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        電子文件智能歸檔的管理背景與條件*

        2024-01-05 15:55:40丁海斌趙婧堯古鵬翔
        檔案與建設(shè) 2023年11期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)階段檔案管理

        丁海斌 趙婧堯 古鵬翔 陳 琳

        (1.廣西民族大學(xué)管理學(xué)院,廣西南寧, 530006;2.廣西新祥高速公路有限公司,廣西南寧, 530029)

        電子文件智能歸檔的問題已經(jīng)引起了學(xué)術(shù)界的關(guān)注[1-2],但相關(guān)研究基本集中于方法和應(yīng)用,或是與其他學(xué)科相結(jié)合而展開的探討,如介紹運(yùn)用元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件智能化歸檔的方法。[3]整體而言,學(xué)界還缺乏對電子文件智能歸檔問題的全面、深入的研究成果。本文提出了電子文件管理發(fā)展的五個(gè)主要階段和智能歸檔的管理特點(diǎn),有助于避免相關(guān)工作中的盲目性和隨意性。

        一、 電子文件歸檔方式發(fā)展演進(jìn)的五個(gè)階段

        經(jīng)過數(shù)十年信息化發(fā)展,檔案信息化正在全面轉(zhuǎn)型,而檔案信息化質(zhì)變過程中表現(xiàn)出來的全部特點(diǎn),最終都體現(xiàn)到電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)演進(jìn)情況以及今后發(fā)展情況,筆者按管理理念將其劃分為五個(gè)階段:輔助階段→雙軌階段(傳統(tǒng)再造階段)→單軌階段→一體化階段(業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)一體化)→智能階段[4];與其相對應(yīng)的歸檔模式的演變依次為:計(jì)算機(jī)輔助管理模式 →雙套制模式→單套制模式→一體化模式→智能化模式。

        1. 第一階段:計(jì)算機(jī)輔助管理模式

        在2000 年前后,通過計(jì)算機(jī)輔助管理可以創(chuàng)建目錄并進(jìn)行檢索。此時(shí)電子文件尚未出現(xiàn),歸檔模式停留在傳統(tǒng)檔案管理模式,紙質(zhì)的文件和零次文獻(xiàn)在很長一段時(shí)間內(nèi)都是歸檔工作基本的甚至全部的歸檔對象,其歸檔的方式方法停留在傳統(tǒng)時(shí)代,相關(guān)歸檔范圍(相對較窄)、移交方式(紙質(zhì)的物理移交)、歸檔制度、鑒定方法等都是專門針對紙質(zhì)檔案而制定和設(shè)置的。這種模式下,計(jì)算機(jī)雖然也參與了檔案管理,但由于文檔本身是紙質(zhì)的,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并沒有參與到文件歸檔的過程中,只是在歸檔后利用計(jì)算機(jī)生成目錄。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,這種方式早已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代的電子檔案管理。

        2. 第二階段:雙套制模式

        雙軌階段是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存的階段,歸檔模式進(jìn)入到第二階段——雙套制模式。在此階段里,現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要更先進(jìn)的檔案管理方式,而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足這些需求,因此必須進(jìn)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的變革。這個(gè)階段主要是將傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中以提高效率和便利性,是傳統(tǒng)檔案向電子檔案過渡的階段。此時(shí)的管理系統(tǒng)就是將紙質(zhì)文件逐一拷貝進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng),系統(tǒng)中會(huì)出現(xiàn)不適用于電子檔案管理的傳統(tǒng)要素(如案卷等)。這時(shí)就需要對紙質(zhì)文件進(jìn)行重新整理與規(guī)范。這一階段由于紙質(zhì)文件憑證占據(jù)主體地位,歸檔單位為適應(yīng)信息化社會(huì)對歸檔工作的要求,即使對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化,但最后的結(jié)果仍然是紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔。這種歸檔方式浪費(fèi)了資源、增加了員工的工作量,使工作變得更為繁雜,電子文件的管理水平一般也比較低,違背了現(xiàn)代化理念中提高利用與服務(wù)的思想的初衷。

        3. 第三階段:單套制模式

        單軌階段,其步入了真正意義上的數(shù)字化檔案管理模式。單軌階段在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟了,應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)普遍。歸檔模式進(jìn)入到第三階段——單套的電子文件歸檔模式。其歸檔方式分為邏輯歸檔(網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)歸檔)與物理歸檔(使用磁盤或光盤的硬拷貝歸檔),并且邏輯歸檔方式所占的比重逐步提升。該階段被歸檔的電子文件得到了高效利用,紙質(zhì)文件不再具備原來的用途而被大量銷毀,節(jié)省了空間的同時(shí),也提高了使用效率,加快了信息化的進(jìn)程。

        4. 第四階段:一體化模式

        一體化階段業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化提升了檔案治理和服務(wù)效能,對于加強(qiáng)政務(wù)信息化建設(shè)、推動(dòng)公共數(shù)據(jù)開放共享、提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)成效具有重要意義。國家檔案局提出以效果評估為抓手,大力開展成果應(yīng)用,鼓勵(lì)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作成果應(yīng)用于電子檔案單套管理和數(shù)字檔案室建設(shè)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)是在信息化條件下履行主要工作職責(zé)、辦理核心業(yè)務(wù)的重要信息平臺(tái),業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是數(shù)字檔案資源的重要組成部分。一體化模式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的融合,在各系統(tǒng)間建立中間服務(wù)器。根據(jù)系統(tǒng)間的安全要求,各個(gè)中間服務(wù)器可以合并,達(dá)到數(shù)據(jù)交換的目的。業(yè)務(wù)相關(guān)的資料因業(yè)務(wù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、利用率高,在管理當(dāng)中會(huì)消耗大量的人力物力,故建立高效的、數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)尤其必要。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦生成時(shí),自動(dòng)搜集檔案元素信息形成電子檔案無疑是提高檔案管理水平的捷徑。

        5. 第五階段:信息智能化歸檔模式

        智能階段即新技術(shù)全面賦能數(shù)字檔案管理的階段,歸檔模式也隨信息化的發(fā)展進(jìn)入了高級階段。要使檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力,其方法是智能化管理。這是電子檔案管理系統(tǒng)生產(chǎn)的最終和持續(xù)發(fā)展的一種美的追求。電子檔案智能化管理主要包括歸檔、接收、整理、保管、開發(fā)等多個(gè)方面的智能化,其起點(diǎn)是歸檔的智能化,主要是使用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔。

        二、 智能歸檔所需的管理?xiàng)l件和要求

        1. 電子文件智能歸檔的基本管理?xiàng)l件

        電子文件智能歸檔需要兩個(gè)方面的基本條件:管理?xiàng)l件和技術(shù)條件。管理?xiàng)l件是技術(shù)應(yīng)用的前提,其主要包括兩個(gè)部分:業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接與內(nèi)置清單的編制。第一,建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模式。這是整個(gè)文件歸檔工作的前提,也是智能歸檔實(shí)現(xiàn)的前提。第二,編制“三合一”表。歸檔管理的核心內(nèi)容就是對電子文件歸檔范圍的確定。推行三合一制度,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在歸檔環(huán)節(jié)的“三合一”智能歸檔,在一體化系統(tǒng)建設(shè)過程中嵌入“三合一”制度,使系統(tǒng)能夠自動(dòng)查找并識(shí)別文件歸檔范圍、檔案門類及保管期限,實(shí)現(xiàn)智能歸檔。

        2. 電子文件智能歸檔的相關(guān)原則與要求

        本文結(jié)合公路項(xiàng)目需求,梳理了相關(guān)原則。

        (1)完整性原則

        完整性原則是指項(xiàng)目文件歸檔時(shí),納入歸檔范圍的項(xiàng)目文件要客觀地直接地反映出整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)。使項(xiàng)目的前期和后期工作結(jié)合起來,形成一個(gè)整體,使得項(xiàng)目的每個(gè)階段都一目了然。同時(shí),歸檔需要結(jié)合實(shí)情,根據(jù)現(xiàn)實(shí)的變化和原有歸檔范圍來調(diào)整和增減歸檔內(nèi)容。一份文件的完整性是指文件是齊全且未加改動(dòng)的。第一,比對文件的因果關(guān)系,評價(jià)文件的系統(tǒng)性。采用“由果溯因法”,系統(tǒng)內(nèi)置文件歸檔的基本規(guī)則和方法,對原生文本型、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入型或錄入型電子文件的構(gòu)成進(jìn)行自動(dòng)篩分,判斷單份電子文件組件和多份文件邏輯預(yù)組卷的排序系統(tǒng)性。第二,檢查成套性文件的數(shù)量與秩序是否完整、符合要求。相關(guān)工作職責(zé)主要包括:總量檢測、歸檔范圍或項(xiàng)目文件組成規(guī)范與實(shí)際歸檔文件比較檢測、內(nèi)容及文件要素完整性檢測、附件檢測、元數(shù)據(jù)完整性檢測、信息包整體檢測。

        (2)系統(tǒng)性原則

        系統(tǒng)性原指以系統(tǒng)整體目標(biāo)的優(yōu)化為準(zhǔn)繩,協(xié)調(diào)系統(tǒng)中各部分相互聯(lián)系、相互作用、相互依賴的要素。系統(tǒng)性側(cè)重點(diǎn)在于考察總目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄及索引結(jié)果作用情況。其主要表現(xiàn)為:檔案各級類目設(shè)置清楚,能反映工程特征和工程實(shí)況;檔案組卷規(guī)范、合理,符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求,遵循文件材料形成規(guī)律,卷內(nèi)文件排列有序;檔案目錄符合要求;案卷題名簡明、準(zhǔn)確;案卷封面、卷內(nèi)文件目錄及備考表及案卷目錄填寫翔實(shí)、規(guī)范。

        (3)真實(shí)性、原始性原則

        真實(shí)性是指維持其背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容等原始特性的長期持久性。在歸檔時(shí),歸檔賬戶需要經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn),比對文件生成條件,判斷文件的真實(shí)性。系統(tǒng)內(nèi)置不同類型電子文件真實(shí)性判斷條件、管理制度,分別比對各類電子文件是否來源可靠,鑒定文件內(nèi)容在傳輸、存儲(chǔ)、遷移過程中是否發(fā)生未經(jīng)授權(quán)的篡改、利用和隱藏,保證其原始性,判斷其真實(shí)性,包括系統(tǒng)原生文本型電子文件記錄的各類數(shù)據(jù)信息、常用業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入系統(tǒng)的信息、PDF或OFD電子文件信息、聲像文件信息和電子簽章的安全、可靠性。技術(shù)與制度方面的保證主要包括:來源檢測、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性一致性檢測、內(nèi)容檢測、歸檔信息包整體檢測等。

        (4)可用性原則

        對于電子文件來說,文件的可用性主要有四層含義:一是對管理系統(tǒng)文檔庫中的文件進(jìn)行查找時(shí),僅知道簡單的信息的情況下能夠找到所需要的文件,在尋找過程中簡便快捷;二是能夠滿足不同硬件的檢測;三是查找或檢索出來的文件具有可讀性與可訪問性;四是檢索出的文件對于系統(tǒng)能兼容,信息能被理解,不會(huì)出現(xiàn)亂碼或打不開的情況。確保擬歸檔文件的可用性,需以便于管理、查考利用為目標(biāo)。其需要考慮到的相關(guān)問題主要包括:文件及元數(shù)據(jù)的可讀性與可訪問性、軟硬件環(huán)境可用性檢測、數(shù)據(jù)格式合規(guī)性檢測、信息包整體可用性檢測等。

        (5)安全性原則

        電子文件存儲(chǔ)與運(yùn)行于相關(guān)的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)中,使得電子文件在管理過程中存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。為確保擬歸檔文件的安全性,設(shè)立安全性評價(jià)模塊,該模塊是確保電子檔案安全存儲(chǔ)與安全運(yùn)行的先決條件。安全性評價(jià)包括但不限于以下內(nèi)容:系統(tǒng)歸檔安全性認(rèn)證檢查;服務(wù)器的安全評估;防病毒的安全評估,并在該模塊增加病毒檢測功能;防攻擊能力的評估;硬件設(shè)備保管、保護(hù)設(shè)施的安全性評估等。

        (6)分清來源、避免重復(fù)的原則

        在檔案管理中,來源原則是核心原則,主要關(guān)注項(xiàng)目所歸檔的文件是在何種業(yè)務(wù)活動(dòng)中,由什么業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé),在什么情況下產(chǎn)生。企業(yè)文件按其來源可分為兩種:一種是自己內(nèi)部長年積累所形成的文件,另一種是從外部來的文件。傳統(tǒng)的歸檔方式,是將自己內(nèi)部文件和企業(yè)外部的文件放在一起進(jìn)行歸檔,方便之后的查找使用。然而,在若干年之后,當(dāng)把這些文件交給檔案館時(shí),就會(huì)有相同內(nèi)容的文件重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。為解決這一難題,其基本思想就是管理文件時(shí),應(yīng)當(dāng)確保不混淆來源不同的文件,并尊重原有的次序,并且使文件之間有機(jī)地聯(lián)系起來。根據(jù)電子文檔的生成部門采取由誰生成便由誰歸檔的歸檔方法,保證文檔的正確性及完整性。

        (7)基于電子文件管理特性的原則

        電子文件所具備的特點(diǎn)對確定電子文件歸檔范圍有很大的影響。如電子文件的設(shè)備依賴性,要求歸檔過程中計(jì)算機(jī)硬件和軟件等的完善。電子文件具有與載體的相分離性,因此要求電子文件管理應(yīng)有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。還應(yīng)考慮到:整個(gè)歸檔環(huán)節(jié)有專人監(jiān)督和控制、歸檔流程的登記和記錄、文件著錄工作在完成后的專門校對等。管理特性的改變使得電子文件在歸檔過程中要把“管理環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的記錄和結(jié)果(例如保存時(shí)間期限、活動(dòng)的記錄等)連同文件資料一并列入歸檔的范圍”[5]。

        3. 確立歸檔范圍的基本依據(jù)

        一般而言,確立歸檔范圍的基本依據(jù)包括兩個(gè)方面:一是國家檔案主管部門和本行業(yè)主管部門頒布的相關(guān)規(guī)范等;二是結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作的具體情況,加以補(bǔ)充、完善。

        根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》確定電子文件的歸檔范圍,對于能夠反映該機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)且具有重要參考意義的,應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行歸檔處理,以便于進(jìn)行有效的管理與分析。一般而言,凡是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中正式形成的文件及其他原始記錄(零次文獻(xiàn)),皆應(yīng)列入歸檔范圍。

        三、結(jié)語

        隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高,高新信息技術(shù)在檔案行業(yè)中得到了更進(jìn)一步的廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展,智能歸檔在政務(wù)服務(wù)、煤炭企業(yè)、交通運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域的檔案工作中逐漸被重視,在檔案領(lǐng)域值得繼續(xù)探索。提升智能歸檔水平、做好檔案智能化管理工作,對于檔案資源利用和開發(fā)能力效率的提高,檔案管理工作的簡化,檔案工作人員壓力的緩解,有著重要的推進(jìn)作用,對21 世紀(jì)中國檔案事業(yè)的發(fā)展也有著深遠(yuǎn)的影響。

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