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        筑牢百年民生工程根基提升軌道工程檔案質(zhì)量
        ——南通軌道交通檔案管理“1234 工作法”

        2024-01-05 15:55:40強冬梅
        檔案與建設(shè) 2023年11期
        關(guān)鍵詞:軌道交通檔案管理工作

        陳 雯 強冬梅

        (1.南通軌道交通集團有限公司,江蘇南通, 226631;2.無錫地鐵集團有限公司,江蘇無錫, 214023)

        一、實施背景

        南通軌道交通1、2 號線一期工程于2014 年8 月獲國家發(fā)改委批準建設(shè)(發(fā)改基礎(chǔ)〔2014〕1854 號),分別于2017年12月18日、2018年10月26日開工建設(shè),1 號線于2022 年11 月10 日已開通初期運營,2023 年底將實現(xiàn)雙線運營。

        檔案管理工作貫穿軌道交通工程設(shè)計、現(xiàn)場施工、運營管理全過程,檔案驗收也是軌道交通線路開通初期運營的必要條件。南通軌道集團深入貫徹落實黨的二十大精神和習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要批示精神,努力踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé),始終把檔案工作放到“關(guān)系軌道交通事業(yè)大局與長遠發(fā)展”的高度上推進,同時為了做好檔案的全流程管理,確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性,提升管理效率,集團探索形成了具有南通軌道交通特色的“1234 工作法”。

        二、創(chuàng)新做法

        依據(jù)軌道交通檔案管理和建設(shè)管理有關(guān)規(guī)定,軌道交通檔案管理以創(chuàng)新賦能機制構(gòu)建、全流程管控、檔案考核、檔案信息化等各環(huán)節(jié),結(jié)合行業(yè)特性,逐步形成可推動、可復(fù)制的“1234 工作法”。

        1. 建立“一套機制”,推行精細常態(tài)管理

        軌道集團按照“業(yè)務(wù)建設(shè)有標準,管理工作有規(guī)范”的思路,逐步形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范標準、分級負責(zé)、全員參與”的一整套檔案工作機制。

        一是創(chuàng)新實施“雙組長”負責(zé)制。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,實施集團黨委書記和總經(jīng)理“雙組長”模式,下設(shè)檔案工作辦公室,形成“黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),黨政齊抓共管”的工作格局,有效發(fā)揮組織保障作用。

        二是建優(yōu)配強管理團隊。建立“公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門為主負責(zé)、參建單位落地實施”的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系,形成了“專職檔案員+兼職檔案員+N名參建單位資料員”的檔案隊伍,為檔案工作有效開展奠定基礎(chǔ)。

        三是全力打造標準樣板。按專業(yè)選取樣板標段在集團作為典型示范,邀請省、市檔案館領(lǐng)導(dǎo)和地鐵專家對樣板成果進行點評和指導(dǎo),努力打造全線全流程檔案“樣板”工程,探索形成可操作、可推廣的“南通軌道模式”。

        2. 聚焦“兩張清單”,優(yōu)化檔案過程管控機制

        細化工作任務(wù),建立“計劃清單”。一是明確任務(wù)抓落實。年初將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步部署,倒排工籌、細化責(zé)任、分解落實,以清單統(tǒng)領(lǐng)全年檔案工作。二是建立清單強考核。將檔案工作納入年度考核,與員工績效直接掛鉤,完善細化考核指標,真正實現(xiàn)檔案工作的全員考核。三是對照清單勤檢查。成立檔案專項檢查小組,形成“施工單位自查——業(yè)主代表、監(jiān)理方常態(tài)化巡查——業(yè)務(wù)主管部門復(fù)查——檔案職能部門聯(lián)合檢查——主管單位驗收”的五級檢查模式,每兩個月進行一次全線覆蓋檢查。

        用活檔案資源,建立“學(xué)習(xí)清單”。一是走出去。開展專項對標學(xué)習(xí),在集團成立初期,至周邊地鐵進行檔案工作業(yè)務(wù)交流,汲取工作經(jīng)驗,彌補首條線路工作人員經(jīng)驗不足的短板。二是請進來。圍繞集團“黨旗紅·爭先鋒”學(xué)習(xí)型組織創(chuàng)建的要求,邀請檔案館領(lǐng)導(dǎo)、地鐵行業(yè)專家進行培訓(xùn),請身邊標兵能手作經(jīng)驗交流分享。三是用起來。不斷強化前期基礎(chǔ)工作,從一線檔案工作實踐中積累經(jīng)驗、解決問題,形成規(guī)范化的模板。

        3. 整合“三方資源”,狠抓目標任務(wù)推進落實

        一是壓實施工主體責(zé)任。圍繞“以日保周、以周保月、以月保季”的目標,主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)定期協(xié)調(diào),按工期及時做好歸檔工作。對于個別檔案管理較為薄弱標段,公司主要領(lǐng)導(dǎo)對項目負責(zé)人約談,切實提升檔案主體責(zé)任意識,確保各標段檔案工作按時保質(zhì)完成。

        二是發(fā)揮專業(yè)機構(gòu)優(yōu)勢。1、2 號線主線項目近200 個標段300 余家參建單位,共引進了3 家有地鐵項目檔案整理經(jīng)驗的數(shù)字化服務(wù)外包單位,為提高全線歸檔質(zhì)量和統(tǒng)一標準提供了有力支撐。

        三是完善施工協(xié)議條例為保障。將檔案歸檔和質(zhì)量要求列入工程招標文件和合同條款,在合約、評價和監(jiān)督體系中明確檔案責(zé)任,將檔案驗收結(jié)果納入有關(guān)單位業(yè)績考核和參建單位履約評價,將檔案歸檔質(zhì)量與工程尾款結(jié)算支付相掛鉤,以規(guī)范化的協(xié)議保障檔案工作有效推進。

        4. 堅持“四化標準”,提升檔案服務(wù)利用水平

        軌道集團堅持以“四化標準”為導(dǎo)向,扎實做好日常歸納整理,強化業(yè)務(wù)檔案綜合運用,推動檔案管理工作提質(zhì)增效和服務(wù)利用水平。

        一是檔案管理長效化。以建立“省示范檔案室”為目標,開展項目化管理、清單式交辦、節(jié)點式督查。在新形勢、新實踐下堅持檔案管理工作常態(tài)長效、常抓常新,提升檔案管理水平。

        二是檔案規(guī)范標準化。搭平臺與建標準“雙管齊下”,聯(lián)同兄弟地鐵單位起草軌道交通檔案管理規(guī)范,探索構(gòu)建省內(nèi)統(tǒng)一的軌道工程管理辦法。

        三是基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化。通過對全市和周邊地鐵單位走訪和調(diào)研,集團總部設(shè)立了2000 余平方米的檔案中心,配備了智能密集架、防磁柜、精密空調(diào)等設(shè)施,形成了集辦公、培訓(xùn)、利用和保管“四位一體”的檔案中心布局。

        四是檔案信息數(shù)字化。定制開發(fā)檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)集團內(nèi)部“在線”和參建單位“離線”同步信息數(shù)字化歸檔,形成了多層次、多形式的共享平臺。

        三、效果及影響

        1. 一體化提升項目檔案管理水平

        在軌道交通檔案管理“1234 工作法”研究、實踐和推廣過程中,轉(zhuǎn)變了過去工程竣工后被動收集文件材料的老習(xí)慣,樹立了“抓好兩頭、管控中間”的項目檔案管理新思路。

        前端控制方面,全面組織項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強有關(guān)規(guī)章制度的宣貫教育,將檔案工作關(guān)口前移。中間控制方面,全面壓實文件管理主體管理責(zé)任,適時開展檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)和檢查。末端控制方面,高標準、全覆蓋、常態(tài)化組織建設(shè)項目檔案驗收,積極組織試點推廣。

        在軌道交通項目檔案管理基礎(chǔ)不斷筑牢、管理水平不斷提升的基礎(chǔ)上,根據(jù)“1234 工作法”逐步完成了項目檔案的收集和整理,進一步健全集團檔案管理機制,為保障集團高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強保障。

        2. 全鏈條式打造高素質(zhì)專業(yè)化管檔隊伍

        為深入貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作的重要批示精神,更好地普及檔案知識、增強檔案意識,軌道集團根據(jù)“1234 工作法”,結(jié)合“學(xué)、講、賽”等多種形式,從源頭上提升檔案人員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。組織學(xué)習(xí)活動,邀請行業(yè)專家講座授課、參與研討會等,分享最新的檔案管理理論和實踐經(jīng)驗,使檔案管理人員不斷更新知識,掌握新的工作方法和技巧。組織內(nèi)部交流會議,邀請身邊的能手或有經(jīng)驗的員工分享自己的成功案例和技巧,促進內(nèi)部知識的傳承和經(jīng)驗的共享,提高整個團隊的檔案管理能力。組織檔案知識競賽,促使檔案管理人員主動學(xué)習(xí),提高對檔案相關(guān)知識的了解和實際運用能力,形成一支專業(yè)知識扎實、業(yè)務(wù)技術(shù)熟練的復(fù)合型檔案管理隊伍,為軌道集團甚至全市檔案人才隊伍注入新的活力。

        3. 全方位賦能助力高質(zhì)量發(fā)展

        建地鐵就是建城市,建地鐵就是惠民生。地鐵檔案詳細記錄了地鐵從規(guī)劃到建設(shè)、運營、資源開發(fā)等方面的發(fā)展歷程,是了解和研究城市地鐵歷史的重要資料。通過“1234 工作法”,集團對地鐵工程全生命周期進行了全面、系統(tǒng)、動態(tài)的梳理和收集整理,確保了歸檔材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性,為城市地鐵的歷史研究提供寶貴的依據(jù)。從集團層面,檔案中的信息和數(shù)據(jù)被用于項目計劃、預(yù)算控制、風(fēng)險管理等方面,為地鐵項目管理和運營提供了重要支持,有力提高了項目管理效率和質(zhì)量。從文化層面,地鐵檔案作為城市歷史文化的重要組成部分,成為旅游和文化產(chǎn)業(yè)的利用資源,通過展覽、導(dǎo)覽等方式,吸引游客和市民參觀、學(xué)習(xí),帶動旅游經(jīng)濟和文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。從城市發(fā)展層面,軌道工程的檔案資料為進一步完善城市交通網(wǎng)絡(luò)、規(guī)劃城市發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。

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