□ 北京 王開拓

采購是一種購買形式，它受到《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》等法律的約束，采購的方式主要有七種，分別是：①公開招標；②邀請招標；③競爭性談判；④競爭性磋商；⑤單一來源采購；⑥詢價；⑦國資委認定的其他方式。

一般情況下，國有企業(yè)采購業(yè)務(wù)的基本流程如下：①接收采購申請單；②溝通采購物資的相關(guān)要求；③貨比三家并進行詢價對比，最終鎖定最優(yōu)供應(yīng)商；④執(zhí)行領(lǐng)款單手續(xù)，并到財務(wù)處領(lǐng)款；⑤貨物抵達后，申請人需核對貨物的數(shù)量和質(zhì)量；⑥按照財務(wù)管理制度相關(guān)標準執(zhí)行發(fā)票報銷。

一、國企采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要風(fēng)險

（一）采購計劃安排不合理，可能導(dǎo)致企業(yè)資源浪費

1.采購計劃偏行政化。國有企業(yè)物資采購過程中需要制定采購的程序和采購的計劃，但是在制定以上計劃，安排整體工作的時候，可能存在不合理之處。在采購程序上，一些國有企業(yè)在制定采購內(nèi)部控制制度的時候，多參考政府采購法。但政府采購法的制定是為了提升財政資金的使用成效，其復(fù)雜性決定了政府采購效率較低。但是，國有企業(yè)不屬于政府采購法所規(guī)定的采購主體，也不適用于政府采購法，而過于行政化的采購程序往往會導(dǎo)致國有企業(yè)難以快速針對市場做出反應(yīng)，進而影響到采購的整體效率、影響業(yè)務(wù)的拓展水平，因為行政化的采購程序也會導(dǎo)致資源的浪費。

2.沒有持續(xù)優(yōu)化意識。國有企業(yè)的采購工作內(nèi)部控制制度的構(gòu)建旨在提高企業(yè)采購的規(guī)范性和效率性。整體上，構(gòu)建采購內(nèi)部控制制度既要不違反國家和地方的法律法規(guī)，又要與國有企業(yè)目前的主營業(yè)務(wù)、規(guī)模和管理狀況相契合，整體要考慮的因素眾多，且需要根據(jù)市場的變化不斷優(yōu)化。在法律法規(guī)的更新和企業(yè)的發(fā)展帶動下，國有企業(yè)采購內(nèi)部控制制度也應(yīng)與時俱進，不斷修訂。但事實上，很少有企業(yè)會單獨定向進行此工作，甚至于一些國有企業(yè)在采購工作中存在“一錘子買賣”的思維偏差，在內(nèi)部控制制度的制定上缺乏持續(xù)優(yōu)化的意識，進而使采購內(nèi)部控制制度脫離企業(yè)實際運作，出現(xiàn)采購工作“有章難循，無章可循”的尷尬局面。

（二）采購物資供應(yīng)商選擇不合適，定價審批不夠規(guī)范

1.沒有關(guān)注電商采購的重要性。在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動下，以電子商務(wù)平臺作為采購平臺成為一大趨勢，在大型、正規(guī)的網(wǎng)絡(luò)商城上交易不僅采購效率高，采購成本還低。電商采購所能選擇的物資供應(yīng)商更加廣泛，一些大型國企通過創(chuàng)建交易網(wǎng)站的方式來進行內(nèi)部采購，而盡管有互聯(lián)網(wǎng)的加持，卻未能發(fā)揮出電商平臺在對比價格、確定供應(yīng)商方面的優(yōu)勢，且物資采購的供應(yīng)商選擇中更傾向于線下，導(dǎo)致一些物資在采購中存在價格虛高，性價比不高的問題。

2.采購過程可能出現(xiàn)違法亂紀。國有企業(yè)作為市場主體，它需要以招標投標法中的相關(guān)規(guī)定，優(yōu)化國有企業(yè)的公開招標和邀請招標的方式，借鑒政府采購法中規(guī)定的非招標采購方式。但是，國企具有其特殊性，需要參與到市場競爭中，且根據(jù)市場的需求做出快速的反饋。在采購方式的確定上，國有企業(yè)招標采購領(lǐng)域中多出現(xiàn)違法和違規(guī)的問題，一般集中于采購程序不規(guī)范、內(nèi)定中標單位、應(yīng)公開招標而未公開招標以及招標采購的競爭性不足等情況。以上違法違規(guī)的行為出現(xiàn)會導(dǎo)致違法亂紀，也不利于國有企業(yè)內(nèi)部的管理。在采購業(yè)務(wù)控制的時候，沒有考慮到國企的未來長遠發(fā)展計劃和安排，并可能因為供應(yīng)商和國企之間簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，以互惠互利的角度互相采購而影響采購效率，進而產(chǎn)生采購風(fēng)險。

（三）采購驗收審核不嚴格，存在信用受損風(fēng)險

在物資抵達的時候，相關(guān)負責(zé)人需要對于物資進行驗收審核，避免在物資驗收中出現(xiàn)證件不齊、數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等異常問題，也防止問題物資進入倉庫并投入使用。在實際的物資采購過程中出現(xiàn)驗收異常的情況比較多，審核不嚴格就會導(dǎo)致采購物資的缺失，資金的損失以及信用的受損。在公司的SAP系統(tǒng)中，不同的部門以及不同崗位用戶的權(quán)限不同。物料驗收合格之后，采購部門在SAP系統(tǒng)中做收貨處理，然后才能由采購人員辦理應(yīng)付賬款的掛賬和支付，但如果為了完成業(yè)務(wù)違規(guī)開通權(quán)限以外的功能，沒有履行收貨程序的物料也會收貨或掛賬，同樣會讓驗收工作產(chǎn)生風(fēng)險，影響整體工作有效性。

二、優(yōu)化國企采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主要策略

（一）在采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

1.建立采購申請制度。采購申請制度的建立，對于規(guī)范個人行為、提升采購質(zhì)量、避免多頭采購的問題非常關(guān)鍵。在實際的工作過程中，可以根據(jù)購買的物資類型或接受勞務(wù)的類型等，確定好相關(guān)的歸口管理部門，并規(guī)定只有賦予相應(yīng)的請購權(quán)之后才能夠?qū)徟嚓P(guān)的采購物資。在實際的工作中，要明確相關(guān)工作人員和部門的職責(zé)以及權(quán)限后，部門根據(jù)發(fā)展需求提出采購申請，請購部門對于提出請求的部門需求進行審核，審核通過之后要將各類采購信息分類匯總，因為不同部門采購內(nèi)容存在交叉重疊，如非緊急物資，需要匯總之后統(tǒng)籌安排采購和分配。若因為生產(chǎn)經(jīng)營之用而急需購買相關(guān)物資，根據(jù)實際制定限額，并由負責(zé)人批準，其他物料采購需要經(jīng)由采購部門辦理采購。采購申請制度的建立能統(tǒng)籌安排整體的采購工作，嚴格規(guī)范各個部門的采購行為，并能引導(dǎo)部門按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，提出采購申請。一般情況下，使用單位需要以節(jié)約本部門費用為目標，選擇物美價廉的物料供應(yīng)商，并提交給采購部門。若存在超預(yù)算和預(yù)算外的采購項目，則需調(diào)整預(yù)算履行程序之后駁回，部門再次審核物資采購需要，經(jīng)過相關(guān)部門和人員審批之后，再辦理采購申請。

2.科學(xué)評估供應(yīng)商資質(zhì)。企業(yè)需要構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)商評估機制和準入機制，嚴格按照國家法定和中國中鐵股份有限公司的規(guī)定，結(jié)合采購項目的規(guī)模和屬性，選擇采購方式。公共采購是采購物資的主要方式。選擇非公開采購方式應(yīng)規(guī)范決策程序，嚴禁化整為零規(guī)避招標。在選擇供應(yīng)商的時候，可以委托有相關(guān)資質(zhì)的機構(gòu)進行資信調(diào)查，實時管理供應(yīng)商的經(jīng)營情況和資信情況，并進行綜合評價，確定是否繼續(xù)與供應(yīng)商合作，并保證采購工作的順利有序進行。在確定好合格的供應(yīng)商清單之后，要與相關(guān)供應(yīng)商簽訂協(xié)議，并建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)。采購文件應(yīng)當明確誠信要求，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，并按照要求簽訂誠信協(xié)議或者將誠信要求納入采購合同。在簽訂協(xié)議的時候，供應(yīng)商需要對其合作年限和產(chǎn)品質(zhì)量做好保證。國有企業(yè)對于供應(yīng)商提供的勞務(wù)和物資質(zhì)量、價格、供貨條件、供貨時間等進行協(xié)商規(guī)定，并根據(jù)國有企業(yè)的實際發(fā)展需要，及時和供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整供貨計劃。

3.采購人員定期輪崗。采購具有其專業(yè)性，提升采購人員的專業(yè)度至關(guān)重要，但為了控制出現(xiàn)腐敗風(fēng)險，積極組織定期輪崗，能規(guī)避不必要的風(fēng)險。保證整體工作的順利有效，遵循先熟練后輪換的原則，建立在采購人員自身職業(yè)發(fā)展規(guī)劃之上，做好輪崗計劃。同時，為了避免采購人員出現(xiàn)消極情緒，企業(yè)也需要做好員工疏導(dǎo)，給予采購人員更大的成長空間。這樣，輪崗制度才能被廣泛接納和認可。為保證輪崗有序，并避免因為輪崗人員無相關(guān)采購經(jīng)驗而影響采購質(zhì)量，在輪崗的時候可以劃分領(lǐng)域輪崗進行物資采購，并確定該類物資是否需要輪崗，例如采購日常管理辦公用品不需要頻繁輪崗，在一些技術(shù)類器械的采購中也需要保持穩(wěn)定。

4.規(guī)范采購合同。簽訂采購合同能夠規(guī)范雙方的行為并優(yōu)化供應(yīng)工作，在采購合同的制定中應(yīng)當規(guī)范科學(xué)，且能保障企業(yè)的自身利益。從合同起草方面上看，國有企業(yè)合作的供應(yīng)商眾多，擁有標準的合同文本才能降低工作壓力。但考慮到供應(yīng)商眾多、情況各異的問題，在制定標準文本的時候應(yīng)當有浮動范圍。一般情況下，在標準文本的基礎(chǔ)之上，可以加入特定供應(yīng)商有關(guān)的內(nèi)容，并形成合同初版文件。在簽訂合同的時候，按照物資采購的相關(guān)規(guī)定，需要按照公司范本簽訂合同，盡可能選擇公司擬定的合同模板或建立在公司合同模板之上進行裁判，如存在其他無范本的采購合同，應(yīng)嚴格按照采購文件簽訂，并經(jīng)公司法律部或法律顧問審核，大額合同應(yīng)聯(lián)合簽訂。具體合同中要根據(jù)采購內(nèi)容的不同以及業(yè)務(wù)的需要，及時修訂和增補刪除相關(guān)的條款。在修改合同之后，相關(guān)工作人員要對合同中的相應(yīng)財務(wù)條款進行審核，例如財務(wù)部要對合同中的財務(wù)條款進行審核和價格監(jiān)控，并審核物料請購單和物料報價單。審核完畢之后，要明確相關(guān)條款是否清晰明確，并對合同進行二次審核，審核之后，相關(guān)部門做好合同的歸檔管理。

（二）在付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

1.保證付款的合法性和真實性。采購部門需要對采購的合法性和真實性負責(zé)，并保證企業(yè)存貨的安全性以及存貨計量的準確性。由專職的采購人員負責(zé)擬定采購合同后，必須由采購管理人員進行審閱，并交由相關(guān)負責(zé)人審批通過后才能簽訂采購合同。為保證付款的合法性及真實性，需要企業(yè)財務(wù)會計對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證展開審計，重點審核采購中各類單據(jù)、憑證是否齊全，內(nèi)容是否真實，計算是否準確。嚴格資金支付審批程序，在審核通過后由財務(wù)部門負責(zé)會計付款憑證，并按照資金支付規(guī)定、合同約定和物資供貨驗收情況進行支付，由采購員及時與供應(yīng)商進行聯(lián)系。一般情況下，合同付款以月結(jié)為主，并開具增值稅專用發(fā)票，大額資金支付實行聯(lián)簽制。對于一些不含稅的、開增值稅普通發(fā)票等情況的付款，應(yīng)當做好審批，供應(yīng)商應(yīng)說明理由，財務(wù)負責(zé)人同意之后方可付款。

2.加強預(yù)付賬款和定金管理。在工作中，要建立國有企業(yè)應(yīng)付賬款和定金管理的相關(guān)責(zé)任制度。在財務(wù)部門中，相關(guān)人員負責(zé)應(yīng)付賬款和定金的管理工作，如工程管理人員則負責(zé)其中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負責(zé)其中的材料借款管理，供應(yīng)部門負責(zé)其中的清查。催收通過優(yōu)化優(yōu)惠賬款和現(xiàn)金的管理，能夠保證資金的周轉(zhuǎn)效率，也能夠提升資金的使用效益。要做好預(yù)付賬款的控制，在發(fā)生預(yù)付款項時，必須簽訂合同并上交一份由財務(wù)部門備案。為了節(jié)省資金支出，相關(guān)部門也需要在財務(wù)部門和總會計師的審批之后，按照購貨合同的相關(guān)規(guī)定，嚴格控制各種款項的額度。若購貨合同中業(yè)務(wù)明確規(guī)定不得發(fā)生預(yù)付賬款，則不得給予預(yù)付賬款的額度。對供貨商而言，相關(guān)部門應(yīng)當與供貨商協(xié)商，并建立預(yù)付賬款臺賬，對于各項預(yù)付款項，應(yīng)按照合同的規(guī)定明確記載，并與購貨合同和臺賬等一并保管。一般情況下在購貨合同規(guī)定的時間內(nèi)組織交貨，并驗收入庫，七日之內(nèi)要進行報銷，若超過報銷期限，則需要追究經(jīng)辦人的責(zé)任。建立責(zé)任制度的目的是保證避免因為供貨單位破產(chǎn)或供貨撤銷等原因，難以回收貨物所產(chǎn)生的資金損失問題。

3.定期核對往來賬款。國企在采購業(yè)務(wù)的付款環(huán)節(jié)，應(yīng)加強對往來賬款的核對，選擇適當?shù)膶~時間，只有通過定期核對才可以保證雙方賬目一致性。往來賬款核對周期需要由采購業(yè)務(wù)的大小決定，業(yè)務(wù)較小可以按照季度、半年設(shè)置核對周期。在業(yè)務(wù)量較大的情況下，可以按照月度、季度、半年度設(shè)置核對周期。無論核對周期的長短，在每次進行往來賬款的核對時，都需要填寫對賬單，且需要雙方簽字確認，并由相關(guān)負責(zé)人做好保管。針對往來賬款的核對，需要確定正確的對賬方式，如財務(wù)少且交單的采購業(yè)務(wù)，可以通過電話核對的方式，如雙方距離較遠，可以采取電子郵件、傳真等核對方式。倘若采購量龐大、賬目比較復(fù)雜的，雙方必須進行面對面核對。

4.建立驗收及退貨管理機制。建立驗收及退貨管理機制，需要企業(yè)安排相關(guān)部門按照企業(yè)驗收規(guī)定做好對采購物品的驗收，明確驗收責(zé)任，材料部門應(yīng)負責(zé)組織對材料的外觀、數(shù)量、規(guī)格的檢驗，專業(yè)技術(shù)部門應(yīng)負責(zé)組織對材料的性能、質(zhì)量和技術(shù)文件的檢驗，必要時可委托第三方進行質(zhì)量檢驗，在驗收中一旦發(fā)現(xiàn)問題需及時報告采購部門，由采購人員根據(jù)實際情況進行處理。在驗收過程中，需要重點查看采購商品是否與企業(yè)規(guī)定相符，由采購人員提出解決方案并由采購管理人員負責(zé)審批。嚴格核對材料，確保兩人以上參與驗收工作。對質(zhì)量缺陷、技術(shù)證書不全等不符合合同要求的產(chǎn)品，按合同規(guī)定進行退貨處理，確保入庫物資的質(zhì)量。針對驗收中存在重大質(zhì)量問題的情況，需要由采購管理人員組織財務(wù)部門、質(zhì)量管理部門等進行集中處理，制定解決方案并由上級管理人員進行審批后，交由采購部門進行處理。在退貨管理機制的建立上，需要明確退貨的要求、標準，在撤銷請購事項時，需要由原請購部門及時通知采購部門，并在請購單上做好相應(yīng)的標記，說明撤銷請購的原因。采購部門在辦理退貨業(yè)務(wù)時，需要在原請購單上加蓋相應(yīng)的章，并將其送回原請購部門。

三、結(jié)語

一個企業(yè)若想在復(fù)雜多變的市場經(jīng)濟環(huán)境中發(fā)展下去，優(yōu)化內(nèi)部控制至關(guān)重要。采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)的供應(yīng)鏈順暢，在難以改變外部宏觀環(huán)境的條件之下，企業(yè)將目光放在提升內(nèi)部管理效能之上，也能夠完善內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制能讓企業(yè)由內(nèi)而外提升自身的競爭力，在企業(yè)的內(nèi)部控制工作中，定期根據(jù)自己的實際情況進行分析并優(yōu)化改進。提升內(nèi)部控制的有效性，切實保證物資采購內(nèi)控有效才是采購工作的重中之重?？傊?，在采購工作中，應(yīng)當結(jié)合實際情況，全方位梳理、落實好采購流程，并統(tǒng)籌安排整體的采購計劃，規(guī)范各自的審批權(quán)限，并按照流程辦理采購業(yè)務(wù)。在實際的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中，應(yīng)當根據(jù)采購過程的薄弱環(huán)節(jié)進行有序控制，才能夠保證物資采購滿足企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要，并保障整體采購工作的有效性。