丁海斌 趙婧堯 古鵬翔 陳 琳

（1.廣西民族大學(xué)管理學(xué)院，廣西南寧， 530006；2.廣西新祥高速公路有限公司，廣西南寧， 530029）

電子文件智能歸檔的問題已經(jīng)引起了學(xué)術(shù)界的關(guān)注［1-2］，但相關(guān)研究基本集中于方法和應(yīng)用，或是與其他學(xué)科相結(jié)合而展開的探討，如介紹運用元數(shù)據(jù)實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件智能化歸檔的方法。［3］整體而言，學(xué)界還缺乏對電子文件智能歸檔問題的全面、深入的研究成果。本文提出了電子文件管理發(fā)展的五個主要階段和智能歸檔的管理特點，有助于避免相關(guān)工作中的盲目性和隨意性。

一、 電子文件歸檔方式發(fā)展演進(jìn)的五個階段

經(jīng)過數(shù)十年信息化發(fā)展，檔案信息化正在全面轉(zhuǎn)型，而檔案信息化質(zhì)變過程中表現(xiàn)出來的全部特點，最終都體現(xiàn)到電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)演進(jìn)情況以及今后發(fā)展情況，筆者按管理理念將其劃分為五個階段：輔助階段→雙軌階段（傳統(tǒng)再造階段）→單軌階段→一體化階段（業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)一體化）→智能階段［4］；與其相對應(yīng)的歸檔模式的演變依次為：計算機(jī)輔助管理模式 →雙套制模式→單套制模式→一體化模式→智能化模式。

1. 第一階段：計算機(jī)輔助管理模式

在2000 年前后，通過計算機(jī)輔助管理可以創(chuàng)建目錄并進(jìn)行檢索。此時電子文件尚未出現(xiàn)，歸檔模式停留在傳統(tǒng)檔案管理模式，紙質(zhì)的文件和零次文獻(xiàn)在很長一段時間內(nèi)都是歸檔工作基本的甚至全部的歸檔對象，其歸檔的方式方法停留在傳統(tǒng)時代，相關(guān)歸檔范圍（相對較窄）、移交方式（紙質(zhì)的物理移交）、歸檔制度、鑒定方法等都是專門針對紙質(zhì)檔案而制定和設(shè)置的。這種模式下，計算機(jī)雖然也參與了檔案管理，但由于文檔本身是紙質(zhì)的，計算機(jī)系統(tǒng)并沒有參與到文件歸檔的過程中，只是在歸檔后利用計算機(jī)生成目錄。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方式早已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代的電子檔案管理。

2. 第二階段：雙套制模式

雙軌階段是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存的階段，歸檔模式進(jìn)入到第二階段——雙套制模式。在此階段里，現(xiàn)代社會的發(fā)展需要更先進(jìn)的檔案管理方式，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足這些需求，因此必須進(jìn)行計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的變革。這個階段主要是將傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到計算機(jī)系統(tǒng)中以提高效率和便利性，是傳統(tǒng)檔案向電子檔案過渡的階段。此時的管理系統(tǒng)就是將紙質(zhì)文件逐一拷貝進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中會出現(xiàn)不適用于電子檔案管理的傳統(tǒng)要素（如案卷等）。這時就需要對紙質(zhì)文件進(jìn)行重新整理與規(guī)范。這一階段由于紙質(zhì)文件憑證占據(jù)主體地位，歸檔單位為適應(yīng)信息化社會對歸檔工作的要求，即使對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化，但最后的結(jié)果仍然是紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔。這種歸檔方式浪費了資源、增加了員工的工作量，使工作變得更為繁雜，電子文件的管理水平一般也比較低，違背了現(xiàn)代化理念中提高利用與服務(wù)的思想的初衷。

3. 第三階段：單套制模式

單軌階段，其步入了真正意義上的數(shù)字化檔案管理模式。單軌階段在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟了，應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)普遍。歸檔模式進(jìn)入到第三階段——單套的電子文件歸檔模式。其歸檔方式分為邏輯歸檔（網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)歸檔）與物理歸檔（使用磁盤或光盤的硬拷貝歸檔），并且邏輯歸檔方式所占的比重逐步提升。該階段被歸檔的電子文件得到了高效利用，紙質(zhì)文件不再具備原來的用途而被大量銷毀，節(jié)省了空間的同時，也提高了使用效率，加快了信息化的進(jìn)程。

4. 第四階段：一體化模式

一體化階段業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化提升了檔案治理和服務(wù)效能，對于加強(qiáng)政務(wù)信息化建設(shè)、推動公共數(shù)據(jù)開放共享、提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)成效具有重要意義。國家檔案局提出以效果評估為抓手，大力開展成果應(yīng)用，鼓勵將業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作成果應(yīng)用于電子檔案單套管理和數(shù)字檔案室建設(shè)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)是在信息化條件下履行主要工作職責(zé)、辦理核心業(yè)務(wù)的重要信息平臺，業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是數(shù)字檔案資源的重要組成部分。一體化模式實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的融合，在各系統(tǒng)間建立中間服務(wù)器。根據(jù)系統(tǒng)間的安全要求，各個中間服務(wù)器可以合并，達(dá)到數(shù)據(jù)交換的目的。業(yè)務(wù)相關(guān)的資料因業(yè)務(wù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、利用率高，在管理當(dāng)中會消耗大量的人力物力，故建立高效的、數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)尤其必要。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦生成時，自動搜集檔案元素信息形成電子檔案無疑是提高檔案管理水平的捷徑。

5. 第五階段：信息智能化歸檔模式

智能階段即新技術(shù)全面賦能數(shù)字檔案管理的階段，歸檔模式也隨信息化的發(fā)展進(jìn)入了高級階段。要使檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，其方法是智能化管理。這是電子檔案管理系統(tǒng)生產(chǎn)的最終和持續(xù)發(fā)展的一種美的追求。電子檔案智能化管理主要包括歸檔、接收、整理、保管、開發(fā)等多個方面的智能化，其起點是歸檔的智能化，主要是使用人工智能技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)自動歸檔。

二、 智能歸檔所需的管理條件和要求

1. 電子文件智能歸檔的基本管理條件

電子文件智能歸檔需要兩個方面的基本條件：管理條件和技術(shù)條件。管理條件是技術(shù)應(yīng)用的前提，其主要包括兩個部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接與內(nèi)置清單的編制。第一，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模式。這是整個文件歸檔工作的前提，也是智能歸檔實現(xiàn)的前提。第二，編制“三合一”表。歸檔管理的核心內(nèi)容就是對電子文件歸檔范圍的確定。推行三合一制度，實現(xiàn)系統(tǒng)在歸檔環(huán)節(jié)的“三合一”智能歸檔，在一體化系統(tǒng)建設(shè)過程中嵌入“三合一”制度，使系統(tǒng)能夠自動查找并識別文件歸檔范圍、檔案門類及保管期限，實現(xiàn)智能歸檔。

2. 電子文件智能歸檔的相關(guān)原則與要求

本文結(jié)合公路項目需求，梳理了相關(guān)原則。

（1）完整性原則

完整性原則是指項目文件歸檔時，納入歸檔范圍的項目文件要客觀地直接地反映出整個項目活動。使項目的前期和后期工作結(jié)合起來，形成一個整體，使得項目的每個階段都一目了然。同時，歸檔需要結(jié)合實情，根據(jù)現(xiàn)實的變化和原有歸檔范圍來調(diào)整和增減歸檔內(nèi)容。一份文件的完整性是指文件是齊全且未加改動的。第一，比對文件的因果關(guān)系，評價文件的系統(tǒng)性。采用“由果溯因法”，系統(tǒng)內(nèi)置文件歸檔的基本規(guī)則和方法，對原生文本型、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入型或錄入型電子文件的構(gòu)成進(jìn)行自動篩分，判斷單份電子文件組件和多份文件邏輯預(yù)組卷的排序系統(tǒng)性。第二，檢查成套性文件的數(shù)量與秩序是否完整、符合要求。相關(guān)工作職責(zé)主要包括：總量檢測、歸檔范圍或項目文件組成規(guī)范與實際歸檔文件比較檢測、內(nèi)容及文件要素完整性檢測、附件檢測、元數(shù)據(jù)完整性檢測、信息包整體檢測。

（2）系統(tǒng)性原則

系統(tǒng)性原指以系統(tǒng)整體目標(biāo)的優(yōu)化為準(zhǔn)繩，協(xié)調(diào)系統(tǒng)中各部分相互聯(lián)系、相互作用、相互依賴的要素。系統(tǒng)性側(cè)重點在于考察總目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄及索引結(jié)果作用情況。其主要表現(xiàn)為：檔案各級類目設(shè)置清楚，能反映工程特征和工程實況；檔案組卷規(guī)范、合理，符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，遵循文件材料形成規(guī)律，卷內(nèi)文件排列有序；檔案目錄符合要求；案卷題名簡明、準(zhǔn)確；案卷封面、卷內(nèi)文件目錄及備考表及案卷目錄填寫翔實、規(guī)范。

（3）真實性、原始性原則

真實性是指維持其背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容等原始特性的長期持久性。在歸檔時，歸檔賬戶需要經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn)，比對文件生成條件，判斷文件的真實性。系統(tǒng)內(nèi)置不同類型電子文件真實性判斷條件、管理制度，分別比對各類電子文件是否來源可靠，鑒定文件內(nèi)容在傳輸、存儲、遷移過程中是否發(fā)生未經(jīng)授權(quán)的篡改、利用和隱藏，保證其原始性，判斷其真實性，包括系統(tǒng)原生文本型電子文件記錄的各類數(shù)據(jù)信息、常用業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入系統(tǒng)的信息、PDF或OFD電子文件信息、聲像文件信息和電子簽章的安全、可靠性。技術(shù)與制度方面的保證主要包括：來源檢測、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性一致性檢測、內(nèi)容檢測、歸檔信息包整體檢測等。

（4）可用性原則

對于電子文件來說，文件的可用性主要有四層含義：一是對管理系統(tǒng)文檔庫中的文件進(jìn)行查找時，僅知道簡單的信息的情況下能夠找到所需要的文件，在尋找過程中簡便快捷；二是能夠滿足不同硬件的檢測；三是查找或檢索出來的文件具有可讀性與可訪問性；四是檢索出的文件對于系統(tǒng)能兼容，信息能被理解，不會出現(xiàn)亂碼或打不開的情況。確保擬歸檔文件的可用性，需以便于管理、查考利用為目標(biāo)。其需要考慮到的相關(guān)問題主要包括：文件及元數(shù)據(jù)的可讀性與可訪問性、軟硬件環(huán)境可用性檢測、數(shù)據(jù)格式合規(guī)性檢測、信息包整體可用性檢測等。

（5）安全性原則

電子文件存儲與運行于相關(guān)的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)中，使得電子文件在管理過程中存在著一定的風(fēng)險。為確保擬歸檔文件的安全性，設(shè)立安全性評價模塊，該模塊是確保電子檔案安全存儲與安全運行的先決條件。安全性評價包括但不限于以下內(nèi)容：系統(tǒng)歸檔安全性認(rèn)證檢查；服務(wù)器的安全評估；防病毒的安全評估，并在該模塊增加病毒檢測功能；防攻擊能力的評估；硬件設(shè)備保管、保護(hù)設(shè)施的安全性評估等。

（6）分清來源、避免重復(fù)的原則

在檔案管理中，來源原則是核心原則，主要關(guān)注項目所歸檔的文件是在何種業(yè)務(wù)活動中，由什么業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，在什么情況下產(chǎn)生。企業(yè)文件按其來源可分為兩種：一種是自己內(nèi)部長年積累所形成的文件，另一種是從外部來的文件。傳統(tǒng)的歸檔方式，是將自己內(nèi)部文件和企業(yè)外部的文件放在一起進(jìn)行歸檔，方便之后的查找使用。然而，在若干年之后，當(dāng)把這些文件交給檔案館時，就會有相同內(nèi)容的文件重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。為解決這一難題，其基本思想就是管理文件時，應(yīng)當(dāng)確保不混淆來源不同的文件，并尊重原有的次序，并且使文件之間有機(jī)地聯(lián)系起來。根據(jù)電子文檔的生成部門采取由誰生成便由誰歸檔的歸檔方法，保證文檔的正確性及完整性。

（7）基于電子文件管理特性的原則

電子文件所具備的特點對確定電子文件歸檔范圍有很大的影響。如電子文件的設(shè)備依賴性，要求歸檔過程中計算機(jī)硬件和軟件等的完善。電子文件具有與載體的相分離性，因此要求電子文件管理應(yīng)有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。還應(yīng)考慮到：整個歸檔環(huán)節(jié)有專人監(jiān)督和控制、歸檔流程的登記和記錄、文件著錄工作在完成后的專門校對等。管理特性的改變使得電子文件在歸檔過程中要把“管理環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的記錄和結(jié)果（例如保存時間期限、活動的記錄等）連同文件資料一并列入歸檔的范圍”［5］。

3. 確立歸檔范圍的基本依據(jù)

一般而言，確立歸檔范圍的基本依據(jù)包括兩個方面：一是國家檔案主管部門和本行業(yè)主管部門頒布的相關(guān)規(guī)范等；二是結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作的具體情況，加以補(bǔ)充、完善。

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》確定電子文件的歸檔范圍，對于能夠反映該機(jī)構(gòu)工作活動且具有重要參考意義的，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行歸檔處理，以便于進(jìn)行有效的管理與分析。一般而言，凡是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中正式形成的文件及其他原始記錄（零次文獻(xiàn)），皆應(yīng)列入歸檔范圍。

三、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高，高新信息技術(shù)在檔案行業(yè)中得到了更進(jìn)一步的廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，智能歸檔在政務(wù)服務(wù)、煤炭企業(yè)、交通運輸?shù)阮I(lǐng)域的檔案工作中逐漸被重視，在檔案領(lǐng)域值得繼續(xù)探索。提升智能歸檔水平、做好檔案智能化管理工作，對于檔案資源利用和開發(fā)能力效率的提高，檔案管理工作的簡化，檔案工作人員壓力的緩解，有著重要的推進(jìn)作用，對21 世紀(jì)中國檔案事業(yè)的發(fā)展也有著深遠(yuǎn)的影響。