摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，中國已經(jīng)全面進入數(shù)字化時代。相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，數(shù)字化時代的到來為城建檔案對標現(xiàn)代化管理提供了更大可能，城建檔案的管理方式、方法和內(nèi)容都在發(fā)生著極大改變。城建檔案逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，管理信息化水平顯著提升，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡獲取更多所需信息。文章立足于數(shù)字化時代大背景，闡述數(shù)字化時代背景下優(yōu)化城建檔案管理的意義，指出城建檔案管理中面臨的問題，并從嚴格管理程序，做到規(guī)范管理、捋清工作思路，強化人才支撐；加快數(shù)字化建設(shè)，對標現(xiàn)代管理等三個方面提出針對性的解決對策，以期為數(shù)字化時代城建檔案對標現(xiàn)代化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；城建檔案；現(xiàn)代化管理

城建檔案作為見證城市發(fā)展的重要資料，詳細記錄了一個城市發(fā)展的各個節(jié)點和重要決策，對于城市的發(fā)展具有重要的學習參考價值，尤其是信息技術(shù)高度發(fā)展的數(shù)字化時代，為城建檔案對標現(xiàn)代化管理提供了極大可能，這將大幅提升城建檔案的綜合利用效率，有效提升城建檔案的綜合應用范圍，并能夠進一步加大城建檔案的科學保管力度，確保城建檔案的管理更加科學持久。數(shù)字化時代的到來，需要進一步優(yōu)化城建檔案管理模式，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案管理“重藏輕用”的狀態(tài)，為中國城鎮(zhèn)化和智慧化城市建設(shè)發(fā)展提供更高質(zhì)量的服務。

一、數(shù)字化時代城建檔案對標現(xiàn)代化管理的意義

1.可以實現(xiàn)城建檔案的科學管理

數(shù)字化時代的到來，不但改變著人們的生產(chǎn)生活方式，還影響著整個社會發(fā)展的進程，通過加快推進城建檔案數(shù)字化建設(shè)，優(yōu)化城建檔案管理流程，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案長久存放，還能有效提升城建檔案的管理使用效率，更好地滿足社會發(fā)展對城建檔案的綜合應用需要。以往收集的城建檔案以紙質(zhì)版居多，存在占地大、難管理、難查找等問題，而且紙質(zhì)檔案因其特有的脆弱性，長期暴露在空氣中容易被酸化，進而導致檔案損壞或缺失。同時，由于受外界因素影響，如火災、頻繁借閱、遷移等都容易造成城建檔案的丟失或被泄露，這也是傳統(tǒng)城建檔案管理存在的主要弊端。在數(shù)字化時代發(fā)展背景下，對城建檔案實施現(xiàn)代化管理，能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備設(shè)施和手段數(shù)字化處理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并上傳至專用的城建檔案存儲設(shè)備或數(shù)據(jù)庫中，通過智能終端實現(xiàn)對城建檔案的自動歸檔，這樣既能提升城建檔案的安全性，也能有效提升城建檔案查找、借閱、保存、遷移和管理效率。

2.可以提高城建檔案利用效率

傳統(tǒng)的城建檔案管理模式主要將收集的紙質(zhì)檔案分類歸檔后，統(tǒng)一存放于檔案室中，但隨著城市的快速發(fā)展，城建檔案數(shù)量也在快速增加，想要查找一些存放時間過長的檔案需要花費大量的時間，且工序煩瑣。而通過數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，可以根據(jù)現(xiàn)實需求隨時查閱城建檔案資料，打破了傳統(tǒng)城建檔案查閱方式的時間和地點限制，既提升了城建檔案查閱的便捷度，也節(jié)省了不必要的勞務開支，大幅提升了城建檔案的綜合利用效率。如果所需資料過多，經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對所需資料的精準查找和批量打印，極大節(jié)約了所需城建檔案的打印和查找時間。此外，在城建檔案現(xiàn)代化管理過程中運用數(shù)字化手段，可以實現(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，不僅能節(jié)省大量的檔案存儲空間，還能節(jié)約大量的檔案管理經(jīng)費，如人工管理成本、后期維護成本、建筑成本等。

3.可以實現(xiàn)城建檔案資源共享

隨著信息技術(shù)的不斷成熟，我國已經(jīng)迎來了數(shù)字化建設(shè)的黃金時期，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)遍及人們生產(chǎn)生活的各個角落，并逐漸改變著人們的日常生產(chǎn)生活習慣。城建檔案管理隨著數(shù)字化時代的到來，逐漸由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字化建設(shè)，可以充分發(fā)揮城建檔案現(xiàn)代化管理的資源共享特點，各地區(qū)可以通過專用的數(shù)字化平臺實現(xiàn)城建檔案的跨區(qū)域傳閱，用戶能夠更加方便地獲取工作所需的城建檔案資料，進而為地方城市建設(shè)提供更多可行性參考。此外，城建檔案作為城市發(fā)展過程中保存的重要社會資源，不能單純將城建檔案作為資料來保存，應該結(jié)合時代發(fā)展需求，建立科學、安全的城建檔案現(xiàn)代化共享機制，切實發(fā)揮城建檔案的時代作用，讓需要借助城建檔案學習的人有資料可查，更好地推動城市的建設(shè)和發(fā)展。

二、數(shù)字化時代城建檔案對標現(xiàn)代化管理存在的問題

1.對城建檔案管理認識不充分，缺乏規(guī)范管理

城建檔案管理工作作為城市建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，對城市發(fā)展的科學布局起著借鑒參考價值。并且，這些城建檔案將伴隨整個城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的各個階段，能為城市改造、城市管理和房屋產(chǎn)權(quán)辦理提供可靠依據(jù)。城建檔案還記錄著整個城市的發(fā)展歷程，對編撰城市發(fā)展歷史、傳承歷史文化起著重要作用。隨著社會的發(fā)展，城建檔案管理工作也逐漸被社會關(guān)注，但公眾對城建檔案管理的具體內(nèi)容和在城市建設(shè)過程中發(fā)揮的作用還缺乏有效了解。同時，在收集城建檔案時存在操作不規(guī)范、收集覆蓋范圍不夠全面等問題。比如，在現(xiàn)有的城建檔案資料中，主要以地面及以上的建筑資料為主，涉及地下管網(wǎng)的相關(guān)資料相對較少，并且收集到的地下管網(wǎng)數(shù)據(jù)主要為設(shè)計單位和建設(shè)單位提供的施工圖紙資料，施工過程中開挖的樣洞情況、實地記錄以及各種拆遷的方案、會議記錄、復原情況等方面的資料收集較少，而從事建設(shè)的相關(guān)部門主要注重自己相關(guān)資料的收集，對于該項驗收和移交的相關(guān)資料的收集則偏少。此外，在城建檔案的分類存放上存在錯放、漏放等問題，如一些配套的政策法規(guī)沒有規(guī)范化存放在綜合類檔案中，部分檔案甚至缺少項目實施的會議記錄、規(guī)劃文件和公示文件。

2.城建檔案管理思路不清晰，工作方式落后

為了規(guī)范檔案管理工作，我國相繼出臺了檔案管理的配套法規(guī)和辦法，為各行業(yè)的檔案管理提供了基本的法律支撐。但對從業(yè)人員的管理、檔案制度的修訂、工作責任的落實、檔案監(jiān)督檢查、檔案管理信息化建設(shè)以及現(xiàn)代管理制度的建設(shè)等一系列工作都缺乏完善的配套細則作為支撐。因此，想要確保城建檔案管理工作有法可依、有據(jù)可循，必須修訂和完善涉及檔案管理的法律法規(guī)，以便更好地為城建檔案管理提供清晰的工作思路。此外，為加快推進我國檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，國家相繼出臺了許多新的檔案管理辦法，但就現(xiàn)階段城建檔案管理的整體發(fā)展情況來看，現(xiàn)有的城建檔案大多數(shù)還是以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化、信息化以及現(xiàn)代化的城建檔案管理模式還未正式建成，很難滿足現(xiàn)代城市的建設(shè)發(fā)展需要。

3.城建檔案信息化建設(shè)滯后，查閱手段單一

隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的加快，城建檔案數(shù)量正快速增加，現(xiàn)有城建檔案從業(yè)人員已經(jīng)很難適應城市現(xiàn)代化建設(shè)需要，亟須引進先進的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)來推進城建檔案工作的開展，逐步實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化歸檔和檢索，進而才能確保城建檔案建設(shè)更好地滿足城鎮(zhèn)化的建設(shè)發(fā)展需要。此外，由于絕大多數(shù)城建檔案是紙質(zhì)檔案，尚未真正建成數(shù)字化的城建檔案現(xiàn)代化管理體系，很多城建資料的查閱都需要采取人工查找的方式，但由于崗位人手有限，而城建檔案的項目種類繁多，導致每份資料的查找都需要消耗大量的人力和時間，工作效率很難提升。同時，城建檔案的綜合利用水平不高，無論是城建公司，還是涉及需要查閱城建檔案的單位或個人，大都只會在需要時去簡單查閱所需資料，利用率低最終產(chǎn)生的結(jié)果就是很難發(fā)現(xiàn)城建檔案管理存在的問題，優(yōu)化城建檔案查閱工作的相關(guān)措施也就很難推行。

三、數(shù)字化時代城建檔案對標現(xiàn)代化管理的對策建議

1.嚴格管理程序，做到規(guī)范管理

嚴格規(guī)范的城建檔案管理程序是數(shù)字化時代城建檔案對標現(xiàn)代化管理的重要抓手。在日常的城建檔案管理工作中，要抓住數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展契機，在現(xiàn)有檔案管理法律法規(guī)和規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，出臺城建檔案管理對標現(xiàn)代化管理的各項細則，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。要全面做好城建檔案的監(jiān)督管理工作，作為主責主業(yè)的城建檔案館要主動與市級檔案執(zhí)法機構(gòu)和重點項目管理機構(gòu)對接，專項檢查重點城建項目，采取實地考察與資料檢查相結(jié)合的方式，全面指導資料的完整性、檔案存放室的安全性（包括防潮、防火、防盜設(shè)施）、城建檔案的編制，確保建設(shè)單位在工程實施過程中能按照城建檔案的存檔需求對項目檔案開展收集、整理、保管和數(shù)字化處理等工作，全面提高重點城建項目檔案移交的工作效率，并為重點城建項目檔案后續(xù)的綜合利用奠定基礎(chǔ)。要完善城建檔案的移交流程，規(guī)范城建體系的檔案管理程序，將項目檔案的規(guī)范化管理貫穿于城建項目規(guī)劃許可、施工許可以及竣工驗收等全過程。城建檔案館的管理人員要定期深入城建項目施工單位，開展城建檔案業(yè)務指導，并對城建項目資料收集整理人員開展技術(shù)交流培訓，確保各施工單位的城建項目資料收集人員，能夠在施工中按照城建檔案的要求，全面收集和規(guī)范化整理項目涉及的城建檔案資料，為城建檔案館提供完整、齊全的永久存檔資料。要進一步完善對城建電子檔案的監(jiān)督管理，全面加強對城建電子檔案的積累、鑒定、著錄以及歸檔等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導，確保歸檔電子文件完整、真實、有效和安全。在工作過程中要不斷修訂和完善城建電子檔案的歸檔標準，進一步規(guī)范城建電子檔案的存檔要求和流程，確保所有歸檔的城建電子檔案保持原始性、真實性。此外，要加強對城建檔案的技術(shù)支撐，采用文檔加密、專機專用和技術(shù)防備份、防寫以及防復制等手段，確保城建電子檔存儲、傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

2.捋清工作思路，強化人才支撐

城建檔案館要結(jié)合社會發(fā)展需求及時調(diào)整城建檔案的工作重點和策略，有針對性地對城建檔案資源實行收集、分類、歸檔和整合，主動服務社會發(fā)展需求，充分發(fā)揮城建檔案的綜合價值。城建檔案工作人員應主動深入城建項目施工單位，開展城建檔案指導工作，將城建檔案收集歸檔工作走在前面，提高城建檔案存入城建檔案館的規(guī)范性和科學性。同時，要充分借助城建檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的發(fā)展契機，綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將館藏的“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活信息”。對于城建檔案的查詢，可以采取線上提前預約、線下窗口查詢或現(xiàn)場自助查詢等方式，為查詢主體提供便捷的城建檔案查詢服務，實現(xiàn)城建檔案的多元化、高效率運用，切實發(fā)揮城建檔案服務城市建設(shè)的作用。要加強城建檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)，采用人才引進方式招聘高素質(zhì)的專業(yè)檔案人才，采用交流培訓的方式提升現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，努力為城建檔案對標現(xiàn)代化管理，提供一批懂業(yè)務、懂技術(shù)、安全保密意識強的復合型人才，確保城建檔案從業(yè)人員能夠熟練掌握現(xiàn)代化的城建檔案管理技能，為城建檔案的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型提供人才支撐。此外，要切實發(fā)揮城建檔案館的專業(yè)作用，定期對城建項目實施單位檔案管理人員開展業(yè)務方面的交流培訓，給他們提供專業(yè)的業(yè)務指導，確保城建項目施工單位對城建檔案的收集、整理更加科學、規(guī)范。

3.加快數(shù)字化建設(shè)，對標現(xiàn)代管理

隨著我國城市化建設(shè)速度的不斷加快，查閱城建檔案的人數(shù)也隨之快速增加。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于紙張性質(zhì)的限制，經(jīng)過高頻查閱使用極易出現(xiàn)檔案破損問題，最終導致這些檔案出現(xiàn)保存缺失，因此，加快城建檔案數(shù)字建設(shè)變得尤為迫切。作為城建檔案館，要積極出臺館藏檔案由紙質(zhì)化向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)化的詳細方案，并組織專業(yè)人員有計劃、分階段掃描、分類、入冊、歸檔館藏紙質(zhì)城建檔案，及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，提供更加快捷的查閱服務。要充分結(jié)合數(shù)字化、信息化的時代發(fā)展需求，加快推進城建檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡平臺建設(shè)，并借助網(wǎng)絡平臺做好城建檔案的宣傳和服務工作。一方面，要借助城建檔案網(wǎng)絡平臺直觀展示城市由舊轉(zhuǎn)新的變化，讓人們能夠更加深入地了解城市發(fā)展的歷史演變；另一方面，要充分發(fā)揮城建檔案網(wǎng)絡平臺的服務陣地作用，為城建單位和城建檔案館之間搭建溝通橋梁，并建立起完善的數(shù)據(jù)連接體系，切實發(fā)揮城建檔案的社會價值，更好地指導城市建設(shè)和發(fā)展。此外，要充分發(fā)揮城建檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)代服務功能，制定科學、規(guī)范的城建檔案信息分類管理辦法和標識符編碼，按照涉及主體的不同，構(gòu)建詳細的城建檔案分類體系，從而實現(xiàn)數(shù)字化城建檔案資源的快速檢索和精準定位，更好地為建筑物所有權(quán)人查閱利用、仲裁和訴訟調(diào)查取證、建筑施工單位借鑒參考以及可研報告撰寫、專題調(diào)研、專著出版等，提供便利的城建檔案查詢服務。

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（作者單位：濱州市住房保障和房產(chǎn)服務中心）

作者簡介：張曉東（1976—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。