吳倩，程田玉秀

（對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)黨委辦公室/校長(zhǎng)辦公室，北京 100029）

黨的二十大報(bào)告提出要實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略。在國(guó)務(wù)院印發(fā)的《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》中，提升科學(xué)研究水平和著力推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化被列為重要的建設(shè)任務(wù)。在各高校深化科技體制改革的過(guò)程中，提升科研管理水平和科研管理服務(wù)效能也成為一個(gè)重大命題?？蒲泻贤鳛楦咝：贤w系中的重要組成部分，是科研項(xiàng)目高效運(yùn)行的保障。規(guī)范科研合同管理既是加強(qiáng)高?？蒲泄芾淼谋厝灰?，也是加強(qiáng)高校合同管理的迫切需要，對(duì)促進(jìn)依法治校、提高高校內(nèi)部控制建設(shè)水平、提升高等學(xué)校治理能力具有重要作用。

在數(shù)字化浪潮的驅(qū)動(dòng)下，通過(guò)技術(shù)手段優(yōu)化管理服務(wù)流程已成為共識(shí)，但科研合同管理信息化的實(shí)踐仍存在很多問(wèn)題。筆者通過(guò)分析科研合同管理信息化的現(xiàn)狀，嘗試提出解決對(duì)策，并進(jìn)一步分析D大學(xué)的案例，以期探索可落地的科研合同信息化管理方案，提高科研合同管理效率，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，發(fā)揮數(shù)據(jù)效能，促進(jìn)治理模式的變革、流程的再造，推進(jìn)教育治理現(xiàn)代化。

一、高校科研合同管理信息化的現(xiàn)狀及問(wèn)題

高?？蒲泻贤饕譃榭v向科研合同和橫向科研合同。橫向科研合同的簽約主體、種類(lèi)均繁多，對(duì)科研成果實(shí)效的要求更為嚴(yán)格，且出現(xiàn)糾紛后多訴諸法律程序，因此，橫向科研合同的法律風(fēng)險(xiǎn)比較大[1]，也是科研合同管理的重點(diǎn)。

科研合同管理包含合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)、作廢等環(huán)節(jié)，是科研項(xiàng)目管理的組成部分之一，但相較于整個(gè)科研項(xiàng)目的管理，又相對(duì)獨(dú)立。在管理過(guò)程中，科研合同管理容易出現(xiàn)以下幾類(lèi)問(wèn)題。

（一）制度不完善，流程不清晰

高?？蒲许?xiàng)目的管理一般歸口于科研處?？蒲泻贤鳛楹贤囊环N，在部分高校中由法務(wù)部門(mén)歸口管理。管理部門(mén)的割裂導(dǎo)致了科研合同管理制度設(shè)計(jì)的割裂，很多高校只有籠統(tǒng)的合同管理辦法，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的科研合同管理制度?？蒲泻贤旧泶嬖陧?xiàng)目需求急迫、簽訂合同不定時(shí)、經(jīng)費(fèi)到賬不確定、學(xué)科專(zhuān)業(yè)差異及激勵(lì)政策不穩(wěn)定等諸多不確定因素。因此，對(duì)于科研合同的管理，高校需要考慮其特殊性與專(zhuān)業(yè)性，并采取針對(duì)性的管理辦法來(lái)滿(mǎn)足新形勢(shì)下精細(xì)化管理的需要。

（二）重前期審核，輕后期管理

很多高校都已意識(shí)到合同管理信息化的重要性，并上線了合同管理系統(tǒng)，但在實(shí)際使用過(guò)程中，存在著重前期審核、輕后期管理的問(wèn)題。在合同簽訂前，合同需經(jīng)過(guò)學(xué)院、法務(wù)部門(mén)、科研管理部門(mén)、用印部門(mén)的層層審核。等到審核流程結(jié)束后，尤其是用印結(jié)束后，主動(dòng)權(quán)就由審核部門(mén)轉(zhuǎn)移到申請(qǐng)人手上。在進(jìn)行歸檔等操作時(shí)，由于缺少有利的約束條件，合同容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、管理不到位的情況。科研合同管理系統(tǒng)應(yīng)包含合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)等環(huán)節(jié)的全周期管理，然而，很多高校都將精力集中于合同簽訂部分，對(duì)于合同執(zhí)行與合同結(jié)項(xiàng)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的合同撤銷(xiāo)、變更或者糾紛等情況，并未納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。所謂的科研合同管理系統(tǒng)更類(lèi)似于一個(gè)科研合同審核系統(tǒng)，對(duì)于閉環(huán)管理仍有一定的改進(jìn)空間。

（三）平臺(tái)系統(tǒng)多，信息重復(fù)錄

一份科研合同涉及科研、法務(wù)、財(cái)務(wù)等多方面，部分高校不同平臺(tái)、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不連通，導(dǎo)致同一個(gè)課題、同一份合同的相關(guān)信息需要錄入多遍，有些事項(xiàng)還涉及重復(fù)審批，不僅科研人員認(rèn)為行政事務(wù)占據(jù)了太多的時(shí)間，而且行政審核人員也會(huì)耗費(fèi)很多精力。雖然科學(xué)研究是高校的主要任務(wù)之一，但很多高校并未配備足夠多的專(zhuān)職科研管理人員。行政人員身兼數(shù)職，科研合同管理的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，在使用系統(tǒng)的過(guò)程中也容易出現(xiàn)因?qū)ο到y(tǒng)不了解而耽誤進(jìn)度的情況。建設(shè)信息系統(tǒng)的本意是為了提高效率、打破文件線下處理的時(shí)空限制，然而，無(wú)序的規(guī)劃導(dǎo)致每個(gè)部門(mén)都想建立信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)、平臺(tái)不聯(lián)通導(dǎo)致的不便利反而加重了使用者和管理者雙方的負(fù)擔(dān)。

（四）數(shù)據(jù)分析淺，治理效能差

信息系統(tǒng)在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用后，會(huì)積累大量數(shù)據(jù)。目前，高校使用科研合同管理系統(tǒng)更多的是為了滿(mǎn)足無(wú)紙化辦公的需要，提升工作效率，忽略了數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)教育決策的功能。雖然我們都了解數(shù)據(jù)分析的重要性，但在實(shí)際操作過(guò)程中，更多的是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，反映處理合同的數(shù)量、工作量等表象。如果高校將科研合同的數(shù)據(jù)與人事數(shù)據(jù)、學(xué)科數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等其他業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)結(jié)合進(jìn)行分析，可獲得更多有價(jià)值的信息，能為學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)籌決策提供更多的參考，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、精準(zhǔn)管理、個(gè)性服務(wù)的目標(biāo)，助推高質(zhì)量教育體系的構(gòu)建。

二、加強(qiáng)高校科研合同管理信息化的對(duì)策

（一）制定管理辦法，完善管理流程

制度建設(shè)是高校治理體系的重要組成部分。目前，已制定科研合同管理辦法的高校較少，造成了在實(shí)際管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多模糊地帶。針對(duì)科研合同，高校在制定管理辦法時(shí)，需要兼顧科研項(xiàng)目管理的便捷性和法律條款的專(zhuān)業(yè)性，在保障科研工作順利進(jìn)行的同時(shí)防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)高校和科研人員的合法權(quán)益。有條件的高校可以刻制科研合同專(zhuān)用章，歸口科研管理部門(mén)專(zhuān)門(mén)管理，統(tǒng)籌管理科研項(xiàng)目和科研合同，完善管理流程，也為科研合同管理信息化的推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

（二）提高審批質(zhì)量，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在制度的規(guī)定下，高校要想解決目前存在的審批形式大于內(nèi)容、重復(fù)審批等問(wèn)題，就需要梳理并優(yōu)化科研合同的審批流程，始終明確審核事項(xiàng)是為實(shí)際管理服務(wù)的宗旨，統(tǒng)籌考慮相關(guān)業(yè)務(wù)，精簡(jiǎn)審核步驟，確保審核的都是實(shí)質(zhì)性要素。針對(duì)科研管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題，首先，高校要以增強(qiáng)系統(tǒng)的易用性、易學(xué)性、實(shí)用性及用戶(hù)友好性為目標(biāo)，對(duì)系統(tǒng)界面進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。其次，高?？赏ㄟ^(guò)召開(kāi)專(zhuān)題培訓(xùn)會(huì)、錄制培訓(xùn)課程、發(fā)放操作手冊(cè)等方式向相關(guān)人員傳達(dá)最新規(guī)定，提供業(yè)務(wù)流程圖，保證相關(guān)人員可以用對(duì)、用好系統(tǒng)，提升管理效率。最后，高校要鼓勵(lì)科研人員與管理人員充分交流，開(kāi)放思路，形成管理服務(wù)于科研、科研促進(jìn)管理的雙贏格局。

（三）規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)放數(shù)據(jù)接口

信息化建設(shè)的本意是減輕手動(dòng)管理的壓力。高校要考慮使用者和管理者雙方的便利程度，在設(shè)計(jì)過(guò)程中需要統(tǒng)籌規(guī)劃，如果僅僅為了滿(mǎn)足自己負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的便利性，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的目的，也容易造成數(shù)據(jù)冗余。如果各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)都已相對(duì)成熟，高?？梢蚤_(kāi)放數(shù)據(jù)接口，聯(lián)通各項(xiàng)系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)效能。各高校在實(shí)現(xiàn)科研合同管理信息化的過(guò)程中要考慮目前已建設(shè)系統(tǒng)的情況，選擇合適的方式實(shí)現(xiàn)科研合同乃至科研項(xiàng)目的全過(guò)程、全周期管理，提高科研管理水平和服務(wù)水平，激發(fā)教師的科研積極性，提高工作效率。

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，提升治理效能

信息化、數(shù)字化的變革實(shí)際上是管理模式的變革。高校要想使教育服務(wù)由被動(dòng)響應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，就需要打破經(jīng)驗(yàn)主義，以數(shù)據(jù)要素為核心，更新管理理念，變革管理模式，創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化管理流程。而高校要分析科研合同管理中的某個(gè)問(wèn)題，僅僅使用科研合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可能不夠全面。因此，高校要促進(jìn)科研管理數(shù)據(jù)的匯聚和共享，對(duì)各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的字段數(shù)據(jù)、過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，建立模型，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，進(jìn)而支撐教育決策和管理，提供精準(zhǔn)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字治理的目的。

三、D 大學(xué)科研合同管理信息化的設(shè)計(jì)和實(shí)踐

（一）D 大學(xué)科研合同管理信息化的現(xiàn)狀

D大學(xué)的科研課題和科研合同分別是由科研處和黨校辦使用科研系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進(jìn)行管理。2020年1月1日，OA系統(tǒng)正式上線合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)了合同的線上審批、用印、歸檔，該模塊管理的合同包含科研合同在內(nèi)的以學(xué)校名義簽訂的所有合同。

（二）D 大學(xué)科研合同管理信息化產(chǎn)生的問(wèn)題及原因分析

在合同管理模塊上線后，大部分人員都表示提高了辦公效率，但也有部分工作人員提出了“審核時(shí)間過(guò)長(zhǎng)”“信息化程度有待提升”等問(wèn)題。針對(duì)上述問(wèn)題，筆者試圖通過(guò)對(duì)系統(tǒng)過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行分析來(lái)查找深層次原因。

2020年1月1日至2022年3月1日，D大學(xué)共受理科研合同488份，其中，已歸檔合同有386份，仍處于審核狀態(tài)的合同有84份，作廢合同18份。筆者進(jìn)一步分析已歸檔的386份合同，合同簽訂各流程所需時(shí)間如表1所示。從申請(qǐng)人提交合同到黨校辦審核完畢，最快在當(dāng)天就能完成，最慢需要137天（此處天數(shù)指的是自然日，非工作日），61.14%的合同均能在5天內(nèi)審核完畢。審核包含部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審核、科研處審核、黨校辦審核，審核所需天數(shù)超過(guò)10天的合同，大部分是由于支撐材料不齊、合同條款需要修改而耽誤了時(shí)間。審核通過(guò)后即可用印蓋章，時(shí)間主要取決于經(jīng)辦人自身，這一過(guò)程最快在當(dāng)天完成，69.34%的合同在5天內(nèi)完成蓋章步驟。歸檔指的是將雙方都簽字蓋章的合同掃描后上傳至合同管理模塊備案，最快的當(dāng)天完成，平均所需時(shí)間52.85天，60.36%的合同所需時(shí)間在11天以上，除學(xué)校用章外，還需要考慮對(duì)方用章所需時(shí)間。

表1 合同簽訂各流程所需時(shí)間

表2 合同簽訂各流程所需時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析

通過(guò)分析，我們發(fā)現(xiàn)“審核時(shí)間過(guò)長(zhǎng)”的判斷更偏向主觀意愿，審核過(guò)程中耽誤的時(shí)間更多是由于自身材料的問(wèn)題。因此，針對(duì)該問(wèn)題，高校應(yīng)將更多的精力放在業(yè)務(wù)培訓(xùn)上，引導(dǎo)科研人員重視合同及相關(guān)材料的規(guī)范性。相關(guān)管理人員也需要進(jìn)一步發(fā)揮主觀能動(dòng)性，對(duì)所提交材料進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審核而非形式性審核，盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并將材料退回修改，避免在后續(xù)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，浪費(fèi)科研人員、部門(mén)科研管理人員、學(xué)校合同管理人員的精力。

針對(duì)“信息化程度有待提升”的問(wèn)題，主要是因?yàn)榭蒲许?xiàng)目和科研合同的系統(tǒng)是兩個(gè)完全獨(dú)立的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未打通，后期還涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題，財(cái)務(wù)系統(tǒng)又獨(dú)立于上述兩個(gè)系統(tǒng)。因此，系統(tǒng)存在著多平臺(tái)數(shù)據(jù)不連通、信息重復(fù)錄入等問(wèn)題。同時(shí)，各學(xué)院、研究院的專(zhuān)職科研管理人員數(shù)量較少，大部分管理人員身兼數(shù)職，在科研服務(wù)上投入的精力相對(duì)較少。

（三）D 大學(xué)科研合同管理信息化改革的方向

針對(duì)D大學(xué)科研合同管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題，從本質(zhì)上來(lái)看，不是技術(shù)不到位的問(wèn)題，而是制度不完善、管理不科學(xué)、專(zhuān)職科研管理人員數(shù)量少、多平臺(tái)數(shù)據(jù)不連通的問(wèn)題。針對(duì)該問(wèn)題，D大學(xué)需制定單獨(dú)的科研合同管理辦法，明確科研合同歸口管理部門(mén)，針對(duì)現(xiàn)行合同管理模塊優(yōu)化審批流程，開(kāi)放數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)與科研系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，新增合同變更管理與糾紛管理模塊，形成管理閉環(huán)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，降低風(fēng)險(xiǎn)隱患，進(jìn)而助力實(shí)現(xiàn)科研課題的全過(guò)程、全周期管理。后期，D大學(xué)要根據(jù)科研合同的歸口管理部門(mén)，將科研合同管理模塊遷移至更合適的系統(tǒng)中，并要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

推進(jìn)教育信息化、數(shù)字化變革是推動(dòng)教育高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措，利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方式，提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務(wù)[2]是新時(shí)代賦予教育的重要命題。高校要堅(jiān)持應(yīng)用驅(qū)動(dòng)、機(jī)制創(chuàng)新，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)并推動(dòng)信息系統(tǒng)的深度整合，通過(guò)強(qiáng)化數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)提升教育管理服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的可得性與易得性。