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        地鐵項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)承包商應(yīng)用行為影響機(jī)理研究

        2023-12-06 03:06:58高繼傳蘇詩瑋陳鑫王立曉
        項(xiàng)目管理技術(shù) 2023年11期
        關(guān)鍵詞:信息化用戶影響

        高繼傳 蘇詩瑋 陳鑫 王立曉

        (1.南京地鐵建設(shè)有限責(zé)任公司,江蘇 南京 210019;2. 南京華潤燃?xì)庥邢薰?,江蘇 南京 211111;3. 南京林業(yè)大學(xué)土木工程學(xué)院,江蘇 南京 210037)

        0 引言

        地鐵建設(shè)工程包含眾多專業(yè)工程,其合同管理難度較大。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式造成合同管理工作量大、效率低,已不能滿足當(dāng)前地鐵建設(shè)工程管理需求。因此,無錫、寧波、南京等地鐵業(yè)主開展了地鐵建設(shè)信息化管理系統(tǒng)實(shí)踐[1-2],旨在節(jié)省辦公時間、優(yōu)化辦公流程、減少出錯概率。然而,系統(tǒng)應(yīng)用中存在諸多問題,影響了業(yè)主推行信息化管理系統(tǒng)的進(jìn)程,也降低了系統(tǒng)的使用效率?,F(xiàn)有對地鐵項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的研究,較多集中于系統(tǒng)功能開發(fā)方面[3],如項(xiàng)目成本管控系統(tǒng)[4]和基于流程的合同管理系統(tǒng)[5],較少涉及地鐵承包商應(yīng)用行為影響因素的探究。有些研究針對信息系統(tǒng)用戶應(yīng)用行為的問題,例如:彭前[6]對在線健康社區(qū)用戶認(rèn)知因素以及用戶能力的差異因素進(jìn)行分析;孫元[7]對研究技術(shù)應(yīng)用行為影響因素提出了技術(shù)接受-任務(wù)技術(shù)匹配整合模型;WANG等[8]研究了消費(fèi)者對數(shù)字購物技術(shù)的使用行為影響因素。地鐵項(xiàng)目建設(shè)期信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)的承包商難以適應(yīng)的問題屬于信息系統(tǒng)用戶應(yīng)用行為問題?;诖耍狙芯恳阅暇┑罔F建設(shè)期信息化管理系統(tǒng)為例,結(jié)合技術(shù)接受理論與任務(wù)技術(shù)匹配理論,對承包商應(yīng)用行為的影響因素及影響機(jī)理進(jìn)行研究,分析信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中承包商使用問題的原因,為提高承包商對信息化管理系統(tǒng)的適應(yīng)性提供參考。

        1 理論基礎(chǔ)與研究方法

        1.1 理論基礎(chǔ)

        信息系統(tǒng)通過用戶應(yīng)用行為展現(xiàn)用戶應(yīng)用問題,目前關(guān)于信息技術(shù)應(yīng)用行為影響因素研究大多基于技術(shù)接受理論與任務(wù)技術(shù)匹配理論。少部分信息系統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域借助技術(shù)接受理論對用戶的行為已展開了研究[6-8]。技術(shù)接受理論以理性行為理論為基礎(chǔ),認(rèn)為外部因素、易用認(rèn)知和有用認(rèn)知與信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用之間有密切關(guān)系,技術(shù)接受模型如圖1所示[9]。任務(wù)技術(shù)匹配理論聚焦于技術(shù)使用的外部客觀因素,認(rèn)為技術(shù)特征、任務(wù)特征之間的匹配度會直接影響使用行為,任務(wù)技術(shù)匹配模型如圖2所示[10]該模型被用于解釋信息技術(shù)對工作任務(wù)的支持能力,反映信息技術(shù)和任務(wù)需求之間存在的邏輯關(guān)系。

        圖1 技術(shù)接受模型

        圖2 任務(wù)技術(shù)匹配模型

        1.2 扎根理論研究法

        扎根理論是一種在經(jīng)驗(yàn)資料基礎(chǔ)上建立理論的質(zhì)性研究方法,適用于在尚不成熟的情況下進(jìn)行理論構(gòu)建[11]。例如:張帥等[12]運(yùn)用扎根理論,提煉出7個影響用戶在線知識付費(fèi)行為的影響因素,劉齊平[13]采用扎根理論,分析知識付費(fèi)平臺用戶持續(xù)使用行為及5類影響因素。目前,信息化管理系統(tǒng)未在用戶應(yīng)用行為方面形成較為成熟的理論體系。因此,本研究采用扎根理論探求其行為影響因素及機(jī)理。

        1.3 研究思路

        研究思路如圖3所示,主要包括:①問題設(shè)計(jì)——通過相關(guān)理論及文獻(xiàn)資料,設(shè)計(jì)訪談問題;②數(shù)據(jù)收集——確定訪談方式,對系統(tǒng)應(yīng)用人員進(jìn)行專業(yè)全覆蓋訪談與數(shù)據(jù)收集;③數(shù)據(jù)分析——運(yùn)用扎根理論,進(jìn)行數(shù)據(jù)分析;④因素與行為影響機(jī)理討論——分析影響因素關(guān)系以及各因素對行為影響的路徑機(jī)理;⑤提出改進(jìn)措施。

        圖3 研究思路

        2 承包商信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用行為影響因素分析

        2.1 案例分析

        南京地鐵建設(shè)有限責(zé)任公司為了提高地鐵項(xiàng)目管理水平和效率,開發(fā)了以合同管理為中心的南京地鐵工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng),主要包含概算管理、合同管理和資產(chǎn)移交等模塊。該系統(tǒng)的顯著特征是合同管理全面信息化,即對地鐵項(xiàng)目合同清單進(jìn)行電子化設(shè)計(jì),承包商按照標(biāo)準(zhǔn)的電子化清單模板,輸入合同數(shù)據(jù),系統(tǒng)以合同清單數(shù)據(jù)為依據(jù),進(jìn)行合同變更、支付和結(jié)算管理的自動化處理,極大地縮短了合同變更、支付等核算和審批時間,降低了合同支付計(jì)算錯誤,但也出現(xiàn)了承包商對信息系統(tǒng)應(yīng)用的不適問題,如數(shù)據(jù)輸入出錯、對系統(tǒng)應(yīng)用有抗拒心理等。

        2.2 問題設(shè)計(jì)

        針對上述問題,從信息技術(shù)、合同管理任務(wù)、用戶技術(shù)接受主觀認(rèn)知、應(yīng)用能力4個方面提煉出以下主軸問題:

        (1)如何看待業(yè)主的信息化管理系統(tǒng)和該系統(tǒng)的作用。

        (2)在工作中如何使用業(yè)主的信息化管理系統(tǒng)。

        (3)在業(yè)主信息化管理系統(tǒng)使用過程中遇到的困難和解決辦法。

        (4)使用該系統(tǒng)需要掌握的知識與技能以及為適應(yīng)該系統(tǒng)發(fā)生的改變。

        2.3 數(shù)據(jù)采集

        基于上節(jié)4個問題,采用半結(jié)構(gòu)化訪談采集數(shù)據(jù)資料。訪談對象為24名使用過該信息化管理系統(tǒng)測試的承包商人員,合同管理經(jīng)驗(yàn)豐富。承包商訪談對象資料和用戶掌握系統(tǒng)所需時間見表1。對談話記錄進(jìn)行整理,得到有效訪談記錄24份,完成開放式編碼346條,對其中1/3訪談記錄進(jìn)行飽和度驗(yàn)證。訪談過程中,同時還了解了人員對系統(tǒng)掌握所需的時間。

        表1 承包商訪談對象資料和用戶掌握系統(tǒng)所需時間

        2.3.1 開放式編碼和主軸式編碼

        開放式編碼是指將資料語句進(jìn)行逐句編碼概念化,從中發(fā)現(xiàn)概念類屬。首先,采用Nvivo 12軟件,對原始的訪談資料進(jìn)行分析梳理,獲得22個初始概念;其次,進(jìn)行主軸式編碼,發(fā)現(xiàn)和建立其間的各種深層聯(lián)系,確定主范疇;最后,圍繞概念軸心,發(fā)現(xiàn)概念之間存在相互關(guān)系和邏輯次序,最終歸納為13個初始范疇,承包商應(yīng)用行為影響因素的開放式編碼和主軸式編碼見表2。

        表2 承包商應(yīng)用行為影響因素的開放式編碼和主軸式編碼表

        2.3.2 選擇性編碼

        對得出的13個初始范疇進(jìn)行選擇性編碼,進(jìn)一步挖掘確定出主范疇,最終,將主范疇集中于技術(shù)因素、任務(wù)因素、主觀因素和能力因素4個方面,選擇性編碼形成的主范疇見表3。

        表3 選擇性編碼形成的主范疇

        本研究4個主范疇所構(gòu)成的影響因素體系共同影響承包商合同管理系統(tǒng)應(yīng)用行為。承包商應(yīng)用行為影響主范疇關(guān)系模型如圖4所示。其中,技術(shù)因素與任務(wù)因素作為主因素顯著影響個體對系統(tǒng)的主觀因素。主觀因素既是承包商系統(tǒng)應(yīng)用行為影響因素的直接變量,也是技術(shù)因素、任務(wù)因素影響應(yīng)用行為的中介變量,而能力因素直接影響承包商應(yīng)用行為。

        圖4 承包商應(yīng)用行為影響主范疇關(guān)系模型

        對預(yù)留的1/3訪談記錄進(jìn)行飽和度檢驗(yàn)。結(jié)果顯示,不存在模型之外新的范疇和關(guān)系。因此,認(rèn)為所構(gòu)建的模型在理論上達(dá)到飽和。

        3 承包商信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用行為影響機(jī)理討論

        3.1 承包商應(yīng)用行為影響因素關(guān)系

        任務(wù)技術(shù)匹配理論指出技術(shù)因素、任務(wù)因素作為外部因素,兩者匹配可否會直接影響用戶應(yīng)用行為。技術(shù)接受理論指出外部因素與能力因素通過用戶使用認(rèn)知、態(tài)度、意愿這些主觀因素,影響用戶應(yīng)用行為[14]。結(jié)合圖4的關(guān)系模型,得到技術(shù)因素與任務(wù)因素并不是直接影響承包商應(yīng)用行為,而是通過承包商主觀因素影響應(yīng)用行為,而承包商應(yīng)用行為同時也受能力因素影響。

        3.2 承包商應(yīng)用行為影響機(jī)理

        3.2.1 技術(shù)因素與任務(wù)因素影響機(jī)理

        承包商應(yīng)用行為影響關(guān)系圖如圖5所示。技術(shù)與任務(wù)因素的匹配性是影響承包商對系統(tǒng)認(rèn)知的主要原因。通過調(diào)研承包商系統(tǒng)應(yīng)用體驗(yàn),梳理出承包商系統(tǒng)應(yīng)用問題,主要存在于系統(tǒng)應(yīng)用的交互業(yè)務(wù),并與技術(shù)因素中的系統(tǒng)功能、系統(tǒng)后臺邏輯、系統(tǒng)功能界面、技術(shù)支持有關(guān)聯(lián),而系統(tǒng)學(xué)習(xí)問題則與技術(shù)支持關(guān)聯(lián),技術(shù)因素與任務(wù)因素匹配性對承包商實(shí)際應(yīng)用的影響機(jī)理見表4。

        表4 技術(shù)因素與任務(wù)因素匹配性對承包商實(shí)際應(yīng)用的影響機(jī)理

        圖5 承包商應(yīng)用行為影響因素關(guān)系圖

        在南京地鐵信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中,系統(tǒng)功能完備,滿足地鐵建設(shè)公司合同管理工作需要,表3中出現(xiàn)的問題主要出現(xiàn)在系統(tǒng)界面和應(yīng)用培訓(xùn)方面,不影響系統(tǒng)核心功能。但這些非核心功能直接面對使用者,若不處理會引起承包商產(chǎn)生對系統(tǒng)的否定認(rèn)知,最終影響承包商對系統(tǒng)應(yīng)用行為。

        3.2.2 能力因素影響機(jī)理

        能力因素會對承包商系統(tǒng)應(yīng)用行為產(chǎn)生直接影響[7],主要包括兩個方面:

        (1)承包商的合同資料準(zhǔn)備能力。較多承包商與系統(tǒng)完成交互業(yè)務(wù)存在合同資料準(zhǔn)備不滿足系統(tǒng)要求的問題,其主要原因并非系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息要求方面出現(xiàn)問題,而在于承包商合同資料準(zhǔn)備能力不足。在引入系統(tǒng)后,承包商企業(yè)未調(diào)整工作內(nèi)容以適應(yīng)信息化要求,其內(nèi)部形成紙質(zhì)化管理與信息化管理并行的管理工作組織、流程與制度,增加了承包商工作量,最終影響承包商系統(tǒng)應(yīng)用效果。

        (2)承包商合同管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力。表1的用戶掌握系統(tǒng)時間測試表明,影響信息系統(tǒng)應(yīng)用能力的因素主要有學(xué)歷、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、此類系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)。受訪者中,具有較高層次的教育經(jīng)歷,對今后的繼續(xù)學(xué)習(xí)也會產(chǎn)生正面且持久的影響,掌握系統(tǒng)使用所需要學(xué)習(xí)的時間較短[15]。而有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)以及擁有此類系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)的承包商,更易理解系統(tǒng)功能與操作原理,能更快掌握系統(tǒng)的使用。綜上,能力因素會顯著影響用戶應(yīng)用合同信息系統(tǒng)行為。

        3.2.3 主觀因素影響機(jī)理

        由圖5可知,用戶技術(shù)應(yīng)用的使用認(rèn)知直接決定了行為態(tài)度的產(chǎn)生,而態(tài)度直接決定行為意愿,行為意愿最終決定承包商系統(tǒng)使用行為,形成系統(tǒng)使用認(rèn)知—使用態(tài)度—使用意愿—使用行為的因果關(guān)系。承包商對系統(tǒng)使用產(chǎn)生有用與易用認(rèn)知,會正向加強(qiáng)其積極使用態(tài)度,從而正向提升使用意愿,最終影響使用行為。反之,承包商對系統(tǒng)無用與難用認(rèn)知會負(fù)面影響使用行為,更易在系統(tǒng)應(yīng)用中產(chǎn)生行為問題。

        4 改進(jìn)措施

        針對承包商系統(tǒng)應(yīng)用存在的問題,從系統(tǒng)開發(fā)方、承包商企業(yè)、承包商員工三個角度,歸納出以下三點(diǎn)改進(jìn)措施。

        (1)針對系統(tǒng)開發(fā)方。對系統(tǒng)功能程序進(jìn)行定期更新與完善;對系統(tǒng)運(yùn)行程序進(jìn)行定期缺陷排查與漏洞修補(bǔ);優(yōu)化界面功能區(qū)分類,完善功能信息界面顯示內(nèi)容,在系統(tǒng)界面中優(yōu)先體現(xiàn)核心功能;對系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行穩(wěn)定性維護(hù)改進(jìn),提供全面的系統(tǒng)培訓(xùn)支持,包括提供系統(tǒng)操作全過程的詳細(xì)培訓(xùn)指南、分專業(yè)進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)方案、快速回復(fù)的系統(tǒng)答疑渠道。

        (2)針對承包商企業(yè)。企業(yè)主要從合同資料準(zhǔn)備方面,需要通過調(diào)整合同歸檔的形式與細(xì)化內(nèi)容,進(jìn)行信息電子清單化調(diào)整,以主動適應(yīng)信息化要求;對自身項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)、流程與制度進(jìn)行調(diào)整,將承包商內(nèi)部管理與系統(tǒng)管理整合為統(tǒng)一管理路徑。

        (3)針對承包商員工。提高信息技術(shù)應(yīng)用能力,進(jìn)行合同管理知識與系統(tǒng)專項(xiàng)學(xué)習(xí),提高系統(tǒng)使用熟練程度,適應(yīng)承包商內(nèi)部合同管理結(jié)構(gòu)和流程的調(diào)整。

        5 結(jié)語

        (1)運(yùn)用扎根理論對地鐵項(xiàng)目建設(shè)期信息化管理系統(tǒng)承包商應(yīng)用行為影響因素進(jìn)行分析,揭示了信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用行為主要由技術(shù)、任務(wù)、能力、主觀因素4個因素構(gòu)成?;诖?,構(gòu)建了信息化管理系統(tǒng)承包商應(yīng)用行為影響機(jī)理模型。

        (2)構(gòu)建的承包商系統(tǒng)應(yīng)用行為機(jī)理模型清晰地闡述了承包商合理進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用行為的因素,有助于地鐵建設(shè)參與者進(jìn)一步優(yōu)化應(yīng)用信息化系統(tǒng);提出相對應(yīng)的改進(jìn)措施,為提升地鐵項(xiàng)目承包商信息化管理提供參考。

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