文·夏凱 相培娟

近年來，國網(wǎng)山東省電力公司臨朐縣供電公司聚焦電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理難題，創(chuàng)新“點線面”工作法，有效暢通工程檔案資料收集渠道，提高歸檔質(zhì)量，大幅縮短歸檔時間，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案的深度融合。

一、抓牢關(guān)鍵“點”，增強約束

（一）合同簽訂，源頭控制

建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同、協(xié)議時設(shè)立專門章節(jié)或條款明確紙質(zhì)和電子檔案歸檔質(zhì)量、時間、數(shù)量、范圍等，明確參建單位的項目檔案管理責任，明確項目檔案工作違約條款，明確項目檔案歸檔質(zhì)量作為參建單位工程尾款的支付依據(jù)之一。參建單位項目檔案質(zhì)量不合格或不按規(guī)定向建設(shè)管理單位移交檔案的，不得支付其進度尾款。

（二）檔案交底，統(tǒng)一標準

檔案培訓和交底不到位，是造成參建單位歸檔意識薄弱的原因之一。開工前，檔案部門應(yīng)對各參建單位資料員進行培訓或交底。交底的主要內(nèi)容包括項目檔案管理機制、管理措施、操作流程、整理標準等，讓參建單位明確項目檔案工作是什么、為什么、怎么做。交底的內(nèi)容一定要規(guī)范明確，不能模棱兩可。規(guī)章制度中沒有具體要求的要在交底內(nèi)容中提出具體要求。

（三）檔案驗收，過程管控

項目檔案與工程實體都是建設(shè)項目的重要組成部分，兩者相輔相成，不能分割對待，開展轉(zhuǎn)序驗收和竣工驗收時，要同步驗收項目文件資料收集整理質(zhì)量，將檔案材料收集整理質(zhì)量指標分別納入到參建單位“三級”自檢、監(jiān)理初檢、中間驗收及竣工驗收中，驗收不通過或缺陷不完成整改不得進行下一步的轉(zhuǎn)序施工，工程竣工驗收的檔案驗收情況需在工程啟委會中匯報并作為工程是否啟動的條件之一。

（四）檔案移交，嚴把入庫關(guān)

項目檔案移交進館前，必須組織檔案進館驗收，嚴格把關(guān)項目檔案質(zhì)量。制定檔案入庫標準，可以從檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性、組卷質(zhì)量、電子檔案、聲像文件六個方面進行嚴格限定。

二、雙“線”推動，協(xié)調(diào)配合

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理是一個全過程、全流程管理，需要在建設(shè)單位與檔案部門的協(xié)調(diào)配合下實行雙線推動，一條線以建設(shè)單位牽頭，以各參建單位項目部為主體，對整個電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作進行組織安排、現(xiàn)場實施、檢查督辦，提供必要的工作保障；另一條線由檔案部門牽頭，以參建單位資料員為主體，做好檔案的規(guī)范指導、專業(yè)歸檔和督促檢查。以電網(wǎng)建設(shè)項目檔案收集完成為界線，分為兩個階段，前一階段以建設(shè)單位為主，檔案部門前期積極介入，搞好配合指導；后一階段以檔案部門為主，建設(shè)單位積極做好督辦和工作保障，確保工作進度和質(zhì)量。

（一）抓好建設(shè)部門牽頭的“線”

緊扣電網(wǎng)建設(shè)工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個節(jié)點，注重抓好檔案資料的準確性、專業(yè)性、系統(tǒng)性，做到各類檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。在項目建設(shè)開工前，根據(jù)工程實際情況編制“項目檔案管理辦法”，辦法應(yīng)明確項目檔案管理目標、職責劃分、組織機構(gòu)、管理機制、檔案質(zhì)量標準和管控措施等；項目建設(shè)中，工程管理檢查時同步進行項目資料收集情況檢查；項目竣工后，督促各參建單位按時歸檔，并對歸檔質(zhì)量進行嚴格考核。

（二）抓好檔案部門牽頭的“線”

以提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案服務(wù)為目標，第一時間為參建單位資料員講解檔案收集范圍、整理方法。在工作推進過程中，檔案部門組成檔案業(yè)務(wù)指導小組，及時到一線施工現(xiàn)場檢查督導檔案資料收集整理情況，及時解決資料員在檔案收集整理歸檔中遇到的難題。在檔案集中整理歸檔過程中，專職檔案人員要及時到現(xiàn)場進行手把手業(yè)務(wù)指導并及時糾錯。

三、三“面”兼顧，嚴格標準

內(nèi)容完整、歸檔齊全、整理規(guī)范的電網(wǎng)建設(shè)項目檔案，是電網(wǎng)建設(shè)項目管理的目標所在和建設(shè)過程的最終體現(xiàn)，要達到質(zhì)量要求，就必須嚴格檔案收集整理標準。

（一）基本面確保準確性

準確性是電網(wǎng)建設(shè)項目檔案合法性和權(quán)威性的基礎(chǔ)和前提。建設(shè)單位應(yīng)對其負責的項目檔案的質(zhì)量加以保證，與各參建單位簽署檔案質(zhì)量保證協(xié)議，對歸檔材料的真實性、準確性加以保證，層層落實責任。檔案管理部門要嚴格審核項目檔案材料，審核材料的數(shù)據(jù)是否準確，簽章手續(xù)是否完備、無偽造，內(nèi)容質(zhì)量是否符合基建《標準化手冊》要求，施工日志、監(jiān)理日志、旁站記錄是否相互對應(yīng)一致。

（二）管理面確保完整性

一是項目資料整體的完整性，對照《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》收齊收全，不能有任何遺漏。對本電網(wǎng)建設(shè)項目未涉及的項目資料進行說明。二是單項內(nèi)容的完整性，所有歸檔的文件材料必須手續(xù)完備，要素齊全。例如合同簽訂日期、蓋章、指印、簽字等要素要齊全。三是內(nèi)容的一致性。要遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，確保文件材料內(nèi)容前后一致。

（三）技術(shù)面確保規(guī)范性

一是嚴格執(zhí)行《國家電網(wǎng)公司項目檔案整理規(guī)范》要求，所有的歸檔文件材料要整理規(guī)范，編頁、蓋章、裝訂、裝盒要符合要求。二是電子檔案要整理規(guī)范，電子文件題名、頁數(shù)、成文日期等信息要素要與紙質(zhì)材料一致，且要求全部掛接電子文件或數(shù)字化副本。