摘 要：人大換屆選舉工作中所形成的資料是選舉工作的原始記錄和依據(jù)，是無(wú)法再生、不可替代的原生信息資源，為指導(dǎo)今后換屆選舉工作提供參考，更為人民代表大會(huì)制度的進(jìn)一步完善留下珍貴的歷史資料。文章針對(duì)人大換屆選舉檔案工作展開(kāi)深入研究，為后續(xù)人大常委會(huì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供參考意見(jiàn)。現(xiàn)階段，人大換屆選舉檔案管理過(guò)程中還面臨著一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，人大換屆選舉檔案管理的意識(shí)有待加強(qiáng)、管理體制不完善和管理環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)?shù)葐?wèn)題依然突出。對(duì)此，我們要主動(dòng)出擊，積極采取相應(yīng)措施，做好人大換屆選舉檔案管理工作，切實(shí)發(fā)揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的功能。

關(guān)鍵詞：人大；換屆選舉；檔案管理；優(yōu)化路徑

人大換屆選舉工作是全國(guó)人民政治生活中的一件大事，在五年一屆的人大換屆選舉工作中間接選舉產(chǎn)生上一級(jí)人大代表。換屆選舉過(guò)程中形成的文字、圖片、音頻和視頻等不同形式的真實(shí)記錄，為我國(guó)人民代表大會(huì)制度的進(jìn)一步完善和發(fā)展提供了參考依據(jù)，必須保存好這些珍貴的資料。做好人大換屆選舉檔案管理工作，既是踐行全過(guò)程人民民主理念、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的基本要求，也是全面落實(shí)黨的領(lǐng)導(dǎo)和組織運(yùn)行體系、強(qiáng)化民主政治建設(shè)的必然途徑。提升對(duì)人大換屆選舉檔案的重視程度是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，不僅需要強(qiáng)化外部的監(jiān)管，也要在檔案部門(mén)激發(fā)內(nèi)部動(dòng)力。

一、人大換屆選舉檔案管理遵循的基本原則

人大換屆選舉檔案為指導(dǎo)今后換屆選舉的各階段工作提供參考決策，也為人民代表大會(huì)制度的完善留存彌足珍貴的歷史資料。選舉檔案的管理應(yīng)立足于人大換屆選舉檔案的主要功能，始終堅(jiān)持由統(tǒng)一組織負(fù)責(zé)、各級(jí)部門(mén)統(tǒng)籌管理、歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化等基本原則，樹(shù)立人大換屆選舉檔案管理工作的正確導(dǎo)向。

1.堅(jiān)持統(tǒng)一負(fù)責(zé)

根據(jù)我國(guó)對(duì)于機(jī)關(guān)文書(shū)工作的基本要求，各地人大換屆選舉類(lèi)的重要文件應(yīng)由檔案工作委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和匯總，使其能夠順利遞交至上級(jí)部門(mén)。人大換屆選舉檔案不同于黨委機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)的檔案，因此，不主張由黨委部門(mén)的人員來(lái)提交，不只是由于黨委工作者對(duì)換屆選舉工作每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容及法定程序不了解，可能引發(fā)歸檔時(shí)的收置混亂，不利于后期的查找和審閱，還會(huì)限制換屆選舉檔案實(shí)際功能的發(fā)揮。由此，規(guī)定各地的人大換屆選舉檔案要執(zhí)行統(tǒng)一整理、統(tǒng)一遞交及統(tǒng)一歸檔的立卷管理原則。

2.堅(jiān)持統(tǒng)籌管理

人大換屆選舉的檔案資料，其收集歸檔流程主要是從基層逐級(jí)開(kāi)始上報(bào)，如對(duì)于實(shí)行直接選舉的縣鄉(xiāng)兩級(jí)人大代表在初步代表候選人的推薦過(guò)程中，由各選區(qū)工作組向鄉(xiāng)鎮(zhèn)選舉委員會(huì)上報(bào)，再由鄉(xiāng)鎮(zhèn)選舉委員會(huì)向縣選舉委員會(huì)上報(bào)，對(duì)各個(gè)層次的材料類(lèi)型必須詳細(xì)區(qū)別和劃分。在這一過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)要密切溝通、協(xié)同配合，及時(shí)上報(bào)相關(guān)文件資料，使人大換屆選舉檔案的收集和歸檔工作能夠在各個(gè)組織之間緊密聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)自下而上的統(tǒng)籌優(yōu)化。例如，縣級(jí)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)在換屆選舉活動(dòng)完成后，相關(guān)部門(mén)在這一活動(dòng)中形成的檔案資料收集管理，并將其逐級(jí)上報(bào)，實(shí)行分級(jí)管理。這樣不僅能夠促進(jìn)檔案歸檔工作的有序開(kāi)展，也為后續(xù)的開(kāi)發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)歸檔

人大換屆選舉檔案的歸檔工作是一個(gè)不斷優(yōu)化、循序漸進(jìn)的過(guò)程。對(duì)于基層組織來(lái)說(shuō)，一些在人大換屆選舉工作時(shí)成立的選舉工作委員會(huì)通常具有臨時(shí)性，在人大換屆選舉工作順利圓滿(mǎn)完成后就會(huì)解散，具有顯著的人員不固定的問(wèn)題。當(dāng)前，由于對(duì)人大換屆選舉檔案的收集和歸檔缺乏規(guī)范化的要求，各級(jí)選舉檔案的結(jié)構(gòu)和形式也具有明顯的差異，使得后續(xù)檔案管理過(guò)程中存在一些不全面或者不統(tǒng)一的問(wèn)題，為日后的檔案開(kāi)發(fā)和使用帶來(lái)了很大的限制。因此，人大換屆選舉的檔案管理部門(mén)必須嚴(yán)格落實(shí)規(guī)范要求，實(shí)現(xiàn)這一工作的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。

二、人大換屆選舉檔案工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，人大換屆選舉檔案管理具有復(fù)雜化和煩瑣化的特點(diǎn)，在管理過(guò)程中很多環(huán)節(jié)都需要保持謹(jǐn)慎、細(xì)致和耐心的態(tài)度?，F(xiàn)代化信息技術(shù)為各行各業(yè)的快速發(fā)展提供了極大的便利，也為人大換屆選舉檔案管理的改革帶來(lái)了新的契機(jī)。然而，在目前人大換屆選舉檔案管理流程中仍存在管理意識(shí)有待加強(qiáng)、管理機(jī)制不夠健全、管理環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，為人大換屆選舉檔案工作帶來(lái)諸多困擾。

1.管理意識(shí)有待加強(qiáng)

要實(shí)現(xiàn)人大換屆選舉檔案管理的現(xiàn)代化，必須強(qiáng)化管理人員的思想意識(shí)。很多檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理缺乏深入的認(rèn)識(shí)，在一些基層單位，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得人大換屆選舉檔案是一項(xiàng)務(wù)虛的工作，對(duì)單位的發(fā)展沒(méi)有多大用途，再加上從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)的水平參差不齊，管理意識(shí)淡薄，不僅限制了各級(jí)人大換屆選舉檔案管理效率的提升，也打擊了管理人員的工作熱情。

筆者曾經(jīng)參與本單位《人大志》的編纂工作，其中一項(xiàng)重要的工作就是收集整理縣、鄉(xiāng)兩級(jí)人大代表選舉情況及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開(kāi)人代會(huì)時(shí)的選舉情況，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)未對(duì)當(dāng)時(shí)的換屆選舉材料歸檔或歸檔不齊全，導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間才得以補(bǔ)齊材料，完成編纂工作。同時(shí)，受到傳統(tǒng)思想的束縛，諸多地區(qū)在檔案管理工作中普遍存在著“重藏輕用”的現(xiàn)象，很多地方領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要做好基礎(chǔ)的保管工作即可，缺乏資金投入上的大力支持，檔案管理未能及時(shí)引入先進(jìn)的信息化設(shè)備設(shè)施，服務(wù)水平和服務(wù)能力偏低，對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用也較為被動(dòng)，使得人大換屆選舉檔案難以發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

此外，檔案管理責(zé)任履行不到位，人大換屆選舉工作涉及的部門(mén)廣、人員多、周期長(zhǎng)，檔案資料在歸檔時(shí)要注意不同階段、各個(gè)環(huán)節(jié)的互相銜接。但是，由于各地做法不統(tǒng)一，導(dǎo)致?lián)Q屆選舉檔案的責(zé)任認(rèn)定不清，銜接不當(dāng)，造成換屆選舉檔案資料不全、遞交程序混亂等問(wèn)題。

2.管理機(jī)制不夠健全

有的地方人大機(jī)關(guān)的檔案管理體制不夠規(guī)范，歸檔管理較為混亂。由于管理人員的業(yè)務(wù)不熟練或者操作不規(guī)范，使得檔案的收集歸檔沒(méi)有完善的操作程序，歸檔和傳輸?shù)奈募幹瀑|(zhì)量偏低，甚至出現(xiàn)一定程度的偏差。例如，紙張使用、裝訂方式和文檔格式等不統(tǒng)一的現(xiàn)象以及在換屆選舉檔案管理中類(lèi)別不同的文檔被歸檔到一起，這些問(wèn)題最終致使人大換屆選舉檔案管理整體混亂，違背了《檔案法》的基本要求。比如，筆者所在的人大常委會(huì)機(jī)關(guān)于2022年5月，對(duì)全區(qū)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的人大換屆選舉檔案開(kāi)展工作督查，在督查中發(fā)現(xiàn)，全區(qū)24個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）中，只有7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)換屆選舉檔案集中收集、整理和歸檔，15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）只有材料收集而未及時(shí)歸檔，2個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）有收集資料卻不完整，除了1個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的換屆選舉檔案有存入檔案室統(tǒng)一管理外，其他均未移交入庫(kù)，整體情況堪憂(yōu)。很多地方人大換屆選舉檔案編制、工作版記以及登記流程不規(guī)范，使得文件資料容易混淆，雖然近幾年有關(guān)檔案規(guī)范的研究在不斷深化，各地也在積極探索相應(yīng)的管理制度，但在實(shí)際進(jìn)程中由于監(jiān)管不力以及對(duì)實(shí)施要求的不嚴(yán)格，使得這部分檔案的建立和管理偏離了其初衷，導(dǎo)致?lián)Q屆選舉檔案的共享受到限制，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)久開(kāi)展造成了阻礙。

3.管理環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)

首先，人大換屆選舉檔案管理的過(guò)程中需要從各個(gè)部門(mén)、各個(gè)選區(qū)工作組和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)選舉委員會(huì)收集關(guān)鍵文件資料，但一些部門(mén)或選區(qū)工作組為了自身的便利，很多時(shí)候?qū)τ谑种械奈募Y料不愿歸檔或拖延歸檔，使得檔案管理人員經(jīng)常心有余而力不足，尤其是一些重要文件，由于歸檔不及時(shí)，時(shí)間久了就會(huì)發(fā)生遺失或損壞，而責(zé)任無(wú)從追究。人大換屆選舉檔案的管理不是人大系統(tǒng)一個(gè)部門(mén)或檔案管理人員一個(gè)人的事，需要各相關(guān)單位、各選區(qū)工作組及鄉(xiāng)鎮(zhèn)選舉委員會(huì)的通力配合和支持，如果各個(gè)部門(mén)配合不當(dāng)就會(huì)使得檔案管理推進(jìn)較為困難。

其次，人大換屆選舉檔案材料的生成時(shí)間較長(zhǎng)，涉及內(nèi)容廣泛且復(fù)雜，包括換屆選舉前后的多種記錄性材料及選舉過(guò)程中選區(qū)劃分、選民登記、初步候選人推薦、正式候選人醞釀協(xié)商以及投票選舉等各階段形成的文字、圖表和照片等材料，操作難度較大，而現(xiàn)階段針對(duì)換屆選舉檔案收集、整理的培訓(xùn)也主要是圍繞具體流程和施行方法，缺乏對(duì)整理、分類(lèi)及傳輸?shù)葍?nèi)容的強(qiáng)調(diào)，使得歸檔數(shù)據(jù)的完整性不足。

最后，隨著信息化的發(fā)展，人大換屆選舉檔案的管理更加趨向精細(xì)化和科學(xué)化，對(duì)于檔案管理的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及審閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都要緊密聯(lián)結(jié)，但很多基層領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案編制和管理之間的關(guān)聯(lián)性，使得各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)，容易導(dǎo)致信息孤島，不利于人大換屆選舉檔案管理的長(zhǎng)久開(kāi)展。

三、探索新時(shí)代人大換屆選舉檔案工作的創(chuàng)新路徑

人大換屆選舉是人民群眾參與的最廣泛、最直接的民主活動(dòng)，是加強(qiáng)民主政治建設(shè)的重要步驟，是人民當(dāng)家作主的重要體現(xiàn)，是踐行全過(guò)程人民民主重大理念的生動(dòng)實(shí)踐。優(yōu)化人大換屆選舉檔案工作，是選舉工作發(fā)展和進(jìn)步的有力見(jiàn)證，更是運(yùn)用檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、強(qiáng)化民主政治建設(shè)、踐行全過(guò)程人民民主理念的重要途徑。因此，必須切實(shí)提升換屆選舉檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)、完善換屆選舉檔案管理制度和優(yōu)化換屆選舉檔案管理流程，有效發(fā)揮人大換屆選舉檔案管理的各項(xiàng)功能。

1.提升創(chuàng)新意識(shí)

檔案是了解和掌握客觀規(guī)律的重要憑證，亦是回顧過(guò)去和預(yù)見(jiàn)未來(lái)的參考依據(jù)。2021年7月6日，習(xí)近平總書(shū)記專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案工作作出重要批示，檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)。人大換屆選舉的檔案管理工作是人大機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)的基本職責(zé)。要通過(guò)多層次、全方位以及多角度的宣傳，強(qiáng)化各部門(mén)的檔案管理意識(shí)，保障檔案管理工作有序推進(jìn)。要始終秉持“深化檔案管理、堅(jiān)守檔案責(zé)任、服務(wù)人大工作”的思維導(dǎo)向，通過(guò)某博、某信、電視廣播、新媒體、短視頻等平臺(tái)多形式、多渠道普及推廣換屆選舉檔案管理的相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化全社會(huì)對(duì)換屆選舉檔案的重視。

同時(shí)，人大機(jī)關(guān)和檔案管理部門(mén)要明確各自責(zé)任歸屬，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，改善辦公條件、引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，強(qiáng)化溝通培訓(xùn)機(jī)制，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平和業(yè)務(wù)技能，對(duì)信息化、數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)不斷學(xué)習(xí)并熟練掌握，推動(dòng)人大換屆選舉檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。另外，還要不斷向一些領(lǐng)先地區(qū)借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，積極探索人大換屆選舉檔案管理的新思路、新舉措。

2.健全管理機(jī)制

要切實(shí)做好換屆選舉檔案管理工作，就必須緊緊抓住制度建設(shè)這個(gè)“牛鼻子”，將其作為基礎(chǔ)性、根本性工作。

首先，需要完善換屆選舉檔案管理制度，通過(guò)制度建設(shè)進(jìn)一步對(duì)人大換屆選舉檔案的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和周期的明確規(guī)定，讓換屆選舉檔案工作有章可循、有法可依?，F(xiàn)階段，只有秉持清晰的電子文件檔案歸檔原則，才能保障電子檔案的真實(shí)性、規(guī)范性和可用性，方便隨時(shí)查閱。還要加強(qiáng)各部門(mén)之間的密切合作，做到應(yīng)歸盡歸，落實(shí)好檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)以及開(kāi)發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度。

其次，要落實(shí)責(zé)任、嚴(yán)肅紀(jì)律。換屆選舉整個(gè)流程中所形成的各類(lèi)文件、圖表和影像資料都屬于檔案范疇，應(yīng)按照類(lèi)別明確各自職責(zé)，既要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，也要安排具體人員負(fù)責(zé)做好換屆選舉各項(xiàng)資料的收集、整理工作。

最后，可以邀請(qǐng)檔案方面的專(zhuān)業(yè)人士全過(guò)程參與指導(dǎo)，輔助檔案資料的收集歸檔，確保換屆選舉檔案的齊全性。還要堅(jiān)決避免收集整理時(shí)發(fā)生遺失、損毀以及偽造等情況，對(duì)影響檔案完整性的行為要嚴(yán)肅處理，依法追究相關(guān)責(zé)任。

3.優(yōu)化管理流程

首先，加強(qiáng)部署。要成立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，細(xì)致地規(guī)劃人大換屆選舉工作，通過(guò)具體實(shí)踐機(jī)制的設(shè)定，保障換屆選舉資料的順利開(kāi)展及完整收集。

其次，隨著信息化在人們工作、生活中的持續(xù)覆蓋，檔案管理的數(shù)字化和智能化對(duì)人大換屆選舉檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提出了新的要求，檔案管理也開(kāi)始逐步向更高水平轉(zhuǎn)變。因此，要加強(qiáng)信息化硬件和軟件設(shè)備設(shè)施的投入，建立分卷立冊(cè)的檔案管理模式，細(xì)致區(qū)分檔案內(nèi)容，并強(qiáng)化目錄的索引和編撰環(huán)節(jié)，方便后續(xù)的開(kāi)發(fā)和查閱。此外，可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的線(xiàn)上管理平臺(tái)，開(kāi)通與廣大民眾的聯(lián)結(jié)機(jī)制，廣泛收集社會(huì)群體對(duì)于人大換屆選舉檔案管理工作的意見(jiàn)與建議，對(duì)選區(qū)劃分、名額分配、選民登記、候選人推薦、投票選舉以及代表構(gòu)成等開(kāi)展科學(xué)分析，促進(jìn)檔案工作的有效利用，充分體現(xiàn)全過(guò)程人民民主的真實(shí)性和廣泛性。

最后，構(gòu)建完善的信息化安全監(jiān)管體系，重視人大換屆選舉檔案的保密性，嚴(yán)格履行檔案工作者的保密原則，定期對(duì)數(shù)據(jù)資料備份，避免由于病毒侵襲或系統(tǒng)崩潰而導(dǎo)致檔案信息的損毀或丟失。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，健全和完善人大換屆選舉檔案管理工作機(jī)制，對(duì)研究和推進(jìn)我國(guó)民主政治建設(shè)進(jìn)程具有舉足輕重的時(shí)代價(jià)值。新時(shí)代賦予了人大換屆選舉檔案管理工作新使命、新任務(wù)和新要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)正視現(xiàn)階段人大換屆選舉檔案工作中存在的一些問(wèn)題和不足，積極改進(jìn)，切實(shí)提升人大換屆選舉檔案管理水平，更好地服務(wù)于地方人大工作，服務(wù)人民群眾。

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作者簡(jiǎn)介：賈江仙（1973—），女，漢族，山西聞喜人，本科，館員，研究方向：檔案管理。