摘 要：隨著信息技術(shù)和數(shù)字化手段的快速發(fā)展，為提高效率、降低成本以及改善服務(wù)質(zhì)量，各行業(yè)都在逐步向信息化邁進(jìn)，在此背景下，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化的方向，保險(xiǎn)行業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)于工傷保險(xiǎn)的需求也在增加，高效管理工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，包括事故記錄、索賠信息和醫(yī)療資料等，對(duì)保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要。首先，介紹工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，隨后分析工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性。在此基礎(chǔ)上，提出一些具體措施，如深化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化認(rèn)知、促進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度完善以及不斷提升工作人員綜合素質(zhì)等，為進(jìn)一步優(yōu)化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平、促進(jìn)相關(guān)單位創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工傷保險(xiǎn)；檔案管理；信息化；問題；措施

工傷保險(xiǎn)是一種社會(huì)保險(xiǎn)制度，服務(wù)對(duì)象是因工作事故或職業(yè)病引起的勞動(dòng)者，為其在身體受到損害或死亡的情況下提供醫(yī)療、康復(fù)和撫恤等保障，其核心理念是“預(yù)防為主，治療結(jié)合”，即通過加強(qiáng)安全生產(chǎn)管理、提高職業(yè)衛(wèi)生水平等措施，預(yù)防并減少工傷事故的發(fā)生，同時(shí)，對(duì)于受工傷的勞動(dòng)者，提供必要的醫(yī)療和撫恤保障。目前，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在著許多問題，如信息化程度低、檔案管理效率低等。信息化管理能夠提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少紙質(zhì)文件管理帶來的煩瑣和不便，數(shù)字化檔案能夠更容易地存儲(chǔ)、檢索和共享，有助于快速獲取所需信息，同時(shí)，政府對(duì)于保險(xiǎn)行業(yè)的監(jiān)管日益加強(qiáng)，信息化管理不僅能提高工作效率，還能更好地響應(yīng)政府監(jiān)管和合規(guī)要求，確保業(yè)務(wù)的合法性和規(guī)范性，再加上用戶對(duì)于高效、便捷的服務(wù)需求不斷增長，信息化檔案管理可以滿足用戶對(duì)快速索取相關(guān)信息的需求，提升客戶服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此，提高工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)水平，不僅是現(xiàn)代管理的必然趨勢，也是提高工作效率、保障數(shù)據(jù)安全、提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)信息共享以及推動(dòng)行業(yè)發(fā)展的重要途徑。

一、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性

信息化建設(shè)可以提高工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，確保工作人員更快速、方便地獲取并處理檔案信息，優(yōu)化業(yè)務(wù)辦理的效率，減少人為錯(cuò)誤、文件遺失和錯(cuò)放等問題，提高檔案管理的準(zhǔn)確性。然而，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害意外事件的破壞以及被非法獲取或篡改的概率較高。通過信息化建設(shè)，可以采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理等技術(shù)措施，加強(qiáng)檔案的安全保障，只有授權(quán)人員才能訪問和處理相應(yīng)的檔案信息，提高了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的隱私和機(jī)密性。通過數(shù)字化檔案的建立，可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，為業(yè)務(wù)決策提供科學(xué)依據(jù)的同時(shí)，提高業(yè)務(wù)協(xié)同和跨部門合作的便利性，促進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的協(xié)同開展和進(jìn)一步優(yōu)化，借助信息化手段提升管理和服務(wù)水平，確保管理內(nèi)容和管理方式能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐。只有通過信息化建設(shè)，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，提供更高效、便捷的服務(wù)。

二、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進(jìn)現(xiàn)狀

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)在一些地區(qū)取得了良好成果，我國許多地方政府和保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)已經(jīng)著手積極推動(dòng)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化工作的落實(shí)，并取得了成功。比如上海市人社局聯(lián)合保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)和信息技術(shù)企業(yè)，建設(shè)“上海市工傷保險(xiǎn)綜合管理平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化和自動(dòng)化。該平臺(tái)通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將工傷保險(xiǎn)檔案以電子形式存儲(chǔ)，并提供快速、便捷的檔案查詢和管理功能。企業(yè)和個(gè)人可以通過在線申報(bào)和查詢系統(tǒng)提交工傷保險(xiǎn)申報(bào)材料，查詢工傷保險(xiǎn)待遇和理賠進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的電子化和透明化；江蘇省人社廳與保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)合作，建設(shè)“江蘇省工傷保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了工傷保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化和集中管理，通過該系統(tǒng)，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)可以在線錄入、存儲(chǔ)和管理工傷保險(xiǎn)檔案信息，并提供快速查詢、統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表生成等功能。該系統(tǒng)還與其他相關(guān)部門的信息系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)信息的共享，提高工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的效率和準(zhǔn)確性。由此可見，在信息化管理下，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)展神速，通過建設(shè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)、引入先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)檔案的電子化存儲(chǔ)和管理，能夠提高工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的效率和準(zhǔn)確性，并利用在線申報(bào)和查詢系統(tǒng)，提供多元化服務(wù)渠道，方便企業(yè)和個(gè)人獲取信息。然而，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進(jìn)仍然面臨一些挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)、技術(shù)平臺(tái)的互通互聯(lián)等，為此，需要政府、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)和信息技術(shù)企業(yè)加強(qiáng)合作，制定相關(guān)的政策和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的技術(shù)手段，建立統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，推動(dòng)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的協(xié)同推進(jìn)。

三、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.信息在傳遞過程中的完整性和真實(shí)性問題

技術(shù)因素是導(dǎo)致信息在傳遞過程中存在完整性和真實(shí)性問題的重要原因，在信息傳遞過程中，由于網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)錯(cuò)誤以及惡意攻擊等原因，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞和篡改等情況。人為因素是造成信息在傳遞過程中完整性和真實(shí)性問題的原因，包括工作人員的錯(cuò)誤操作、疏忽大意或不當(dāng)行為等，如工作人員在錄入或傳輸傷殘軍帖信息時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，將傷殘軍帖與生活護(hù)理費(fèi)、一次性傷殘補(bǔ)助金等內(nèi)容混淆，或者故意刪除傷殘軍帖六個(gè)等級(jí)中的某些部分、篡改傷殘津貼的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)信息等。此外，管理和監(jiān)督不足也是引發(fā)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)問題的重要因素，如果缺乏有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，工作人員沒有足夠的約束和指導(dǎo)，信息傳遞過程中的完整性和真實(shí)性便會(huì)存在問題，導(dǎo)致工作人員不遵守規(guī)定的流程和操作規(guī)范，缺乏適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和安全措施，就會(huì)影響信息在傳遞過程中的完整性和真實(shí)性，如果系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)沒有足夠的安全性保障措施，容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問，存在數(shù)據(jù)被泄露或被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致信息的丟失、篡改和冒用，降低檔案信息的安全性。

2.原始資料檔案的保管問題

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，存在原始檔案丟失或損壞的情況，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案時(shí)，如果沒有嚴(yán)格遵守操作規(guī)范和技術(shù)要求，可能會(huì)導(dǎo)致原始檔案的丟失或損壞，如在掃描或轉(zhuǎn)錄過程中發(fā)生錯(cuò)誤操作，導(dǎo)致原始資料無法恢復(fù)或被破壞。在信息化建設(shè)過程中，缺乏明確的政策和規(guī)定，未能妥善保管和管理原始檔案資料，導(dǎo)致檔案的混亂、丟失和濫用，從而影響工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行和保障。工作人員在處理和保管原始資料檔案時(shí)，如果缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心，可能會(huì)出現(xiàn)不當(dāng)處理、錯(cuò)誤操作和疏忽大意的情況，如原始資料被放置在不安全的環(huán)境中，容易遭到損壞或丟失。

3.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)問題

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中，技術(shù)和管理要求都在不斷優(yōu)化、提升，但是，檔案管理人員缺乏相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)不足。缺乏持續(xù)的專業(yè)培訓(xùn)和提升機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員難以掌握技術(shù)和管理的發(fā)展趨勢，影響管理人員在信息化建設(shè)中的表現(xiàn)和素質(zhì)提升。檔案管理人員的意識(shí)和態(tài)度對(duì)自身素質(zhì)提升起到了關(guān)鍵作用，如果缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和理解，或者對(duì)工作缺乏責(zé)任心和積極性，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員便無法充分發(fā)揮工作效能，對(duì)檔案管理工作持漠視、敷衍和不重視的態(tài)度，影響工傷保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

四、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進(jìn)途徑

1.深化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化認(rèn)知

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息在參保人執(zhí)行工傷保險(xiǎn)時(shí)扮演著重要的角色，雖然并未記錄參保人的所有信息，但它是參保人參與工傷保險(xiǎn)的主要憑證，為了突出工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，國家制定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容，包括參保人信息的收集、記錄、整理和存儲(chǔ)以及工傷保險(xiǎn)報(bào)銷辦理?xiàng)l件，為后續(xù)的工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理做出重要貢獻(xiàn)。比如西安某單位在為員工報(bào)銷工傷保險(xiǎn)時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)明確掌握工傷保險(xiǎn)待遇費(fèi)用零星報(bào)銷辦理?xiàng)l件，了解相關(guān)報(bào)銷事項(xiàng)應(yīng)依據(jù)新修訂《工傷保險(xiǎn)條例》（國務(wù)院令第586號(hào)）、《陜西省實(shí)施工傷保險(xiǎn)條例辦法》（陜西省人民政府令第97號(hào)）以及《西安市工傷保險(xiǎn)實(shí)施辦法》（西安市人民政府令第23號(hào)）的要求嚴(yán)格執(zhí)行，報(bào)銷對(duì)象為在該市參加工傷保險(xiǎn)、發(fā)生工傷的職工和已納入基金統(tǒng)籌管理的老工傷人員，辦理?xiàng)l件需滿足工傷職工認(rèn)定工傷前、駐外和急診發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)用以及符合政策規(guī)定的其他工傷待遇項(xiàng)目。并且，工傷職工正常參保，所在單位足額繳費(fèi)。傳統(tǒng)的工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主要依賴紙質(zhì)記錄，為了確保參保人信息的準(zhǔn)確性，工作人員需要詳盡、仔細(xì)記錄參保人的信息，但這樣的方式不僅增加了工作人員的工作量，而且加大了后期保管的難度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，參保人的信息變得可數(shù)據(jù)化，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，收集、整理、核對(duì)和保存參保人的信息，使工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理更加信息化和便捷化。相關(guān)工作人員應(yīng)該加深對(duì)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的認(rèn)知，不斷運(yùn)用信息技術(shù)處理工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，提高檔案管理的效率，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地處理工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息，為參保人提供更便捷的服務(wù)。

2.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變

目前，我國工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主要依賴紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)并存的方式，大部分工作人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，并開始逐步采用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高工作效率。為了全面推動(dòng)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程，相關(guān)部門和工作人員應(yīng)該積極推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，管理人員可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)和轉(zhuǎn)錄設(shè)備，拍攝檔案信息照片或視頻，將檔案信息數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，并在傳輸檔案信息時(shí)，靈活運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，如相關(guān)單位應(yīng)該構(gòu)建以“公共云”為基礎(chǔ)的工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化應(yīng)用模式，受理工傷認(rèn)定程序。用人單位應(yīng)在事故發(fā)生之后30天內(nèi)，受傷職工或者其直系親屬、工會(huì)組織應(yīng)在事故發(fā)生之后1年內(nèi)，在“公共云”平臺(tái)提出工傷認(rèn)定申請，在經(jīng)過提交材料，受理審查之后，由平臺(tái)向管理人員發(fā)出受理通知，經(jīng)過管理人員的調(diào)查核實(shí)后，做出認(rèn)定，并將最終結(jié)果上傳到平臺(tái)，告知受傷職工或者其單位和家屬，不僅可以提升檔案信息傳輸?shù)男剩€能避免紙質(zhì)檔案信息在傳輸過程中出現(xiàn)破損的情況，保證工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息的完整性。通過這些措施，可以逐步實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，提升工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，為工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的審批與落實(shí)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

3.完善工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，離不開制度支持，通過對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的不斷完善，積極構(gòu)建信息化平臺(tái)，提高檔案資料準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，強(qiáng)化各項(xiàng)規(guī)范的可行性，從而促進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的全面發(fā)展。相關(guān)部門應(yīng)該制定相應(yīng)的規(guī)章制度，充分滿足工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的需求，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，相關(guān)單位以及管理人員需要將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，完善相關(guān)制度，規(guī)范員工的思想和工作態(tài)度，確保員工能夠準(zhǔn)確錄入檔案資料，提高資料的準(zhǔn)確性。隨著工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐步被替代，而信息化模式離不開數(shù)據(jù)的錄入與傳輸，為確保檔案信息的真實(shí)性和完整性，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)密監(jiān)督檔案的錄入和傳輸過程，并制定相關(guān)的規(guī)章制度，約束工作人員的行為，使其按照制度要求，錄入和傳輸工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息，完善檔案信息。目前，檔案部門使用內(nèi)部局域網(wǎng)，錄入與傳輸工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息，這種網(wǎng)絡(luò)模式能夠保證檔案信息具有較高的安全性。

4.不斷提升工作人員綜合素質(zhì)

在日常工作中，工作人員可以運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)錄入與管理，推動(dòng)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，工作人員應(yīng)該不斷鍛煉自身的業(yè)務(wù)能力，總結(jié)和分析日常工作，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。通過持續(xù)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)水平和技能，逐步強(qiáng)化工作能力。檔案工作人員還要不斷提升自身的道德素養(yǎng)，遵守工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化制度的要求，約束自己的思想和行為，認(rèn)真對(duì)待每項(xiàng)工作，確保工作按照規(guī)定程序有效落實(shí)，使工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)更加制度化和規(guī)范化，提高檔案管理工作效率。檔案工作人員還應(yīng)該培養(yǎng)計(jì)算機(jī)操作能力和信息技術(shù)運(yùn)用能力，正確使用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，開展檔案信息的錄入、整理、傳輸和調(diào)取工作，為工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

五、結(jié)束語

信息化建設(shè)為工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理帶來諸多優(yōu)勢，包括提高效率、增強(qiáng)安全性、促進(jìn)創(chuàng)新和適應(yīng)時(shí)代發(fā)展等。在未來的發(fā)展中，各方應(yīng)緊密團(tuán)結(jié)，共同努力，推進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，為構(gòu)建更加公平、高效的社會(huì)保障體系做出積極貢獻(xiàn)！

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會(huì)保障局社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）

作者簡介：杜曼麗（1975—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，副高級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。