文/劉小艷

建設(shè)項(xiàng)目是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的引擎，項(xiàng)目的重要性決定了伴隨產(chǎn)生的檔案的重要性。

一、項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.檔案工作與公司管理、業(yè)務(wù)程序脫節(jié)：比如檔案工作計(jì)劃不能融入公司發(fā)展計(jì)劃，文件歸檔職責(zé)沒有融入崗位職責(zé)，檔案部門不能參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)備開箱、課題結(jié)題驗(yàn)收、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等。

2.收集難：項(xiàng)目檔案所涉及部門和參建單位較多，資料員流動(dòng)大，文件材料收集不好控制。

3.時(shí)間緊：伴隨著項(xiàng)目周期持續(xù)時(shí)間短，不同階段都有相應(yīng)的任務(wù)，參建方以簽訂合同為期，合同終止就撤，檔案工作相對(duì)滯后，很難與工程建設(shè)同步進(jìn)行，容易造成脫節(jié)情況。

4.整理難：項(xiàng)目程序復(fù)雜，項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)，檔案移交單位較多，形成的檔案各門類載體多樣化、數(shù)量更加龐大。要對(duì)檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化整理有一定難度。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策

1.要從項(xiàng)目資料形成的源頭上進(jìn)行控制

1.1 將項(xiàng)目資料收集納入項(xiàng)目前期工作、項(xiàng)目招投標(biāo)、單位工程開工、施工、竣工驗(yàn)收的各項(xiàng)管理程序；納入公司的竣工驗(yàn)收、年度及每月計(jì)劃和公司有關(guān)人員的工作計(jì)劃；納入到各職能部門的職責(zé)范圍及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)任制。

1.2 專、兼職檔案人員要參加工程招投標(biāo)會(huì)、單位工程月進(jìn)度及質(zhì)量驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收會(huì)；參加設(shè)備儀器開箱、項(xiàng)目各階段及各單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收會(huì)。同時(shí)，公司在下達(dá)各項(xiàng)任務(wù)及計(jì)劃時(shí)，一定要提出檔案資料收集及歸檔要求。

1.3 公司每次在檢查計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)，必須檢查文件材料積累和收集情況；公司在評(píng)定各項(xiàng)技術(shù)成果、驗(yàn)收項(xiàng)目單位工程、驗(yàn)收設(shè)備儀器質(zhì)量的同時(shí)，要驗(yàn)收其所形成資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；項(xiàng)目試生產(chǎn)的同時(shí)要制定試生產(chǎn)過程中資料形成及積累的要求，進(jìn)行試生產(chǎn)工作總結(jié)的同時(shí)要檢查、驗(yàn)收試生產(chǎn)過程中形成資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；單項(xiàng)驗(yàn)收進(jìn)行的同時(shí)檔案人員要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集單項(xiàng)驗(yàn)收形成的檔案材料。

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)反映，不僅對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)建設(shè)、運(yùn)行管理、維護(hù)維修、改擴(kuò)建等具有憑證、查考作用，而且為政府審批部門及審計(jì)、稽察單位對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)管、事故調(diào)查和社會(huì)監(jiān)督提供有力支撐。但在實(shí)際工作中建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在一些突出問題，本文針對(duì)這些問題提出了一些改進(jìn)措施

2.根據(jù)項(xiàng)目資料收集的實(shí)際情況，定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目檔案資料收集積累存在的問題進(jìn)行考評(píng)，而且獎(jiǎng)罰分明。

2.1 明確監(jiān)理單位及建設(shè)單位相關(guān)部門及相關(guān)人員對(duì)施工資料收集、監(jiān)督責(zé)任，要明確因責(zé)任心不強(qiáng)引起資料收集的不完整、不準(zhǔn)確所承擔(dān)的責(zé)任及獎(jiǎng)罰措施。

2.2 要把檢查施工單位工程資料形成是否與單位工程進(jìn)度同步作為制度，對(duì)于不同步的情況要進(jìn)行制止和處罰。

2.3 用合同來約束各參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案資料的移交。公司與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及設(shè)備購置等單位簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，要設(shè)立專門條款，明確提出其歸檔職責(zé)及紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)，提交套數(shù)、時(shí)間等。

2.4 用經(jīng)濟(jì)手段對(duì)項(xiàng)目資料的移交進(jìn)行約束。“檔案管理部門簽字認(rèn)可”需納入合同的結(jié)算程序。凡是檔案資料沒有整理或不符合要求，沒有辦理項(xiàng)目檔案資料移交手續(xù)的，檔案室沒有簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門不予結(jié)算。

3.檔案人員要重視自己業(yè)務(wù)水平的提高。施工單位資料員必須要了解單位工程概況，必須對(duì)每一個(gè)單位工程都應(yīng)該收集哪些資料做到心中有數(shù)；要清楚單位的施工范圍，有哪些分部，每一分部包括哪些項(xiàng)，每一分項(xiàng)包含哪些檢驗(yàn)批，應(yīng)該產(chǎn)生哪些施工記錄，只有這樣才能保證施工資料完整準(zhǔn)確。

4.施工單位資料員要熟悉工程資料的涉及范圍、內(nèi)容、格式。

4.1 建設(shè)單位各部門的兼職檔案管理人員要搞清楚所負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目資料的來龍去脈，要清楚一個(gè)主要文件形成后面有哪些支持性文件，要檢查是否齊全。

4.2 施工單位資料員要認(rèn)真閱讀工程施工質(zhì)量驗(yàn)收技術(shù)資料的各種表格填制說明，按要求認(rèn)真填報(bào)。

5.檔案人員要提高自己對(duì)檔案有效性的認(rèn)識(shí)。檔案具有參考、憑證作用，因此，檔案人員在收集資料的時(shí)候心里要有一把尺子，要清楚所收集的文件是否具有參考和憑證作用。同時(shí)，檔案人員不但要對(duì)檔案的作用有深刻的認(rèn)識(shí)，還要有很強(qiáng)的責(zé)任心。

綜上所述，要做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，就要通過不斷優(yōu)化制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、過程監(jiān)管等具體舉措，形成“齊（門類齊全）、準(zhǔn)（內(nèi)容準(zhǔn)確）、快（快速收集）、新（創(chuàng)新利用）、嚴(yán)（考核嚴(yán)格）、實(shí)（實(shí)效明顯）”六個(gè)特點(diǎn)。將文件材料的收集歸檔工作貫穿到生產(chǎn)經(jīng)營及項(xiàng)目建設(shè)全過程，納入公司的考核體系和工程整體質(zhì)量管理中，納入到各參建單位的合同管理中，并適時(shí)追蹤，查缺補(bǔ)漏，緊扣企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，力爭(zhēng)打造特色突出、效益明顯的檔案管理新局面。