孫靈昕

無錫人社檔案信息化建設的轉型升級，是在省、市人社系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃和指導下進行的有益探索。主要內容有：實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)“本地化”建設、實現(xiàn)無錫人社業(yè)務數(shù)據(jù)與人社檔案信息跨平臺互聯(lián)共享、啟動無錫人社紙質檔案數(shù)字化加工、助力省人社電子檔案系統(tǒng)“一體化”升級等工作。取得的成效有：為無錫人社檔案現(xiàn)代化管理提供平臺、為無錫人社業(yè)務經辦提供數(shù)字資源、為當?shù)厝罕娎脵n案提供便捷服務體驗。通過檔案信息化建設，無錫人社檔案在民生檔案專業(yè)領域逐漸向電子化檔案管理、智慧型主動服務邁進。

一、 無錫人社檔案信息化建設的實踐和成效

（一）建成無錫人社電子檔案管理服務平臺，實現(xiàn)無錫人社檔案跨平臺共享互認，提升無錫人社檔案公共服務水平

1. 紙質檔案數(shù)字化加工拉開無錫人社檔案信息化建設的序幕，為電子檔案系統(tǒng)開發(fā)和檔案數(shù)字資源共享利用打下堅實基礎

為豐富無錫人社電子檔案管理服務平臺數(shù)字資源，開發(fā)形成“電子檔案袋”，加快推進“數(shù)字人社”建設，無錫人社紙質檔案數(shù)字化加工工作由無錫人社信息中心牽頭，在調研了解相關部門檔案管理的現(xiàn)狀和需求后，制定形成《人社紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》，并將企業(yè)退休人員紙質檔案數(shù)字化加工作為試點，啟動無錫人社紙質檔案數(shù)字化加工工作。

2018年至2021年，圍繞流動（在職、失業(yè)）人員紙質檔案和退休（民營企業(yè)、國企）人員紙質檔案，分別啟動5批人員檔案數(shù)字化加工項目，覆蓋面涉及市、區(qū)和街道三級人社檔案管理機構，累計完成數(shù)字化加工223127卷、3574103件、8513612頁。

通過檔案數(shù)字化加工，人員檔案信息數(shù)據(jù)庫已見雛形，形成人員檔案案卷條目數(shù)據(jù)庫、卷內目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化影像數(shù)據(jù)庫，以及人員信息采集數(shù)據(jù)庫，為“電子檔案袋”構建一人一檔、人員大事記分類提供數(shù)據(jù)支持。

2. 無錫人社電子檔案管理服務平臺融合業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)聯(lián)動

2018年，無錫人社電子檔案管理服務平臺以實現(xiàn)各類檔案集中管理，設計一體化、采集自動化、功能個性化、數(shù)據(jù)集中化為建設目標。明確將電子檔案管理服務平臺建設與人社業(yè)務系統(tǒng)相結合，實現(xiàn)業(yè)務辦理自動更新檔案信息，整個人力資源和社會保障業(yè)務體系的核心業(yè)務關聯(lián)，形成協(xié)同流程、共享信息及流轉信息的聯(lián)動體系。

2019年，無錫人社電子檔案管理服務平臺通過接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，與人社各業(yè)務平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動。截至2021年5月，無錫市人社電子檔案管理平臺共計接收各業(yè)務條線上傳電子文件8841341件，通過接口提供給無錫人社各業(yè)務系統(tǒng)查詢利用2984565人/次。

3. 電子檔案數(shù)據(jù)傳輸安全引入簽名驗簽服務

在傳統(tǒng)文件雙軌制向電子文件單軌制的轉變過程中，由第三方認證的電子簽章確保電子文件的合法性。電子簽章在前期已在無錫人社OA系統(tǒng)上實現(xiàn)相關功能，無錫人社相關業(yè)務系統(tǒng)升級后也已開展了對接，比如身份認證、電子簽章、簽名驗簽等。為了實現(xiàn)跨平臺各類檔案數(shù)據(jù)安全共通，2019年，無錫人社電子檔案管理服務平臺升級配置第三方電子簽章服務，設置安全電子簽章，增設簽名驗簽服務器，為電子檔案安全傳輸保駕護航。

4. 創(chuàng)新線上全文查檔新模式

根據(jù)無錫人社電子檔案管理服務平臺已有的檔案數(shù)據(jù)資源和業(yè)務部門提出的查檔需求，無錫人社創(chuàng)新線上查檔方式，選取可開放的數(shù)字檔案資源，為人社業(yè)務經辦提供線上檔案全文查詢，為方便群眾利用創(chuàng)新推出微信端查檔服務。

一是實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)在線全文查檔。人社業(yè)務經辦人員可在業(yè)務系統(tǒng)中按照查檔權限，查詢無錫人社電子檔案管理服務平臺中所存儲的數(shù)字檔案。例如：無錫社保中心相關業(yè)務部門可在金保核三系統(tǒng)中直接調閱無錫人社電子檔案管理服務平臺中已完成數(shù)字化加工的企業(yè)退休人員數(shù)字檔案，通過在線全文查看的方式開展企業(yè)退休人員待遇審核、審批業(yè)務；賦權無錫人社下轄各區(qū)退休人員社會化管理部門的檔案人員，開通“企業(yè)退休人員個人情況登記表”在線查詢功能，保障企業(yè)退休人員及時享受到社會化管理服務。

二是實現(xiàn)微信端實名查檔。2019年，在無錫人社微信公眾號平臺，實現(xiàn)了個人通過實名認證在線查看本人“無錫市企業(yè)參保人員退休（職）審批及待遇核定表”功能，為無錫人社業(yè)務部門提高辦事效率，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，打通線上利用渠道。2019—2021年，無錫人社微信公眾號上“無錫市企業(yè)參保人員退休（職）審批及待遇核定表”查詢量為332234人/次。

（二）參與“江蘇省人社一體化信息平臺電子檔案系統(tǒng)”（以下簡稱“省系統(tǒng)”）建設，助力全省人社電子檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化邁上新臺階

1. 展示無錫人社“電子檔案袋”特色成果，提供省系統(tǒng)建設借鑒

無錫人社“電子檔案袋”的創(chuàng)新實踐為省系統(tǒng)電子檔案建設整合數(shù)字檔案資源、開發(fā)應用場景提供先行示范。無錫人社“電子檔案袋”（見圖1）以一人一檔為視角，對人員基本信息、人事檔案材料、人社各業(yè)務檔案進行整合，將數(shù)字化和電子化檔案原文進行關聯(lián)，打造人員電子檔案庫；作為無錫人社核心數(shù)據(jù)庫，支撐上層各類應用，提高了人社一窗式業(yè)務辦理效率。

2. 探索歸檔模塊嵌入業(yè)務平臺，加快電子檔案歸檔

由于省系統(tǒng)是在省人社一體化信息平臺的項目建設中統(tǒng)一推進和部署，無錫人社在參與省系統(tǒng)的建設中，與建設團隊達成共識，提出在業(yè)務經辦平臺上可以將業(yè)務事項歸檔范圍和保管期限表前置，通過系統(tǒng)進行配置，自動識別人社業(yè)務事項的歸檔口徑，通過自動化的方式加快電子檔案歸檔。

3. 協(xié)助省系統(tǒng)在無錫上線使用，完善全省人社一體化系統(tǒng)建設布局

2021年5月，省系統(tǒng)在無錫順利上線。為了協(xié)助省系統(tǒng)在無錫上線運行使用，無錫人社開展了如下工作：

參加省人社廳信息中心來錫開展的省人社一體化信息平臺電子檔案系統(tǒng)調研活動，了解省一體化電子檔案系統(tǒng)建設情況、調研需求，以及后續(xù)優(yōu)化方向，做好協(xié)助工作。

研究學習上級人社系統(tǒng)傳達的檔案業(yè)務規(guī)范，如《省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范》《省人社一體化信息平臺業(yè)務檔案管理規(guī)范》，結合無錫市人社部門業(yè)務檔案規(guī)范和省平臺電子檔案系統(tǒng)建設，對人社電子業(yè)務檔案單軌制開展落實作進一步思考。

協(xié)調跟進省一體化電子檔案系統(tǒng)完善建設配置、上線培訓、安全運維等工作。（1）通過對接省一體化電子檔案建設項目來錫駐場人員，協(xié)調開展檔案工作調研，并根據(jù)調研反饋情況，及時收集匯總調研反饋材料。（2）完成與省平臺電子檔案系統(tǒng)建設服務商簽署保密協(xié)議。（3）對接業(yè)務部門開展省系統(tǒng)上線工作座談。（4）按照省人社廳要求，統(tǒng)一無錫人社業(yè)務檔案歸檔單位，草擬并提交《關于無錫人社業(yè)務檔案按件歸檔的申請報告》。（5）通過分配的賬號，分別登錄省人社一體化業(yè)務平臺和電子檔案系統(tǒng)，進行測試和使用，完成試運行報告確認。（6）跟進電子檔案系統(tǒng)配置工作。如配置權限、組織機構、部門代碼、歸檔事項和保管期限。為流動人員檔案上線，做好出入庫數(shù)據(jù)、賬號權限、虛擬庫房設計、檔案袋標簽等配置。（7）協(xié)調推進省系統(tǒng)操作培訓。2021年共針對無錫市社保中心、宜興市社保中心、無錫市就管中心、無錫市仲裁中心分批開展電子檔案系統(tǒng)操作培訓，做到培訓有重點、后續(xù)有保障。2022年分別開展線上和線下培訓，培訓總人數(shù)達200人。2023年以來，根據(jù)業(yè)務部門培訓需求，安排培訓人員下沉各區(qū)開展針對性培訓和操作指導。（8）圍繞電子檔案使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行反饋和跟蹤記錄。一部分是解決業(yè)務部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題；另一部分是關于電子檔案系統(tǒng)需要完善的問題，由駐場人員統(tǒng)一反饋給開發(fā)人員進行解決。

4. 推進無錫人社電子檔案規(guī)范化管理工作

自2021年5月省系統(tǒng)上線后，無錫人社業(yè)務經辦數(shù)據(jù)逐步向省人社一體化信息平臺集中，無錫人社根據(jù)《省人力資源和社會保障廳辦公室關于切實做好電子檔案管理工作的通知》《省人力資源和社會保障廳關于印發(fā)省一體化信息平臺業(yè)務檔案管理規(guī)范的通知》要求，加快組織開展無錫人社電子檔案規(guī)范化管理，通過無錫市人社綜合服務中心組織開展省系統(tǒng)操作培訓，定期開展業(yè)務檔案電子歸集率通報。通過各責任單位的重視和組織，業(yè)務檔案電子歸集率逐步提升，無錫人社電子檔案管理總體向新的規(guī)范和要求不斷靠攏。

5. 探索省一體化平臺電子檔案人員畫像無錫試點建設

2023年，無錫人社根據(jù)省市共建的要求，憑借已有的檔案數(shù)字化資源和無錫人社電子檔案管理服務平臺實踐優(yōu)勢，探索開展省一體化平臺電子檔案人員畫像應用試點工作。計劃通過數(shù)據(jù)遷移將無錫市人社電子檔案管理服務平臺中的歷史數(shù)據(jù)遷移至省系統(tǒng)中；通過開展前期項目需求和內部應用場景演練，明確建設方案，避免重復應用場景開發(fā)建設；通過與省人社廳信息中心組成專題小組，定期開展專題匯報和工作討論，將項目架構和功能建設統(tǒng)一到省人社一體化信息平臺，明確通用型建設和個性化建設，為電子檔案系統(tǒng)功能復用，電子檔案系統(tǒng)應用場景創(chuàng)新提供新的優(yōu)化途徑。

二、 無錫人社檔案信息化建設新階段的機遇與挑戰(zhàn)

2018—2020年，無錫人社電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、建設和順利運行，為無錫人社檔案管理部門開展電子檔案現(xiàn)代化管理開啟了一個新平臺，改變了原來傳統(tǒng)檔案管理的理念和方式。2020—2023年，從參與省系統(tǒng)建設，到省系統(tǒng)2021年5月在無錫順利上線運行，再到省系統(tǒng)在無錫落地運行了一段時間后，無錫人社檔案信息化程度得到大幅提高。但在使用省系統(tǒng)的過程中，還存在如下突出問題：

（一）電子檔案數(shù)量多，歸檔進展不及時

目前，省系統(tǒng)中的電子檔案是指在省人社一體化業(yè)務經辦平臺中通過歸檔步驟已辦結的各類人社業(yè)務歸檔文件。由于人社業(yè)務經辦事項數(shù)據(jù)量龐大，業(yè)務經辦人員在事中歸檔難度較大，存在材料收集不及時、材料掃描不規(guī)范、對歸檔流程不熟悉等問題，以致存在事后集中電子歸檔的情況，電子檔案歸檔進展較為緩慢。

（二）檔案利用需求高，數(shù)字資源不集中

由于無錫人社電子檔案管理服務平臺在省系統(tǒng)上線前，已完成跨系統(tǒng)檔案全文查詢，在省系統(tǒng)上線后，歷史數(shù)字資源未開展遷移，導致原有業(yè)務線上全文查詢暫時難以實現(xiàn)。

（三）檔案管理機構多，分級管理不順暢

省系統(tǒng)中，檔案管理機構按照省、市、區(qū)三級進行設置，但在無錫實際業(yè)務流程中，存在市級業(yè)務下沉區(qū)級甚至街道的情況，由于管理流程的差異，導致目前存在相關電子檔案數(shù)據(jù)流轉、收集、統(tǒng)計不暢通。

（四）檔案系統(tǒng)升級快，業(yè)務素質待提高

隨著省系統(tǒng)的不斷升級優(yōu)化，對使用者的業(yè)務素質提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法在數(shù)字化轉型時代需要及時更新轉變。

三、 無錫人社檔案信息化建設的思考與展望

（一）利用新技術，提高電子歸檔率

根據(jù)業(yè)務事項和經辦流程，明確應歸檔事項，加強自動歸檔事項向省廳統(tǒng)一申請、半自動歸檔事項規(guī)范必傳項、手動歸檔事項流程優(yōu)化等工作，探索系統(tǒng)對歸檔情況開展自動分析，加強歸檔提醒、歸檔統(tǒng)計、四性檢測等功能。

（二）結合新項目，加快歷史檔案數(shù)據(jù)遷移

為了整合新老系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)資源，健全省人社一體化人員畫像項目數(shù)據(jù)資源，無錫人社已著手開展歷史數(shù)據(jù)遷移工作，為省系統(tǒng)應用做好數(shù)據(jù)準備。

（三）響應一體化，提供系統(tǒng)功能優(yōu)化需求

省人社一體化信息平臺的建設初衷是為了統(tǒng)籌協(xié)同，消弭數(shù)字鴻溝。無錫人社將及時反饋業(yè)務部門在使用該平臺過程中遇到的各類問題，以利于確定省系統(tǒng)功能優(yōu)化方向，為推動全省上下一體、部門聯(lián)動、業(yè)務協(xié)同、打破壁壘和信息煙囪不斷助力。

（四）結合新平臺，提升檔案業(yè)務素質

省系統(tǒng)作為目前無錫人社正在使用的新平臺，是集全省之力打造開發(fā)并不斷完善的一體化平臺，作為使用者需要有適應的能力和長遠的眼光，加強學習和思考，激發(fā)數(shù)字創(chuàng)新能力，不斷提升智慧化服務水平。