李 靜,趙明明,張 寧,吳 凡,彭西甜,周有祥
(湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檢測(cè)技術(shù)研究所/農(nóng)業(yè)農(nóng)村部食品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)測(cè)試中心(武漢)/農(nóng)產(chǎn)品營(yíng)養(yǎng)品質(zhì)與安全湖北省重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室,武漢 430064)
根據(jù)2023 年1 月1 日實(shí)施的新版《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》有關(guān)規(guī)定,從事農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檢測(cè)條件和能力,由省級(jí)以上人民政府農(nóng)業(yè)農(nóng)村主管部門或者其授權(quán)的部門考核合格[1]。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱“機(jī)構(gòu)”)應(yīng)依法進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)定。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱“技術(shù)檔案”)是其在從事農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)活動(dòng)中直接形成的各類技術(shù)和質(zhì)量文件、材料和記錄。RB/T 214—2017《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》[2](以下簡(jiǎn)稱《通用要求》)作為機(jī)構(gòu)開展資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審的依據(jù),其4.5.11 條款和4.5.27 條款對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)記錄控制和保存作出了規(guī)定;《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)考核辦法》[3,4](以下簡(jiǎn)稱《考核辦法》)和《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)考核評(píng)審細(xì)則》[5](以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》)相關(guān)條款對(duì)人員技術(shù)檔案、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、原始記錄等相關(guān)檔案管理規(guī)范性進(jìn)行了明確規(guī)定。截至2022 年底,中國(guó)約有1 200 家機(jī)構(gòu)取得了農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)考核證書(CATL),僅湖北省就有55 家,機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理就具有重要作用。
技術(shù)檔案產(chǎn)生于農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié),并作用于檢測(cè)工作全過程,是質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的原始憑證和法律依據(jù),是機(jī)構(gòu)日常工作的溯源證據(jù),同時(shí)也是質(zhì)量體系運(yùn)行的真實(shí)見證,在農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)開展資質(zhì)認(rèn)定和考核評(píng)審工作中發(fā)揮著重要作用[6]。技術(shù)檔案管理水平充分反映了機(jī)構(gòu)內(nèi)部質(zhì)量體系的管理水平[7,8],是開展農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作的基礎(chǔ)和保障,對(duì)提升機(jī)構(gòu)整體運(yùn)行具有重要意義。因此,農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理不僅要符合《中華人民共和國(guó)檔案法》[9]等檔案相關(guān)法律法規(guī)要求,還要滿足農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的行業(yè)特點(diǎn)。本研究通過梳理機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案歸檔范圍、移交、建檔、保管、利用與銷毀方面的要求,針對(duì)檔案管理存在的問題提出相關(guān)的意見和建議,旨在提高機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理水平,促進(jìn)機(jī)構(gòu)良性發(fā)展。
機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的管理包括檔案歸檔范圍、移交、建檔、保管、利用與銷毀6 個(gè)方面的要求。
依據(jù)《細(xì)則》有關(guān)規(guī)定,機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案歸檔范圍可分為機(jī)構(gòu)與人員、質(zhì)量體系、儀器設(shè)備、檢測(cè)工作、記錄與報(bào)告、設(shè)施與環(huán)境6 大類15 方面內(nèi)容。
1.1.1 機(jī)構(gòu)組織檔案 機(jī)構(gòu)組織檔案是與機(jī)構(gòu)設(shè)置和產(chǎn)權(quán)相關(guān)的文件和記錄,主要包括:①機(jī)構(gòu)設(shè)置批文(適用時(shí));②法人資格證明(非獨(dú)立法人還需有法人授權(quán)文件及授權(quán)范圍);③管理層任命文件;④機(jī)構(gòu)平面布局圖;⑤場(chǎng)所所有權(quán)證明文件。
1.1.2 人員檔案 機(jī)構(gòu)所有技術(shù)人員應(yīng)建立人員檔案,一人一檔,主要信息包括:①履歷表、身份證或護(hù)照復(fù)印件;②教育證明;③專業(yè)資格證明,包括但不限于上崗證、職稱證、內(nèi)審員證和評(píng)審員證;④相關(guān)業(yè)績(jī)證明;⑤培訓(xùn)計(jì)劃及記錄;⑥上崗考核記錄,包括但不限于法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)常識(shí)等理論考核;⑦抽樣、制樣、儀器操作等實(shí)操考核;⑧授權(quán)記錄,包括準(zhǔn)許操作的儀器設(shè)備和準(zhǔn)許檢測(cè)的參數(shù)或項(xiàng)目;⑨能力確認(rèn)記錄;⑩監(jiān)督計(jì)劃及記錄;?能力監(jiān)控、獎(jiǎng)懲記錄;?(誠(chéng)信)承諾書和聘任合同書。
1.1.3 質(zhì)量文件 質(zhì)量文件是與管理體系相關(guān)的所有內(nèi)外部文件,主要包括:①外來文件,包括國(guó)家及上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)發(fā)布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、外購(gòu)的通用軟件、參考數(shù)據(jù)手冊(cè)、合同、客戶提供的方法或資料等;②內(nèi)部編制文件,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、相關(guān)記錄表格、對(duì)外發(fā)文、宣傳廣告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件;③文件受控清單;④文件修訂、發(fā)放和回收記錄。
1.1.4 質(zhì)量控制 質(zhì)量控制覆蓋機(jī)構(gòu)考核授權(quán)范圍內(nèi)的全部檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目類別的內(nèi)部和外部質(zhì)量控制,主要內(nèi)容包括:①質(zhì)量控制計(jì)劃;②內(nèi)部質(zhì)量控制實(shí)施記錄;③外部能力驗(yàn)證(比對(duì))記錄,包括但不限于能力驗(yàn)證通知、報(bào)名表、結(jié)果上報(bào)表、原始記錄(含樣品譜圖)、結(jié)果通報(bào)、能力驗(yàn)證證書及情況匯總等。
1.1.5 內(nèi)外部審核 內(nèi)外部審核涵蓋質(zhì)量體系內(nèi)部審核、外部審核和管理評(píng)審,包括:①內(nèi)部審核記錄,包含內(nèi)審計(jì)劃表、實(shí)施方案、內(nèi)審?fù)ㄖ?、簽字表、?huì)議簽到及會(huì)議記錄、內(nèi)審檢查表、審核報(bào)告、基本(不)符合項(xiàng)整改記錄;②外部審核記錄,包含外部評(píng)審申請(qǐng)書、評(píng)審報(bào)告、整改報(bào)告、授權(quán)的資質(zhì)證書和能力附表;③管理評(píng)審記錄,包含管理評(píng)審計(jì)劃表、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、輸入項(xiàng)、輸出項(xiàng)和管理評(píng)審報(bào)告。
1.1.6 客戶服務(wù) 客戶服務(wù)涵蓋與客戶溝通、客戶滿意度調(diào)查和投訴記錄等內(nèi)容,主要包括:①與客戶溝通記錄;②客戶滿意度調(diào)查記錄;③投訴、事故調(diào)查及處理記錄。
1.1.7 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是機(jī)構(gòu)考核授權(quán)范圍內(nèi)全部檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或方法標(biāo)準(zhǔn),主要包括:①標(biāo)準(zhǔn)受控清單;②查新記錄或有效性檢查記錄;③發(fā)放與作廢(回收)記錄;④方法驗(yàn)證記錄;⑤非標(biāo)方法確認(rèn)記錄(適用時(shí));⑥標(biāo)準(zhǔn)方法偏離記錄(適用時(shí));⑦標(biāo)準(zhǔn)變更備案記錄。
1.1.8 儀器設(shè)備 儀器設(shè)備應(yīng)獨(dú)立建檔,一機(jī)一檔,目錄清晰,主要包括:①建檔信息,有名稱、型號(hào)規(guī)格、出廠編號(hào)、制造商、唯一性識(shí)別號(hào)、管理人、價(jià)格、購(gòu)置(驗(yàn)收)日期、啟用日期、放置地點(diǎn)、技術(shù)指標(biāo)、軟件程序(適用時(shí))等;②儀器購(gòu)置申請(qǐng)、說明書(必要時(shí),附操作部分文字的中文翻譯)、合格證、保修單、發(fā)票、海關(guān)通關(guān)信息或協(xié)議(適用時(shí))、購(gòu)置合同、租用合同或全權(quán)支配證明等;③安裝調(diào)試報(bào)告和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;④操作和維護(hù)規(guī)程;⑤儀器設(shè)備相關(guān)計(jì)劃,包括檢定(校準(zhǔn))、期間核查、保養(yǎng)維護(hù)計(jì)劃;⑥檢定(校準(zhǔn))證書和結(jié)果確認(rèn)記錄、檢定商服務(wù)評(píng)價(jià)記錄;⑦使用與維護(hù)記錄;⑧功能完好性檢查記錄;⑨期間核查記錄;⑩維修、改裝、流轉(zhuǎn)、降級(jí)、停用和報(bào)廢記錄;?儀器設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書。
1.1.9 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)(樣品) 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)(樣品)涵蓋固體標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、液體標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)(即標(biāo)準(zhǔn)溶液)和標(biāo)準(zhǔn)菌株,主要包括:①采購(gòu)申請(qǐng);②出入庫記錄;③標(biāo)定、定值或配制記錄;④期間核查計(jì)劃和記錄;⑤過期處置記錄;⑥標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)(樣品)證書。
1.1.10 樣品 樣品管理涵蓋樣品的抽取、制備、流轉(zhuǎn)和處置等相關(guān)內(nèi)容,主要包括:①抽樣記錄(適用時(shí));②接收(受理)記錄;③制備和發(fā)放記錄;④流轉(zhuǎn)、保存及處置記錄。
1.1.11 服務(wù)與供應(yīng)品 服務(wù)與供應(yīng)品涵蓋服務(wù)、供應(yīng)品、試劑和消耗材料等相關(guān)方面,主要包括:①采購(gòu)申請(qǐng)或申報(bào)記錄;②出入庫記錄;③質(zhì)量驗(yàn)證(符合性檢查)記錄;④定期檢查記錄(適用時(shí));⑤過期處置記錄;⑥合格供應(yīng)商名錄及評(píng)價(jià)記錄。
1.1.12 分包 分包檔案包括:分包協(xié)議、分包方能力評(píng)審記錄、分包方資質(zhì)證明材料和分包報(bào)告。
1.1.13 報(bào)告和記錄 檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告及相應(yīng)原始記錄應(yīng)獨(dú)立歸檔,主要包括:①送檢委托單(技術(shù)服務(wù)合同);②任務(wù)流轉(zhuǎn)單;③原始記錄(包含復(fù)查或復(fù)檢記錄)及其相關(guān)聯(lián)的圖譜或儀器測(cè)試數(shù)據(jù);④檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告;⑤補(bǔ)充(更正)報(bào)告及說明、報(bào)告作廢聲明(適用時(shí));⑥現(xiàn)場(chǎng)抽樣照片(適用時(shí));⑦抽檢文件和方案(適用時(shí));⑧受檢單位資料(適用時(shí))。
1.1.14 設(shè)施和環(huán)境控制 設(shè)施和環(huán)境控制檔案涵蓋設(shè)備設(shè)施和實(shí)驗(yàn)室環(huán)境控制兩方面內(nèi)容,主要包括:①設(shè)施購(gòu)置合同或租用合同;②實(shí)驗(yàn)室安全和環(huán)境評(píng)價(jià)記錄;③實(shí)驗(yàn)室環(huán)境溫濕度記錄;④冰箱等設(shè)施運(yùn)行記錄;⑤洗眼器、緊急噴淋裝置和滅火器等設(shè)施點(diǎn)檢記錄;⑥“三廢”處置記錄。
1.1.15 其他 其他檔案包含但不限于檔案的驗(yàn)收、交接、借閱、歸還、銷毀和開展新項(xiàng)目記錄等。
1.2.1 檔案的移交 農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)各類文件材料移交時(shí),檔案管理員應(yīng)對(duì)文件材料的完整性和規(guī)范性進(jìn)行檢查,如有破損、缺頁、字跡模糊或字跡褪變的,應(yīng)按照DA/T 25—2022[10]規(guī)定補(bǔ)救;文件材料檢查合格后,方可辦理移交手續(xù);文件材料移交記錄也應(yīng)歸檔。
1.2.2 檔案的建檔 檔案的建檔包括檔案的立卷、修整、裝訂和驗(yàn)收4 個(gè)方面內(nèi)容。
1)立卷。按照農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作文件材料自然形成規(guī)律和重要程度合理組卷,如果材料較多,可組多卷。按照歸檔范圍分類立卷,每一案卷獨(dú)立編寫頁碼、卷內(nèi)目錄、檔案標(biāo)簽和卷內(nèi)備考表,保持檔案連續(xù);卷內(nèi)文件材料按序排列,一般檢驗(yàn)檢測(cè)計(jì)劃、通知或任務(wù)書、協(xié)議等在前,檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、原始記錄及譜圖、質(zhì)量記錄、總結(jié)等在后;卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁碼,其他頁碼按DA/T 22—2015[11]規(guī)定編制;卷內(nèi)目錄、檔案標(biāo)簽和卷內(nèi)備考表按GB/T 11822—2008[12]規(guī)定編制。
2)修整。歸檔文件在裝訂前,應(yīng)修整不符合要求的文件材料。如果是不同幅面的文件材料,應(yīng)當(dāng)折疊為統(tǒng)一幅面,折疊方法按GB/T 10609.3—2009[13]規(guī)定執(zhí)行,并按要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
3)裝訂。歸檔文件一般采用裝訂的形式,裝訂方式按DA/T 22—2015[11]的規(guī)定執(zhí)行,有利于對(duì)歸檔文件的保護(hù)和管理。證書、圖紙等不宜裝訂的文件,應(yīng)采取不裝訂形式,以“件”的形式管理;歸檔文件無論是否裝訂,都應(yīng)檢查剔除文件材料的金屬裝訂物。
4)驗(yàn)收。歸檔文件在保存前,機(jī)構(gòu)應(yīng)派專人對(duì)卷內(nèi)文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行驗(yàn)收;立卷形式、排列秩序和裝訂應(yīng)符合DA/T 22—2015[11]的要求,不符合要求的,應(yīng)退回源頭補(bǔ)救、完善后再移交驗(yàn)收;檔案驗(yàn)收合格后才可在備考表上簽字,確認(rèn)建檔。
1.3.1 檔案的保管 檔案的保管期限應(yīng)按照《考核辦法》《細(xì)則》及質(zhì)量體系文件規(guī)定執(zhí)行。未明確保存期限的,保存期限應(yīng)不少于1 個(gè)評(píng)審周期。機(jī)構(gòu)組織、重要人員、重要設(shè)備設(shè)施和體系文件檔案等應(yīng)長(zhǎng)期保存。機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人定期檢查檔案,同時(shí)做好保密規(guī)定,防止泄露機(jī)構(gòu)和客戶秘密。應(yīng)設(shè)有專用檔案室,且滿足“九防”要求(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫),防止檔案非正常的損壞和丟失。檔案柜應(yīng)有明顯標(biāo)識(shí),便于檢索和查詢。
1.3.2 檔案的利用 檔案借閱人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,借閱檔案應(yīng)履行申請(qǐng)、登記和注銷手續(xù),同時(shí)對(duì)所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任。外審員調(diào)閱檔案,可在檔案管理員或其他授權(quán)人員陪同下,將原卷搬至指定地方查閱或復(fù)制,原卷不得帶離機(jī)構(gòu)。
1.3.3 檔案的銷毀 超過保存期限且無保留價(jià)值的檔案,檔案管理員應(yīng)書面報(bào)告質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核,最高管理者批準(zhǔn)后,統(tǒng)一銷毀,并保存檔案銷毀記錄。檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。
按照有關(guān)要求,機(jī)構(gòu)所有的基礎(chǔ)性工作(包括技術(shù)檔案管理)都必須以檢驗(yàn)檢測(cè)為核心,為檢驗(yàn)檢測(cè)提供全方位的支持和保障。雖然機(jī)構(gòu)制定了《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》等體系文件,規(guī)范技術(shù)檔案管理工作,但是國(guó)家為規(guī)范檢驗(yàn)檢測(cè)工作,陸續(xù)出臺(tái)了一系列法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)技術(shù)檔案管理工作提出了更高的要求。如《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》[14]《通用要求》《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理辦法》[15]等,對(duì)許多原則性問題進(jìn)一步明確,具體規(guī)定也有變動(dòng)?!锻ㄓ靡蟆纷鳛椤都?xì)則》的上位法,相較于《細(xì)則》其整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整,具體要求進(jìn)行了修改。《通用要求》對(duì)開展檢定(校準(zhǔn))的儀器設(shè)備條件描述增加了“計(jì)量溯源性有要求的設(shè)備”,刪除了“預(yù)防措施”[16],增加了“應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施和改進(jìn)”等內(nèi)容;對(duì)報(bào)告和原始記錄等的保存期限改為“通常不少于6 年”[17]。對(duì)照《通用要求》,機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理要求也會(huì)隨之發(fā)生變化,必須及時(shí)修改和完善相關(guān)體系文件,以確保技術(shù)檔案管理工作符合最新要求。
根據(jù)《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》規(guī)定,農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)資質(zhì)認(rèn)定。機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)定和考核評(píng)審時(shí),技術(shù)檔案的歸檔范圍和保管期限應(yīng)遵循《通用要求》和《細(xì)則》兩個(gè)方面的要求,保管期限不少于6 年。這與文書、財(cái)務(wù)等檔案保管期限以10 年起步有較大差別,并且機(jī)構(gòu)人員檔案和人事檔案也有較明顯區(qū)別,因此在進(jìn)行檔案管理時(shí),需要考慮是否將技術(shù)檔案和文書等類別檔案分區(qū)管理。
一方面,機(jī)構(gòu)檔案管理人員一般由業(yè)務(wù)科或綜合辦公室的人員兼任,其在時(shí)間和精力上可能存在不足,并且大部分非檔案專業(yè)畢業(yè)、缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí),因此檔案管理人員素質(zhì)普遍不高。另一方面,機(jī)構(gòu)大部分檔案是由檢測(cè)人員產(chǎn)生的,如果其歸檔意識(shí)不強(qiáng),移交和歸檔不規(guī)范,會(huì)對(duì)后期檔案管理帶來很大的不便,不利于機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
由于技術(shù)檔案覆蓋了農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作的所有環(huán)節(jié),因此涉及的檔案類別較多[16]。既有涉及管理體系類的檔案,如機(jī)構(gòu)和人員、質(zhì)量體系文件等,又有涉及檢測(cè)技術(shù)類的檔案,如設(shè)備設(shè)施、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告與記錄等[18],其數(shù)量會(huì)隨著開展檢驗(yàn)檢測(cè)工作業(yè)務(wù)量成倍產(chǎn)生,因此需要耗費(fèi)大量的人力物力。但技術(shù)檔案又是一項(xiàng)輔助性工作,機(jī)構(gòu)往往對(duì)檔案管理方面缺乏重視,歸檔意識(shí)薄弱,在實(shí)踐中容易出現(xiàn)檔案漏歸檔、遲歸檔的問題。在面臨各種評(píng)審,特別是“雙隨機(jī)、一公開”監(jiān)督抽查時(shí),臨時(shí)倉(cāng)促補(bǔ)材料,導(dǎo)致檔案邏輯性差,存在漏洞。
從機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案日常利用情況來看,檔案的借閱和利用多集中在開展內(nèi)部審核、管理評(píng)審、機(jī)構(gòu)復(fù)(擴(kuò)項(xiàng))評(píng)審以及“雙隨機(jī)、一公開”監(jiān)督抽查等方面。機(jī)構(gòu)人員對(duì)技術(shù)檔案資源利用意識(shí)還相對(duì)比較薄弱,在總結(jié)凝練各類檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、檢測(cè)服務(wù)于科研方面可能存在不足,檔案利用存在重檢測(cè)、輕科研的情況,對(duì)檔案資源的有效利用亟需加強(qiáng)。
針對(duì)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理中存在的問題,提出以下5 個(gè)方面的意見和建議。
1)檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。為保障農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作有序開展,機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案管理相關(guān)的程序文件或管理制度納入體系文件范疇,根據(jù)國(guó)家或有關(guān)部門發(fā)布的法律法規(guī)及時(shí)修訂完善,并擬定歸檔范圍和歸檔時(shí)限,在檔案完整性和提高服務(wù)客戶時(shí)效性中取得平衡,不斷提升機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理水平。
2)做好歸檔與移交工作。技術(shù)檔案室和綜合檔案室協(xié)商一致,根據(jù)技術(shù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定檔案保管期限[16]。將機(jī)構(gòu)設(shè)置批文、歷史沿革、人員任命文件、各種版本的質(zhì)量體系文件、歷史評(píng)審資料(資質(zhì)證書和能力附表)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,定期移交綜合檔案室按照文書檔案要求保管;機(jī)構(gòu)內(nèi)外部評(píng)審需要查閱或利用的檔案,按照技術(shù)檔案保管期限進(jìn)行保管,這樣既能達(dá)到機(jī)構(gòu)評(píng)審的要求,又能滿足機(jī)構(gòu)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。
3)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。機(jī)構(gòu)檔案管理人員應(yīng)定期參加上級(jí)檔案部門組織的各類培訓(xùn),提高管理檔案能力和技能。不僅要熟知熟用檔案管理法律法規(guī)、檔案分類和編制方法、數(shù)字化檔案管理等方面的知識(shí)和技能,還要加強(qiáng)對(duì)《通用要求》《細(xì)則》等雙認(rèn)證評(píng)審法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。同時(shí)還要注重對(duì)機(jī)構(gòu)各類人員的檔案管理培訓(xùn),利用資質(zhì)認(rèn)定和考核評(píng)審等時(shí)機(jī),強(qiáng)化檔案歸檔和利用意識(shí),提高檔案管理技術(shù)水平[19]。
4)加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè),配備專門的技術(shù)檔案室、借助信息化設(shè)施,提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)、高效管理;二是明確機(jī)構(gòu)檔案管理職責(zé),機(jī)構(gòu)全體人員應(yīng)樹立全局意識(shí),優(yōu)化不適用管理流程,更新檔案管理要求,從提高整體工作效率出發(fā),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[20]。
5)積極開發(fā)技術(shù)檔案資源。檔案管理是為了服務(wù)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作,通過借閱或利用才能體現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理人員可以根據(jù)需要編制特定主題或領(lǐng)域的匯編資料,以便為相關(guān)人員提供更方便、快捷的信息查詢服務(wù);檢驗(yàn)檢測(cè)人員可以在開展科研型檢測(cè)、撰寫文章或申報(bào)項(xiàng)目等方面對(duì)檔案加以開發(fā)和利用。通過開發(fā)檔案資源,可以提高檔案利用效率,促進(jìn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案工作健康發(fā)展。