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        十招 讓企業(yè)“小金庫”無處遁形

        2024-01-02 04:45:13李思琦胡曉華
        交通財會 2023年10期
        關(guān)鍵詞:小金庫核查單位

        李思琦,胡曉華

        (中交一航局第一工程有限公司,天津 300450)

        顧名思義,“小金庫”與“大金庫”相對,資金不公有、支出不公開、余額不公布,對于企業(yè)來說,是指為了方便消費(fèi)、不當(dāng)利得等目的,違反法律法規(guī)和管理制度,通過隱藏收入、違規(guī)收款、截留利潤等不正當(dāng)手段,把應(yīng)列入企業(yè)賬簿的資金不列入其中,形成企業(yè)的“私房錢”,是“賬外賬”的一種表現(xiàn)形式。

        “小金庫”游離于企業(yè)正常的管理秩序,在管理流程上,不執(zhí)行資金審批手續(xù),在內(nèi)部控制上,不遵守收支管理制度,在監(jiān)督程序上,不接受財務(wù)過程監(jiān)督,具有隨意支出、揮霍使用、賬外循環(huán)的特點(diǎn),嚴(yán)重沖擊了企業(yè)的經(jīng)營管理活動,造成會計信息失真、導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失。同時,破壞了企業(yè)良好的運(yùn)營氛圍、助長奢腐風(fēng)氣,甚至滋生腐敗現(xiàn)象、誘發(fā)職務(wù)犯罪,因此,嚴(yán)審“小金庫”,是企業(yè)防治“大風(fēng)險”的必然之舉。

        在“小金庫”的審計過程中,被審計單位通常會強(qiáng)烈抗拒又串通包庇,審計人員只有找準(zhǔn)突破口,掌握一定的技術(shù)方法,才能揭開“小金庫”的神秘面紗。

        一、優(yōu)化程序,獲取審計線索。

        由于“小金庫”由企業(yè)內(nèi)部若干擁有權(quán)限的管理人員私下籌劃,一般由權(quán)利衍生。一方面,它不屬于企業(yè)“廠務(wù)公開”的范疇,在企業(yè)秘密存在,隱蔽無形;另一方面,它又通過若干人員集體共謀、串通伙同而形成,是企業(yè)局部范圍內(nèi)“公開的秘密”,存在一部分知情人員。

        在審計進(jìn)點(diǎn)之前,審計組按照審計程序在被審計單位公示審計信息,公布提供審計線索的聯(lián)系電話和通信郵箱,并公開征集審計線索,可給“知情人員”創(chuàng)造信息傳遞的有效通道,幫助審計人員快速找到詳細(xì)核查“小金庫”的“突破口”。舉報電話和舉報郵件一經(jīng)查實,可迅速而準(zhǔn)確地鎖定重點(diǎn)人員和資金流向。同時,“小金庫”往往以個人名義私存,賬戶大額資金存入頻繁,零星支出名目繁多,內(nèi)容和金額不符合個人賬戶的收支規(guī)律,暗藏違規(guī)違紀(jì)的行為,針對涉“小金庫”的舉報線索,審計人員要協(xié)同紀(jì)委監(jiān)察部門共同取證,一方面,可通過多部門資源整合充分發(fā)揮監(jiān)督合力,另一方面,借助紀(jì)委監(jiān)察部門的專業(yè)視角能夠準(zhǔn)確對問題定性。

        提供違規(guī)違紀(jì)線索、舉報違法犯罪行為是社會公民和企業(yè)員工的權(quán)利和責(zé)任,審計公示這一業(yè)務(wù)程序,為企業(yè)員工參與企業(yè)合規(guī)性建設(shè)提供了通道,為審計人員發(fā)現(xiàn)“小金庫”拓寬了獲取線索的渠道。同時,恰當(dāng)?shù)摹奥?lián)合審計”為追蹤審計線索提供豐富的技術(shù)手段和專業(yè)視角。

        二、突擊盤庫,取得直接證據(jù)。

        突擊盤庫是指為了發(fā)現(xiàn)被審計單位常態(tài)下的現(xiàn)金余額和管控狀況,在不提前通知、不書面告知的前提下,盤點(diǎn)被審計單位的庫存現(xiàn)金。在突擊盤庫時,如果可以初步判斷被審計單位可能存在多個保險柜存放現(xiàn)金,應(yīng)安排若干小組同時開展盤點(diǎn)。

        審計人員突擊盤庫,應(yīng)對現(xiàn)金、支票、收據(jù)、銀行卡、存折存單、收條借條等逐項登記,并與財務(wù)賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,如果發(fā)現(xiàn)賬實不符,需要進(jìn)一步分析查證差異原因:發(fā)生長短款有可能是收支登記不及時、記賬錯誤造成,也可能是出納人員代管“小金庫”產(chǎn)生。盤庫的同時,審計人員需要特別關(guān)注被審計單位的收據(jù)管理,查看是否存在多本收據(jù)并用、收款內(nèi)容不記賬、收款事項異常等問題。

        個別被審計單位設(shè)置多個保險柜,則需要悉數(shù)盤點(diǎn),從實踐經(jīng)驗來看,被審計單位的“小金庫”通常狡兔三窟,并非全由出納一人代管,可能由一個或多個管理人員以多種形式保管,審計人員進(jìn)場前需要了解被審計單位的保險柜設(shè)置情況,進(jìn)場后還要對審計環(huán)境仔細(xì)觀察。

        突擊盤庫要掌握好時機(jī)和對象,盤庫前要對被審計單位的基本情況和管控現(xiàn)狀進(jìn)行深入了解和綜合分析,根據(jù)獲知的線索資料,初步判斷資金存放的地點(diǎn),評估小金庫產(chǎn)生的可能性,同時,審計小組要周密安排,在被審計單位未作任何準(zhǔn)備的情況下進(jìn)行突然盤點(diǎn)。突擊盤庫簡便易行,命中率高,能取得“小金庫”最直接有力的實物證據(jù)。

        三、訪談分析,找準(zhǔn)突破路徑。

        語言是意思表達(dá)的主要途徑,充分有效的訪談能夠幫助審計人員找到深入核查的蛛絲馬跡。因此,審計人員進(jìn)場后要有策略地組織訪談:在訪談對象確認(rèn)方面,要選擇容易接觸現(xiàn)金收入的部門和人員;在訪談時間選擇方面,要尋找可以觀察業(yè)務(wù)流程的時機(jī);在訪談技巧使用方面,要邏輯清晰,聲東擊西。通過深入細(xì)致地交流,審計人員可以找到“小金庫”的突破路徑。

        以內(nèi)部控制專項審計的訪談為例,審計組可以與質(zhì)量管理經(jīng)理進(jìn)行訪談,交流審計期內(nèi)被審計單位在質(zhì)量管理方面的制度建設(shè)和創(chuàng)新舉措。一般情況下,部門經(jīng)理會對個人業(yè)績和管理實效進(jìn)行詳細(xì)描述,審計人員在獲知企業(yè)通過對下游單位的質(zhì)量延伸管控提升產(chǎn)品質(zhì)量的舉措后,對企業(yè)“日巡檢、周抽檢、月專檢”的質(zhì)量管理制度予以肯定,同時對“加大獎罰措施管控下游企業(yè)質(zhì)量履約”的措施產(chǎn)生好奇。審計人員認(rèn)識到“獎罰款項”是重要的關(guān)鍵詞,引導(dǎo)被訪談人具體介紹獎罰措施的落地情況,并進(jìn)一步獲取被審計單位的質(zhì)量罰款清單和審計期內(nèi)賬面收款明細(xì),通過信息比對,確認(rèn)被審計單位質(zhì)量罰款形成了“小金庫”。有技巧的訪談,幫助審計人員取得了“小金庫”的關(guān)鍵線索。

        審計人員組織談話首先要消除對方的戒備心理,根據(jù)審計目的,引導(dǎo)對方“不經(jīng)意”地透露審計線索,審計人員要善于捕捉訪談過程中的有用信息,并作為進(jìn)一步追問和詳查的“突破路徑”。在采取合適的訪談技巧的同時,審計人員還要針對談話內(nèi)容形成詳盡的訪談記錄,并請被訪談人簽字確認(rèn),以提高審計證據(jù)的證實性,避免被審計單位和被審計人事后矢口否認(rèn)的風(fēng)險。

        四、仔細(xì)觀察,尋找蛛絲馬跡。

        用于超標(biāo)職務(wù)消費(fèi)、高檔業(yè)務(wù)招待、高級辦公配置等是“小金庫”比較重要的支出內(nèi)容,而這些往往會通過被審計單位的一些表象透露出來,審計人員在開展審計業(yè)務(wù)過程中,除了具備核查審計事項的業(yè)務(wù)水平外,還要有敏銳的觀察能力,通過對審計現(xiàn)場環(huán)境氛圍和人物言談舉止的洞悉,尋找蛛絲馬跡,作為進(jìn)一步深查的“切入點(diǎn)”。

        進(jìn)點(diǎn)后,審計人員要對被審計單位的辦公環(huán)境進(jìn)行觀察,高檔的辦公條件、高級的辦公用品等,都會暴露其“超標(biāo)消費(fèi)”的實質(zhì),需要審計人員進(jìn)一步對財務(wù)信息進(jìn)行核查,判定超標(biāo)辦公設(shè)施設(shè)備購置款項是否有可能源自被審計單位“小金庫”,審計人員要據(jù)此進(jìn)一步追根究底。核查過程中,審計人員還要關(guān)注被審計單位人員的反應(yīng),對高檔消費(fèi)資金來源說明過程中出現(xiàn)的神色慌張、支支吾吾、欲言又止等情況,都有可能是業(yè)務(wù)不合規(guī)的跡象,這些環(huán)境現(xiàn)象和人物舉止反映出被審計單位很有可能“暗藏貓膩”。通過觀察,審計人員通常并不能獲取被審計單位私設(shè)“小金庫”的直接證據(jù),但擁有職業(yè)敏感度的審計人員可以據(jù)此順滕摸瓜,找到正確的查證方向。

        五、審閱資料,聯(lián)查管理文件。

        會議紀(jì)要、決議記錄、經(jīng)濟(jì)合同、會簽資料、日程安排等都是企業(yè)重要決策信息和日常業(yè)務(wù)內(nèi)容的具體反映。“小金庫”的收入和開支,一般是由具有一定決策權(quán)的“小團(tuán)體”決定的,其決策過程和研討經(jīng)過往往也是有跡可循的,甚至一些“小金庫”為便于“管理”,還會記錄收支流水和具體明細(xì),形成“小賬”。審計人員在現(xiàn)場認(rèn)真查閱相關(guān)管理文件,也有助于從中找到透露“小金庫”的破綻。

        六、發(fā)函詢證,關(guān)注應(yīng)收款項。

        審計人員要充分關(guān)注應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、備用金等債權(quán),特別是長賬齡債權(quán),不僅要核查賬面信息,對審計期內(nèi)核銷的壞賬也不能忽視。很多被審計單位“賬面核銷債權(quán),背后收款私存”,通過“明修棧道暗度陳倉”,把賬面?zhèn)鶛?quán)“公有”化“私有”,填進(jìn)“小金庫”。通過對相關(guān)單位發(fā)函詢證的方式,審計人員可以確認(rèn)債權(quán)是否已經(jīng)清收。被審計單位以“賬齡長、難以清收”為由,核銷賬面?zhèn)鶛?quán)再把收回的資金放入“小金庫”體外循環(huán),并把賬面應(yīng)收通過核銷的方式“消失滅跡”是一種常見的舞弊現(xiàn)象,也是小金庫形成的途徑之一。

        一般來說,從被審計單位外部獲取的證據(jù)比從被審計單位內(nèi)部獲取的證據(jù)證明性更強(qiáng),審計人員在小金庫的核查過程中,要采取恰當(dāng)?shù)姆椒?,充分獲取可靠性更高的證明資料。

        七、監(jiān)盤實物,留意賬實差異。

        在現(xiàn)場審計階段,審計人員要對實物資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)盤,根據(jù)賬實差異,判斷被審計單位是否存在存貨舞弊、管理不善等問題。同時,變賣、出租實物資產(chǎn)等方式也是形成“小金庫”重要的資金來源,是小金庫審計過程中的重點(diǎn)。

        以原材料的監(jiān)盤為例,在合理使用、不發(fā)生原材料超耗的情況下,材料在使用過程中應(yīng)產(chǎn)生邊角料、剩余料、碎料、廢料。如果在對被審計單位“其他業(yè)務(wù)收入”明細(xì)賬進(jìn)行核查時,未發(fā)現(xiàn)相關(guān)收入記賬,同時,在對施工現(xiàn)場物資盤點(diǎn)時,也未發(fā)現(xiàn)這部分庫存料,審計人員就應(yīng)該高度關(guān)注這一異?,F(xiàn)象,通過進(jìn)一步核實物資銷售處理記錄、現(xiàn)場過磅信息、視頻監(jiān)控影像等,對清理出售現(xiàn)場廢料所形成的銷售收入進(jìn)行追蹤,核實實物資產(chǎn)和貨幣資金的流向,明確是否存在通過實物資產(chǎn)變現(xiàn)形成“小金庫”的問題。

        八、核查報銷,追蹤不實業(yè)務(wù)。

        在對報銷業(yè)務(wù)的審計過程中,經(jīng)常發(fā)現(xiàn)以下問題:購買辦公用品業(yè)務(wù)頻繁,所購物品單價畸高、數(shù)額巨大;發(fā)生維修費(fèi)用周期規(guī)律,金額較大、無費(fèi)用明細(xì);報銷會議費(fèi)參會人員眾多,無相關(guān)文件、名目繁雜;差旅費(fèi)報銷時住宿地點(diǎn)在企業(yè)所在地、開票方比較固定;餐費(fèi)報銷頻繁大額、酒水香煙亂入其中……這些都有通過不實報銷業(yè)務(wù)“倒現(xiàn)”的跡象。

        審計人員要通過支持性文件的充分證實、不冗余、不互相矛盾,來判斷報銷業(yè)務(wù)是否合規(guī)、合理、合邏輯,再通過查閱報銷制度、復(fù)核報銷票據(jù)、詢問經(jīng)辦人員、調(diào)查業(yè)務(wù)單位等審計程序和技術(shù)手段,確認(rèn)報銷業(yè)務(wù)是否真實存在,被審計單位是否存在通過購買假發(fā)票、讓人虛開專票等手段,套取現(xiàn)金形成“小金庫”的現(xiàn)象,并對由此產(chǎn)生的走逃票風(fēng)險、補(bǔ)稅風(fēng)險、法律責(zé)任等予以評估。

        九、研讀合同,究查虛假交易。

        值得注意的是,部分被審計單位通過虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、虛增合同項目等方式,實現(xiàn)對下游合作方超過實際業(yè)務(wù)多付款,并通過其回流資金,把企業(yè)“大金庫”的“錢”轉(zhuǎn)移到“小金庫”,這種方式形成的“小金庫”往往金額巨大,內(nèi)外部風(fēng)險也較大。審計人員在審計過程中要仔細(xì)研讀合同,對合同量、價、補(bǔ)充條款、補(bǔ)充合同等需要認(rèn)真審核,并結(jié)合結(jié)算單、發(fā)貨單、驗收單、運(yùn)輸單、現(xiàn)場業(yè)務(wù)聯(lián)系單等對業(yè)務(wù)實際情況進(jìn)行邏輯檢查。

        十、追查收支,明確問題性質(zhì)。

        審計人員通過一定的技術(shù)方法找到“小金庫”后,還應(yīng)對其收支進(jìn)行統(tǒng)計和分析,確認(rèn)企業(yè)“小金庫”的來源、規(guī)模、用途和去向,針對彌補(bǔ)集體消費(fèi)經(jīng)費(fèi)缺口、購建超標(biāo)設(shè)施設(shè)備、違規(guī)發(fā)放薪酬福利、公款接待饋贈、私自瓜分現(xiàn)金等不同情況,明確問題的情節(jié)和性質(zhì),依據(jù)相關(guān)政策,恰當(dāng)?shù)貙栴}移交紀(jì)檢部門、司法機(jī)關(guān),對相關(guān)單位和人員的行為進(jìn)行定性和追責(zé)。

        結(jié)語

        近年來,隨著對“小金庫”清理檢查力度的加強(qiáng),企業(yè)小金庫得到了有效遏制。但是我們也看到,高壓態(tài)勢下,“小金庫”像細(xì)菌一樣變異,“權(quán)力型小金庫”、“實物化小金庫”等新型“毒株”層出不窮,成為集體索賄、濫用職權(quán)、行賄受賄、偷稅漏稅的溫床,是單位違紀(jì)和個人違法的源頭之一,嚴(yán)查小金庫是企業(yè)健康發(fā)展的保健措施。核查小金庫技術(shù)難度大,涉及人員多,牽扯利益面廣,審計核查過程中必須抓住重點(diǎn),方法得當(dāng)。(注:本文案例多為同行交流中獲取的間接經(jīng)驗,請勿對號入座。)

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