吳美玲/文

隨著信息技術的持續(xù)發(fā)展，各種信息化系統(tǒng)爭相出現(xiàn)，并被廣泛應用于企業(yè)發(fā)展中，深刻影響著人們的生產(chǎn)生活，也帶動了行業(yè)、社會不斷進步。企業(yè)在應用信息化系統(tǒng)時會考慮當前所處的外部環(huán)境、自身實力、未來發(fā)展需求等因素，逐漸實現(xiàn)信息化。并且企業(yè)內部各職能部門應用的信息化系統(tǒng)功能各不相同，相關人員建設各系統(tǒng)前要進行統(tǒng)籌規(guī)劃。然而實際上可能因為資源、技術等的限制，企業(yè)內部建設信息化系統(tǒng)時并沒有花費足夠的資金、精力進行系統(tǒng)功能籌劃，也沒有對各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進行合理設置，延誤各職能部門信息化系統(tǒng)建設進度的同時，阻礙了企業(yè)整體發(fā)展。基于此，文章主要研究企業(yè)信息化管理過程中存在的問題，分別從基礎數(shù)據(jù)治理、應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理、信息安全、信息化治理五個方面展開，并提出可行的信息化建設路徑，希望能夠有效推動企業(yè)信息化系統(tǒng)建設，并提高企業(yè)經(jīng)營效率。

信息化建設 經(jīng)營管理 企業(yè)發(fā)展

新時期，各種信息技術層出不窮，隨著云計算、云平臺、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術的出現(xiàn)，各行業(yè)內信息化系統(tǒng)建設理念已基本成熟，同類型企業(yè)也在學習成功經(jīng)驗，逐步建設共享系統(tǒng)功能，盡可能基于自身優(yōu)勢用更低的成本建設更加成熟的軟件系統(tǒng)。各企業(yè)建設信息化系統(tǒng)并不是一朝一夕可以實現(xiàn)的，需要花費較長時間進行探究、分析、建設、試運行、調試等，還需要各職能部門人員相互扶持、幫助，才能保障所建設的系統(tǒng)功能符合各崗位人員實際操作習慣，且與原有財務、業(yè)務工作流程相適應。不同行業(yè)企業(yè)、不同規(guī)模企業(yè)在建設信息化系統(tǒng)時要做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，才能有序開展后期一系列活動。但實際上各企業(yè)建設信息化系統(tǒng)相對盲目，并沒有花費足夠的時間和精力研究功能需求，也沒有與各層級人員深入溝通交流，以致信息化系統(tǒng)建設工作開展并不順利，從而影響系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。

企業(yè)信息化管理過程中存在的問題

基礎數(shù)據(jù)治理

新時期，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展運營過程中必須借助先進的信息化系統(tǒng)滿足各種業(yè)務、財務管理工作的需求，如數(shù)據(jù)服務器、文件服務器、應用型服務器、網(wǎng)絡架構等。各企業(yè)內部高層人員也意識到了信息化系統(tǒng)對各職能板塊的重要作用，紛紛在人員、組織架構、技術、流程等方面提供幫助，以促進基礎信息化設施建設，后續(xù)依據(jù)實際需求對其進行功能更新升級。但多數(shù)企業(yè)并沒有很好地順應時代變遷，沒有在短期內更新內部信息化基礎設施功能，依舊在使用傳統(tǒng)、老舊的信息化網(wǎng)絡設施，影響后續(xù)各環(huán)節(jié)功能更新，也影響基礎數(shù)據(jù)信息發(fā)揮作用。

應用系統(tǒng)

企業(yè)在不同發(fā)展階段，各職能部門對信息化系統(tǒng)功能的需求不同，所以會先后建設多套信息化系統(tǒng)，后續(xù)隨著實際業(yè)務發(fā)展需求的變化和信息化技術水平的提升，各板塊系統(tǒng)功能會逐漸被淘汰或更新升級，以便更好地滿足當前業(yè)務活動需求。一般來講，企業(yè)內部信息化系統(tǒng)基本覆蓋業(yè)務、財務活動流程，并且具有一定的靈活性、安全性、響應度、便捷性、可靠性，預留的升級空間較大。例如，F(xiàn) 企業(yè)內部信息化系統(tǒng)有OA 系統(tǒng)、MES 系統(tǒng)、金蝶財務系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、文件共享服務器等，各個職能系統(tǒng)都有不同功能，且隨著實際業(yè)務量、業(yè)務領域的變化，這些系統(tǒng)功能的使用權限和覆蓋面會發(fā)生變動。

數(shù)據(jù)管理

目前，各企業(yè)內部信息化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)管理方面存在的問題有：業(yè)務環(huán)節(jié)轉變?yōu)閿?shù)的映射有難度，主要是各職能部門間數(shù)據(jù)信息無法共享，存在嚴重的信息壁壘、信息孤島現(xiàn)象；相同內容數(shù)據(jù)在多個系統(tǒng)中存儲，既占用系統(tǒng)內存，又會因數(shù)據(jù)重復造成的體量大影響后續(xù)工作采集；不同職能系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、記錄標準不同，需要相關崗位人員手動進行處理，這會產(chǎn)生一定的人工操作誤差，影響基礎數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計質量以及后續(xù)一系列工作開展；系統(tǒng)缺乏數(shù)據(jù)集成功能，數(shù)據(jù)信息導入和導出只能通過簡單的Excel 處理；人員對數(shù)據(jù)信息的重視度不足，缺乏數(shù)據(jù)治理技術、資金投入等。

信息安全

信息化時代，各企業(yè)內部幾乎所有的核心數(shù)據(jù)都能夠在系統(tǒng)中查詢到，所以系統(tǒng)的安全性能至關重要。各企業(yè)在應用信息化系統(tǒng)過程中，要防范的安全問題主要有內部和外部兩方面。從內部講，要防范因內部人員操作不當或人員道德水平低造成的原始數(shù)據(jù)被刪改、被拷貝導出等情況；從外部講，要防范外部黑客或外網(wǎng)的非法入侵，破壞系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)內容，或者造成企業(yè)內部核心數(shù)據(jù)丟失，出現(xiàn)商業(yè)機密被盜取等情況。企業(yè)內部系統(tǒng)信息內容的安全防護等級低，原因可能是內部人員缺乏信息安全防護意識；也可能是現(xiàn)有系統(tǒng)技術水平有限，無法自動識別風險，也無法有效攔截外部非法入侵等。

信息化治理

企業(yè)內部數(shù)據(jù)治理工作一般是由專業(yè)人員負責，有實力且條件允許的情況下可以設置獨立的信息管控部門，即IT管理部門，并安排專業(yè)人員深入分析相關數(shù)據(jù)信息。整個IT 管理部門人員要統(tǒng)籌規(guī)劃各職能部門信息應用，并發(fā)揮其戰(zhàn)略層面的作用。然而，實際上企業(yè)內部并沒有設置獨立的IT 管理部門，也沒有安排專業(yè)人員開展數(shù)據(jù)信息應用分析工作，所以基本上無法對系統(tǒng)中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息進行深層次的應用。

企業(yè)如何建設信息化系統(tǒng)，提高經(jīng)營效率

建設信息化系統(tǒng)的必要性和基本原則

企業(yè)建設信息化系統(tǒng)是在當前內外部市場競爭、宏觀政策、時代變革等基礎上，積極響應各行業(yè)綠色發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃方向。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前各行業(yè)基本實現(xiàn)了信息化、智能化軟件滲透，各行業(yè)信息化系統(tǒng)滲透數(shù)值如圖1所示，從中可知各行業(yè)對信息化系統(tǒng)的需求度。

圖1 信息化系統(tǒng)行業(yè)滲透度數(shù)值匯總

企業(yè)建設信息化系統(tǒng)要遵循的基本原則有：戰(zhàn)略性原則（建設信息化系統(tǒng)任務要提升至戰(zhàn)略管理高度，要求得到各高層領導的全力支持）、權威性原則（預先設置的系統(tǒng)建設方案、資金預算方案要嚴格落實）、整體性原則（系統(tǒng)要覆蓋全部職能部門、全部崗位人員）、充分應用新技術原則（盡力實現(xiàn)自動化）、全力應用系統(tǒng)功能原則（要保障系統(tǒng)和實際財務、業(yè)務工作流程之間有較高的匹配度）、數(shù)據(jù)集成管理原則（基本實現(xiàn)OA、ERP、MES、MIS 等系統(tǒng)的連接，統(tǒng)籌安排功能建設任務）。

建設信息化的目標和愿景

愿景即在未來能夠實現(xiàn)的目標。企業(yè)建設信息化系統(tǒng)的愿景是企業(yè)內部所有環(huán)節(jié)信息化建設的總體指導方針。企業(yè)信息化建設的目標一般是圍繞長期性戰(zhàn)略發(fā)展目標、經(jīng)營目標等來確定的，信息化建設目標的設定，需要企業(yè)高層領導人員改變傳統(tǒng)思維，探索可行的變革路徑，借助信息化系統(tǒng)幫助企業(yè)探索可行的信息化建設路徑，改進傳統(tǒng)運營模式，使其有助于創(chuàng)造價值、提升企業(yè)競爭力，同時提升產(chǎn)品自主研發(fā)能力，不斷提升產(chǎn)品的市場認可度，增強品牌效應。

例如，筆者所在的企業(yè)信息化系統(tǒng)建設目標，是基于實際崗位職責需求制定的，即需要設置比較完善的財務管控系統(tǒng)，而且任意一個會計憑證都是一個完整的業(yè)務流。企業(yè)高層領導人員十分重視信息化系統(tǒng)建設，自2007年成功入駐中國市場后，先后搭建了SAP 系統(tǒng)、MM 采購系統(tǒng)、FI 財務核算系統(tǒng)、ROM 門店前端采購下單系統(tǒng)、WMS 倉庫管理系統(tǒng)、加盟系統(tǒng)、EC 系統(tǒng)等，并且在各系統(tǒng)中詳細設計了訪問人員操作權限，其中ROM、WMS、加盟系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息結果會直接傳至SAP 系統(tǒng)。后續(xù)為了更便捷地使用系統(tǒng)，滿足各環(huán)節(jié)管理需求，逐漸完成了“借用商品”“采購資金預測表”“門店績效”等系統(tǒng)的開發(fā)、上線應用。

其中，“借用商品”系統(tǒng)的上線應用能夠更精準地劃分責任，能夠更清晰地記錄現(xiàn)有賬目，使整個業(yè)務活動流程越來越清晰。“采購資金預測表”系統(tǒng)的開發(fā)應用采用了新思路，能夠提前把各供應商付款條件匯總在系統(tǒng)中，后續(xù)綜合考量下訂單時間、交期貨情況，精準計算到期應付款，財務付款審核時沖減已付款，這樣未付款詳情也會一目了然?！伴T店績效”系統(tǒng)側重于記錄全部過程，而不只是呈現(xiàn)一個直觀的結果。該系統(tǒng)的建設難點在于業(yè)務場景較復雜，系統(tǒng)要結合績效管控政策、業(yè)務規(guī)則設計縝密的計算邏輯，這樣既能夠減少因人為因素理解績效政策不到位造成的誤差，又能避免各種手動計算錯誤的出現(xiàn)。由于系統(tǒng)能夠進行分段審批，如崗位等內容可以交由HR 審批，指標可以由銷售經(jīng)理審批，特別調整由銷售中心審核，有利于聚焦審批點，減輕員工手動工作量。

具體優(yōu)化路徑

完善數(shù)據(jù)治理機制

首先，全面梳理當前業(yè)務中的數(shù)據(jù)信息，并設置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，如物料、員工、采購單、營銷報價等都要使用同一的編碼規(guī)則，具體規(guī)則由各相關環(huán)節(jié)人員自行提出，并經(jīng)過逐層審核評價。其次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整理共享，減少重復錄入。進行數(shù)據(jù)共享時可能用到的工具有計算引擎、數(shù)據(jù)開發(fā)、數(shù)據(jù)治理等。最后，成立數(shù)據(jù)管理部門，并匹配與崗位職責要求一致的數(shù)據(jù)管理人員，梳理新舊系統(tǒng)功能，在舊數(shù)據(jù)編碼基礎上改進、優(yōu)化，形成一套適合新功能系統(tǒng)應用的全新編碼規(guī)則，為后續(xù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集中管控奠定基礎。經(jīng)過上述一系列準備工作，基本實現(xiàn)了企業(yè)內部各職能部門數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化記載，實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管控，借助數(shù)據(jù)共享職能，有效加強了跨部門人員間的聯(lián)絡。有了數(shù)據(jù)共享功能，各部門人員能夠更好地從全局考慮，了解其他部門的運營情況，從而作出正確的經(jīng)營決策，對企業(yè)業(yè)務發(fā)展而言，也有較大的價值創(chuàng)造作用。

健全部門協(xié)同機制

首先，強化項目信息化流程管控。企業(yè)開展任何項目都要遵循PDCA 循環(huán)原則，在各部門人員的積極輔助下依次規(guī)劃、執(zhí)行、檢查、處理工作內容，其中成功的管理經(jīng)驗可納入標準化準則中，為后續(xù)類型項目管理提供參考依據(jù)。其次，建設一體化項目管控。利用現(xiàn)有的信息化功能實現(xiàn)各職能部門間信息系統(tǒng)的關聯(lián)，打通各業(yè)務系統(tǒng)間數(shù)據(jù)通道，以便相關人員能夠更便捷地獲得所需的數(shù)據(jù)信息，也能夠更科學地作出決策，有利于提升項目整體質量和效率。

信息化建設的保障措施

首先，組織層面的保障。企業(yè)內部信息化建設工作是全部職能部門、全部崗位人員共同的工作內容。為推動信息化系統(tǒng)建設工作高效、有質量地完成，需要設置相應的管理層級全權管控，要求企業(yè)適當調整現(xiàn)有的組織架構框架，在各職能部門層級增設信息化管理部門。有了專業(yè)的信息化管理部門，還要有專業(yè)的人才任職各崗位。企業(yè)可以高薪外聘同行業(yè)內信息化管理人才，也要著手培養(yǎng)熟悉自身財務、業(yè)務流程的信息化管理人才，實現(xiàn)內部各職能部門間信息系統(tǒng)的完美對接，打破以往信息壁壘、部門孤島的局限。其次，制度層面的保障。企業(yè)建設信息化系統(tǒng)需要全體人員共同參與，涉及全部財務業(yè)務工作流程。為此，須建立健全各種與工作內容匹配的制度體系來引導、約束相關崗位人員的日常工作行為，常規(guī)制度有培訓制度、績效管理制度、安全防范管控制度等。最后，資金層面的保障。企業(yè)建設信息化系統(tǒng)，更新升級各職能部門信息系統(tǒng)需要足夠的資金作后盾。為此，企業(yè)可以設置信息化建設專項資金，各種系統(tǒng)功能更新升級涉及的硬件、軟件等支出都在專項資金中支取。要合理利用專項資金，數(shù)據(jù)庫維護、硬件系統(tǒng)更新、服務器功能升級等費用要有預算方案并通過審批，且要為重要服務器購買保險服務，減少后續(xù)可能存在的巨大系統(tǒng)風險造成的企業(yè)損失。使用專項資金還要有完善的制度體系作保障，嚴格約束各環(huán)節(jié)人員的操作行為，重視專項資金申請、審批、使用等全過程管控，最大限度利用專項資金建設信息化系統(tǒng)，嚴禁各種不規(guī)范、違法違紀等行為的出現(xiàn)。

企業(yè)信息化系統(tǒng)建設是一個循序漸進的過程，企業(yè)高層管理者應充分利用各種有效資源，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，輔助企業(yè)內部各職能部門建設信息化系統(tǒng)，與各層級人員共同努力，為企業(yè)創(chuàng)造價值。本文對企業(yè)信息化建設問題進行了分析，經(jīng)過查閱大量的資料文獻、總結經(jīng)驗等，提出了科學嚴謹?shù)男畔⒒ㄔO方案，希望能夠為企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設和自動化業(yè)務運營提供一定的參考。