■劉淑妮

習(xí)近平總書(shū)記在黨的二十大報(bào)告中指出，教育、科技、人才是全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性支撐。記錄好、留存好、保管好、利用好高校檔案資源，是構(gòu)建國(guó)家整體性、基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性檔案資源的重要組成部分。按照中辦、國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和新挑戰(zhàn)，高校檔案館如何立足工作場(chǎng)景和自身的檔案特點(diǎn)，抓住機(jī)遇直面挑戰(zhàn)，提升高校檔案治理能力，對(duì)于充分發(fā)揮好高校檔案服務(wù)國(guó)家教育戰(zhàn)略、立德樹(shù)人等核心功能具有深遠(yuǎn)意義。 基于此，著眼于高校檔案管理“四大體系”建設(shè)，從“收管存用”基本職能出發(fā)，精心擬制調(diào)研問(wèn)卷（共計(jì)50 道題，選擇+簡(jiǎn)答，涉及檔案工作的方方面面），通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線向全國(guó)C9、211 及高職類(lèi)不同層次和水平的學(xué)校發(fā)出，共收回有效問(wèn)卷54 份，對(duì)簡(jiǎn)答題并輔以電話二次訪談的方式，能夠較為深入、真實(shí)、系統(tǒng)地厘清我國(guó)高校檔案工作目前的管理現(xiàn)狀、總體水平及制約其發(fā)展的關(guān)鍵因素，下面將多維度進(jìn)行客觀分析，以求探索新時(shí)代高校場(chǎng)景下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的新路徑，以期為營(yíng)造良好的高校檔案治理生態(tài)建言獻(xiàn)策。

一、高校檔案工作調(diào)研總體現(xiàn)狀

目前，高校檔案工作整體處于平穩(wěn)發(fā)展、總體向好的態(tài)勢(shì)。上級(jí)主管部門(mén)的聯(lián)合執(zhí)法檢查、兄弟高校間的友好交流互鑒，很好地促進(jìn)了高校檔案工作整體水平的提升，尤其對(duì)一些高職類(lèi)院校，明確和健全了檔案分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案組織機(jī)構(gòu)的建立，極大促進(jìn)了檔案館（室）軟硬件、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，有的學(xué)校甚至實(shí)現(xiàn)了檔案工作從無(wú)到有的突破與進(jìn)步。高校檔案工作整體把牢了“堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，黨管檔案”的政治方向，基本確立了“檔案集中統(tǒng)一管理、檔案部門(mén)歸口負(fù)責(zé)、全校各方面共同參與”的工作協(xié)同機(jī)制，但執(zhí)行情況不一，如部門(mén)立卷制度，20%高校反饋優(yōu)秀，72%良好，8%較差。并且隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷沖擊與影響，高校檔案人創(chuàng)新的理念、思維、工作方式等，還沒(méi)完全跟上時(shí)代發(fā)展變化的步伐，能夠適應(yīng)新時(shí)代的復(fù)合型檔案人才甚為缺乏。如今，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)進(jìn)入常規(guī)、成熟的運(yùn)行軌道，而對(duì)于電子文件的歸檔探索整體較為落后；館藏資源結(jié)構(gòu)不夠多樣化，滿足于日常性檔案收集的現(xiàn)象較為普遍，從而疏于特色檔案的收集；“檔案管理系統(tǒng)”建設(shè)更新較慢，不能很好地滿足聲像、人事、學(xué)生等各類(lèi)電子文件的集成管理需求；檔案主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不夠，服務(wù)方式和內(nèi)容較單一，與信息技術(shù)的融合應(yīng)用性較差；《中華人民共和國(guó)檔案法》的貫徹實(shí)施力度、落地成效還不顯著，內(nèi)部制度體系建設(shè)較為滯后，依法治檔能力亟待提升。

二、高校檔案管理存在的突出問(wèn)題分析

（一）體制機(jī)制不健全，檔案意識(shí)有待于進(jìn)一步提升

調(diào)研反饋，高校檔案工作主動(dòng)融入學(xué)校的中心工作、大局的服務(wù)意識(shí)還較低，缺乏話語(yǔ)權(quán)，沒(méi)有形成自上而下高度重視檔案工作的良好氛圍。一些高校檔案工作因不受重視，人、財(cái)、物的配備與支撐不能滿足現(xiàn)實(shí)工作需要和時(shí)代要求，人員普遍短缺，經(jīng)費(fèi)投入有限，檔案館室建設(shè)缺乏整體性、系統(tǒng)性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的規(guī)劃，紙質(zhì)檔案實(shí)體庫(kù)房面積捉襟見(jiàn)肘，電子檔案庫(kù)房建設(shè)更是遙不可期，庫(kù)房設(shè)備設(shè)施不能完全滿足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)“十防”要求等。另外，檔案工作缺乏頂層設(shè)計(jì)、總體戰(zhàn)略規(guī)劃部署，與學(xué)校其他業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同部署的協(xié)同性還不高，檔案“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔機(jī)制不暢通。檔案工作的激勵(lì)機(jī)制、考核機(jī)制、學(xué)習(xí)機(jī)制等不是很健全，從而導(dǎo)致檔案工作大網(wǎng)絡(luò)的活力并沒(méi)有完全激發(fā)出來(lái)，檔案人員的職業(yè)認(rèn)同感、使命感、責(zé)任感意識(shí)有待于進(jìn)一步深化和增強(qiáng)。

（二）檔案人員素養(yǎng)不能很好地滿足新時(shí)代檔案工作需求，檔案隊(duì)伍建設(shè)亟待提升

總體而言，檔案館人員學(xué)歷水平整體較高：部分C9 高校有博士的引入，絕大多數(shù)高校碩士已占據(jù)主體，本科成為最低門(mén)檻。然而調(diào)研反饋，各校都不同程度存在缺編情況，尤以高職和三本院校比較突出。各部門(mén)兼職檔案員變動(dòng)比較頻繁，不利于檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展。且隨著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的逐漸深入，人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、檔案信息化等高層次人才缺失成為典型問(wèn)題。另外，檔案工作人員仍存在思想僵化、固守經(jīng)驗(yàn)主義現(xiàn)象，對(duì)檔案工作目前所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和百年未有之機(jī)遇認(rèn)識(shí)不深刻，缺乏自主深入系統(tǒng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，日常接受高端培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也比較少，單位人才培養(yǎng)機(jī)制也不健全，故而守正創(chuàng)新意識(shí)差，不能較好地滿足新時(shí)代檔案工作業(yè)務(wù)需求，一定程度上制約了高校檔案事業(yè)的高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展。

（三）重要特色檔案資源建設(shè)重視程度不夠，實(shí)踐管理水平不高

對(duì)于習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要批示中所強(qiáng)調(diào)的紅色檔案、重大活動(dòng)、突發(fā)事件、重大工程、重大科研項(xiàng)目、名人檔案等重視程度和歸集力度還不夠，由于人力有限，此類(lèi)檔案的歸集機(jī)制普遍不健全，前端介入、全程管理的主動(dòng)服務(wù)思維意識(shí)不夠，一般也無(wú)專(zhuān)人進(jìn)行收集，而是分解在各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案人員手里，常態(tài)化廣泛收集機(jī)制并未建立，更多是集中性、階段性、突擊式收集，此類(lèi)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督培訓(xùn)指導(dǎo)相對(duì)缺失，導(dǎo)致此類(lèi)檔案資源建設(shè)相對(duì)薄弱。另外對(duì)其管理仍處于初探期，即使已建立專(zhuān)題管理的高校，更多的是專(zhuān)題目錄管理，極少數(shù)建立了專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)管理，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、理論升華做的還不夠，規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的水平有待在實(shí)踐中進(jìn)一步提升。

（四）檔案信息化、智慧化水平不高，影響制約了檔案的服務(wù)水平和效能

“存量數(shù)字化、增量電子化”是體現(xiàn)檔案信息化水平的主要因素。調(diào)研反饋，目前高校數(shù)字化率的分布情況（圖1）：30%～70%居多，因受限于經(jīng)費(fèi)，整體偏低，多數(shù)是優(yōu)先考慮查閱量較大的學(xué)籍檔案，應(yīng)急性強(qiáng)。在“增量電子化”開(kāi)展方面，高校電子文件歸檔的主要內(nèi)容及方式如圖2 所示。因?yàn)殡娮雍灻碗娮雍炚略诟咝Ｈ蕴幱谔剿魇褂弥?，并未廣泛性開(kāi)展，真正實(shí)現(xiàn)原生電子文件歸檔的高校寥寥無(wú)幾，行進(jìn)在“示范性數(shù)字檔案館”探索的幾所高校實(shí)現(xiàn)了OA、學(xué)籍系統(tǒng)、新聞網(wǎng)頁(yè)等信息采集，有的給業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做了離線鏡像備份。對(duì)于郵件、微信、微博、社交媒體的在線歸檔普遍未開(kāi)展。因電子文件歸檔實(shí)踐相對(duì)滯后，故絕大多數(shù)高校并未依據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)建立適應(yīng)自身的《電子文件歸檔管理辦法》，未建立清晰的整理規(guī)范及移交接收操作流程。在智慧化服務(wù)方面，照片、錄音、錄像檔案基本未開(kāi)展數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)推送、人工智能等技術(shù)并未在高校內(nèi)真正得以應(yīng)用。這些都嚴(yán)重制約了高校檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效能，影響高校檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。

圖1 高校檔案數(shù)字化率分布

圖2 高校電子文件歸檔的主要內(nèi)容及方式

（五）檔案文化意識(shí)淡薄，開(kāi)發(fā)和傳播形式單一，文化育人功能發(fā)揮不充分

檔案文化建設(shè)是提升檔案部門(mén)社會(huì)地位的“軟實(shí)力”。調(diào)研反饋，高校整體檔案文化意識(shí)還不是很高，“重整理、輕開(kāi)發(fā)”仍然存在，尤其在尋求檔案工作和學(xué)校中心、重點(diǎn)工作結(jié)合點(diǎn)方面能力欠缺。檔案校史編研力量薄弱，研究力量主要依賴(lài)于繁忙的檔案業(yè)務(wù)人員以及少量的校史研究人員，善于借力、合作開(kāi)發(fā)的意識(shí)和能力也明顯不足。缺乏大眾傳播意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)意識(shí)，開(kāi)發(fā)和傳播形式較顯單一，僅從每年“6·9”國(guó)際檔案日的宣傳形式來(lái)看，舉辦展覽仍是主流，對(duì)于新型的諸如微博、微視頻、微電影、廣播電視片、大講堂、網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)題片等探索創(chuàng)新利用意識(shí)和能力還不夠，應(yīng)用較少，很難滿足和適應(yīng)新時(shí)代受眾的心理需求和多元口味。另外，在紅色檔案資源的梳理、摸底和規(guī)范化管理方面做的還不到位，檔案資源的整合和開(kāi)發(fā)能力也不足，文化精品產(chǎn)出較少，檔案文化鑄魂培根育人功能發(fā)揮不充分。

三、高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的實(shí)現(xiàn)路徑探討

（一）順應(yīng)新時(shí)代，樹(shù)立檔案工作新思維

思維決定認(rèn)知，認(rèn)知決定行為，行為決定結(jié)果。處于變革轉(zhuǎn)型攻堅(jiān)期的高校檔案工作，在深度聚焦“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)要求時(shí)，應(yīng)開(kāi)闊和轉(zhuǎn)變思維。

1.創(chuàng)新思維

如今檔案工作的內(nèi)外環(huán)境、工作對(duì)象、技術(shù)方法和社會(huì)需求都迅速在迭代變化，顯然原有的檔案管理理論、制度及工作機(jī)制已不合時(shí)宜，檔案人需要在勤勉的理論學(xué)習(xí)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)實(shí)踐中不斷探索能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的新理論、新思維和新方法，從而不斷開(kāi)拓高校檔案業(yè)務(wù)管理的新疆域、新境界和新地位。

2.前端介入和先行思維

摒棄檔案工作是“末端”的傳統(tǒng)思維，建立先行介入、前端控制的思維，使檔案工作先于一步，提前謀劃和思考，走在前面，搶占先機(jī)，在主動(dòng)作為中贏得領(lǐng)導(dǎo)、師生、校友和社會(huì)對(duì)檔案工作的重視和尊敬。如收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主動(dòng)前端介入，踐行“文檔一體化”思維；戰(zhàn)略性考量做好檔案信息安全的異質(zhì)異地備份；圍繞中心和大局，主動(dòng)開(kāi)展各類(lèi)檔案匯編，為領(lǐng)導(dǎo)決策、文化建設(shè)、學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供有力的參考等。

3.“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案思維

互聯(lián)網(wǎng)正在引領(lǐng)和創(chuàng)新各行各業(yè)發(fā)展“新常態(tài)”，檔案人要順勢(shì)而為，建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”戰(zhàn)略思維，善于利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展在線收集、簡(jiǎn)化整理、線上業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)；利用新網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳好檔案工作、檔案人和檔案背后的故事；善用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合、集成、共享和發(fā)布，讓“一站式”檔案服務(wù)更為深入；善于利用人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推動(dòng)等信息技術(shù)推動(dòng)檔案的知識(shí)服務(wù)，從而讓信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為檔案工作插上“飛翔”的翅膀。

4.合作、協(xié)同、聯(lián)動(dòng)思維

在破解檔案工作中的各種難題時(shí)，檔案部門(mén)要善于借勢(shì)借力，以此擴(kuò)大檔案館的力量、技術(shù)和智慧，在深化協(xié)作中提升檔案服務(wù)效能，擴(kuò)大檔案社會(huì)影響力，達(dá)到共贏。在加強(qiáng)檔案部門(mén)自身本領(lǐng)和能力的同時(shí)，積極打造檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)“大協(xié)同”的工作矩陣：以全局思維、“以人民為中心”思維構(gòu)建檔案資源體系，通過(guò)系統(tǒng)搭建整體平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，以跨館、跨專(zhuān)業(yè)、跨區(qū)域等不同形式的項(xiàng)目合作促進(jìn)檔案資料的豐富、檔案編研和科技創(chuàng)新，委托第三方檔案專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)推動(dòng)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、智慧化服務(wù)，與宣傳部門(mén)、博物部門(mén)、校史中心、校友部等合作推動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用等。在主動(dòng)中尋求支持者、援助者、后援者，不斷擴(kuò)大和滲透檔案意識(shí)到學(xué)校、社會(huì)的各個(gè)方面和各個(gè)角落[1]。

（二）以檔案治理現(xiàn)代化，引領(lǐng)和推動(dòng)高校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

檔案治理體系是推動(dòng)檔案工作走向依法治檔的重要保障和必然要求，也是創(chuàng)新檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要，是“四個(gè)體系”之綱，高校檔案館應(yīng)以大學(xué)治理為著力點(diǎn)和契合點(diǎn)，建立多元主體協(xié)同的檔案治理理念，讓高校檔案治理走向法制化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和精細(xì)化[2]。

1.健全檔案管理、信息化體制機(jī)制

首先要堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)黨建引領(lǐng)，促進(jìn)黨建和業(yè)務(wù)融和，強(qiáng)化和落實(shí)校黨委和各基層黨委的領(lǐng)導(dǎo)和主體檔案工作責(zé)任制，構(gòu)建檔案工作協(xié)同治理大網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入學(xué)校和各基層單位的規(guī)劃、計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算里，優(yōu)化檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，建立定期或及時(shí)研究解決檔案工作重點(diǎn)問(wèn)題的常態(tài)化機(jī)制[2]。另外，新形勢(shì)下檔案工作更需胸懷“國(guó)之大者”，統(tǒng)籌謀劃，做好頂層設(shè)計(jì)，上下貫通，并要跳出檔案看檔案，跳出學(xué)校審視檔案工作，將檔案工作置身于國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校發(fā)展全局的角度去思考、部署和謀劃。高校檔案部門(mén)要加強(qiáng)與信息技術(shù)部門(mén)、保密部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)間的工作協(xié)同，應(yīng)積極主動(dòng)為檔案信息化建設(shè)不斷向上發(fā)聲、造勢(shì)、找盟友，健全檔案信息化管理制度，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和條件，建立部門(mén)協(xié)同、區(qū)域協(xié)同、行業(yè)協(xié)同的多元主體共治的檔案治理思維[3]。

2.完善檔案法規(guī)制度體系

2008 年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，是專(zhuān)門(mén)針對(duì)高校檔案事業(yè)發(fā)展出臺(tái)的指導(dǎo)性法規(guī)，隨著時(shí)代的發(fā)展，一些條款已不合適宜，期待教育部和國(guó)家檔案局能聯(lián)合出臺(tái)新規(guī)，相信此規(guī)指日可待。此外，對(duì)照國(guó)家層出不窮的普適性的各項(xiàng)法規(guī)、規(guī)章、行政性規(guī)范等，高校應(yīng)立足業(yè)務(wù)實(shí)踐，配套做好高校檔案管理制度的“立改廢”，尤其要加強(qiáng)電子文件、檔案開(kāi)放、新型社交檔案、科研檔案等方面的制度供給，保障制度體系完備、運(yùn)行有效、內(nèi)容科學(xué)，并充分利用“6·9”國(guó)際檔案日等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，利用各種宣傳渠道和平臺(tái)，積極做好以《檔案法》為基礎(chǔ)的各項(xiàng)法規(guī)的普法解讀，建立依法治檔的思維。

3.實(shí)施分級(jí)分層次的監(jiān)督指導(dǎo)

業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督是保障檔案治理的“硬手段”，檔案館可針對(duì)各歸檔部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同需求及輕重緩急等，實(shí)施分級(jí)分層次的分類(lèi)治理和精準(zhǔn)治理，尤其加強(qiáng)對(duì)永久性保存的紅色檔案、偉大復(fù)興奮斗歷史的新征程檔案、機(jī)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)、撤銷(xiāo)、合并、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等情形檔案、重大活動(dòng)和突發(fā)事件、重大建設(shè)工程、重大科研項(xiàng)目、校區(qū)域性特色檔案等重點(diǎn)檔案的監(jiān)督管理，在謀全局時(shí)力求“抓重點(diǎn)解痛點(diǎn)，破難點(diǎn)疏堵點(diǎn)”。

4.運(yùn)用現(xiàn)代化手段，探索檔案治理智模式

隨著區(qū)塊鏈、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在檔案工作中的縱深發(fā)展，努力將檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)全流程，做好跟蹤管理，利用科技手段逐步探索檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo)，利用數(shù)字監(jiān)督倒逼檔案業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，不斷推動(dòng)高校檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化和精細(xì)化，注重師生校友包括大眾用戶(hù)檔案體驗(yàn)感的提升[1]。未來(lái)前端控制和在線監(jiān)督指導(dǎo)必將成為高校檔案館的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)職能。

5.加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才的治理，提升檔案智力支撐

深化人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè)，在“黨建+業(yè)務(wù)”的融合互促中，著力培養(yǎng)政治素養(yǎng)高、知識(shí)豐富、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)合理的創(chuàng)新型人才。定期舉辦和組織各種不同主題的檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、檔案技能大賽、檔案優(yōu)秀成果、科技項(xiàng)目申報(bào)、學(xué)術(shù)成果評(píng)選等活動(dòng)，一方面激發(fā)檔案人才建立終身學(xué)習(xí)、持續(xù)追求自我提升的內(nèi)驅(qū)力，另一方面為檔案工作者不斷創(chuàng)造錘煉、提升和展示的平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)家“三支人才”和省級(jí)檔案專(zhuān)家智庫(kù)人才的培養(yǎng)輸出，不斷激發(fā)檔案人的自我認(rèn)同感、使命感和責(zé)任感。

（三）強(qiáng)基固本，夯實(shí)檔案資源體系建設(shè)

檔案資源體系建設(shè)是檔案工作的戰(zhàn)略基礎(chǔ)和核心。信息時(shí)代大背景下，檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵不斷被豐富和延展，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案資源體系建設(shè)提出了新要求。

1.擴(kuò)大立檔單位范圍，完善歸檔內(nèi)容

在人力等各方面條件允許的情況下，樹(shù)立“大檔案觀”和“大視角”，對(duì)全校立檔單位盡可能做到“全覆蓋”，所收集內(nèi)容要全面反映各機(jī)構(gòu)職能的面貌，尤其要關(guān)注機(jī)構(gòu)職能發(fā)生變化、合并、撤銷(xiāo)、新成立機(jī)構(gòu)等情形下檔案的監(jiān)督管理，以及本單位所參與的合作性、與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的其他檔案材料，做好及時(shí)跟進(jìn)，形成“前端控制，中端引導(dǎo)，后端嚴(yán)控”的全過(guò)程閉環(huán)管理。

2.加快檔案資源的數(shù)字轉(zhuǎn)型

逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，扎實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)“存量數(shù)字化”，過(guò)渡期可要求歸檔單位將紙質(zhì)和數(shù)字化的電子版一并進(jìn)行歸檔移交。同時(shí)大力推進(jìn)“增量電子化”，日常電子文件收集要注意載體和形式的多樣性：照片、音視頻、社交媒體、網(wǎng)頁(yè)、郵件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，對(duì)于新型的電子文件要勇于開(kāi)展探索研究，加快提升檔案數(shù)字資源占比。有條件的高校，積極申報(bào)省級(jí)或國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館，以數(shù)字檔案建設(shè)為契機(jī)，尤其在信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)保障、頂層設(shè)計(jì)、規(guī)劃引領(lǐng)等方面更要加強(qiáng)，以前端控制和全生命周期管理理論為指導(dǎo)，完善電子文件在線歸檔體制機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)全流程一體化數(shù)據(jù)歸檔的要求，逐步推進(jìn)OA、學(xué)籍、采招、外事、科研等主要業(yè)務(wù)全流程線上管理，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接逐漸成為電子文件歸檔的主導(dǎo)方式之一。

3.優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)

尤其加強(qiáng)對(duì)更能反映學(xué)校改革發(fā)展和精神風(fēng)貌的檔案如重大活動(dòng)、突發(fā)事件、脫貧攻堅(jiān)、重大工程、重大科研項(xiàng)目、口述檔案、名人檔案、學(xué)生檔案、黨史教育等重點(diǎn)收集，結(jié)合實(shí)際建立相應(yīng)專(zhuān)題目錄或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫(kù)管理。加大檔案征集力度，健全檔案價(jià)值鑒定和評(píng)估機(jī)制，逐步打造具有自身學(xué)校特色的館藏資源體系，為深化檔案資源的開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控

按照國(guó)家要求，全面推行檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，優(yōu)化檔案工作流程。強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)常態(tài)化，以線上+線下、常規(guī)性和專(zhuān)題性、集中性和針對(duì)性、口頭和書(shū)面等相結(jié)合的多元收集和指導(dǎo)方式，不斷深化檔案業(yè)務(wù)人員和歸檔部門(mén)間的了解、共情和協(xié)作，規(guī)范建檔，提升高校資源建設(shè)的質(zhì)量。深化檔案館內(nèi)部全宗指南、大事記、檢索工具、服務(wù)指南等的編制，提升內(nèi)容管理水平。

5.拓展征集方式，保管好利用好紅色檔案

向內(nèi)加強(qiáng)對(duì)館藏紅色檔案資源的梳理，在加大紅色檔案資源的多元開(kāi)發(fā)中進(jìn)一步豐富資源；向外多舉措加大檔案征集力度，加強(qiáng)高校館際協(xié)同、跨行業(yè)館際、跨系統(tǒng)同系列紅色檔案資源的共享融合與集成，建立紅色檔案專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理[4]。

（四）數(shù)字賦能，讓檔案信息服務(wù)更便捷、更高效、更智能、更開(kāi)放

實(shí)施“大服務(wù)”戰(zhàn)略，穩(wěn)步做好“存量數(shù)字化，增量電子化”，協(xié)力推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，同時(shí)要深化網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段和依托，引領(lǐng)檔案工作服務(wù)走向數(shù)字化、智慧化、網(wǎng)絡(luò)化，大力提升利用者的滿足感、獲得感和幸福感。

1.建立健全檔案開(kāi)放工作制度和機(jī)制

檔案館應(yīng)樹(shù)立開(kāi)放包容思維，健全檔案開(kāi)放審核機(jī)制，明確開(kāi)放的條件、方式、范圍和程序等，并積極將人工智能、知識(shí)圖譜等技術(shù)融入檔案的開(kāi)放鑒定中，回應(yīng)師生校友和社會(huì)大眾關(guān)切，分期分批穩(wěn)步推進(jìn)檔案的目錄和全文開(kāi)放審核，并通過(guò)網(wǎng)站或其他方式予以公布，使檔案服務(wù)更加開(kāi)放。

2.打造數(shù)字服務(wù)場(chǎng)景

利用信息識(shí)別技術(shù)，加強(qiáng)館藏文書(shū)、科技、照片、音視頻、實(shí)物等逐步數(shù)據(jù)化，讓檔案全文變?yōu)榭勺R(shí)別的數(shù)據(jù)信息，在實(shí)現(xiàn)原始的多源異構(gòu)檔案信息整合的同時(shí)，積極探索數(shù)據(jù)挖掘、語(yǔ)義關(guān)聯(lián)、知識(shí)圖譜、用戶(hù)畫(huà)像等技術(shù)在深層次加工和服務(wù)方面的應(yīng)用，對(duì)檔案中的顯性和隱性知識(shí)進(jìn)行深度挖掘和組織，實(shí)現(xiàn)全文檢索、主題編研、知識(shí)重組，構(gòu)建既相互獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)庫(kù)[5]，以實(shí)現(xiàn) “查一知多”的智慧化、集成化、知識(shí)化、個(gè)性化的服務(wù)，并可在服務(wù)中適當(dāng)融入智能觸發(fā)、感應(yīng)和響應(yīng)功能[2]。高校應(yīng)緊跟時(shí)代之勢(shì)，做好知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)型。

3.堅(jiān)持“以師生校友、學(xué)校發(fā)展為中心”的服務(wù)理念

檔案服務(wù)效能要好，除了借助信息手段之外，檔案人練好“內(nèi)功”亦同等重要。秉承服務(wù)學(xué)?！爸行墓ぷ骱痛缶帧钡姆结槪瑱n案利用人員要盡可能對(duì)館藏做到了然于胸，能精準(zhǔn)把握用戶(hù)的需求和信息之間的關(guān)聯(lián)，練就應(yīng)對(duì)各種各類(lèi)查檔服務(wù)的能力，不斷優(yōu)化服務(wù)機(jī)制，嚴(yán)格推行首問(wèn)負(fù)責(zé)制和限時(shí)辦結(jié)制。對(duì)于情況復(fù)雜緊急或系統(tǒng)性強(qiáng)的緊急查檔，建立協(xié)同查檔機(jī)制，急師生校友所急，切實(shí)將“我為師生校友辦實(shí)事”落到實(shí)處[5]。

4.建立查檔利用登記及追蹤服務(wù)制度

對(duì)于典型性檔案應(yīng)用案例，主動(dòng)全過(guò)程跟蹤，建立“典型案例庫(kù)”，為檔案職能的充分發(fā)揮積聚宣傳的生動(dòng)素材。針對(duì)不同用戶(hù)群體利用檔案的數(shù)據(jù)分析情況，預(yù)見(jiàn)性地、用心地、主動(dòng)地開(kāi)展檔案匯編工作，不斷拓寬檔案服務(wù)范圍。

5.不斷創(chuàng)新和優(yōu)化服務(wù)方式

在窗口、郵箱、電話查檔的同時(shí)，積極開(kāi)展公眾號(hào)預(yù)約、遠(yuǎn)程查檔、館際間協(xié)同查檔等線上服務(wù)模式，創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，推進(jìn)便捷、智能的“一站式”“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案服務(wù)。簡(jiǎn)化檔案利用流程，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)“一次辦、簡(jiǎn)化辦、馬上辦”，在主動(dòng)服務(wù)中最大化激發(fā)檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的“綜合貢獻(xiàn)力”[6]。

（五）以“大安全觀”，全方位筑牢檔案安全防線

檔案安全是檔案工作的生命線，應(yīng)時(shí)刻繃緊檔案安全之弦，不可有須臾之放松。

1.堅(jiān)持底線思維

堅(jiān)決貫徹好國(guó)家整體安全觀，樹(shù)立“安全第一”的思想，增強(qiáng)憂患意識(shí)，做到居安思危，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全工作責(zé)任制，健全檔案安全相關(guān)管理制度，扎實(shí)做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查整治和評(píng)估，提升檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急處置能力，健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系[4]。

2.加強(qiáng)檔案館庫(kù)的建設(shè)與管理

館庫(kù)面積緊張是高校普遍面臨的共性問(wèn)題，有條件的可以按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》去申請(qǐng)館舍，保障一定時(shí)期內(nèi)檔案工作的需要。加強(qiáng)檔案安全設(shè)施的建設(shè)，完善檔案庫(kù)房?jī)?nèi)控制度，健全檔案庫(kù)房的日常管理和檔案流動(dòng)過(guò)程中安全監(jiān)督管理，加強(qiáng)檔案數(shù)字化服務(wù)外包的實(shí)時(shí)監(jiān)管，著力實(shí)現(xiàn)檔案安全管理精細(xì)化。

3.確保實(shí)體檔案的安全管理

對(duì)出現(xiàn)破損、褪色、字跡擴(kuò)散、霉變等實(shí)體檔案要及時(shí)進(jìn)行搶救性修復(fù)和保護(hù)，對(duì)需要倒帶的膠片、磁帶要定期進(jìn)行倒帶，以防粘連，對(duì)老舊的音視頻及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)化。積極利用國(guó)家檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)政策，爭(zhēng)取檔案最大化保護(hù)、開(kāi)發(fā)、傳承。

4.確保檔案數(shù)據(jù)信息的絕對(duì)安全

大力提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平，健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)字資源和檔案信息系統(tǒng)的安全保密防護(hù)體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和信息的可管可控。條件允許之下，可積極嘗試區(qū)塊鏈、人臉識(shí)別、指紋識(shí)別、條碼管理、水印防偽、電子文件封裝、信息防火墻等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用。

5.扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源的備份

完善備份機(jī)制，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字資源的完整備份，重要電子檔案要做好完整、離線、多套、異地、異質(zhì)的備份要求，積極探索加密存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)、藍(lán)光存儲(chǔ)、數(shù)字縮微、數(shù)字膠片等數(shù)據(jù)備份的新途徑，亦可在高校館際間結(jié)盟，數(shù)據(jù)備份兄弟館，并加強(qiáng)資源備份的全過(guò)程安全管控，有條件的高?？山ㄔO(shè)電子檔案庫(kù)房，以切實(shí)保障檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期安全。

（六）強(qiáng)化編研和宣傳的手段和形式，讓檔案“活起來(lái)”

習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要批示和國(guó)家檔案局關(guān)于《2022 年全國(guó)檔案宣傳工作要點(diǎn)》，都指明了檔案開(kāi)發(fā)及宣傳的重要性。它是提升檔案核心競(jìng)爭(zhēng)力、塑造檔案文化形象、擴(kuò)大檔案工作影響力的有效途徑和手段，也是檔案工作永恒的主題。

1.知家底，精心策劃選題

檔案館是取之不竭的思想庫(kù)，開(kāi)發(fā)前首先對(duì)館藏了然于胸，特別是本校品牌檔案、紅色檔案、人物檔案等要重點(diǎn)梳理，做到知根知底，如數(shù)家珍。然后“必須觀大局、識(shí)大局”，緊密?chē)@學(xué)校中心、大局和各方面的實(shí)際需求，用敏銳的發(fā)現(xiàn)的眼光，秉承檔案人的大局意識(shí)、文化意識(shí)，精心提前策劃選題，可以是系統(tǒng)謀劃的主題系列，可以是短平快迎合重要事件和節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)，也可以是主動(dòng)推介送上領(lǐng)導(dǎo)案頭的各類(lèi)檔案資政參考等。

2.因時(shí)制宜，積極創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)的形式

開(kāi)發(fā)形式一定程度上決定著傳播力、影響力和實(shí)際效力，因此結(jié)合檔案的形式特點(diǎn)及師生校友、社會(huì)大眾的實(shí)際需求，選擇“合事宜、合時(shí)宜”的檔案開(kāi)發(fā)形式，使傳統(tǒng)媒體和新媒體融合并進(jìn)，努力產(chǎn)出更多“立得住”多視角、多元化的文化精品，并注意同一開(kāi)發(fā)產(chǎn)品衍生不同形式進(jìn)行拓展、延伸傳播，切實(shí)用好新媒體平臺(tái)和可視化載體，營(yíng)造檔案宣傳的強(qiáng)大氛圍，同時(shí)形成“精心開(kāi)發(fā)-文化產(chǎn)品-多元傳播-豐富資源”的良性大循環(huán)。

3.秉承“大宣教”理念，善于合作開(kāi)發(fā)

從內(nèi)容挖掘上不拘泥于自身的館藏，樹(shù)立資源共享協(xié)同的意識(shí)，如可聯(lián)合圖書(shū)館、博物館、校外檔案機(jī)構(gòu)甚至社會(huì)機(jī)構(gòu)等合作開(kāi)發(fā)，資源互補(bǔ)和集成，形成更豐富、更廣泛的資源合力。同理，在開(kāi)發(fā)制作和宣傳力量上，秉承“大宣傳”理念，對(duì)內(nèi)可以培養(yǎng)和組建館內(nèi)自身的制作宣傳團(tuán)隊(duì)，對(duì)外善于和校內(nèi)外專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)合作：如聯(lián)合校內(nèi)博物館、宣傳、出版、信息部門(mén)合作開(kāi)發(fā)宣傳，亦可對(duì)外尋求電臺(tái)、電視臺(tái)、各大主流媒體的合作，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外聯(lián)動(dòng)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

4.善于講故事

結(jié)合主題以喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式，利用檔案引出故事，利用好高校外語(yǔ)學(xué)院和國(guó)際交流處的平臺(tái)和資源，生動(dòng)講好新時(shí)代學(xué)校改革發(fā)展的故事，講好紅色故事，講好中國(guó)故事，進(jìn)而從故事中提煉思想和智慧，實(shí)現(xiàn)檔案的再塑、增值和升華，更好地發(fā)揮檔案在服務(wù)學(xué)校治理、傳承紅色基因、文明交流互鑒、文化育人等方面的獨(dú)特作用。