王賢

摘 要：檔案安全是檔案工作的底線，企業(yè)對重要檔案異地備份是防止重大自然災(zāi)害和公共突發(fā)事件對檔案造成危害的重要手段?；跈n案異地備份工作的重要性，文章重點(diǎn)闡述企業(yè)檔案異地備份的實(shí)施過程，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針，以期對后續(xù)企業(yè)開展檔案異地備份工作提供參考。

關(guān)鍵詞：異地備份；檔案備份；檔案安全

檔案安全是檔案工作的底線，對重要檔案備份是保護(hù)檔案安全，減少人為因素和自然因素對檔案造成危害的主要方式，而實(shí)施異地備份則是防止地震、臺(tái)風(fēng)、洪水等重大自然災(zāi)害以及戰(zhàn)爭等突發(fā)公共事件對檔案損壞的災(zāi)備方案，是實(shí)現(xiàn)安全、高效、長期保管檔案的重要手段。

一、檔案異地備份的發(fā)展歷程

檔案異地備份由來已久，早在公元前11世紀(jì)的西周，為了便于日常政務(wù)利用，保護(hù)正本的安全，便會(huì)制作檔案副本，由各類文書主管部門和有關(guān)部門保存，這是檔案異地備份早期雛形。20世紀(jì)30年代，中央秘書處規(guī)定中央下發(fā)的文件和各地上報(bào)的文件，均實(shí)行“三套制”，一份送共產(chǎn)國際代存，一份送文件保管處集中保存，一份呈請中央領(lǐng)導(dǎo)人批辦。正是這種異地備份的容災(zāi)做法，為保管黨內(nèi)重要檔案資料作出了突出貢獻(xiàn)。1962年，在“南水北調(diào)”工程長江水利辦存放水文檔案的大樓爆炸事件后，中央提出有關(guān)部門要把檔案復(fù)制四份，存放全國不同地方。

國內(nèi)檔案工作者對檔案異地備份的研究，比較早的是1999年廈門市檔案館的曾少雄，從9·21臺(tái)灣大地震觸發(fā)對城建檔案異地備份的思考。2008年，汶川地震使檔案資源遭受重大損失，為檔案從業(yè)者敲響容災(zāi)警鐘。2009年，全國檔案館工作會(huì)議上提出要各級(jí)國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對重要檔案及其電子文件實(shí)行異地備份，確保檔案信息資源的絕對安全，檔案異地備份進(jìn)入發(fā)展期，各專家學(xué)者對檔案異地備份的緊迫性、備份機(jī)制以及管理策略等方面的研究與討論也逐步增多，持續(xù)到2018年后有所回落。

二、企業(yè)檔案異地備份保存的意義

1.檔案安全的要求

實(shí)施檔案異地備份是保證實(shí)體檔案安全的需要。2001年，美國“9·11”事件導(dǎo)致大樓中的很多公司因重要信息毀滅而宣告破產(chǎn)。2008年的5.12汶川地震，2010年的青海玉樹地震、舟曲泥石流，均導(dǎo)致大量檔案資料遭受無法彌補(bǔ)的毀滅性危害。各類自然災(zāi)害發(fā)生讓檔案實(shí)體時(shí)刻處在危險(xiǎn)的境遇之中，如不采取異地備份將可能給企業(yè)帶來不可彌補(bǔ)的損失。

實(shí)施檔案異地備份是保證電子檔案安全的需要。隨著企業(yè)檔案信息化進(jìn)程的加快，產(chǎn)生了大量的電子檔案數(shù)據(jù)，包括原生電子檔案以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。如果發(fā)生軟硬件故障、操作失誤以及網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息遭受非法篡改、刪除，使數(shù)據(jù)失真、受損。為了有效保護(hù)檔案安全，需要在日常備份的基礎(chǔ)上，增加實(shí)施異地備份，多重手段、多重防御，以達(dá)到提高應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力。

2.落實(shí)相關(guān)規(guī)定的要求

國家出臺(tái)了相關(guān)法律法規(guī)，國家檔案局也起草多份國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案異地備份提供制度支撐?！吨腥A人民共和國檔案法》第三十九條規(guī)定“檔案館可以對重要電子檔案實(shí)行異地備份保管”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提到，扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源備份工作，完善備份機(jī)制，實(shí)現(xiàn)館（室）藏全部檔案數(shù)字資源完整備份，重要電子檔案異地異質(zhì)備份，積極探索備份新途徑，加強(qiáng)備份工作全過程安全監(jiān)控，切實(shí)保障檔案數(shù)字資源安全?！镀髽I(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，三套載體最好分開保存，有條件的單位應(yīng)將一套置于距離300公里以上、不在同一流域的地點(diǎn)保存或不同的建筑物內(nèi)保管。此外，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等標(biāo)準(zhǔn)中也均對異地備份做出相關(guān)規(guī)定。

三、企業(yè)檔案異地備份現(xiàn)存的問題

1.對檔案異地備份的重要性認(rèn)識(shí)不足

目前，一些大型國企、央企以及經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)城市的檔案館都陸續(xù)開展了館藏檔案異地備份工作，但一些小型企業(yè)或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館，由于存在僥幸心理，對檔案異地備份工作重視程度不夠，導(dǎo)致工作推進(jìn)緩慢，至今仍未實(shí)施。

2.企業(yè)內(nèi)部缺乏資源支持

實(shí)施檔案異地備份是一個(gè)長周期的工作，且備份后數(shù)據(jù)安全的維護(hù)均需要投入大量的人力和物力。由于企業(yè)的資金預(yù)算相對緊張，檔案部門也并非處于一線生產(chǎn)地位，往往難以得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，導(dǎo)致備份工作舉步維艱。

3.缺乏詳細(xì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)支持

目前，尚未有可以直接指導(dǎo)檔案異地備份工作開展的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，僅在相關(guān)文件中提出需要實(shí)施檔案異地備份的要求。但是，對于異地備份開展方式、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)要求和安全保密要求等沒有更為詳細(xì)的規(guī)定，企業(yè)無法及時(shí)規(guī)范開展檔案異地備份工作。

4.選址不符合規(guī)范

檔案異地備份地點(diǎn)要兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上，對于電子檔案備份還不應(yīng)在同一電網(wǎng)。目前，很多企業(yè)選定的異地備份地址未達(dá)到該要求，如果兩地相距過近，發(fā)生的自然災(zāi)害會(huì)同步受到影響，從而失去了異地備份的意義。

四、企業(yè)檔案異地備份的實(shí)施內(nèi)容

對于企業(yè)檔案異地備份，已有大量學(xué)者和檔案工作人員對其提出了獨(dú)有的見解。因此，筆者在現(xiàn)有學(xué)者和檔案工作的研究基礎(chǔ)上，對企業(yè)檔案異地備份實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針。

一是爭取支持。企業(yè)檔案部門應(yīng)對分管領(lǐng)導(dǎo)展開專項(xiàng)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)檔案異地備份對于災(zāi)后檔案重建工作、保護(hù)檔案安全的重要性，爭取企業(yè)專項(xiàng)資金支持，用以購買相應(yīng)的設(shè)備，使企業(yè)穩(wěn)定、規(guī)范開展異地備份工作。

二是建立制度。企業(yè)檔案部門應(yīng)在國家、行業(yè)和地方檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求下，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況建立異地備份管理制度和工作細(xì)則，如企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、異地備份實(shí)施策略和機(jī)制、異地備份數(shù)據(jù)恢復(fù)方案、異地備份安全管理制度等，細(xì)化管理細(xì)則、責(zé)任劃分、備份范圍、備份方式和備份周期等，使其更具有操作指導(dǎo)性，為本企業(yè)異地備份工作的開展提供完善的制度保障。

三是謹(jǐn)慎選址。加強(qiáng)對備選地址的考察，除滿足基礎(chǔ)的距離、流域和地震帶要求外，還要調(diào)查歷史上的地震、洪水和泥石流等自然災(zāi)害發(fā)生頻率。異地備份的雙方相隔距離越遠(yuǎn)，氣候、地質(zhì)和水文條件差異越大的同時(shí)，受到自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件損害的可能性越小。此外，還要綜合考慮備份地點(diǎn)的庫房條件、保管設(shè)備設(shè)施和人員資質(zhì)等需要。

四是簽訂協(xié)議。為了有效保障雙方合作長期穩(wěn)定，應(yīng)簽訂檔案異地備份協(xié)議，對雙方的權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用、資源、備份介質(zhì)、移交方式和頻率、保管條件和要求、安全保密等方面有明確規(guī)定、協(xié)商一致，公平公正，以維護(hù)雙方的合法權(quán)益，保證備份介質(zhì)和數(shù)據(jù)的安全。

五是選擇備份范圍。對于需要異地備份的檔案范圍沒有明確規(guī)定，有條件的企業(yè)可以實(shí)行館藏檔案全備份。如果館藏檔案的數(shù)量大、種類多，短期內(nèi)完成全部館藏的異地備份工作難度較大，應(yīng)根據(jù)重要程度、保管期限、產(chǎn)生時(shí)間和使用頻率等劃分優(yōu)先級(jí)，分步實(shí)施，逐步、有序推進(jìn)。

例如，保管期限為永久的檔案、公司運(yùn)作必需的檔案，公司重點(diǎn)、特色業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案以及利用率較高的檔案等優(yōu)先備份。

六是選定備份方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)館藏容量、資金和人員等實(shí)際情況，綜合考慮各類檔案異地備份方式和備份載體，既要量力而行，又要盡力而為，有條件的企業(yè)可以綜合使用多種備份方式，最大限度地保護(hù)檔案安全。目前，國內(nèi)檔案異地備份方式主要有：

（1）在線異地備份。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將本企業(yè)的檔案資源備份至接收方。在線異地備份的數(shù)據(jù)可被多臺(tái)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備讀取，方便數(shù)據(jù)共享，備份頻率高。但是，建議通過專用網(wǎng)絡(luò)傳輸，以保證檔案信息安全。

（2）建立異地備份中心。建立異地備份中心，將重要檔案集中備份，存儲(chǔ)介質(zhì)或設(shè)備集中部署，性價(jià)比高、集中管理效益高，但需要綜合考慮異地備份中心的地理位置、配套設(shè)施等，一次投入成本以及后續(xù)的維護(hù)成本較高。適用于大型國有企業(yè)，資金實(shí)力較為雄厚，且由集團(tuán)牽頭組織建立，統(tǒng)一規(guī)劃，集團(tuán)內(nèi)各成員單位均可使用。此種方式中小型企業(yè)實(shí)現(xiàn)較為困難。

（3）離線異地備份。將本企業(yè)檔案資源存儲(chǔ)在可脫離計(jì)算機(jī)保留的載體介質(zhì)上，并將備份載體運(yùn)輸至接收方保管。離線備份不受計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的限制，資金投入成本相對較低，操作方便，硬件可便捷配置。但數(shù)據(jù)量巨大時(shí)，存放介質(zhì)較多，加大管理難度。并且，當(dāng)發(fā)生災(zāi)害時(shí)需逐份讀取恢復(fù)。離線備份的介質(zhì)類型選擇較多，表1比較了各類載體類型，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況綜合選擇。

（4）異地備份外包。企業(yè)將檔案異地備份工作外包至其他公司。異地備份的軟硬件設(shè)備設(shè)施由外包公司承擔(dān)，本企業(yè)僅需支付外包租借費(fèi)用即可。但保密性能得不到保障，市場可以提供專業(yè)檔案異地備份的供應(yīng)商并不多，服務(wù)效果得不到保證。

企業(yè)還可以積極探索與政府所屬公共檔案館合作的新模式，專業(yè)檔案館異地備份存儲(chǔ)條件規(guī)范、人員技術(shù)有保證、管理系統(tǒng)安全可靠，企業(yè)也可為公共檔案帶來額外的經(jīng)濟(jì)效益，雙方可互利互惠。

表1 離線備份常見載體對照表

載體類型 容量 價(jià)格 硬件

設(shè)備 保管時(shí)間 有無國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn) 綜合評(píng)價(jià)

光盤 容量小，最大單盤容量300G 單盤價(jià)格較為便宜 電腦、藍(lán)光光驅(qū) 檔案級(jí)CD、DVD光盤的保存壽命大于20年，檔案級(jí)藍(lán)光光盤的保存壽命大于30年 《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范》《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》 優(yōu)點(diǎn)：價(jià)格低，便于操作，不易被篡改，保管期限較長。缺點(diǎn)：容量小，備份及讀取速度慢。

硬磁盤 容量大 相對較高 電腦 保管時(shí)間短，硬磁盤在5年左右 《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》 優(yōu)點(diǎn)：容量大、傳輸速度快、使用方便。

缺點(diǎn)：保存時(shí)間短、不耐摔。

磁帶 容量大，LTO8磁帶可達(dá)到12TB 磁帶價(jià)格便宜，但需要的軟件（備份軟件）和硬件（磁帶機(jī)）價(jià)格較高 專用備份軟件，專用磁帶機(jī) 根據(jù)DA/T83-2019《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》第11.3描述：保存時(shí)間超過10年的磁帶，更新或轉(zhuǎn)換。因此，磁帶作為檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)的壽命為10年 《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》 優(yōu)點(diǎn)：容量大、穩(wěn)定性強(qiáng)、傳輸速度穩(wěn)定。缺點(diǎn)：保存時(shí)間短、更新?lián)Q代速度快，新版本磁帶機(jī)可能不兼容舊版本磁帶。

縮微膠片 存儲(chǔ)密度高，每幅膠片能濃縮A0圖紙大小 價(jià)格高 膠片掃描儀、膠片沖洗設(shè)備、膠片讀取設(shè)備 保管時(shí)間長，100年以上。在一定的溫濕度條件下保存壽命可達(dá)500年 《縮微攝影技術(shù)在16mm卷片上拍攝檔案的規(guī)定》《縮微攝影技術(shù)在A6平片上拍攝檔案的規(guī)定》《檔案縮微品保管規(guī)范》《檔案縮微品制作記錄格式和要求》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》《特殊和超大尺寸制止檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》 優(yōu)點(diǎn)：保存時(shí)間最長，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)最為完善。缺點(diǎn)：部分格式，如數(shù)據(jù)庫文件、三維CAD文件、音視頻文件等無法復(fù)制成為縮微膠片。數(shù)字膠片的出現(xiàn)有望解決該問題，目前正在研究階段

七是實(shí)施備份。萬事俱備后，企業(yè)便可正式異地傳輸工作。如果是離線異地備份，需由專人定期將備份載體運(yùn)送至備份地點(diǎn)，在條件允許的情況下還應(yīng)當(dāng)專車運(yùn)輸，需要采用牢固、可靠的方式包裝，避免運(yùn)輸過程中載體受損。接收方與寄送方需當(dāng)面交接清點(diǎn)，保留交接記錄。未經(jīng)允許，接收方不可打開查看和使用。如果是在線異地備份，需通過技術(shù)手段保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，如鋪設(shè)或租借專用線纜傳輸數(shù)據(jù)、增加安全密鑰、身份認(rèn)證、分級(jí)授權(quán)、預(yù)警提醒和斷電保護(hù)等功能，防止未經(jīng)授權(quán)訪問、修改、破壞檔案信息，有條件的企業(yè)可采用區(qū)塊鏈等最新技術(shù)維護(hù)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全。系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)保留相關(guān)日志記錄。

八是定期檢查。檔案異地備份并不是將備份載體送至接收單位就算結(jié)束了，還需要后續(xù)的定期檢測與維護(hù)，一旦備份的數(shù)據(jù)發(fā)生故障、無法恢復(fù)，那異地備份將毫無作用。企業(yè)需要有專人根據(jù)不同載體的檢測周期定期抽檢，檢測時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的備份載體應(yīng)立即更新和數(shù)據(jù)遷移，保證異地備份載體的安全和長期可讀。通過在線備份方式可以增加數(shù)據(jù)預(yù)警、數(shù)據(jù)檢測、數(shù)據(jù)保全和數(shù)據(jù)恢復(fù)等各項(xiàng)功能，并定期對備份數(shù)據(jù)實(shí)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)在發(fā)生損毀時(shí)能順利恢復(fù)。

五、結(jié)語

檔案是整個(gè)社會(huì)的珍貴財(cái)富，在自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件發(fā)生頻率逐步增高的今天，檔案人員必須具有前瞻意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，居安思危，未雨綢繆，通過各類手段保護(hù)檔案實(shí)體和信息的安全。同時(shí)，要加強(qiáng)對先進(jìn)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，只有這樣才能提高企業(yè)災(zāi)害應(yīng)對能力，促進(jìn)檔案事業(yè)長足發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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（作者單位：廣西防城港核電有限公司）