王雪萍

（中國(guó)科學(xué)院福建物質(zhì)結(jié)構(gòu)研究所，福建福州， 350108）

科研實(shí)驗(yàn)記錄作為科研檔案的重要組成部分，涉及科研設(shè)計(jì)、實(shí)施、研究、觀察等各個(gè)環(huán)節(jié)，是科研工作真實(shí)的再現(xiàn)，也是科研活動(dòng)和成果重要的原始憑證。然而，當(dāng)前實(shí)驗(yàn)記錄的管理不夠規(guī)范仍困擾著學(xué)術(shù)界，亟待制定可量化、可考核、可檢查的實(shí)施方案。

一、 實(shí)驗(yàn)記錄在科研活動(dòng)中的重要性

1. 實(shí)驗(yàn)記錄是科研活動(dòng)中至關(guān)重要的“軟成果”

作為一種原始的科技檔案，實(shí)驗(yàn)記錄不僅為科技成果提供了“出生證明”，還是防止同行對(duì)科技成果產(chǎn)生質(zhì)疑的關(guān)鍵證據(jù)。它是裁定科技成果真?zhèn)?、歸屬權(quán)最具權(quán)威的依據(jù)，也是分析實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、總結(jié)實(shí)驗(yàn)經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。

2. 實(shí)驗(yàn)記錄可再現(xiàn)科學(xué)研究過(guò)程

實(shí)驗(yàn)記錄包含了實(shí)驗(yàn)過(guò)程中觀察到的現(xiàn)象、數(shù)據(jù)和結(jié)果。通過(guò)查看實(shí)驗(yàn)記錄可以了解研究過(guò)程中使用的材料設(shè)備、實(shí)驗(yàn)條件和具體操作等信息，從而再現(xiàn)實(shí)驗(yàn)過(guò)程，驗(yàn)證實(shí)驗(yàn)結(jié)果。其能為重復(fù)和追溯科學(xué)實(shí)驗(yàn)、科研合作提供直接參照，也是科研成果申報(bào)和科研誠(chéng)信調(diào)查最原始有效的證據(jù)。

3. 實(shí)驗(yàn)記錄能為科學(xué)決策提供真實(shí)依據(jù)

實(shí)驗(yàn)記錄作為一種客觀、真實(shí)、可靠的一手檔案數(shù)據(jù)來(lái)源，可以為決策者提供原始信息，幫助其了解問(wèn)題所在、掌握發(fā)展趨勢(shì)、制定合理方案。如在大科學(xué)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，可借助科研記錄不斷調(diào)研論證，通過(guò)實(shí)驗(yàn)記錄數(shù)據(jù)加以說(shuō)明。

4. 實(shí)驗(yàn)記錄是培養(yǎng)科學(xué)思維的重要手段

通過(guò)實(shí)驗(yàn)記錄撰寫、審閱和討論，研究者可以逐漸培養(yǎng)出科學(xué)思維習(xí)慣和素養(yǎng)，提高自身科學(xué)研究水平。對(duì)實(shí)驗(yàn)過(guò)程的實(shí)時(shí)全程記錄，體現(xiàn)科研人員的思維過(guò)程，反映科研實(shí)驗(yàn)方案的設(shè)計(jì)，能夠培養(yǎng)科研人員的觀察能力、動(dòng)手能力、邏輯思維能力和分析能力。

二、 當(dāng)前科研實(shí)驗(yàn)記錄管理存在的問(wèn)題

1. 缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及規(guī)章制度

目前國(guó)家關(guān)于科研活動(dòng)原始記錄管理的相關(guān)政策文件與具體要求尚不清晰，有關(guān)科研實(shí)驗(yàn)記錄管理體制機(jī)制缺失，尚未建立實(shí)驗(yàn)記錄管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，未能明確科研管理部門、綜合檔案管理部門、科研課題研究單元及具體科研人員的管理職責(zé)，有關(guān)實(shí)驗(yàn)記錄歸屬流向不清晰。

2. 缺乏組織專業(yè)培訓(xùn)及專題宣講

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際科研實(shí)驗(yàn)記錄檔案管理中存在部分科研人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)記錄不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，修改隨意，或只有記錄數(shù)據(jù)無(wú)結(jié)果數(shù)據(jù)，實(shí)驗(yàn)記錄元素信息不完整現(xiàn)象。有關(guān)實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范化培訓(xùn)未能引起領(lǐng)導(dǎo)重視，造成培訓(xùn)缺失。同時(shí)，日常極少開(kāi)展專題宣講活動(dòng)，未能將優(yōu)秀實(shí)驗(yàn)記錄進(jìn)行宣傳。

3. 缺乏日常檢查及獎(jiǎng)懲長(zhǎng)效機(jī)制

由于當(dāng)前未建立起對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄的審查和監(jiān)督機(jī)制，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正實(shí)驗(yàn)記錄管理中存在的問(wèn)題，影響了實(shí)驗(yàn)記錄和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的可重復(fù)性和可信度?？蒲泄芾聿块T缺少對(duì)科研實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范化管理宣貫工作，未能開(kāi)展實(shí)驗(yàn)記錄檢查獎(jiǎng)懲工作。綜合檔案部門未能牽頭成立科研檔案工作小組，定期組織科研檔案自查、實(shí)驗(yàn)記錄本抽查、評(píng)比等工作。

4. 缺乏科研實(shí)驗(yàn)記錄歸檔意識(shí)

部分人員未充分認(rèn)識(shí)到實(shí)驗(yàn)記錄在科學(xué)研究中的重要性，還存在部分實(shí)驗(yàn)記錄留存在科研人員個(gè)人手中，或歸檔時(shí)只提交復(fù)印件的現(xiàn)象，更有甚者在科研人員調(diào)離崗位時(shí)將實(shí)驗(yàn)記錄一同帶走。同時(shí)，由于工作機(jī)制和規(guī)章制度不夠健全，科研人員不愿歸檔共享實(shí)驗(yàn)記錄。

5. 缺乏數(shù)字實(shí)驗(yàn)記錄信息管理系統(tǒng)

當(dāng)前信息化背景下科研實(shí)驗(yàn)記錄電子數(shù)據(jù)保管利用共享提上議事日程，有必要引入科研實(shí)驗(yàn)記錄平臺(tái)或系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收管存用。數(shù)字實(shí)驗(yàn)記錄管理系統(tǒng)需要一體化設(shè)計(jì)，按照科研實(shí)驗(yàn)記錄的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字科研實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范化管理的督導(dǎo)檢查，但當(dāng)前未建立起完善的實(shí)驗(yàn)記錄管理系統(tǒng)。

三、 科研實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范管理舉措

1. 建章立制，構(gòu)建科研實(shí)驗(yàn)記錄管理職責(zé)體系

首先，建立科研實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范管理體系，各科研院所和高校在科學(xué)研究過(guò)程中應(yīng)結(jié)合本單位研究領(lǐng)域特點(diǎn)，制定科研實(shí)驗(yàn)記錄管理規(guī)范，對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄進(jìn)行統(tǒng)一管理，編制實(shí)驗(yàn)記錄本并編號(hào)管理，加強(qiáng)過(guò)程控制。其次，明確科研實(shí)驗(yàn)記錄的管理機(jī)構(gòu)或管理部門，該機(jī)構(gòu)或崗位人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)背景和管理經(jīng)驗(yàn)，能夠有效地對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄進(jìn)行審核、監(jiān)督和指導(dǎo)?？蒲泄芾聿块T是牽頭組織協(xié)調(diào)部門，綜合檔案室是歸檔整理保管利用部門，檔案員是收集預(yù)立卷具體執(zhí)行者。在簽訂課題或項(xiàng)目任務(wù)書時(shí)，即明確規(guī)定該課題或項(xiàng)目有關(guān)實(shí)驗(yàn)記錄的歸檔要求和任務(wù)，從前端開(kāi)始監(jiān)管，指定專兼職檔案員負(fù)責(zé)該課題實(shí)驗(yàn)記錄的收集預(yù)立卷工作。

2. 組織培訓(xùn)，宣講實(shí)驗(yàn)記錄管理規(guī)范

首先，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、專業(yè)機(jī)構(gòu)等，針對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄的管理要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和規(guī)章制度等對(duì)研究人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)宣講科研實(shí)驗(yàn)記錄的記錄原則、主要內(nèi)容、記錄方法、歸檔管理流程，重點(diǎn)提高科研人員實(shí)驗(yàn)記錄歸檔意識(shí)，提高實(shí)驗(yàn)人員和管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平。其次，專題宣貫實(shí)驗(yàn)記錄的規(guī)范管理案例和經(jīng)驗(yàn)，激發(fā)科研人員的興趣和內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力?？山Y(jié)合“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)等，集中展示老一輩科學(xué)家珍貴的科研手稿檔案，以榜樣力量積極傳遞正能量，幫助研究人員理解科研實(shí)驗(yàn)記錄的規(guī)范性。再次，了解科研人員培訓(xùn)需求，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化提升，確保培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際相結(jié)合，同時(shí)還可根據(jù)需求組織實(shí)地觀摩或交流活動(dòng)，宣講數(shù)字實(shí)驗(yàn)記錄信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用，鼓勵(lì)科研人員采用數(shù)字化技術(shù)提高實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)記錄的管理水平。

3. 落實(shí)監(jiān)管，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)記錄檢查獎(jiǎng)懲常態(tài)化

首先，借助外部力量，確保實(shí)驗(yàn)記錄數(shù)據(jù)規(guī)范。如在研究所開(kāi)展科研誠(chéng)信道德活動(dòng)中，同步開(kāi)展科研實(shí)驗(yàn)記錄檔案檢查。落實(shí)對(duì)科研實(shí)驗(yàn)記錄過(guò)程監(jiān)管，采取一定的獎(jiǎng)懲措施，明確獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)記錄檢查獎(jiǎng)懲常態(tài)化。其次，借助科研人員、專家及各有關(guān)部門力量，對(duì)歸檔實(shí)驗(yàn)記錄內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，共同督促做好實(shí)驗(yàn)記錄歸檔。財(cái)務(wù)部門、人事部門或科技項(xiàng)目管理部門共同配合，將實(shí)驗(yàn)記錄歸檔情況與年度評(píng)優(yōu)績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。

4. 試點(diǎn)先行，提升科研實(shí)驗(yàn)記錄歸檔率

首先，選取有代表性的科研任務(wù)承擔(dān)單元，如生物或化學(xué)等領(lǐng)域的國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室或科技部重點(diǎn)研發(fā)項(xiàng)目，通過(guò)制定科研實(shí)驗(yàn)記錄歸檔試點(diǎn)計(jì)劃，明確試點(diǎn)的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間表、責(zé)任人等信息，進(jìn)行宣貫培訓(xùn)。其次，及時(shí)對(duì)試點(diǎn)進(jìn)展情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，分析試點(diǎn)的效果和存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整實(shí)施方案和改進(jìn)措施，逐步將實(shí)驗(yàn)記錄歸檔管理制度推廣到其他實(shí)驗(yàn)室和項(xiàng)目中。再次，歸檔時(shí)將實(shí)驗(yàn)記錄等核心工藝參數(shù)文件申請(qǐng)涉密審批歸檔，制定涉密實(shí)驗(yàn)記錄檔案借閱管理規(guī)定。

5. 數(shù)字管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)記錄數(shù)字化

數(shù)字實(shí)驗(yàn)記錄信息管理系統(tǒng)通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，將實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)處理和分析等過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化和智能化管理。主要包括實(shí)驗(yàn)記錄數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)檢索和分析、數(shù)據(jù)安全和用戶管理等。數(shù)字實(shí)驗(yàn)記錄信息管理系統(tǒng)能夠提高科研人員的工作效率和管理水平，減少人工操作和人為錯(cuò)誤，確保實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，為科學(xué)研究和實(shí)驗(yàn)工作提供有力支持。雙軌制歸檔時(shí)，計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)及譜圖文件應(yīng)刻盤與相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)記錄本一同保存歸檔。單軌制歸檔時(shí)，將特殊載體特殊格式的科學(xué)數(shù)據(jù)保存或與檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行在線高效銜接，實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔安全。通過(guò)實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)記錄和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)數(shù)字管理，使得科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)服務(wù)便捷化，實(shí)現(xiàn)科研實(shí)驗(yàn)記錄電子數(shù)據(jù)全流程生命周期管理。