摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中形成的行政管理、醫(yī)療衛(wèi)生、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)等不同形態(tài)的文件、材料等，并對(duì)其收集、整理、保存及利用。醫(yī)院綜合檔案管理所涉及的信息與數(shù)據(jù)十分龐大。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，醫(yī)院綜合檔案管理也做到了與時(shí)俱進(jìn)，借助信息技術(shù)不斷更新對(duì)檔案管理系統(tǒng)改革及創(chuàng)新，取得了較好的成效。文章針對(duì)目前醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，提出信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)化對(duì)策，為后續(xù)醫(yī)院綜合檔案管理的研究提供更多理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；醫(yī)院；綜合檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各部門(mén)所有工作人員每天所涉及的各種工作信息、資料是醫(yī)院的關(guān)鍵信息載體，檔案的完整程度及其綜合管理水平與醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展密不可分。信息化時(shí)代的到來(lái)為醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展提供了便利，帶來(lái)了新機(jī)遇，但這一機(jī)遇在促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理進(jìn)步的同時(shí)，難免也會(huì)帶來(lái)各種新問(wèn)題。因此，有必要分析信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理所面臨的問(wèn)題以及信息化的應(yīng)用為醫(yī)院綜合檔案管理帶來(lái)的轉(zhuǎn)變，以為信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展提供理論支持。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理工作

醫(yī)院綜合檔案管理所涉及的檔案資源主要分為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與新型電子檔案。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案借助良好的管理優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)展，成為實(shí)體檔案之外的另一大檔案形式，為醫(yī)院的綜合檔案管理工作帶來(lái)便利，促進(jìn)了檔案工作的多樣化信息收集，推動(dòng)了醫(yī)院的信息化進(jìn)程，提高了醫(yī)院各部門(mén)的工作質(zhì)量及效率，提升了醫(yī)院整體的服務(wù)質(zhì)量及水平。

1.醫(yī)院綜合檔案管理內(nèi)容

綜合檔案管理是對(duì)所有紙質(zhì)與電子檔案信息展開(kāi)收集、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)以及查找借閱等工作，所涉及的內(nèi)容包括醫(yī)院的人力資源、醫(yī)療設(shè)施、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面。在實(shí)際工作中，不同檔案由不同部門(mén)負(fù)責(zé)，綜合檔案管理（文書(shū)、科研、基建等）由辦公室負(fù)責(zé)，人事檔案由人事部門(mén)負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，病歷檔案則是病案部門(mén)管理，這些部門(mén)之間既有關(guān)聯(lián)又自成體系，不可復(fù)制模式。檔案管理是醫(yī)院管理健全的重要環(huán)節(jié)之一，與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、業(yè)務(wù)開(kāi)展息息相關(guān)，缺一不可。

2.醫(yī)院綜合檔案管理意義

（1）為醫(yī)院的精神文化建設(shè)提供參考。通過(guò)不斷完善對(duì)醫(yī)院工作人員的基本信息、工作獎(jiǎng)罰、人事晉升管理方法等方面的綜合管理，提高工作人員素質(zhì)和能力，增強(qiáng)院內(nèi)工作人員的凝聚力與向心力。醫(yī)院檔案在院史館建設(shè)、編撰院志等文化建設(shè)中，為傳承醫(yī)院歷史發(fā)揮了重要意義。醫(yī)院檔案見(jiàn)證了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是對(duì)醫(yī)院文化的一種傳承，不僅可以幫助員工深入了解醫(yī)院的歷史文化，還有助于激勵(lì)員工迅速加入醫(yī)院的建設(shè)工作。

（2）為醫(yī)院的發(fā)展經(jīng)營(yíng)提供信息基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)可為醫(yī)院發(fā)展提供靈感來(lái)源與信息支持，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的發(fā)展決策。醫(yī)院的綜合檔案記載了其建立以來(lái)多年的發(fā)展歷程以及各種業(yè)務(wù)往來(lái)信息，借助這些信息可以總結(jié)分析醫(yī)院以往的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和取得的成效，從而不斷優(yōu)化發(fā)展方向與規(guī)劃，以此推動(dòng)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

（3）為解決醫(yī)療糾紛提供幫助。醫(yī)患關(guān)系的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，而醫(yī)療技術(shù)、服務(wù)水平的高低是導(dǎo)致醫(yī)療糾紛的重要因素。近年來(lái)，醫(yī)患關(guān)系越來(lái)越緊張，醫(yī)療糾紛頻發(fā)，若不能順利解決將給醫(yī)院帶來(lái)不良影響，十分不利于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。檔案管理將每位患者的就診信息做了全面收集、整理與存儲(chǔ)，一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛，可以通過(guò)調(diào)取檔案信息尋找糾紛緣由，還原事件的本質(zhì)，依法行事，維護(hù)各方基本法律權(quán)益，減小各方的損失。

3.信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的特點(diǎn)

綜合檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)檔案在管理的便利性、精確性、及時(shí)性、共享性等方面均有較大的改善。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，內(nèi)容比較直觀，通過(guò)將所有檔案分類(lèi)、編號(hào)，統(tǒng)一存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案室。但是，隨著時(shí)間的推移、醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、工作人員的增加，醫(yī)院所產(chǎn)生的檔案不斷增加，收集、整理以及查詢借閱的難度不斷攀升，大幅度提升了工作人員的工作量。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院將網(wǎng)絡(luò)傳輸、電子掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲(chǔ)在電腦上，不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間，還為檔案的查閱提供了便利，并具有較高的精確度。檔案管理信息化使得各部門(mén)的檔案資料能夠快速以電子形式傳送至檔案管理部門(mén)，避免了傳統(tǒng)檔案管理中由于工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案未能及時(shí)歸檔的問(wèn)題，保證了綜合檔案管理系統(tǒng)資料更新的及時(shí)性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、查找麻煩等問(wèn)題，降低了工作人員的查閱速度與查閱率，而信息化檔案管理完美解決了這些問(wèn)題，突破了時(shí)間與地點(diǎn)的限制，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

二、信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理面臨的問(wèn)題

1.設(shè)備設(shè)施和管理制度落后

信息化時(shí)代的綜合檔案管理離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的電子設(shè)備設(shè)施與信息技術(shù)的支持。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)文件為主，對(duì)于電腦等信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)的要求不高，多數(shù)設(shè)備設(shè)施比較老舊、功能不完善，導(dǎo)致很多醫(yī)院在綜合檔案管理信息化的過(guò)程中由于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的落后而減緩進(jìn)程。而檔案管理制度滯后，體系存在漏洞，導(dǎo)致在實(shí)際工作中沒(méi)有根據(jù)檔案工作的具體情況，完善及有效整合檔案管理相關(guān)制度及規(guī)范。

2.人才隊(duì)伍薄弱

信息化時(shí)代的綜合檔案管理離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的支持，包括計(jì)算機(jī)的使用、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、文檔掃描技術(shù)等。由于傳統(tǒng)檔案管理方法與工作內(nèi)容比較單一，對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與文化水平等方面的要求不高，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)水平較低、工作效率低下，整體素質(zhì)不高。部分檔案管理工作人員非檔案專(zhuān)業(yè)出身，不能及時(shí)轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)思維，又無(wú)法獲取更多學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)，諸多因素相互影響，阻礙了醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.管理體系不完善

信息化時(shí)代的綜合檔案管理離不開(kāi)完善的管理體系支持。有些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要有了高質(zhì)量的醫(yī)療技術(shù)與服務(wù)水平，就可以取得較好的成績(jī)，從而忽視了綜合檔案管理，缺乏完善、合理的綜合檔案管理體系，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)員工責(zé)任不明，多處于被動(dòng)的工作狀態(tài)，檔案內(nèi)容收集不齊，甚至出現(xiàn)資料缺失、檔案未及時(shí)錄入等問(wèn)題，違背了綜合檔案信息化管理的初衷。

4.安全防護(hù)不到位

檔案管理涉及醫(yī)院的所有重要信息，保密工作一直都是檔案管理過(guò)程中十分關(guān)鍵的流程之一，醫(yī)院也十分重視安全防護(hù)的有效性。傳統(tǒng)綜合檔案管理通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案室的監(jiān)控、完善工作人員的進(jìn)出程序、嚴(yán)格禁止非必要人員的進(jìn)入等防護(hù)方法，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的保密工作。而綜合檔案管理信息化除了要注意以上幾點(diǎn)基本防護(hù)內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)。由于網(wǎng)絡(luò)較為開(kāi)放，相關(guān)的安全防護(hù)方法比較復(fù)雜，且極易受到病毒的攻擊，一旦防護(hù)力度不足，很可能導(dǎo)致重要信息被泄露甚至被篡改，極其不利于醫(yī)院的發(fā)展。還有資料顯示，某些醫(yī)院工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，隨意泄露患者的信息，降低了病人對(duì)醫(yī)院與醫(yī)務(wù)人員的信任度，不利于醫(yī)患關(guān)系的維護(hù)。因此，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員的安全防護(hù)與保密意識(shí)的培養(yǎng)也十分關(guān)鍵。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

1.完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是綜合檔案管理的基礎(chǔ)，良好的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與工作環(huán)境有助于提高檔案管理的水平與質(zhì)量，因此，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的完善與環(huán)境的優(yōu)化是一項(xiàng)十分有必要的工作。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)中配備醫(yī)院綜合檔案室管理設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)的要求，配置穩(wěn)定、可靠的高性能硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、密封柜、監(jiān)控設(shè)備、掃描儀等輔助設(shè)備，并做好定期維護(hù)工作。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，完善檔案管理體系

重視及發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作，引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，開(kāi)設(shè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作人員專(zhuān)業(yè)水平，根據(jù)工作人員的工作能力合理劃分工作內(nèi)容，提升醫(yī)院綜合檔案管理的整體質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思政教育，全面、系統(tǒng)地展開(kāi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升工作人員的崗位綜合素質(zhì)及能力，并實(shí)行績(jī)效考核，完善獎(jiǎng)懲制度，提高其工作效率及工作積極性。加強(qiáng)各部門(mén)之間的合作機(jī)制，完善檔案的收集、整理、錄入、查詢、開(kāi)發(fā)利用等流程，提高醫(yī)院檔案的時(shí)效性與員工查閱的便利度。

3.提高安全防護(hù)水平，做好檔案保密工作

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔后必須存放在檔案專(zhuān)用柜，保證檔案柜只能是檔案室工作人員才能開(kāi)啟，檔案室內(nèi)必須裝有無(wú)死角監(jiān)控且24小時(shí)開(kāi)啟，時(shí)刻監(jiān)控檔案室內(nèi)的情況。其他人員非必要不可進(jìn)入檔案室?guī)旆?，所有前?lái)查閱資料的人員必須按照流程申請(qǐng)，審批通過(guò)后在檔案閱覽室查閱檔案材料，未經(jīng)檔案管理人員允許，不能使用任何方式對(duì)檔案材料私自拷貝或留存。

利用檔案信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，但是容易增加信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此，要做好必要的檔案資料安全管理預(yù)防工作。首先，采用先進(jìn)、多元化、實(shí)用性能強(qiáng)的信息化數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)所有電子檔案加密，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)建設(shè)，根據(jù)檔案管理需要設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，不定期地對(duì)檔案管理系統(tǒng)更新升級(jí)，建立安全防護(hù)墻，有效提升系統(tǒng)安全系數(shù)；其次，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，非檔案室工作人員不允許接觸裝有檔案加密系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，做好各項(xiàng)檔案資料的備份與恢復(fù)工作，利用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)工具備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。此外，還需加強(qiáng)醫(yī)院重要部門(mén)人員的保密意識(shí)，杜絕檔案資料的遺失或泄密，一旦發(fā)生檔案材料人為泄密事件，必須嚴(yán)厲懲處。

四、小結(jié)

醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院重要的、關(guān)鍵的信息資料，在醫(yī)院的文化建設(shè)、發(fā)展經(jīng)營(yíng)以及處理醫(yī)療糾紛等方面具有重要的作用，信息技術(shù)的應(yīng)用在醫(yī)院綜合檔案管理中具備便利性、精確性、及時(shí)性和共享性等特點(diǎn)，有效提升了檔案管理的效率。但是，由于醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后、人才隊(duì)伍薄弱、管理體系不完善以及安全防護(hù)不到位等原因，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。綜合檔案管理信息化是當(dāng)前檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢(shì)，相關(guān)部門(mén)和人員必須直面困難、敢于探索，不斷改革創(chuàng)新綜合檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：廣西醫(yī)學(xué)科學(xué)院? 廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：郭晶晶（1981—），女，漢族，廣西南寧人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案專(zhuān)業(yè)。