隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案管理工作也進(jìn)入了數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期。檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅為檔案管理與利用工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定了基礎(chǔ)?；诖耍疚闹荚谏钊胩接憴n案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性、面臨的挑戰(zhàn)以及改進(jìn)的策略，以期為相關(guān)工作的開(kāi)展提供參考和借鑒。

一、檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

（一）有利于提高檔案利用率

首先，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以縮短信息檢索時(shí)間。與傳統(tǒng)的檔案檢索方法相比，需要逐個(gè)文件查找的耗時(shí)過(guò)程在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中得以簡(jiǎn)化。通過(guò)關(guān)鍵詞搜索和時(shí)間篩選等功能，用戶可以迅速定位所需信息，極大地提高了人們的工作效率。其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于檔案的多重利用。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，一份文檔通常只能在一個(gè)地方使用，頻繁地借閱和查詢可能導(dǎo)致其損壞或遺失。相比之下，數(shù)字化檔案能夠同時(shí)服務(wù)于多個(gè)用戶，且不會(huì)因?yàn)橹貜?fù)使用而損壞，極大提升了檔案的使用頻率和價(jià)值。最后，數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠提高檔案管理工作的安全性。[1]數(shù)字化檔案可以通過(guò)多重備份和加密存儲(chǔ)等方式確保數(shù)據(jù)安全。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)施權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全管理。

（二）有利于豐富服務(wù)手段

檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在服務(wù)手段上具有顯著優(yōu)勢(shì)。首先，數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢與使用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，研究者和利用者必須在檔案館內(nèi)進(jìn)行查閱，一定程度上限制了檔案的利用范圍和人群。而數(shù)字化檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢和下載，打破時(shí)間和空間的限制，使檔案可以為更廣泛的人群服務(wù)。其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型引入了自動(dòng)分類和保管系統(tǒng)（如圖1所示）?；谙冗M(jìn)的算法，系統(tǒng)能夠識(shí)別檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)智能歸檔和索引，不僅提高了檔案的整理和保存效率，還加強(qiáng)了檔案查詢的便捷性和準(zhǔn)確性，滿足不同使用者的多樣化需求。再次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用。可基于數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)各種應(yīng)用程序和服務(wù)，如電子展覽、地圖、時(shí)間軸等，為公眾提供更加豐富多樣的知識(shí)獲取方式。最后，數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于檔案管理工作的共享與合作。在傳統(tǒng)服務(wù)模式下，各檔案館之間的資源互通與合作受到較大限制，而數(shù)字化檔案可以通過(guò)與其他公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)、研究機(jī)構(gòu)等進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源的互補(bǔ)和整合，為使用者提供更加完整和系統(tǒng)的服務(wù)。

二、檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題

（一）資金投入不足

在檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，資金不足可能引起技術(shù)、人力、管理和長(zhǎng)期維護(hù)等方面的一系列問(wèn)題。例如，在硬件設(shè)施方面，資金不足可能導(dǎo)致相關(guān)部門無(wú)法購(gòu)置或更新必要的數(shù)字化設(shè)備，如高清晰度掃描儀和專業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備，一定程度上妨礙了數(shù)字檔案管理和使用的流暢進(jìn)行；在軟件和技術(shù)平臺(tái)方面，資金不足可能導(dǎo)致檔案管理部門無(wú)法及時(shí)升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，不僅影響數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和檢索效率，還可能存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。在人力資源方面，資金不足可能導(dǎo)致檔案管理人員缺乏必要的數(shù)字化培訓(xùn)和教育，而這些專業(yè)知識(shí)和技能對(duì)于有效地進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作至關(guān)重要。

（二）人員數(shù)字素養(yǎng)不足

在檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，工作人員的數(shù)字素養(yǎng)對(duì)于確保轉(zhuǎn)型的成功與否至關(guān)重要。人員數(shù)字素養(yǎng)不足不僅會(huì)影響檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，還可能對(duì)檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)作產(chǎn)生一定阻礙。在技術(shù)應(yīng)用方面，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要使用各種先進(jìn)設(shè)備和軟件，如高清掃描儀、復(fù)雜的檔案管理和存儲(chǔ)系統(tǒng)，數(shù)字素養(yǎng)不足可能導(dǎo)致工作人員在操作掃描設(shè)備或使用管理軟件時(shí)面臨一些問(wèn)題，如，掃描參數(shù)設(shè)置不正確可能導(dǎo)致檔案圖像模糊，無(wú)法滿足后續(xù)處理和分析的需要。在檔案數(shù)據(jù)管理方面，數(shù)字檔案系統(tǒng)依賴于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入、更新和維護(hù)，數(shù)字素養(yǎng)不足可能影響檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。從溝通和協(xié)作的角度看，人員數(shù)字素養(yǎng)不足可能導(dǎo)致與其他部門或機(jī)構(gòu)的合作出現(xiàn)阻礙，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作通常需要與多個(gè)部門或其他機(jī)構(gòu)協(xié)同合作，用以解決設(shè)備、技術(shù)、資金等方面的難題，人員數(shù)字素養(yǎng)不足可能導(dǎo)致溝通合作不暢、工作進(jìn)度受阻、資源浪費(fèi)等情況。此外，對(duì)于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)，可能導(dǎo)致人員缺乏工作積極主動(dòng)性，不僅會(huì)影響工作進(jìn)度，還可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化質(zhì)量不佳，效果受影響。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完備

基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，但當(dāng)前部分地區(qū)對(duì)檔案數(shù)字化工作的重視程度不夠，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，影響了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開(kāi)展。具體表現(xiàn)為：一是硬件設(shè)施不完善，如掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備不完善，可能影響檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的效率和質(zhì)量。二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不完備，可能會(huì)限制檔案數(shù)據(jù)的傳輸和共享?，F(xiàn)代檔案管理工作往往需要快速的數(shù)據(jù)傳輸和遠(yuǎn)程協(xié)作，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的限制可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸緩慢、協(xié)作效率低下，甚至影響檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和同步。此外，基礎(chǔ)設(shè)施不完備還可能導(dǎo)致檔案管理人員的工作效率和工作滿意度下降。例如，設(shè)備故障、軟件操作不便等，都可能影響檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體效率和質(zhì)量。

三、檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

（一）加大資金投入，強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)

加大資金投入是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基石。檔案管理數(shù)字化不僅僅是將紙質(zhì)檔案掃描為數(shù)字文件的過(guò)程，還涉及設(shè)備采購(gòu)、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全保障等多個(gè)環(huán)節(jié)。在初始階段，資金的主要利用方向應(yīng)針對(duì)數(shù)字化硬件設(shè)備的采購(gòu)，包括高清掃描儀、存儲(chǔ)服務(wù)器、備份設(shè)備、專業(yè)數(shù)字化管理軟件等，以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、共享和分析。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的深入開(kāi)展，資金投入還需要涵蓋系統(tǒng)的構(gòu)建和維護(hù)、數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)方案、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及安全措施的實(shí)施。例如，先進(jìn)檔案管理軟件的采購(gòu)，引進(jìn)基于AI驅(qū)動(dòng)的數(shù)據(jù)分析工具和自動(dòng)化分類系統(tǒng)，用以提升檔案處理的效率和準(zhǔn)確性；配置用于高速數(shù)據(jù)處理和大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的高性能計(jì)算機(jī)和服務(wù)器，以支撐龐大的數(shù)字檔案庫(kù)；投入云存儲(chǔ)服務(wù)訂閱以提供靈活、可擴(kuò)展的數(shù)據(jù)備份和遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)器；配套網(wǎng)絡(luò)安全解決方案，購(gòu)買包括防火墻、安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和加密技術(shù)在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)安全解決方案，以保障數(shù)字檔案管理工作的安全性。

強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)是確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利進(jìn)行的關(guān)鍵。技術(shù)培訓(xùn)不僅可以提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，還能提高他們對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)識(shí)和理解。[2]培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)圍繞檔案數(shù)字化的全過(guò)程進(jìn)行，涵蓋硬件設(shè)備的操作、軟件系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)管理方法、檔案服務(wù)技巧等多個(gè)方面。硬件設(shè)備的操作包括對(duì)不同類型文檔的掃描參數(shù)設(shè)置調(diào)整、設(shè)備的日常保養(yǎng)和故障排除等；軟件系統(tǒng)的使用包括高級(jí)功能如數(shù)據(jù)分析、報(bào)告生成等。在數(shù)據(jù)管理方法方面，需要掌握數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入、更新、備份和恢復(fù)的技巧，以及數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的知識(shí)。在檔案服務(wù)技巧方面，涵蓋如何高效地為用戶提供數(shù)字化檔案服務(wù)，包括檔案檢索、利用和咨詢等方面，強(qiáng)調(diào)提高服務(wù)效率和用戶滿意度。

（二）注重人才培養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅體現(xiàn)在技術(shù)的變革，也體現(xiàn)為人才的轉(zhuǎn)型。為確保檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行，必須注重人才培養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的提升。人才培養(yǎng)應(yīng)作為檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的核心任務(wù)。一方面，可采取人才聘用機(jī)制。鼓勵(lì)他們通過(guò)內(nèi)部研討會(huì)、工作坊或團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)分享和交流工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，引入新技術(shù)，提升業(yè)務(wù)水平，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。同時(shí)，還可制定針對(duì)不同人員的培訓(xùn)計(jì)劃，包括基礎(chǔ)培訓(xùn)、進(jìn)階培訓(xùn)和高級(jí)培訓(xùn)?；A(chǔ)培訓(xùn)面向所有員工，介紹檔案管理的基本概念和數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)；進(jìn)階培訓(xùn)針對(duì)有一定基礎(chǔ)的員工，深入講解檔案數(shù)字化技術(shù)和方法；高級(jí)培訓(xùn)則面向管理層和核心技術(shù)人員，重點(diǎn)在于創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用。還可以實(shí)施人才引進(jìn)機(jī)制，主動(dòng)引進(jìn)具有檔案數(shù)字化相關(guān)背景的專業(yè)人才，如信息技術(shù)專家、數(shù)據(jù)分析師等。另一方面，建立數(shù)字化轉(zhuǎn)型標(biāo)準(zhǔn)和流程。在檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程是確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。例如，確保數(shù)字化圖像質(zhì)量，根據(jù)檔案內(nèi)容、來(lái)源和日期等信息進(jìn)行分類，并為每一份檔案編碼；使用軟件對(duì)掃描轉(zhuǎn)存的圖像進(jìn)行裁剪、旋轉(zhuǎn)、顏色校正等操作，對(duì)文字資料進(jìn)行OCR處理，將圖像轉(zhuǎn)化為可編輯、可搜索的文本格式，并為每份數(shù)字化檔案添加描述信息，如標(biāo)題、日期、來(lái)源、關(guān)鍵詞等，便于日后檢索和管理等工作的開(kāi)展。

（三）優(yōu)化轉(zhuǎn)型思路，完善相關(guān)設(shè)施

首先，應(yīng)明確檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的定位，確保其既滿足地區(qū)的實(shí)際發(fā)展需求，也符合數(shù)字化發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。地方檔案數(shù)字化工作應(yīng)以提高工作效率、方便用戶查詢和應(yīng)用資料為目標(biāo)，同時(shí)也要考慮到地方特有的文化、歷史價(jià)值的保存和傳承。數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅要解決檔案存取、管理的便利性問(wèn)題，還應(yīng)考慮如何通過(guò)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，促進(jìn)地區(qū)文化的保護(hù)和傳播。其次，為完善相關(guān)設(shè)施，應(yīng)建立健全的電子檔案管理系統(tǒng)，除了采購(gòu)掃描設(shè)備和硬件存儲(chǔ)設(shè)施外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理系統(tǒng)的功能性和用戶體驗(yàn)。例如，提供多樣化的檢索方式、優(yōu)化用戶界面設(shè)計(jì)、增加云存儲(chǔ)和遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能等。同時(shí)，也要重視檔案的數(shù)字化保護(hù)，如定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、使用穩(wěn)定可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)等，以防檔案數(shù)據(jù)因意外情況發(fā)生丟失或損壞情況?？梢M(jìn)或采購(gòu)高效掃描設(shè)備和存儲(chǔ)硬件，確保檔案電子化的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。高效掃描設(shè)備需選擇具有高分辨率（至少600 DPI）和高掃描速度（至少每分鐘30頁(yè)）的掃描設(shè)備，確保掃描質(zhì)量和效率。同時(shí)，設(shè)備也應(yīng)支持多種文件格式（如PDF， TIFF， JPEG）的輸出；存儲(chǔ)硬件應(yīng)采用具有高數(shù)據(jù)傳輸速率（如SATA 6.0 Gb/s）和大存儲(chǔ)容量（如多個(gè)TB級(jí)別）的硬盤存儲(chǔ)系統(tǒng)；使用具有冗余陣列獨(dú)立磁盤（RAID）技術(shù)的存儲(chǔ)解決方案，以提高數(shù)據(jù)的安全性和容錯(cuò)能力。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性，包括設(shè)置合理的訪問(wèn)權(quán)限：實(shí)施基于角色的訪問(wèn)控制（RBAC），確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)特定數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)加密：采用強(qiáng)加密標(biāo)準(zhǔn)（如AES 256位加密）對(duì)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，保證數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全；防止未授權(quán)訪問(wèn)：實(shí)施多因素身份驗(yàn)證（MFA），結(jié)合密碼、生物識(shí)別或安全令牌等多種驗(yàn)證方式，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性等。同時(shí)，電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具備一定的靈活性和可擴(kuò)展性，例如，系統(tǒng)應(yīng)采用模塊化設(shè)計(jì)，使各個(gè)組件（如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、用戶界面、檢索功能）可以獨(dú)立更新和替換，以便適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展；系統(tǒng)應(yīng)遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如OAIS參考模型），確保檔案數(shù)據(jù)格式和接口的標(biāo)準(zhǔn)化，以便與其他系統(tǒng)兼容和數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存；還應(yīng)采用可擴(kuò)展的架構(gòu)設(shè)計(jì)，如使用云計(jì)算技術(shù)，確保隨著數(shù)據(jù)量的增加，系統(tǒng)可以靈活擴(kuò)展存儲(chǔ)和處理能力，以適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的發(fā)展。[3]

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯著提高了檔案利用率，豐富了服務(wù)手段，使檔案資源的價(jià)值得到更大程度的挖掘和利用。然而，這一過(guò)程也面臨著資金投入不足和人員數(shù)字素養(yǎng)不足的挑戰(zhàn)，一定程度上阻礙了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程和效果。為應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，需加大資金投入并強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)，提供必要的硬件和軟件支持，注重人才的培養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的提升，優(yōu)化轉(zhuǎn)型思路、完善相關(guān)設(shè)施，才能確保檔案管理工作在數(shù)字化道路上穩(wěn)步前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]蔣淑敏.鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].工程與建設(shè)，2022，36（02）：519-520+525.

[3]宮曉東，丁海悅.論鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)的四個(gè)維度[J]. 檔案與建設(shè)，2022（04）：40-43.

（作者簡(jiǎn)介：林雅娟，女，大專，柘榮縣雙城鎮(zhèn)人民政府，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）