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        水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用分析

        2023-12-30 06:20:38
        活力 2023年19期
        關(guān)鍵詞:水利工程檔案管理信息化

        林 紅

        (福建省松溪縣河道服務(wù)中心,南平 353500)

        引 言

        水利工程建設(shè)涉及大量豐富的水利水電項(xiàng)目,有著規(guī)模廣、周期長的特點(diǎn),尤其是很多協(xié)議、資料、水文監(jiān)測數(shù)據(jù)及采購合同等,這些都屬于檔案管理的重要內(nèi)容。在實(shí)際建設(shè)中,部分管理層輕視檔案管理,突出和強(qiáng)調(diào)工程施工,使得檔案資料整編工作弱化,引發(fā)資料處理不善、編制質(zhì)量不高等問題。優(yōu)化和改進(jìn)水利工程檔案管理工作,需要在常規(guī)管理基礎(chǔ)上,結(jié)合水利工程建設(shè)的實(shí)際情況,借助信息技術(shù)的優(yōu)勢,開發(fā)利用檔案管理信息化平臺,創(chuàng)建應(yīng)急預(yù)警機(jī)制,助推水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

        一、水利工程檔案管理運(yùn)用信息化技術(shù)的重要性

        在水利工程檔案管理工作的實(shí)施過程中,借助于信息化技術(shù)構(gòu)建健全的信息管理系統(tǒng),有著現(xiàn)實(shí)的重要性和必要性。首先,水利事業(yè)的檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)滿足共享資源的要求,工程建設(shè)包括多項(xiàng)工作,在設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等各環(huán)節(jié)會產(chǎn)生較多的文件材料,對于這些復(fù)雜信息的處理,需要各部門及人員方便查找利用。對此,應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段,優(yōu)化資源配置,創(chuàng)建檔案管理信息化系統(tǒng),達(dá)到資源共建共享的目的。這樣一來,可以隨時(shí)隨地查找和利用各種材料,以檔案管理輔助各項(xiàng)工作順利開展。其次,信息化技術(shù)在檔案管理中的植入是管理決策實(shí)效性的要求,通過發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,檔案管理信息化平臺收集和記錄各種資料,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各樣的格式輸出報(bào)表,確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析、上報(bào)等。在水利工程推行過程中,工作人員及時(shí)接收到信息化平臺的數(shù)據(jù)反饋,調(diào)整、處理資源和精度,保障工程的質(zhì)量及效率,也為投資、決策、內(nèi)控等提供依據(jù)。最后,水利工程檔案管理集成大量有效的數(shù)據(jù),提升決策的科學(xué)性和有效性,在檔案管理工作中將大量豐富的信息資源進(jìn)行歸納和整理,一旦出現(xiàn)異常情況,及時(shí)糾正和處理,最大限度地保障建設(shè)項(xiàng)目的順利開展。有了信息技術(shù)的重要支撐,可以實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的經(jīng)營管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理,推進(jìn)粗略式到精細(xì)化管理的過渡[1]。因此,水利工程檔案管理應(yīng)運(yùn)用信息化技術(shù),嚴(yán)格遵循實(shí)用和易用原則,明確電子化、信息化的需求,創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)規(guī)范、高質(zhì)高效的檔案管理信息化平臺,明確工程進(jìn)度和階段目標(biāo),優(yōu)化資源配置,動態(tài)調(diào)整和跟蹤各項(xiàng)數(shù)據(jù),真正打破傳統(tǒng)常規(guī)管理模式,為內(nèi)控提供科學(xué)決策支持,節(jié)約人力物力,提升質(zhì)量與效益,使之成為水利工程現(xiàn)代化管理的重要手段。因此,福建省松溪縣水利局自上而下地強(qiáng)化信息化建設(shè)的理念和意識,主動打破常規(guī),致力于實(shí)踐探索。

        二、當(dāng)前水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用的不足

        福建省松溪縣水利局結(jié)合了近年來的勘察調(diào)研工作,雖然檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得很大的進(jìn)展,但也顯現(xiàn)出一些問題和不足。

        (一)檔案管理煩瑣混亂

        水利工程建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)參建單位的要求進(jìn)行,在檔案管理上也有顯著差異性,很容易導(dǎo)致各種材料煩瑣混亂。通常來說,水利工程需要若干參建單位參與其中,在管理上綜合復(fù)雜,會涉及各方面內(nèi)容。一些參建單位因受內(nèi)外環(huán)境及各種因素影響,如運(yùn)營規(guī)模、管理方法等,無法有效利用信息化技術(shù)強(qiáng)化和提升檔案管理工作,仍采用傳統(tǒng)人工的方式,使整個(gè)檔案資料的處理混亂無序[2]。

        關(guān)于大型水利工程建設(shè),很多工程項(xiàng)目主要采取參建單位共同合作、分段分期實(shí)施的方式,這就需要檔案管理結(jié)合具體情況,靈活運(yùn)用各種信息化技術(shù),通過配置各種資源,為工程項(xiàng)目各階段的實(shí)施提供有針對性的材料依據(jù)。然而在實(shí)際建設(shè)中,各項(xiàng)工作多而雜,易造成檔案管理水平低下,處于混亂無序的狀態(tài),甚至還會產(chǎn)生文件缺失、遺漏等現(xiàn)象,再加上管理職責(zé)不明確,檔案管理無法將各項(xiàng)工作落實(shí)到人,這種長期管理混亂的問題,阻礙和制約著水利工程建設(shè)[3]。

        (二)信息化管理方式落后

        針對水利工程檔案管理工作,信息化技術(shù)運(yùn)用不充分主要表現(xiàn)在部分管理方式方法落后,尤其是在實(shí)際管理過程中,無法保障工作人員的效率;若是管理層輕視檔案管理,在信息化技術(shù)投入方面力度較小,會使得信息化建設(shè)浮于形式;同時(shí),運(yùn)用傳統(tǒng)思想及方法處理檔案材料,不推進(jìn)對信息化的主動性學(xué)習(xí),種種行為均會導(dǎo)致信息化管理落實(shí)不到位。

        水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用落后,主要包括信息資源不足、信息共享困難等。一方面,水利工作需要充分考慮環(huán)境、水文等內(nèi)容,采集數(shù)據(jù)范圍廣泛,實(shí)際檔案管理無法高效利用信息化技術(shù),無法保障信息采集的數(shù)據(jù)類型和精度。另一方面,信息資源的共建共享是水利檔案管理的一大優(yōu)勢,而水利信息化尚處在實(shí)踐探索階段,無論是各種信息基礎(chǔ)設(shè)施,還是共享機(jī)制,內(nèi)部無法匹配和銜接,造成信息資源共享困難,如服務(wù)目標(biāo)單一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不全、應(yīng)用基礎(chǔ)薄弱等。

        (三)管理專項(xiàng)資金投入不足

        在水利工程檔案管理過程中,若缺乏相應(yīng)的投入資金,會使管理設(shè)施設(shè)備匱乏,如果管理場所環(huán)境較差,或是場所比較簡陋,極易埋下安全隱患。一些單位過于追求水利工程項(xiàng)目帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,對于短期內(nèi)無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案管理重視程度不高,專項(xiàng)投入不足,管理設(shè)施匱乏,很多信息化的設(shè)施設(shè)備無法正常投入使用。與此同時(shí),在實(shí)際管理中也缺少相應(yīng)的信息化手段,如紙質(zhì)版的檔案隨意堆放,無法及時(shí)查找數(shù)據(jù)資料,極易受到各種環(huán)境的影響,如水災(zāi)、火災(zāi)、腐蝕等;后期在修復(fù)破損的檔案材料時(shí),需要投入大量的人力物力及成本費(fèi)用,這與前期設(shè)計(jì)的節(jié)約性原則極為不符。

        (四)人員專業(yè)能力素質(zhì)低

        水利工程檔案管理信息化建設(shè)有著高度的系統(tǒng)性和綜合性,不單單是檔案管理部門的工作,而是需要各部門及工作人員的密切配合。首先,部分檔案管理部門工作人員專業(yè)能力素質(zhì)低下,會使得各項(xiàng)工作無法高效開展。其次,受傳統(tǒng)管理觀念影響,接受信息化技術(shù)應(yīng)用能力較差,使得檔案管理面臨著較大的挑戰(zhàn)和壓力。最后,檔案管理部門或小組獨(dú)立辦公,缺乏與業(yè)務(wù)及其他部門的溝通交流,再加上信息化技術(shù)手段應(yīng)用不靈活,使得各項(xiàng)檔案材料具有一定的滯后性。

        三、優(yōu)化水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用的途徑

        福建省松溪縣水利局根據(jù)自身實(shí)際,大刀闊斧地運(yùn)用科學(xué)技術(shù)武器,走在檔案管理信息化建設(shè)的前沿,積累了一些寶貴的經(jīng)驗(yàn)和建議。

        (一)創(chuàng)建一套健全的檔案管理制度

        對于水利部門來說,傳統(tǒng)檔案管理與信息化建設(shè)有著很大的區(qū)別,沿用傳統(tǒng)管理模式,無法滿足實(shí)際檔案工作需求,對此應(yīng)根據(jù)信息化管理的屬性和特點(diǎn),從檔案管理機(jī)制入手。同時(shí),運(yùn)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),創(chuàng)建一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng),在信息化的全面推進(jìn)中,及時(shí)安排專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí),切實(shí)提升管理層及專職人員的專業(yè)能力素質(zhì)。依據(jù)國家水利部門的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件,既要及時(shí)記錄和收集各種數(shù)據(jù)信息,又要采用技術(shù)手段科學(xué)管理,推進(jìn)后期的工程驗(yàn)收,還要規(guī)范檔案工作,注重對相應(yīng)材料的核對和歸檔。因此,水利工程單位對于檔案管理信息化制度的創(chuàng)建應(yīng)該更加豐富全面,涵蓋所有業(yè)務(wù)及管理活動,真正促進(jìn)水利工程信息化建設(shè)的革新化進(jìn)程[4]。

        在水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用過程中,應(yīng)根據(jù)自身情況,制定一套健全的檔案管理制度,明確規(guī)范各項(xiàng)工作,嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)及制度,科學(xué)部署各項(xiàng)檔案管理工作。對于水利工程實(shí)施,還應(yīng)創(chuàng)建相應(yīng)的監(jiān)管部門及小組,依據(jù)管理制度體系,全方位、多視角審查各項(xiàng)工作。對于檔案信息化管理,應(yīng)根據(jù)信息化的科學(xué)管理理念,保持管理制度的優(yōu)越性,明確各部門及人員的工作職責(zé),梳理各工作環(huán)節(jié)程序及標(biāo)準(zhǔn),特別是檔案人員的工作,確保責(zé)任落實(shí)到人;其間加強(qiáng)檔案工作的保密程度和安全管理,采取有針對性的措施。此外,對于檔案管理制度,也要與時(shí)俱進(jìn)、有所創(chuàng)新,植入新理念、新技術(shù)和新方法,使之具有新穎性和科學(xué)性。

        (二)助推檔案管理的信息化建設(shè)

        在水利工程檔案管理整體性工作運(yùn)轉(zhuǎn)過程中,應(yīng)根據(jù)各種信息技術(shù)手段的優(yōu)勢價(jià)值,穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)。一般來說,水利工程檔案管理信息化管理系統(tǒng)具有多樣化的功能版塊:第一,文件分類設(shè)置和收集。文件分類設(shè)置與工程劃分直接相關(guān),可劃分為文件收集、工程資料管理等版塊。文件收集具有批量上傳、手工提取、自動提取三種方式,文件分類設(shè)置應(yīng)根據(jù)內(nèi)在關(guān)聯(lián)性,將一系列施工資料經(jīng)過智能提取后輸入文件分類中。第二,檔案分類、規(guī)則設(shè)置。檔案分類即歸類和管理,規(guī)則設(shè)計(jì)應(yīng)在把握水利項(xiàng)目實(shí)況的基礎(chǔ)上,明確各項(xiàng)規(guī)則要求。第三,組卷規(guī)則設(shè)置、組卷管理。組卷規(guī)則設(shè)置囊括文件分類及規(guī)則,還涉及案卷材料、名詞、內(nèi)容、數(shù)量等;而組卷管理具有手動組卷和自動組卷兩種形式。此外,還有并卷拆卷、排序功能、檔案借還、檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)等[5]。

        福建省松溪縣水利局整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)從實(shí)際情況出發(fā),適當(dāng)保證資金投入,注重提升自身財(cái)政的預(yù)算量,采購先進(jìn)的儀器和技術(shù),為信息化建設(shè)提供動力支持,運(yùn)用資金完善檔案管理相關(guān)設(shè)備,如計(jì)算機(jī)、電子裝置等。比如,一些水利部門認(rèn)識到信息化設(shè)備的重要性,以設(shè)備為關(guān)鍵,打造專業(yè)化的信息管理系統(tǒng),利用磁盤和光盤存儲,特別是光盤存儲,在一定程度上有效緩解了檔案管理冗雜的問題。由此可以看出,關(guān)于水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用,既要推動檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建,又要合理采購先進(jìn)的管理設(shè)備,其間借鑒和學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù),及時(shí)采取相應(yīng)的技術(shù)措施,集中解決信息化技術(shù)的表面化和形式化問題,使水利工程的驗(yàn)收和后續(xù)的管理更加完善[6]。此外,管轄的水利工程單位匯總和分析水利項(xiàng)目與檔案規(guī)模的內(nèi)在關(guān)系,合理把控檔案數(shù)量及種類,注重各種檔案材料的及時(shí)增補(bǔ)、剔除等,實(shí)現(xiàn)管理效率的提升,以此節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本、減輕工作人員的工作量。對于設(shè)備及技術(shù)的采購,注重對尺度的把握,避免出現(xiàn)資源、資金的損失浪費(fèi)。當(dāng)然,對于檔案管理的信息化處理,還要重視對各種工作環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié)的處理,對于圖片和影像資料的保存,應(yīng)避免格式化問題,確保數(shù)據(jù)的科學(xué)性和合理性。

        除了建設(shè)水利工程檔案管理信息化系統(tǒng),還應(yīng)運(yùn)用技術(shù)手段創(chuàng)建安全防護(hù)平臺,注重對安全漏洞和系統(tǒng)的修復(fù)與更新。信息化管理有著迅速性和及時(shí)性,尤其是信息資源的共享,其開放性的特點(diǎn)給不法分子提供了可乘之機(jī),增加了安全隱患,所以應(yīng)全面防范風(fēng)險(xiǎn)問題。福建省松溪縣水利局近年來采購先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備,注重推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí),防止信息泄露、文件遺失等問題出現(xiàn),還運(yùn)用針對性的技術(shù)舉措攻克和解決了設(shè)備系統(tǒng)障礙,最大限度地防范了此類風(fēng)險(xiǎn)[7]。

        (三)注重施工中的監(jiān)督檢查

        水利工程檔案管理在項(xiàng)目施工中,應(yīng)注重質(zhì)量監(jiān)督檔案工作,這是質(zhì)量監(jiān)督活動全過程的直觀反映。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等文件,水利工程單位應(yīng)將質(zhì)量監(jiān)督檔案工作與質(zhì)量監(jiān)督工作有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)二者的同步管理。首先,應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目施工情況,注重各類材料的審核及歸檔,包括原材料、檢測計(jì)劃確認(rèn)報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄等,從源頭上做到嚴(yán)格核定。其次,推進(jìn)各項(xiàng)文件材料的收集歸檔工作,尤其是各類質(zhì)量評定材料,協(xié)同施工進(jìn)度和質(zhì)量安全,對于各種資料材料的處理,一旦發(fā)現(xiàn)異常,及時(shí)整理歸檔問題。最后,對于一些特殊工程項(xiàng)目,除了整理歸檔質(zhì)量監(jiān)督資料外,還要重點(diǎn)防護(hù),形成檔案卷。此外,有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)介入,加大對水利項(xiàng)目建設(shè)的檢查力度,既要深入施工現(xiàn)場進(jìn)行規(guī)范管理,又要審查各項(xiàng)檔案材料,確保水利項(xiàng)目施工做到萬無一失。

        (四)加大檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)力度

        福建省松溪縣水利局管理層轉(zhuǎn)變工作理念,組織所有人員及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的專業(yè)知識及技術(shù),運(yùn)用理論與實(shí)踐培訓(xùn)相結(jié)合的方式,極大地提升了相關(guān)人員的專業(yè)能力素質(zhì)。同時(shí),在檔案管理信息化建設(shè)中,圍繞工作人員創(chuàng)建一套激勵約束機(jī)制,對具有優(yōu)良表現(xiàn)的人員,給予精神及物質(zhì)獎勵。另外,還加大了專業(yè)技術(shù)人才招聘力度,切實(shí)構(gòu)建了一支高能力和高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)[8]。

        結(jié) 語

        信息化技術(shù)應(yīng)貫穿水利工程檔案管理全過程,結(jié)合水利項(xiàng)目的建設(shè)情況,合理使用信息化技術(shù),完善檔案管理機(jī)制,創(chuàng)建信息化平臺,形成一套應(yīng)急預(yù)警方案,全面防范和抵御風(fēng)險(xiǎn)。水利項(xiàng)目的檔案管理龐大復(fù)雜,與各項(xiàng)工作有著密不可分的聯(lián)系,應(yīng)以信息化技術(shù)為手段,做到科學(xué)治理、因地制宜,保障整體性檔案管理工作的效益與質(zhì)量。

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