黃婷婷

（農銀金融科技有限責任公司，北京 100005）

隨著新時代數字技術發(fā)展與應用，為積極響應國家關于加快建設世界一流企業(yè)財務管理體系的號召，進一步推動提升財務管理能力水平，科技公司應目標清晰、計劃明確地開展實施財務系統的規(guī)劃建設，建立自主可控的數字化與智能化財務體系，著力提高財務管理效能。同時，還需加強跨部門合作，推動業(yè)財信息全面對接和整合，實現信息互通共享，增強公司核心競爭力。

一、科技公司財務系統建設主要過程

（一）會計電算化

第一，按照會計準則要求，根據公司經濟業(yè)務，結合公司財務管理需要、成本費用核算要求，兼顧績效考核數據統計需求及以往工作經驗，合理確定會計科目、現金流量項目，設置明細科目與輔助核算，設定財務報表格式與報表數據取值規(guī)則。

第二，在財務系統中錄入會計科目期初余額等初始會計資料，設置資產類別及折舊攤銷政策，以及設定月末自動計提資產折舊攤銷、自動結轉研發(fā)支出-費用化支出至管理費用等自動賬務處理機制。為方便后續(xù)數據統計及賬務查詢，也可將期初原始會計憑證逐筆錄入或使用會計憑證模板批量導入至財務系統，按會計期間逐期自動結轉科目余額后進行系統啟用期初余額復核。合理設置資產類別，按各類別資產在財務系統中分別設置折舊攤銷年限、殘值政策，使財務系統每月根據預設政策自動生成資產折舊攤銷憑證。

第三，在財務系統中采集錄入其他基礎數據，主要包括供應商檔案、客戶檔案、部門檔案、員工檔案、存貨檔案、存量資產卡片等，為工資發(fā)放、賬務輔助核算及資產折舊攤銷提供基礎數據支撐[1]。

（二）業(yè)務流程電子化

設計業(yè)務流程時，科技公司可利用自有研發(fā)人員熟悉公司業(yè)務流程的優(yōu)勢，內部自行開發(fā)滿足公司實際使用需求的電子業(yè)務流程，避免了聘請外部研發(fā)而增加需求溝通成本的問題。業(yè)務流程實現線上電子化后，通過財務系統實現業(yè)務流程與財務流程暢通對接，使業(yè)務數據更加快捷、有效地轉化為財務數據，簡化財務核算，提高財務工作效率及準確度，使財務人員有更多的精力放在財務管理與分析工作上，提升財務工作價值，同時提高公司整體業(yè)務流程質量和效率。

可建立電子業(yè)務流程的業(yè)務場景包括但不限于費用報銷申請與審批、使用權資產登記與自動計算租賃負債利息、采購與銷售流程、工資計提與發(fā)放審批等。特別是對于科技公司，對外承接技術研發(fā)項目時，通常會產生大量差旅支出。差旅費報銷占日常費用報銷的比例較高，因此將差旅費申請、審批、審查、支付流程整合線上電子化，極大提高了公司費用報銷開支效率，為出差人員減輕費用報銷工作量，節(jié)約人力資源。

出差人員只需填寫出差時間、地點等，通過系統實現自動判斷出差天數、計算差旅補助、火車/飛機等交通票據可抵扣增值稅進項稅額，填寫完成后自動生成報銷單據，通過設置用戶、審批權限建立電子審批流，電子報銷單據經有權人審批后流轉至財務進行在線審查，審查通過后由出納完成支付。同時，還可通過在差旅報銷單上設置會計憑證方案及數據取值規(guī)則，實現自動生成會計憑證。

（三）業(yè)財信息一體化

第一，統一數據標準。一是制定公共參數標準，包括機構編碼、部門編碼、員工編碼等；二是制定業(yè)務參數標準，包括業(yè)務編碼、產品編碼、項目編碼等；三是制定財會參數標準，包括會計科目編碼、財會業(yè)務種類、資產種類、存貨種類等，確保公司內部各部門、系統均使用標準統一的數據，減少編碼轉換，為業(yè)財信息一體化奠定基礎。

第二，明確財務系統建設功能邊界，梳理與財務系統對接的業(yè)務系統，明晰與相關系統邊界。例如明確財務開支事項立項審批流程在業(yè)務系統實現，還是納入財務系統建設；研發(fā)人員人工工時在業(yè)務系統按財務核算要求加工完成后傳輸至財務系統作為成本核算基礎數據開展會計核算，還是傳輸至財務系統后再加工；薪酬計提與發(fā)放數據由薪酬管理系統傳輸至財務系統，還是由薪酬管理員在財務系統中制作計提單與發(fā)放單。

第三，制定業(yè)財數據傳輸規(guī)則。業(yè)務系統與財務系統進行數據交換時，業(yè)務部門、財務部門應與財務系統研發(fā)人員就傳輸數據范圍、樣式、時間頻次以及數據加工處理方式進行溝通明確。制定數據傳輸規(guī)則時，應充分考慮系統承載能力、數據處理效率、系統功能邊界，避免系統數據冗余、處理效率低下或系統功能與定位不符的問題。

二、財務系統建設前需要注意的問題

（一）業(yè)務流程不確定

初創(chuàng)或正處于重大重組時期的科技公司可能在業(yè)務、人員和管理上面臨著頻繁調整與急劇變化，穩(wěn)定成長的科技公司可能拓展了新業(yè)務需要制定新的業(yè)務規(guī)則與管理要求，導致業(yè)務流程電子化時不確定因素較多，業(yè)務流程頻繁變更可能對業(yè)務流程與財務流程對接造成影響，進而造成財務系統建設需求反復變化，不利于財務系統建設[2]。

例如，科技公司對外承接多個研發(fā)項目時，某個項目的月研發(fā)成本按該項目研發(fā)人工工時占當月該項目研發(fā)人員總人工工時的比例分攤該研發(fā)人員當月薪酬后匯總合計的方法計算得出，因此若項目人工工時填報、統計、分攤等業(yè)務規(guī)則頻繁變化，將會影響項目間成本分攤規(guī)則及會計核算結果，進而影響財務會計系統相應功能研發(fā)建設。

（二）財務管理需求不明晰

財務管理需求是設計建設財務系統的重要考慮因素。一是在財務系統建設初期編制系統建設詳細需求時，未充分挖掘數據應用場景及需要，對于財務管理需求梳理不到位，例如績效考核指標計算所需數據統計需要、公司經營情況分析數據需求未細化明確，導致財務系統建設目標不清晰，可能導致系統建設存在返工的情況。

二是對財務管理制度相關要求理解不到位，導致在應收管理、應付管理、資產管理和存貨管理上的建設目標不明確。例如，財務制度要求定期開展應收款、應付款清理，當公司業(yè)務量大、應收應付款掛賬多的情況下，加大了手工清理難度。因此，如果未充分考慮制度要求的情況下，在建設財務系統時可能忽略了上述財務管理需求，未能通過在系統中設立應收應付登記簿的方式實現自動化清理。在該種情況下，科技公司難以通過財務系統實現高效的財務核算、報表分析，降低了財務系統使用效率。

（三）內部控制制度不健全

內部控制制度作為科技公司預測、防范經營管理風險的重要保障，在公司財務系統的建設過程中，可根據內部控制制度要求將審查、審批手續(xù)線上化，實現系統自動控制，有助于降低內部控制風險并優(yōu)化業(yè)務審批效率。若內部控制制度缺失，審批授權體系不規(guī)范，財務不相容崗位相互制約不到位，崗位設置不合理，財務系統將無法建立有效的風險控制機制，容易產生違規(guī)問題。同時，若忽視對計算機軟件程序的控制，也可能發(fā)生相關自動化控制失效導致財務風險與經營風險的問題。

（四）內部制度與經營管理目標偏離

一般情況下，公司內部管理制度更新頻率不高，這也使得在建設財務系統之前，容易發(fā)生前期制定的制度要求與當下公司經營管理目標相偏離的問題，阻礙公司經營目標實現。例如，為了搶占市場先機，擴大市場占有率，科技公司對外承接研發(fā)項目立項標準進行了簡化，由雙方簽署合同才可發(fā)生投入優(yōu)化調整為收到甲方公司項目承建函即可發(fā)生項目投入，旨在爭取市場與客戶。

若上述調整未及時進行業(yè)務流程相關的制度修訂，開展財務系統建設時未能及時關注上述變化，導致財務系統中自動成本核算起點設計不符合業(yè)務流程制度要求。因此，建設財務系統前，需對內部制度要求與經營管理目標的一致性進行重點審查。

三、科技公司財務系統建設的規(guī)劃與實施方法

為取得良好的財務系統建設效果，需在會計電算化的基礎上，對公司業(yè)務流程進行梳理，細化明確財務管理需求，健全內部控制體系，以達到既定的財務系統建設目標。

（一）制定系統建設方案

財務系統建設涉及公司業(yè)務部門、財務部門、系統研發(fā)部門，涉及范圍廣，系統需求多，研發(fā)工作量大。為保障財務系統如期上線投產，應制定財務系統建設工作方案，以跟蹤并加快推進系統建設工作。

財務系統建設工作方案應至少包含三方面內容：首先，應明確系統建設目標及投產上線時間；其次，應明確會計電算化基礎功能研發(fā)、個性化需求功能研發(fā)、系統測試、投產上線、配套制度制定、開展業(yè)務培訓等各階段工作任務，同時形成具體工作及計劃安排表，該表應主要包括各階段工作任務、具體工作內容、執(zhí)行部門、配合部門、任務開始及結束日期；最后，應對組織實施提出具體要求，包括設立系統建設領導小組、實施小組、監(jiān)督小組，明確各小組成員、工作任務及職責，在各小組協同配合下，優(yōu)質高效完成財務系統建設。

（二）梳理業(yè)務流程

經濟業(yè)務是財務核算的基礎和起點，對業(yè)務流程進行梳理，有助于推動業(yè)務流程對接財務流程，實現業(yè)務數據整合轉化為財務數據，從而保證財務核算的準確性、高效性，推動業(yè)財信息一體化。

財務系統建設初期，業(yè)務部門、財務部門、系統研發(fā)部門應進行充分溝通，業(yè)務部門梳理并提出業(yè)務流程及業(yè)務規(guī)則，財務部門明確并提出會計核算要求及財務管理需求，研發(fā)部門根據業(yè)務部門及財務部門要求提供系統實現邏輯及實現效果的研發(fā)方案。通過各部門有效對接，明確業(yè)務系統與財務系統建設邊界，明確各自系統職責，同時尋找到不同職能部門之間的信息連接點，并建立統一的數據參數標準，構建起有效的信息數據共享平臺，進而打通業(yè)務到財務的信息傳輸通道，優(yōu)化信息傳遞方式，提高信息傳遞效率。

業(yè)務、財務、人力資源、實物資產管理等部門需要根據業(yè)務流程、財務管理與會計核算要求整理準備各項存量數據。財務系統建設有利于促進業(yè)務流程的合理優(yōu)化，增強公司各部門協同配合，疏通業(yè)財一體化的難點、堵點和痛點，整體提升公司信息化建設水平與經營管理水平。

在梳理業(yè)務流程的過程中，還應適時開展管理導向的流程改造。由于科技公司在數字化技術應用方面具有得天獨厚的技術優(yōu)勢，更加需要思考如何運用數字化技術改造、重組業(yè)務及財務管理流程，確保財務系統功能建設能夠滿足經營管理需要，符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標定位，同時也可使公司各項工作更加規(guī)范化、流暢化，提高工作質效。

（三）細化完善財務管理要求

在科技公司財務系統的建設過程中，需明確財務管理要求，以提高財務系統建設成效。

第一，細化會計核算體系搭建需求，確定成本費用核算的精細度、顆粒度要求，據此設置會計明細科目、輔助核算維度，根據財務管理要求實現系統自動會計核算，為后續(xù)財務分析、績效考核等奠定數據運用基礎。

第二，明確全面預算管理的要求及預算管控規(guī)則與方式，設定預算項目（科目預算或事項/業(yè)務預算）、預警方式、控制方案、執(zhí)行情況報表，根據財務管理要求實現系統自動預算監(jiān)測，發(fā)揮系統全過程控制作用，以降低公司財務風險、優(yōu)化經營決策。

第三，完善管理會計、財務分析、績效考核、業(yè)績評價等財務管理數據需求，根據財務管理要求實現系統自動生成各項管理用報表，輔助財務人員及時發(fā)現生產經營問題與經營風險。

第四，確定資金收付相關財務管理要求，通過財務系統實現資金與流動性風險預警控制。例如，借助財務系統建設契機對公司業(yè)務流程與財務流程進行重組，通過與采購部門、銷售部門進行數據與流程交互，串聯對接采購與應付、銷售與應收環(huán)節(jié)，實現信息互通互享，根據財務管理要求設置應收與應付款登記簿，實現系統自動采集資金收付情況并自動進行賬齡分析，防范資金與流動性風險。

第五，梳理復雜業(yè)務的財務處理流程，借助財務系統實現自動化處理，以節(jié)約人力、提高財務處理效率。例如：完善資產政策，制定固定資產類別與折舊政策、無形資產類別與攤銷政策實現系統自動計提折舊攤銷；根據租賃準則梳理使用權資產與租賃負債及利息計算邏輯，根據財務管理要求實現系統自動計算使用權資產原值、租賃負債現值、每月計提利息值，簡化復雜業(yè)務的財務處理流程[3]。

第六，兼顧集團并表及數據報送需求，通過財務系統實現自動化處理。明確采用表并或賬并方式開展集團合并報表：若采用賬并方式，母子公司可能處于不同行業(yè)，適用會計科目有差異，可在財務系統中建立母子公司會計科目映射關系，實現會計賬務逐筆自動轉換，然后通過母子公司財務系統對接實現自動并賬或轉換后導出再并賬。如涉及內部關聯交易，還需要考慮抵消業(yè)務自動化處理需求。

（四）健全內部控制體系

健全的內部控制體系是實現業(yè)務流程電子化的重要前提，不僅能夠幫助科技公司有效識別關鍵風險點并加以監(jiān)控，規(guī)避內部經營管理風險，而且還能進一步明確各職能部門在業(yè)務流程中所承擔的責任、擁有的權利，為財務系統用戶權限配置起到指導作用?？萍脊驹诮炔靠刂企w系時，需結合不同職能部門的工作內容與要求，明確部門在完成工作時所需的權限、部門工作風險監(jiān)督要點，避免出現問題時各部門推諉責任。

例如：科技公司可制定完善的線上電子審批制度、嚴格按審批授權配置各用戶權限，從而彌補傳統紙質審批程序容易被篡改的缺陷，保留審批痕跡，明確審批責任。同時，在開展財務系統建設時，還應配套制定或修訂公司各項管理制度，使得各項業(yè)務活動開展有章可循、有據可依，引導各項業(yè)務活動合法合規(guī)開展。

（五）及時開展業(yè)務培訓

為保障財務系統上線使用后財務人員、業(yè)務人員可盡快掌握系統操作方法，應安排系統操作相關業(yè)務培訓。制定業(yè)務培訓計劃，編制培訓教材，面向不同對象分批次開展財務系統業(yè)務操作培訓，培訓對象包括各業(yè)務部門系統使用人員培訓、財務人員培訓、技術運維人員培訓，主要培訓內容包括系統整體架構、基礎功能操作、常見問題處理與運維等，實現財會業(yè)務和相關技術知識轉移。

四、結束語

通過財務系統建設，可有效地幫助科技公司促進信息共享，優(yōu)化財務管理流程，提升財務管理水平，同時增強公司核心競爭力，優(yōu)化公司業(yè)務及內部管理與控制流程，提高公司風險應對能力。