陳林嵐 國家管網(wǎng)集團(tuán)福建省管網(wǎng)有限公司

引言

在競爭日益激烈的現(xiàn)代市場環(huán)境下，企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量管理模式十分必要，在此過程中還可不斷降低成本、提高競爭力。尤其是在企業(yè)財務(wù)管理體系中，信息化促使共享服務(wù)模式的普遍程度不斷升高，通過應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)可以有效提高財務(wù)管理效率、降低成本消耗，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供有效動力。在實施財務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)中，會計檔案管理的重要性顯著提升。這主要是因為財務(wù)共享服務(wù)模式貫穿于業(yè)務(wù)流程的全過程，各個部分的會計檔案管理水平如何將直接影響財務(wù)共享服務(wù)效能。在此背景下，研究企業(yè)在財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計檔案管理問題并提出相應(yīng)改進(jìn)對策，有助于企業(yè)更好地把握財務(wù)共享服務(wù)的特性，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理體系的良性發(fā)展。

一、財務(wù)共享服務(wù)與會計檔案管理概念

（一）財務(wù)共享服務(wù)

財務(wù)共享服務(wù)的特點是信息化和自動化。在實踐過程中，財務(wù)共享服務(wù)關(guān)注于如何提高企業(yè)流程效率、優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，以此從市場化層面為企業(yè)提供專業(yè)的管理動力。此外，財務(wù)共享服務(wù)具有一定的創(chuàng)新性，在很大程度上是實現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營資源整合的關(guān)鍵，因此已成為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營不可或缺的重要工具。

（二）會計檔案管理的內(nèi)涵與特點

根據(jù)財政部與國家檔案局2015 年正式頒布實施的《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，會計檔案指的是企業(yè)在進(jìn)行會計核算過程中接收或形成的，具有一定經(jīng)濟(jì)價值的文字、圖表及各種會計資料。會計檔案的歸檔涉及會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料。對會計檔案進(jìn)行真實、有效的管理和保存，以便為企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體提供制定決策的參考，這便是現(xiàn)代會計檔案管理的基本內(nèi)涵。會計檔案管理的特點如下：

第一，具有關(guān)聯(lián)性。企事業(yè)單位在各會計年度中生成的會計賬冊、報表和憑證聯(lián)系較多，彼此具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，因而相關(guān)會計檔案管理十分重要。

第二，具有專業(yè)性。會計檔案管理的基礎(chǔ)是專業(yè)的會計核算，會計報表賬簿的專用格式同樣提出了關(guān)于會計檔案管理水平的要求。

二、財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理現(xiàn)狀與問題

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心的建立

企業(yè)共享財務(wù)中心的建立是在遵循“先易后難”原則并考慮企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r的基礎(chǔ)上，綜合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、財務(wù)管理部的管理資源的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的。形成財務(wù)共享服務(wù)中心后，財務(wù)共享服務(wù)的“議事機(jī)構(gòu)”——即客戶委員會和財務(wù)職能委員會，會加入財務(wù)共享服務(wù)中，企業(yè)的管理部門、業(yè)務(wù)部門以及財務(wù)共享服務(wù)中心將會變成一個豎向交叉的復(fù)合職能系統(tǒng)，這有助于財務(wù)共享服務(wù)高質(zhì)量運(yùn)作。在此過程中，企業(yè)傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中總部、事業(yè)群、企業(yè)的多級“金字塔”型管理關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交男滦拓攧?wù)管理關(guān)系，更加有助于財務(wù)管理總體質(zhì)量優(yōu)化提升。

（二）會計檔案管理的進(jìn)展

1.會計檔案管理的流程

企業(yè)依據(jù)《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定制定了標(biāo)準(zhǔn)化的會計檔案管理工作流程。企業(yè)憑證檔案運(yùn)營部主要完成企業(yè)原始單據(jù)的簽收、初審、掃描、質(zhì)檢、存檔等業(yè)務(wù)的派工，在實際操作過程中分為線上操作和線下操作兩部分。其中，在線操作使用FSS（財務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)）、IMS（數(shù)字影像系統(tǒng)）、FSO（財務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)）操作系統(tǒng)進(jìn)行，線下手工操作則主要使用傳統(tǒng)方法對單據(jù)進(jìn)行審核并完成初步分揀整理。在實際工作過程中，會計檔案管理流程不斷完善，針對諸如財務(wù)共享緊急業(yè)務(wù)、原始資料標(biāo)準(zhǔn)化明細(xì)的制定形成了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理質(zhì)量不斷提升。

2.會計檔案管理的做法

在落實會計檔案管理的時候，企業(yè)有以下主要做法：

第一，對于會計檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。在財務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用過程中，為進(jìn)一步提高會計檔案管理水平，企業(yè)針對性地建立了會計檔案管理規(guī)范，比如《財務(wù)共享業(yè)務(wù)操作規(guī)范》《會計檔案管理暫行辦法》。

第二，建立可共享的檔案資源平臺。在現(xiàn)代信息技術(shù)的加持下，企業(yè)會計檔案管理的數(shù)字化能力不斷提升，通過建立企業(yè)級可共享的檔案資源平臺能夠更加方便地在線查詢不同部門、不同會計年度的報表以及會計電子資料，在需要索取紙質(zhì)單據(jù)時，支持查看原始紙質(zhì)資料。通過網(wǎng)絡(luò)對共享服務(wù)中心進(jìn)行管理，使得企業(yè)會計檔案資源的共享在很大程度上得以實現(xiàn)，提高了部門協(xié)同能力。

第三，利用ERP 技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)公文管理系統(tǒng)的在線歸檔集成。企業(yè)ERP 系統(tǒng)與合同系統(tǒng)、財務(wù)管理軟件以及公文系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，能夠完成與業(yè)務(wù)模塊和內(nèi)容管理平臺之間的信息監(jiān)控、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和業(yè)務(wù)規(guī)則協(xié)調(diào)，從而使得會計電子文件歸檔集成得以提高。

（三）財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理的困難

1.復(fù)雜的會計檔案流程管理

由于財務(wù)共享服務(wù)中心的復(fù)雜性，從而導(dǎo)致會計檔案流程也變得復(fù)雜，這主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和操作平臺復(fù)雜化方面。比如在標(biāo)準(zhǔn)化管理流程體系中，會計檔案業(yè)務(wù)管理包括服務(wù)申請直到整理的多項內(nèi)容，線上線下操作的程序繁多，往往需要依次經(jīng)過FSS（財務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)）、FSO（財務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)）、ERP 系統(tǒng)等多種類系統(tǒng)的復(fù)合處理。而在業(yè)務(wù)完成后，最終需要建立會計檔案索引并歸檔，整個環(huán)節(jié)十分復(fù)雜?？梢钥闯觯捎谠黾恿司€上操作的業(yè)務(wù)流程，使得會計檔案管理流程體系更加復(fù)雜，涉及的職能崗位進(jìn)一步增加且大部分具有職責(zé)交叉的情況，這也使得會計檔案管理更加復(fù)雜。

2.會計檔案管理監(jiān)督難度加大

當(dāng)前有兩種會計檔案管理模式十分常見，第一是依托財務(wù)共享服務(wù)中心實現(xiàn)會計賬冊和憑證的登記歸檔；第二則是企業(yè)財務(wù)部門進(jìn)行自主掃描后歸檔處理。這兩種方式在具體操作過程中存在諸多差異，比如企業(yè)自行掃描過程中，相關(guān)會計文件的收集處理需要嚴(yán)格注意監(jiān)督管理。而財務(wù)共享服務(wù)中心在會計檔案文件初審及賬務(wù)處理過程中也往往需要對資料的合法合規(guī)性情況進(jìn)行審核，這在很大程度上導(dǎo)致會計檔案監(jiān)管責(zé)任的重復(fù)與交叉，繼而使得會計檔案管理的責(zé)任變得模糊、監(jiān)督難度加大。

3.會計檔案中數(shù)據(jù)的可靠性受到影響

財務(wù)共享服務(wù)中心在很大程度上使得會計檔案管理環(huán)境更加精細(xì)、規(guī)范。在實踐中，通過多主體會計業(yè)務(wù)的集中并運(yùn)用財務(wù)共享服務(wù)進(jìn)行記賬和報告。這雖然提高了會計檔案管理的效率，但也在一定程度上加劇了數(shù)據(jù)的可靠性風(fēng)險。比如財務(wù)共享中心對會計檔案的管理使用影像系統(tǒng)來進(jìn)行，通過將單據(jù)進(jìn)行影像掃描后傳遞至中心，待處理完畢后將憑證打印出來加以整理即可。這在一定程度上加長了會計檔案的形成鏈條，收集會計檔案數(shù)據(jù)、影像化、審核、傳遞、稽核以及歸檔整理等不同崗位角色的出現(xiàn)，使得原本容易暴露在屬地的數(shù)據(jù)風(fēng)險被延后至財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔后才可能被發(fā)現(xiàn)，甚至無法發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致會計檔案數(shù)據(jù)的可靠性下降。此外，在財務(wù)共享服務(wù)中心大規(guī)模應(yīng)用的背景下，對影像系統(tǒng)的過度依賴也容易受到時下會計檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的影響，出現(xiàn)檔案合規(guī)性方面的問題，同樣使得數(shù)據(jù)可靠性受到一定影響。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理的優(yōu)化措施

（一）確立與財務(wù)共享相適應(yīng)的會計檔案管理邏輯

第一，明確科學(xué)的財務(wù)共享服務(wù)觀念。財務(wù)共享服務(wù)中心對傳統(tǒng)財務(wù)管理的顛覆性顯著，主要體現(xiàn)在對財務(wù)管理組織體系和流程的重構(gòu)方面。相應(yīng)地，管理理念也要從以往遵循制度安排轉(zhuǎn)向尊重市場、建立以服務(wù)需求為主導(dǎo)的會計檔案共享體系。如財務(wù)共享服務(wù)中心與企業(yè)簽訂會計檔案服務(wù)協(xié)議，對于服務(wù)內(nèi)容和績效標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行明確，進(jìn)一步完善服務(wù)范圍、方式以及價格，對服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行妥善處置。在企業(yè)表示出財務(wù)共享服務(wù)的相應(yīng)需求后，財務(wù)共享服務(wù)中心立即啟動數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的處理模式，通過對服務(wù)指標(biāo)進(jìn)行量化，提高對財務(wù)管理服務(wù)工作質(zhì)量、效率的服務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)全程的監(jiān)控與管理，保證會計檔案共享服務(wù)能夠滿足企業(yè)的要求。

第二，全方位電子化會計檔案管理模式的形成。數(shù)字化背景下，財務(wù)共享服務(wù)將推動會計檔案管理全面現(xiàn)代化，傳統(tǒng)手工記賬會計的管理理念已經(jīng)落后于時代，而新型網(wǎng)絡(luò)化管理體系需要不斷創(chuàng)新。全面推進(jìn)電子化會計檔案管理理念要以國家相關(guān)政策為基礎(chǔ)，重點參考財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，明確數(shù)字化會計檔案管理的可行性，在此基礎(chǔ)上制定本企業(yè)的數(shù)字化檔案管理規(guī)范，明確財務(wù)共享模式下電子數(shù)據(jù)制定的相關(guān)制度規(guī)范，從制度層面推動會計資料無紙化和電子檔案的普及。此外，在電子化會計檔案管理技術(shù)方面，進(jìn)一步完善FSS系統(tǒng)和影像系統(tǒng)應(yīng)用，實現(xiàn)系統(tǒng)接口自動傳遞，共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢權(quán)限，通過會計檔案電子化管理推動檔案信息的收集、傳遞、保存、利用一體化，促進(jìn)企業(yè)會計檔案信息共享，以及使得會計檔案管理效率有所提高。

（二）對于會計檔案管理風(fēng)險的監(jiān)督和防控進(jìn)行完善處理

第一，加強(qiáng)會計檔案質(zhì)量風(fēng)險管控。會計檔案管理過程中的質(zhì)量風(fēng)險通常出現(xiàn)在對會計文件和數(shù)據(jù)的多步驟加工處理過程中。在保證會計檔案服務(wù)質(zhì)量的前提下，財務(wù)共享服務(wù)中心要以會計檔案線上線下操作過程中涉及檔案存儲、保管質(zhì)量的環(huán)節(jié)為重點，提高對企業(yè)端會計檔案業(yè)務(wù)操作的指導(dǎo)服務(wù)質(zhì)量。諸如在《財務(wù)共享服務(wù)水平協(xié)議》的基礎(chǔ)上提高財務(wù)共享服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)化體系，以標(biāo)準(zhǔn)化促服務(wù)質(zhì)量提升成為新的要義。在此過程中，加強(qiáng)對企業(yè)會計數(shù)據(jù)、憑證和報表相關(guān)使用者的標(biāo)準(zhǔn)化管理有助于降低風(fēng)險。

第二，強(qiáng)化會計檔案實物管理風(fēng)險的防控。在會計檔案管理的關(guān)鍵部分，如增值稅發(fā)票的附件管理上需要形成專人專管制度，實現(xiàn)相關(guān)會計文件資料的接收寄送、單據(jù)清點、簽收移交等過程全程可視、責(zé)任完全可追溯。同時，在財務(wù)共享服務(wù)中心電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中逐步取消實物單據(jù)郵寄，提高電子單據(jù)的應(yīng)用水平，減少實物單據(jù)的管理風(fēng)險。

第三，實時動態(tài)監(jiān)控。企業(yè)針對會計檔案管理的提醒功能將十分必要，對于延期未處理的會計檔案提高處理效率，在業(yè)務(wù)待辦及處理異常時及時作出應(yīng)對。

（三）構(gòu)筑標(biāo)準(zhǔn)化電子會計檔案管理體系

第一，制定標(biāo)準(zhǔn)化水平高的電子檔案管理制度。企業(yè)需要將電子檔案管理項目作為重點項目進(jìn)行持續(xù)推進(jìn)，積極探索電子文件管理路徑，提高財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理水平。比如在企業(yè)內(nèi)部制定“財務(wù)共享服務(wù)會計檔案采集管理辦法”，明確電子檔案管理環(huán)境下的會計檔案生成、傳輸、使用及保管項目實施細(xì)則，以制度約束為基礎(chǔ)探索企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)代化體系。

第二，提高財務(wù)和會計檔案管理雙系統(tǒng)有機(jī)整合。利用財務(wù)共享服務(wù)中心的便利，企業(yè)財務(wù)管理人員對紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)的依賴性下降，代之以影像文件，同時財務(wù)管理人員也將不再復(fù)雜處理會計原始憑證。這些都可以依托財務(wù)共享服務(wù)中心實現(xiàn)動態(tài)在線管理，通過完善的系統(tǒng)集成，這可使得記賬核算的會計更好地與財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行和諧交流，使會計影像文件的使用水平得以提高，提高會計檔案處理水平的同時也能夠提高電子會計檔案管理體系的現(xiàn)代化。

結(jié)語

財務(wù)共享服務(wù)作為一種現(xiàn)代化、高效的財務(wù)管理體系已受到企業(yè)的廣泛重視，在企業(yè)發(fā)展過程中，引入財務(wù)共享服務(wù)中心這一先進(jìn)體系對于提高會計檔案管理水平十分重要。本文立足于財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，重點分析了其中存在的問題，得出相應(yīng)對策。研究結(jié)論顯示當(dāng)前企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理問題集中體現(xiàn)在復(fù)雜的會計檔案管理流程、高難度會計檔案監(jiān)督管理、會計檔案中數(shù)據(jù)的可靠性受到影響等方面。因此，需要從確立與財務(wù)共享相適應(yīng)的會計檔案管理邏輯、完善會計檔案管理風(fēng)險監(jiān)督防控、構(gòu)筑標(biāo)準(zhǔn)化電子會計檔案管理體系等方面進(jìn)行財務(wù)共享服務(wù)中心會計檔案管理優(yōu)化，對于提高現(xiàn)代企業(yè)會計檔案管理水平具有重要意義。