，南通地鐵和徐州地鐵已實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文書檔案、工程檔案的單套制歸檔。常州地鐵已可在試點(diǎn)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)工程電子文件的在線歸檔，在電子簽章、“四性”檢測等內(nèi)容上已打通路徑，保證單套制歸檔流程的可行性。無錫地鐵計(jì)劃在合同系統(tǒng)里先實(shí)施單套制歸檔試點(diǎn)，下一步再考慮推廣到整個(gè)OA系統(tǒng)，同時(shí)計(jì)劃在合同管理系統(tǒng)里運(yùn)用電子簽章。

（3）檔案數(shù)字化

工程檔案的數(shù)字化是對其進(jìn)行有效管理利用的前提。各家地鐵集團(tuán)對此都有清醒和敏銳認(rèn)知，檔案數(shù)字化開始時(shí)間較早，其中無錫地鐵更是在2011年便開展了數(shù)字化工作；在紙質(zhì)檔案數(shù)字化完成率上，有四家集團(tuán)的完成率達(dá)到70%以上，其中常州地鐵的完成率達(dá)100%；在數(shù)字化檔案利用率中，無錫地鐵達(dá)成了100%的利用率。

此外，常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵和徐州地鐵都建有館藏檔案及資料目錄數(shù)據(jù)庫、館藏照片及音視頻檔案數(shù)據(jù)庫，并在案卷級電子目錄占比上達(dá)到100%，文件級電子目錄占比在80%以上。

1.3 系統(tǒng)建設(shè)

（1）管理系統(tǒng)建設(shè)

為更好地開展電子文件與電子檔案管理工作，五家地鐵集團(tuán)紛紛搭建了相關(guān)的管理系統(tǒng)，通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接與互通，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的全流程管理。

常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵和徐州地鐵的電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基本的電子文件管理操作，如電子文件的全過程管理、在線收集與審批、檢測電子文件的格式與屬性等，并具備了鑒定處置功能，在系統(tǒng)銷毀方式上采用物理刪除或邏輯刪除的方式。其中，常州地鐵、蘇州地鐵和無錫地鐵的管理系統(tǒng)，還可實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接抽取數(shù)據(jù)信息。在檔案信息化管理平臺上，四家企業(yè)都將檔案信息化建設(shè)納入公司的信息化建設(shè)工作體系，并建設(shè)了檔案信息化平臺。其中，常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵的檔案管理系統(tǒng)都具備線上檢索、借閱功能，具有較快的線上檢索速度，并采取一定的對檢索條目、原文的權(quán)限控制措施；蘇州地鐵和無錫地鐵的檔案管理系統(tǒng)可與公司的OA辦公系統(tǒng)對接。

上述四家公司中，蘇州地鐵的建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)保資料管理系統(tǒng)是系統(tǒng)建設(shè)的典型案例。該系統(tǒng)于2021年10月開始使用，涵蓋了工程資料文件的形成、各工序節(jié)點(diǎn)工程質(zhì)量的監(jiān)控與工程文件的簽批及歸檔整個(gè)項(xiàng)目流程。通過整體規(guī)劃設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了工程質(zhì)保資料管理數(shù)字化、規(guī)范化、一體化。系統(tǒng)運(yùn)用電子簽名、AI、OCR識別等技術(shù)，做到了將城市軌道交通工程所有專業(yè)類別進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)劃分、所有管理表格體系構(gòu)建在質(zhì)保資料管理平臺上，并自動(dòng)按歸檔要求形成案卷。具體功能上，包含了開工資料、工序資料、首件資料、質(zhì)量評定、圖紙管理、試驗(yàn)檢測報(bào)告、計(jì)量資料管理、項(xiàng)目劃分管理等資料的分部分項(xiàng)劃分、在線填報(bào)、自動(dòng)加載內(nèi)置關(guān)聯(lián)報(bào)表生成開工、工序、首件等文件，還包含對工程資料的智能搜索。系統(tǒng)內(nèi)置了工程建設(shè)管理、檢驗(yàn)批、質(zhì)量驗(yàn)收、材料統(tǒng)計(jì)、施工記錄及匯總等用表模板，可集成全套軌道交通建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)表格。此外，系統(tǒng)還搭建了智能生成項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)劃分功能，內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)的WBS結(jié)構(gòu)劃分，使得單位、分部、分項(xiàng)工程的結(jié)構(gòu)劃分標(biāo)準(zhǔn)明確，精細(xì)至工序級。相較于傳統(tǒng)的人工分部分項(xiàng)劃分，該系統(tǒng)提高了工程項(xiàng)目劃分的效率，促進(jìn)了工程項(xiàng)目的規(guī)范化建設(shè)。

（2）BIM系統(tǒng)建設(shè)

在城市軌道交通工程前端的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，BIM（建筑信息模型）系統(tǒng)在五家地鐵集團(tuán)得到了廣泛運(yùn)用，發(fā)揮著重要作用。各單位致力于實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和BIM系統(tǒng)的協(xié)同信息管理，建設(shè)相關(guān)接口，并搭建協(xié)同辦公的一體化平臺，文件的分類、整理、組卷等多項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，都可在BIM建設(shè)管理平臺上完成。

目前，五家集團(tuán)的BIM系統(tǒng)搭載的模型還在不斷實(shí)現(xiàn)信息的可視化展示，比如模型附帶某個(gè)墻面、管道、設(shè)備成本等相關(guān)數(shù)據(jù)，意味著今后有更多精細(xì)化的數(shù)據(jù)可通過BIM平臺進(jìn)行傳輸。此外，針對BIM系統(tǒng)產(chǎn)生的大量表單類文件，實(shí)現(xiàn)線上處理，如某集團(tuán)的BIM平臺內(nèi)置數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，可配置4個(gè)類別140張表單，支持檔案數(shù)據(jù)在線填報(bào)和收集。

2 城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)的影響因素

盡管五家地鐵集團(tuán)已開展工程檔案信息化的建設(shè)實(shí)踐并取得了一定成效，但同部分發(fā)達(dá)地區(qū)、專業(yè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)水平相比仍有一定的差距。主要體現(xiàn)在信息化制度與流程建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、檔案信息資源建設(shè)幾方面。

2.1 信息化制度與流程建設(shè)

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)五家集團(tuán)在制度建設(shè)上尚存不足。首先，五家集團(tuán)未能建立與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的整體規(guī)劃，缺乏對信息化建設(shè)方向、原則、要求等內(nèi)容的頂層設(shè)計(jì)。其次，缺失與信息化建設(shè)直接關(guān)聯(lián)的具體操作規(guī)范。最后，五家集團(tuán)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)規(guī)范涉及檔案分類整理、歸檔范圍和保管期限劃定等常規(guī)內(nèi)容，缺少信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)范化集成、信息化建設(shè)相關(guān)軟件和格式等基礎(chǔ)的信息化業(yè)務(wù)內(nèi)容均有待進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。

同時(shí)，五家集團(tuán)的信息化管理流程仍有較大優(yōu)化空間。在檔案形成與歸檔階段，一方面，電子文件管理尚存技術(shù)短板，抽取的電子文件數(shù)據(jù)無法直接歸檔；另一方面，BIM系統(tǒng)數(shù)據(jù)暫未歸檔，信息化建設(shè)進(jìn)程中的來源數(shù)據(jù)不完整。在檔案數(shù)字化階段，五家集團(tuán)的檔案數(shù)字化目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)等有待進(jìn)一步完善。

2.2 技術(shù)應(yīng)用

五家集團(tuán)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏足夠的在線歸檔能力，無法內(nèi)嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，無法自動(dòng)采集電子文件伴生數(shù)據(jù)，影響了電子文件的完整性。盡管多家集團(tuán)開始嘗試電子文件在線歸檔，但仍存在一些技術(shù)困難，如工程圖紙文件和BIM系統(tǒng)內(nèi)的模型數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)電子原件的在線收集。

現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)也存在技術(shù)缺陷，在線檢索、在線歸檔和檔案實(shí)時(shí)利用能力較弱，缺乏將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中抽取的數(shù)據(jù)直接歸檔的渠道和功能。一些對軟硬件環(huán)境依賴度較高的工程項(xiàng)目文件如BIM文件無法找到合適的歸檔方式。此外，多數(shù)集團(tuán)的信息化平臺建設(shè)在一定范圍內(nèi)取得成效，但因缺乏和其他平臺聯(lián)通的接口，對于不同格式、不同功用的電子文件缺乏處理和接收能力，而難以推廣到整個(gè)標(biāo)段。

2.3 檔案信息資源建設(shè)

電子文件收集不全面是檔案信息資源建設(shè)面臨的首要問題。如在元數(shù)據(jù)管理上，多數(shù)集團(tuán)只能按照舊有的工程檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行元數(shù)據(jù)捕獲。對于四種不同類型的元數(shù)據(jù)，目前還未建立具體的歸檔方案。同時(shí)，前端業(yè)務(wù)流程形成的文件包含了大量格式復(fù)雜、形式各異的材料，如BIM模型、CAD工程圖紙等，在技術(shù)條件不足的情況下只能以紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔，電子文件歸檔不全面。

此外，五家集團(tuán)的數(shù)字化檔案整體利用率較低，檔案信息化建設(shè)成果無法充分彰顯。在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中，只有常州地鐵建立了數(shù)字檔案室，但并未深入開展后續(xù)建設(shè)工作。大部分集團(tuán)依然缺乏主動(dòng)利用數(shù)字化成果的意識，數(shù)據(jù)庫缺乏共享性和流通性，影響檔案信息化建設(shè)的科學(xué)布局和縱深推進(jìn)。

3 城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐對策

3.1 完善制度體系，規(guī)范建設(shè)流程

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，保障檔案信息化建設(shè)依法依規(guī)開展”。為保障城市軌道交通工程檔案信息化建設(shè)工作有序開展，應(yīng)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的制度和流程不斷規(guī)范與完善，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)工作布局合理、程序合規(guī)、管理規(guī)范。一方面，科學(xué)設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目檔案信息化制度體系。首先，將檔案信息化建設(shè)列入城市軌道交通企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)，搭建企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體框架，并明確各單位在信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)中的彼此聯(lián)系及對應(yīng)職責(zé)。其次，面向信息化建設(shè)的實(shí)際需要，制定并完善檔案數(shù)字化、電子文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理等基本的管理細(xì)則。最后，針對工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的具體操作環(huán)節(jié)，統(tǒng)一電子文件歸檔格式、元數(shù)據(jù)歸檔方案、信息系統(tǒng)操作規(guī)范等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，編制相關(guān)的規(guī)范性手冊及操作指南。另一方面，以制度約束并規(guī)范檔案信息化建設(shè)流程。針對檔案信息化建設(shè)所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立適用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一信息化建設(shè)所涉及的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)接口、操作方法等，推動(dòng)建設(shè)流程的系統(tǒng)化和規(guī)范化。同時(shí)，強(qiáng)化對信息化建設(shè)流程的監(jiān)督指導(dǎo)，建立督導(dǎo)責(zé)任制。此外，積極推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)流程的合理規(guī)劃和實(shí)況把控。

3.2 集成信息系統(tǒng)，強(qiáng)化前端管控

針對系統(tǒng)現(xiàn)存的技術(shù)問題，應(yīng)主動(dòng)引入先進(jìn)科技手段和科研人才，積極推動(dòng)技術(shù)研發(fā)、合作及應(yīng)用，克服管理系統(tǒng)存在的各項(xiàng)技術(shù)短板。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的集成與有效管控。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》指出“企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計(jì)、格式轉(zhuǎn)換、審計(jì)、備份、系統(tǒng)管理等基本功能，并與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相互銜接”，企業(yè)應(yīng)滿足管理系統(tǒng)對多功能、多格式傳輸?shù)募尚越涌诘男枨蠹皩n案管理系統(tǒng)嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需求，使城市軌道交通建設(shè)運(yùn)營單位使用統(tǒng)一的軟件和數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、歸檔系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的集成與有機(jī)聯(lián)系。

此外，還應(yīng)加強(qiáng)前端控制和全程管控意識。在選擇管理軟件、與技術(shù)公司合作時(shí)具備前瞻性，使企業(yè)各系統(tǒng)的功能覆蓋檔案管理全流程，盡量避免功能設(shè)置上的技術(shù)短板，實(shí)現(xiàn)各管理環(huán)節(jié)的信息化。還可利用清單加強(qiáng)前端管控，將清單嵌入前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)。通過制定電子文件收集清單，從整體設(shè)計(jì)上完善電子文件的在線歸檔流程，實(shí)現(xiàn)歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)前置、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、移交留痕。

3.3 整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)高效利用

根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求，“有條件的地區(qū)和部門應(yīng)當(dāng)充分利用信息化手段，建立數(shù)字檔案館（室），促進(jìn)檔案信息資源互聯(lián)互通、共享共用”，企業(yè)針對電子文件收集歸檔不全面、數(shù)字檔案利用率低的問題，應(yīng)積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)，推動(dòng)城市軌道交通工程檔案信息資源整合共享。一方面，積極推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在建立電子文件收集歸檔方案、做好檔案資源收集的同時(shí)，持續(xù)推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。另一方面，主動(dòng)推動(dòng)數(shù)字檔案資源整合利用。可建立溝通機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)與工程各參建單位的交流，掌握信息化工作的進(jìn)程與實(shí)況。還可設(shè)立預(yù)審機(jī)制，增加歸檔預(yù)審核和預(yù)立卷環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案在線移交與審查追溯。同時(shí)，在重要項(xiàng)目驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)進(jìn)行成果審查與驗(yàn)收，推動(dòng)各單位檔案數(shù)字資源共享整合。此外，也可建設(shè)工程項(xiàng)目檔案數(shù)字資源庫或共享平臺，將各單位在工程建設(shè)各環(huán)節(jié)所形成的數(shù)字檔案集中起來統(tǒng)一管理，還可利用本體、知識圖譜等形式對工程項(xiàng)目檔案資源進(jìn)行直觀化、體系化的開發(fā)利用。

*本文系江蘇省檔案科技項(xiàng)目“江蘇省城市軌道交通工程檔案管理規(guī)范研究”（項(xiàng)目編號：2022-11）階段性研究成果。

（責(zé)任編輯：李 婧 孫 潔）