摘 要：在新時期，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)對現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需要采取行之有效的手段，創(chuàng)新升級檔案管理模式，積極建設數(shù)字檔案館，對檔案管理模式的優(yōu)化有著積極的影響?；诖耍恼略敿毞治隽私ㄔO數(shù)字檔案館對檔案管理體系的影響，針對建設過程中存在的問題提出了一系列解決措施，包括制定規(guī)范的建設標準、強化管理人員綜合素養(yǎng)以及完善創(chuàng)新管理平臺等，旨在提升檔案管理模式的完善性和先進性，助力我國檔案事業(yè)高質量發(fā)展，為相關人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理模式；影響對策

數(shù)字檔案館指的是依托于信息技術、云技術以及大數(shù)據(jù)技術等，將檔案資料存儲到數(shù)據(jù)庫中，為人們查閱、使用檔案資料提供便利。傳統(tǒng)單一、片面的檔案管理模式存在諸多不足和欠缺，不利于檔案的長期保存，而數(shù)字檔案館能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，促進檔案管理模式的進一步優(yōu)化，從而為我國檔案事業(yè)的長效健康發(fā)展注入源源不斷的動力。因此，深入研究和分析數(shù)字檔案館建設對檔案管理模式的影響，對我國檔案事業(yè)發(fā)展具有深遠的意義。

一、數(shù)字檔案館建設對檔案管理模式的影響分析

1.提高檔案管理水平

數(shù)字檔案館的主要優(yōu)勢為便捷性、持續(xù)性以及分享性，相較于傳統(tǒng)的檔案管理手段，這種以現(xiàn)代化技術手段為核心的管理模式，符合時代的發(fā)展趨勢，有利于提升檔案管理工作的整體水平，突破傳統(tǒng)管理模式的局限性，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造無限的可能。在傳統(tǒng)紙質的檔案管理模式下，隨著時間的推移，紙質檔案難免會受到物理、化學反應的影響，出現(xiàn)破損、模糊甚至丟失等不良情況。但數(shù)字檔案館的持續(xù)性，不僅能夠避免紙質檔案的問題，還能夠提高檔案資源的綜合利用效益，節(jié)省檔案儲存空間，推動檔案管理工作高水平、高效益開展。

2.減少人工作業(yè)量

傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式，對人力資源的要求較高，管理人員既要有豐富的管理經(jīng)驗，還要具備較強的管理能力和綜合素養(yǎng)，但就實際情況而言，大多數(shù)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)均有待提升，加之檔案資料數(shù)量較多，任務量沉重，在實際工作過程中，人為失誤率較高，導致檔案管理工作缺少準確性和時效性。數(shù)字檔案館在建設過程中的核心宗旨就是細化管理流程、優(yōu)化管理程序，將復雜的檔案管理工作簡單化、便捷化。在信息技術的支持下，管理人員的工作量大幅度減少的同時，人為失誤率也會降低，從根本上避免檔案錯錄、誤錄以及漏錄等問題，為管理人員開展工作提供有力的技術保障。

3.優(yōu)化檔案管理職能

數(shù)字檔案館的建設強調的是互相協(xié)作、緊密配合。在數(shù)字檔案館運營過程中，各個部門之間要展開積極的溝通和交流，在這一過程中，檔案資料的管理會更加全面系統(tǒng)，使用者想要調閱檔案資料，可以在信息化管理系統(tǒng)中直接搜索關鍵詞，快速定位到所需資料。這種管理模式不僅能夠拉近各部門之間的距離，建立良好的溝通關系，還能夠為相關人員開展工作提供極大的便利。因此，通過對數(shù)字檔案館的有效建設，有益于豐富檔案管理工作的功能，促進各部門的高效運轉，為使用者提供更加優(yōu)質的服務。

4.實現(xiàn)信息共享目標

檔案信息共享是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和路徑，在檔案管理工作長期開展的過程中，為達成信息高效共享的目標，采取了一系列措施和手段，但效果不佳，仍然存在信息孤島和閉塞的情況。加大對數(shù)字檔案館的建設力度，為檔案信息共享目標的實現(xiàn)，創(chuàng)造了有利條件，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的路徑和方向。因此，要大力推進數(shù)字檔案館的建設，以現(xiàn)代科技為依托，打破時間和空間對檔案管理的局限，助推檔案信息共享目標得以實現(xiàn)。

二、在建設數(shù)字檔案館時存在的問題

1.投入力度有待增強

數(shù)字檔案館的優(yōu)勢較多，加大建設力度能夠獲得許多益處，但在實際建設過程中，需要投入大量的資金，用于引進技術和設備設施，一旦出現(xiàn)資金緊缺的局面，數(shù)字檔案館就無法正常運行，建設進程也會有所延誤。企事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展的過程中，有建設數(shù)字檔案館的想法和愿景，但受內外部等多種因素的影響，未能啟動數(shù)字檔案館的建設工程，即便有單位投入了一定的資金，但整體投入力度不足，導致數(shù)字檔案館的建設進程停滯不前，給數(shù)字檔案館的建成和發(fā)展造成嚴重的阻礙。另外，部分企事業(yè)單位受傳統(tǒng)經(jīng)營理念影響較深，對檔案管理工作重視程度不足，未能正確認識建設數(shù)字檔案館的重要性，這也是數(shù)字檔案館投入力度不足的關鍵原因之一。

2.缺少建設規(guī)范標準

數(shù)字檔案館作為一項新興事物，在建設過程中需要遵循一定的規(guī)范標準，避免因建設方法缺乏合理性，導致數(shù)字檔案館建設質量和效率低下。目前，從部分企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設工作的開展情況來看，建設標準規(guī)范不健全，存在盲目、隨意建設的情況。各部門在開展工作過程中，因缺少標準規(guī)范的指引，出現(xiàn)了互相推諉、不作為的情況，阻礙了數(shù)字檔案館的建設進程。同時，還有一些企事業(yè)單位雖制定了相應的規(guī)范標準，但各部門存在各自為政的情況，在實際工作中缺少溝通，各行其是，給數(shù)字檔案館的建設工作帶來了負面影響。

3.數(shù)字檔案資源匱乏

數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案館的重要組成部分，現(xiàn)階段，想要獲取數(shù)字檔案資源有兩種途徑，一種是將紙質版檔案資料轉變成數(shù)字資源，另一種是直接接收各部門的數(shù)字資源。就目前情況而言，大部分數(shù)字檔案資源都是對紙質版檔案資料的轉化，直接接收的數(shù)字資源較少。但因紙質版檔案資料的數(shù)字化工作是一項長期的工程，需要各部門投入大量的時間和精力，在這種情況下，數(shù)字檔案館中的資源十分匱乏，相關人員想要使用檔案資料還需要查閱紙質版檔案，致使數(shù)字檔案館無法發(fā)揮出應有的作用和價值。

4.管理人員能力有限

數(shù)字檔案館減少了對人力資源的依賴，但并不意味著完全不需要人員輔助各項工作的開展，相反，數(shù)字檔案館對管理人員的綜合能力提出了更高的要求，但大多數(shù)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)都有待提升。許多管理人員習慣于傳統(tǒng)的工作模式，對數(shù)字檔案館存在排斥的心理，加之這部分人員未接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓，缺乏信息化素養(yǎng)，在操作信息系統(tǒng)和軟件的過程中，存在不熟練的情況，影響了數(shù)字檔案館的深入建設。

三、完善優(yōu)化檔案管理模式的有效策略

1.提高對數(shù)字檔案館的重視程度

首先，企事業(yè)單位要從傳統(tǒng)檔案管理模式中脫離出來，從思想層面認識到建設數(shù)字檔案館完善檔案管理體制的重要性。因此，相關單位領導要積極主動地學習與數(shù)字檔案館建設有關的知識和內容，并采取多元化的宣傳手段，將建設數(shù)字檔案館的益處滲透各個部門，以轉變員工的思想觀念，促使全體員工參與到數(shù)字檔案館的建設中，推進整體建設進程。

其次，企事業(yè)單位要基于現(xiàn)實需求，投入相應的資金和資源，引進先進的技術和設備設施，完善數(shù)字檔案館的基礎設備設施。單位的經(jīng)營業(yè)務、發(fā)展規(guī)模不同，對數(shù)字檔案館的需求也會存在較大的差異性，這就需要企事業(yè)單位結合自身對檔案管理模式的實際要求，投入充足的資金，為數(shù)字檔案館的順利建設提供堅實的物質保障。

最后，還要建立責任機制，確保數(shù)字檔案館的建設工作能夠落到實處。數(shù)字檔案館的受益者是全體職工，在建設過程中要有各部門員工的參與，但在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，有些單位領導以及部門負責人片面地認為檔案管理僅是管理部門的工作，與其他業(yè)務部門關系不大，這種錯誤的思想觀念干擾了數(shù)字檔案館的建設效率。因此，要構建嚴格的責任機制，明確檔案管理責任主體的職能范圍以及權責關系，制定以檔案管理部門為主、業(yè)務部門為輔的一體化的責任機制，助力數(shù)字檔案館建設工作高效推進。

2.制定統(tǒng)一數(shù)字檔案館建設標準

為強化數(shù)字檔案館的建設效果，需要建立統(tǒng)一的標準規(guī)范，并要求相關人員嚴格按照建設標準規(guī)范開展各項工作，以此為數(shù)字檔案館的合理建設提供科學的指導。在制定標準規(guī)范的過程中，要從實際出發(fā)，以國家檔案行政管理部門出臺的數(shù)字檔案管理建設規(guī)范為基準，制定符合單位現(xiàn)實需求的標準規(guī)范，促使全國數(shù)字檔案館的建設向統(tǒng)一化發(fā)展，形成一盤棋。與此同時，在建設檔案管理信息化系統(tǒng)時，也要遵循標準規(guī)范，從數(shù)字檔案資料的生成到使用，各個環(huán)節(jié)均要有相應的標準，將信息化系統(tǒng)的上下游功能有機結合，為檔案管理人員開展數(shù)字檔案管理工作指明正確的方向。

3.豐富、充實數(shù)字檔案館中的資源

為充分發(fā)揮出數(shù)字檔案館的現(xiàn)實價值，要不斷豐富數(shù)字檔案館中的資源，在實際工作過程中，可從以下幾方面入手：

其一，加強紙質版檔案資料的數(shù)字化工作。在轉化紙質檔案資料的過程中，涉及大量煩瑣的內容，需要加快紙質檔案的數(shù)字化進程，通過增加人力資源、制定工作目標等多種手段，為紙質檔案數(shù)字化工作提供助力。

其二，改變數(shù)字檔案資料接收少的局面，既要做好紙質檔案的數(shù)字化工作，還要大規(guī)模接收數(shù)字檔案，持續(xù)充實數(shù)字檔案館的資源。

其三，搭建縱橫雙向的檔案資源網(wǎng)，強化檔案資源的整合力。橫向資源網(wǎng)指的是以數(shù)字檔案館為核心，推動檔案資源向存量和增量發(fā)展，檔案管理向數(shù)字化、電子化發(fā)展。同時，構建覆蓋范圍廣的檔案資源體制，將各種類型、各層次的檔案資源全部覆蓋，以便于數(shù)字檔案館有效接收數(shù)字資料；縱向資源網(wǎng)指的是電子化資源體系，該體系要覆蓋單位內部的全部業(yè)務信息系統(tǒng)，在開展各項業(yè)務活動的過程中，可以通過業(yè)務信息系統(tǒng)，將有價值的信息資源，直接傳輸?shù)綌?shù)字檔案館中。

4.增強數(shù)字檔案館人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)能力以及信息素養(yǎng)，在一定程度上影響了數(shù)字檔案館的建設效果。因此，要做好管理人員的開發(fā)、引進和培訓工作，并采取公平、公正、客觀的獎懲機制，調動檔案管理人員參與培訓和數(shù)字檔案館建設工作的主觀能動性。

現(xiàn)階段，許多企事業(yè)單位面臨著高水平、復合型檔案管理人才緊缺的局面，針對這種情況，要建立常態(tài)化培訓機制，打造一支綜合能力強的檔案管理隊伍，服務于數(shù)字檔案館的建設工作。在培訓檔案管理人員過程中，要將重點放在兩方面，一是加強檔案管理的基礎理論性知識以及專業(yè)知識的培訓，二是要加強對信息技術的培訓，包括數(shù)字技術、計算機知識以及網(wǎng)絡知識等。同時，還要適當提升檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多復合型人才加入檔案管理團隊，為數(shù)字檔案館的建設工作提供更加優(yōu)質的服務。

四、其他策略

1.加強信息安全建設

在數(shù)字檔案館的正向影響下，現(xiàn)行的檔案管理模式正處于轉型升級的關鍵階段，并取得了顯著的效果，但數(shù)字檔案館也給檔案管理工作帶來一定的風險挑戰(zhàn)。其中，不良影響最大的就是信息被泄露風險，需要加強信息安全建設，避免不法分子為謀取不正當利益竊取檔案資料，干擾企事業(yè)單位的健康發(fā)展。為有效防范信息被泄露的風險，要針對數(shù)字檔案館建立嚴格的操作制度，不斷規(guī)范操作程序，并設置檔案管理權限以及分級查閱權限。使用者想要通過數(shù)字檔案館查詢資料信息，就要具備相應的查閱權限，并輸入正確的密碼，否則會被判定為非法入侵系統(tǒng)。同時，還要引進安全防控效果好的軟件，在該軟件的支持下，對數(shù)字檔案館實行動態(tài)化監(jiān)督，在監(jiān)督管理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)風險隱患，可及時發(fā)送報警信號，通知管理人員及時排查潛在的風險隱患，并采取相應的措施解決隱患，從而確保檔案管理的安全性和可靠性。

2.創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化檔案管理模式中，要將云技術與數(shù)字化技術有機結合，即當數(shù)字檔案館接收到使用者的指令后，就要快速做出反饋，并聯(lián)系使用者的實際需求，提供相應的檔案資料。想要實現(xiàn)這一目標，就要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實行優(yōu)化，增強其功能性的同時，促使檔案管理系統(tǒng)向數(shù)字化交互平臺發(fā)展，在最大限度上滿足使用者對個性化檔案資料的需求。在創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的過程中，要將重點放在信息的實時共享上，為進一步擴大信息資源共享的范圍，要將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相關聯(lián)，以便于信息數(shù)據(jù)資源的整合和共享。除此之外，要豐富數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的模塊功能，優(yōu)化檔案資料的錄入、整合、檢修以及審閱等模塊，為檔案管理模式實現(xiàn)真正意義上的轉型升級夯實基礎。

五、結論

綜上所述，在數(shù)字檔案館的作用下，檔案管理模式得到了創(chuàng)新和優(yōu)化，正在向現(xiàn)代化發(fā)展，為我國檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展開辟了新的渠道和路徑。建設數(shù)字檔案館對于現(xiàn)行的檔案管理模式而言，起到了積極的優(yōu)化和完善作用。對此，企事業(yè)單位要深刻意識到建設數(shù)字檔案館的重要意義，利用現(xiàn)代科學技術，建設功能全、服務能力強的數(shù)字檔案館，加快我國檔案事業(yè)的轉型進程。

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（作者單位：遼寧省鞍山市千山區(qū)檔案館）

作者簡介：鄒寧寧（1981—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。