摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，人們越來越重視管理的重要性，醫(yī)院辦公室管理是醫(yī)院管理中非常重要的內(nèi)容。醫(yī)院開展檔案規(guī)范化建設(shè)更有助于推動醫(yī)院全面發(fā)展，也是助力醫(yī)院發(fā)展的動力。正因為如此，大部分醫(yī)院將關(guān)注的焦點轉(zhuǎn)移到辦公室檔案管理的優(yōu)化工作中，從提升管理人員的素質(zhì)出發(fā)，優(yōu)化辦公室檔案管理制度，提高辦公室管理效率。雖然有部分醫(yī)院辦公室管理有了很大的進步，然而，在實際工作當(dāng)中依舊存在著各種問題還需完善。在管理過程中需要深入分析并提出解決策略，不斷優(yōu)化辦公室內(nèi)部管理制度。文章從多角度出發(fā)，闡述辦公室檔案管理的概念，探究辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義和重要性，分析醫(yī)院辦公室檔案管理建設(shè)的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，希望能對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展提供支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室檔案管理；規(guī)范化；對策研究

一、醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的概念

醫(yī)院檔案管理工作主要是將醫(yī)院在管理過程中所產(chǎn)生的各種文件，如電子文件以及紙質(zhì)文件保管。醫(yī)院檔案包含了多種資料，還有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展歷程的相關(guān)內(nèi)容，保存了大量的資料，給醫(yī)學(xué)研究提供了真憑實據(jù)。在相應(yīng)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn) ，醫(yī)院檔案還包括大量文件資料以及整個醫(yī)院發(fā)展歷史的資料，在醫(yī)院的日常工作活動中所產(chǎn)生的檔案。為此，醫(yī)院在日常的管理過程中，需要對各項內(nèi)容細化，優(yōu)化檔案管理的工作內(nèi)容，確保檔案工作有序開展。

二、醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的特點

1.檔案管理設(shè)備升級

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理形式越來越完善，醫(yī)院在辦公室檔案管理過程中不再僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)化，甚至開始引用攝像機的形式做好記錄。比如，醫(yī)院在召開會議時會采用速記法，有專業(yè)的錄速師來記錄會議的相應(yīng)內(nèi)容，并將所有的會議內(nèi)容整理成冊，更有助于后期保存。

2.檔案內(nèi)容呈現(xiàn)多樣化

醫(yī)院檔案管理涉及多方面，具體分為三種形式。首先，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容，醫(yī)院在日常管理過程中的紙質(zhì)資料，比如培訓(xùn)手冊、管理制度等文書。其次，醫(yī)患之間的檔案，此類檔案內(nèi)容涉及醫(yī)療糾紛事件，由于在對患者救治過程中，難免會跟醫(yī)院產(chǎn)生沖突，此時會產(chǎn)生更多的事件資料，醫(yī)院檔案部門必須保存這些資料，以便后續(xù)事件的處理。最后，醫(yī)院人員的人事檔案資料，涉及醫(yī)院內(nèi)部員工的入職、晉升和離職等相應(yīng)的資料管理。

3.檔案管理相對集中

醫(yī)院辦公室在對所有的檔案資料實行管理時相對集中，需要將醫(yī)院所有的檔案做好儲存工作，有助于醫(yī)院后期對檔案管理的開展，尤其是在檔案后續(xù)管理中能夠快速地找出。除此之外，只有將醫(yī)院檔案集中管理才能更好地保證檔案更加的完整并提升醫(yī)院檔案使用效果。

三、醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理的意義

如今，辦公室檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中一項非常重要的內(nèi)容。一方面，能有效提升醫(yī)院的管理品質(zhì)和效率，提高醫(yī)院的管理水平，還原歷史的真實性；另一方面，辦公室檔案管理工作有助于提高醫(yī)院檔案管理的能力，對提升和促進醫(yī)院發(fā)展有著重要的影響。辦公室檔案管理的質(zhì)量在一定程度上決定單位領(lǐng)導(dǎo)是否了解本單位整體運營情況，并能夠及時調(diào)整運營策略。因此，應(yīng)積極推動檔案規(guī)范化管理，不但能夠推動社會經(jīng)濟的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，還有助于提升醫(yī)院市場競爭力，對醫(yī)院的長遠發(fā)展有著積極的作用。

四、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

1.有助于提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院開展辦公室檔案管理，能夠?qū)︶t(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)以及人事等資料做好記錄和保存的工作。通過完善醫(yī)院辦公室檔案管理制度，對于提高辦公室管理效率有著非常重要的作用。醫(yī)院檔案管理涉及多個部門、多項管理內(nèi)容和多項工作事件的登記和存檔，工作人員需要提供相應(yīng)的依據(jù)。特別是涉及醫(yī)院就診患者的就醫(yī)記錄，必須做好相應(yīng)的登記。在醫(yī)院與其他單位展開交流以及合作時，還可以讓合作單位快速找到相應(yīng)的檔案資料，節(jié)約不必要的查詢搜索，提高合作單位的工作效率。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)，不僅能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，強化醫(yī)院的管理水平，更有助于推動醫(yī)院的發(fā)展。

2.有利于豐富醫(yī)院檔案管理的方式

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，為人們各項工作開展提供了便利，特別是在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，應(yīng)用信息技術(shù)整理和保存檔案資料，不僅能夠優(yōu)化辦公室檔案管理的各項內(nèi)容，還能夠完善檔案管理模式。信息技術(shù)的使用，能夠為檔案管理工作的開展提供技術(shù)支持，規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理的流程，更加詳細劃分檔案信息，對醫(yī)院檔案實行分類，方便人們隨時查找檔案信息。同時，信息技術(shù)能夠強化各個部門之間的交流和互動，提高辦公室檔案管理資源的使用效率。此外，信息技術(shù)的使用為檔案管理人員節(jié)約了大量的資料整理時間，減輕了工作人員的工作壓力，有助于提升工作效率。

3.提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著人們將目光關(guān)注到醫(yī)院辦公室檔案管理中，人們越來越重視對以往資料的研究，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供支持。因此，在醫(yī)院辦公室檔案管理人員選擇上，應(yīng)盡量選擇品行端正的人，這是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展的重要前提，醫(yī)院會定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)管理，能夠優(yōu)化辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對提高檔案管理的工作效率有著積極的作用，也能在無形中提升管理人員的綜合素養(yǎng)。

五、醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀分析

醫(yī)院辦公室檔案管理最基礎(chǔ)的工作是將醫(yī)院以及患者就診的相關(guān)資料整理并匯總，能夠更好地記錄并保存醫(yī)院與患者的各類信息。目前，我國很多醫(yī)院檔案管理機制建設(shè)并不完善，甚至還會出現(xiàn)各種各樣的問題。

1.缺少檔案管理專業(yè)的人才

在文獻研究中，可以發(fā)現(xiàn)我國醫(yī)院辦公室檔案管理中還存在著各種各樣的問題，而這些問題的存在，對管理工作的開展有很大的影響，主要原因是醫(yī)院缺乏相應(yīng)的管理人才，管理人員對規(guī)章制度和檔案管理的流程并不清晰，使檔案管理相關(guān)規(guī)章制度成為擺設(shè)。

2.重視檔案收集，忽視檔案管理

在醫(yī)院檔案管理過程中，有的醫(yī)院對患者的病歷資料展開收集和保存，只是為了應(yīng)付檢查而臨時整理成紙質(zhì)文件，忽視了檔案對患者以及醫(yī)院的重要性。所以，在實際管理過程當(dāng)中，應(yīng)該設(shè)置專門的病歷檔案室，配備相應(yīng)的檔案管理人員，對患者以及醫(yī)院相關(guān)資料分門別類地管理和保存，有助于后期對病患各項資料的查詢?？傊t(yī)院不僅要重視檔案資料的收集和保存，還應(yīng)該對醫(yī)院檔案有專業(yè)的管理方式，后期管理工作也要監(jiān)管到位，不能掉以輕心。

3.醫(yī)院檔案管理制度不健全

醫(yī)院作為我國基礎(chǔ)性的建設(shè)單位，與民生問題息息相關(guān)，因此，醫(yī)院是一個特殊場所，醫(yī)院在檔案管理過程中類型較多。目前，醫(yī)院檔案管理的形式各種各樣，保留時間也特別長。然而，很多醫(yī)院在檔案管理方面并沒有細化，也缺乏管理辦法，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理機制不完善，影響醫(yī)院管理制度的落實。

4.對檔案管理工作認識不足

醫(yī)院辦公室檔案管理工作核心在于收集醫(yī)院所有的重要信息資料，因此，要從工作人員的思想認知角度出發(fā)，提高其重視度。從當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀來看，醫(yī)院檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題，有些工作人員不是檔案管理專業(yè)，沒有接受專業(yè)化培訓(xùn)，對于檔案管理工作的認知度不高，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室檔案管理工作依舊存在各種各樣的問題亟須解決。

六、醫(yī)院開展辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的具體策略

1.增強辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，最重要的是以檔案管理人才為基礎(chǔ)，從根本上提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，檔案管理隊伍應(yīng)以專業(yè)型人才和高素質(zhì)人才為基礎(chǔ)。還要特別重視和加強辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在開展相應(yīng)的培訓(xùn)之后，要有針對性地對管理人員實施考核，以此來強化管理人員的知識儲備。與此同時，醫(yī)院也要重視管理人員對于法律法規(guī)的認知，不斷強化管理人員的責(zé)任，通過思想教育的形式來提升檔案管理人員的思想高度，使其管理能力得以提升，并定期做好醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化。

2.加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理建設(shè)

醫(yī)院在開展辦公室檔案管理過程中，大多以紙質(zhì)化文件來保存。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐步引進信息技術(shù)的管理方式，更加重視信息技術(shù)所帶來的便利。在醫(yī)院檔案管理工作中，通常會運用到信息技術(shù)以及信息軟件，對資料加工和分析，在這個過程中很容易忽視紙質(zhì)材料的分類和保存。為了提高醫(yī)院辦公室檔案管理的專業(yè)化水平，需要從多個角度出發(fā)來強化紙質(zhì)材料的管理，如建立一套完善的管理機制，規(guī)范管理人員的工作內(nèi)容和范圍。在醫(yī)院開展辦公室檔案管理工作的過程中，經(jīng)常會涉及紙質(zhì)材料如何保存和分類。為此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院的實際情況，做好紙質(zhì)資料的收集整理和分類，適時對保存環(huán)境消毒和清潔，保證紙質(zhì)檔案資料不會受保存環(huán)境的影響。除此之外，需要對檔案管理室做好空氣和清潔工作，并防止由于光線問題影響紙質(zhì)材料的保存。

3.制定完善的醫(yī)院檔案管理機制

隨著醫(yī)院各項管理制度不斷完善，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)越來越重視辦公室檔案管理工作，這對醫(yī)院的未來發(fā)展有著積極的作用。因此，醫(yī)院在檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過程中，需要建立一套完善的管理機制，以此來強化醫(yī)院檔案的管理力度。在制定規(guī)章制度時，最重要的是對檔案實行分類和歸檔，通過細分管理機制為今后辦公室檔案管理人員開展管理工作提供更多的指導(dǎo)性意見。為了更好地規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理工作，還需要建立完善的考核機制，細分辦公室檔案管理人員的工作內(nèi)容，提供更加全面的人員管理制度。以某醫(yī)院為例，為了真正保證醫(yī)院管理制度得以落實，醫(yī)院辦公室和各個科室共同制定規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。在此基礎(chǔ)上，還要定期做好醫(yī)院管理規(guī)范化建設(shè)、明確檔案管理的歸檔要求，由此提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的水平。

4.運用先進的檔案管理理念

在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，通過引入先進的管理理念，推動醫(yī)院管理工作得以落實，這也是提升醫(yī)院檔案管理的重要基礎(chǔ)，更有助于醫(yī)院辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化開展。當(dāng)前，醫(yī)院辦公室紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠減少醫(yī)院紙質(zhì)材料管理的空間，還可以優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，發(fā)揮醫(yī)院檔案室的管理作用，能夠提高檔案資料的利用效率。為了充分運用先進的管理技術(shù)，醫(yī)院必須為檔案管理工作提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如打印機、計算機以及掃描設(shè)備等，有助于保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。除此之外 ，醫(yī)院辦公室在對電子類檔案開展整理和分類過程中很容易出現(xiàn)信息被泄露的問題。所以，要重視信息安全措施，如安裝防毒軟件，也可以用認證形式或者防火墻，從根源上保護資料不被泄露。在醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化建設(shè)過程中，要做好檔案信息化的安全管理，維護好醫(yī)務(wù)人員以及患者的個人隱私，有助于推動醫(yī)院的全面發(fā)展。

5.運用現(xiàn)代化的管理手段

首先，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理過程中，需要依靠信息化設(shè)備設(shè)施開展管理。為了從根本上做好醫(yī)院辦公室檔案管理，需要加強醫(yī)院辦公室檔案管理制度建設(shè)，運用現(xiàn)代化管理手段，引進先進的辦公室檔案管理設(shè)備設(shè)施；其次，需要加強檔案管理信息化水平。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢下，醫(yī)院辦公室檔案管理需要更多的支持，需要不斷普及各項技術(shù)的運用，積極采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)。

七、結(jié)語

總而言之，隨著我國醫(yī)療體系的不斷發(fā)展和完善，各大醫(yī)院越來越重視檔案管理工作。建立一套完善的管理機制，是調(diào)動醫(yī)院檔案管理人員積極性的重要措施。除此之外，醫(yī)院要及時對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，這是強化管理人員專業(yè)能力的重要途徑。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)的運用為檔案管理提供更多可能性，隨之而來的信息被泄露的問題也成為人們關(guān)注的焦點，醫(yī)院要堅持安全管理的原則，完善醫(yī)院的檔案管理制度，優(yōu)化管理形式，以推動醫(yī)院檔案管理工作有序開展。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：潘宜興（1988—）男，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。