盧孟茜

（北京圣琪文化發(fā)展有限公司，北京 100000）

0 引言

傳統(tǒng)的辦公需要布線、投影、設(shè)備接口，再加上麥克風(fēng)、音箱等輔助設(shè)備，調(diào)試起來(lái)非常麻煩。此外，會(huì)議辦公所需的硬件和軟件種類繁多，質(zhì)量也不統(tǒng)一，即使做了充分的準(zhǔn)備，也難免出現(xiàn)各種問(wèn)題。其次，傳統(tǒng)的會(huì)議管理平臺(tái)有很多限制，不僅不能提供高清視頻會(huì)議，還不能在 PC 和手機(jī)兩個(gè)操作系統(tǒng)上進(jìn)行交互，智能程度低，用戶體驗(yàn)也有很大的差別。這不但會(huì)降低員工的工作效率，還會(huì)妨礙公司的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在數(shù)字化的加速轉(zhuǎn)型下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，傳統(tǒng)的辦公場(chǎng)所已成為制約企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素，提高企業(yè)的辦公效率和員工的工作體驗(yàn)尤為重要，這不再是擺在企業(yè)面前的一道選擇題，而是一道必答題。

1 智能化辦公管理的定義與特征

1.1 智能化辦公的定義

智能化辦公是指利用智能化科學(xué)技術(shù)和設(shè)備提升工作效率、提高工作質(zhì)量、改善工作環(huán)境以及降低員工的辦公強(qiáng)度，從而使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理變得更加科學(xué)合理，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。智能化辦公管理是以行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等為理論基礎(chǔ)，與計(jì)算機(jī)、通信、自動(dòng)化等技術(shù)結(jié)合，將人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)具體到人以外的各種設(shè)備中，并通過(guò)這些設(shè)備與辦公人員組成一個(gè)服務(wù)于特定目的的人機(jī)信息系統(tǒng)[1]。在日常辦公中，先進(jìn)的辦公設(shè)備代替了繁雜的手工操作，隨時(shí)隨地管理各種信息，有效輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決定。

1.2 企業(yè)智能化辦公管理的特征

（1）現(xiàn)代的管理方法。辦公管理技術(shù)是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要力量，隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，智能化信息技術(shù)對(duì)人類的工作、生活都產(chǎn)生了很大的影響。辦公管理方式的現(xiàn)代化、智能化，可以減少公司的經(jīng)營(yíng)成本，優(yōu)化辦公室管理方式。觀念上的轉(zhuǎn)變、硬件設(shè)施的更新、工作場(chǎng)所的擴(kuò)大、人員素質(zhì)的提高、軟件的升級(jí)等都是智能化辦公管理的體現(xiàn)。

（2）對(duì)專業(yè)人員的嚴(yán)格要求。要達(dá)到智能化辦公的目標(biāo)，就需要有一支專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)。智能化設(shè)備的自動(dòng)化水平很高，對(duì)員工的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。員工應(yīng)具有相應(yīng)的職業(yè)資格，熟練掌握智能裝備的基本組成及工作原理，熟練地運(yùn)用電腦，具有較強(qiáng)的組織能力和較強(qiáng)的責(zé)任感。

（3）辦公方式靈活化。數(shù)字時(shí)代使公司的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，固定的辦公環(huán)境變成移動(dòng)的辦公環(huán)境，公司不再要求員工在一個(gè)特定的地方工作，只需要按時(shí)完成工作任務(wù)即可，這樣既可以增加辦公時(shí)間的彈性，又可以大大提高空間的利用率和管理的效率。

2 智能化辦公管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

智能化辦公管理系統(tǒng)涉及日常工作、生活的方方面面，主要對(duì)以下9 個(gè)方面進(jìn)行分析。

2.1 智能綜合管理

智能化綜合管理系統(tǒng)提供了最基礎(chǔ)的智能終端一鍵控制功能，可以一鍵控制多個(gè)辦公場(chǎng)景。例如投影模式、視頻會(huì)議模式、討論模式等，并與燈光、幕布、音響系統(tǒng)、投影系統(tǒng)等聯(lián)動(dòng)，達(dá)到集中控制、一體化管理的目的，使企業(yè)的生產(chǎn)效率得到極大的提高[2]。

2.2 智能會(huì)議

智能會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用，極大地提升了會(huì)議的組織效率，降低了預(yù)定和服務(wù)的交付誤差，使會(huì)議室的資源利用率達(dá)到最大化，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議室的簽入、簽出、延時(shí)等精細(xì)化管理，使管理更加智能、高效；通過(guò)對(duì)會(huì)議室資源的統(tǒng)計(jì)與分析，可以更好地為企業(yè)提供合理的資源規(guī)劃和管理。

2.3 移動(dòng)工位

在有限的辦公環(huán)境內(nèi)，通過(guò)靈活的計(jì)劃可以充分利用已有的資源，并能根據(jù)企業(yè)的具體情況，實(shí)現(xiàn)工位的靈活移動(dòng)，增強(qiáng)工作的動(dòng)態(tài)管理，將照明、空調(diào)、門禁等硬件設(shè)備進(jìn)行連接與集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公資源的精細(xì)化管理與使用。

2.4 智慧考勤

人臉識(shí)別系統(tǒng)采用了動(dòng)態(tài)管理技術(shù)，能夠使員工考勤更加方便、簡(jiǎn)潔。非協(xié)作的人臉驗(yàn)證方式比傳統(tǒng)的刷卡方式更加高效，并且由于臉部的特殊性和獨(dú)一無(wú)二性，可以避免訪客忘記帶證件、冒用他人證件等行為。

2.5 訪客管理

智能化管理平臺(tái)可以將訪客的預(yù)約、通知、簽入、簽出等功能與門禁、無(wú)線、導(dǎo)航等應(yīng)用軟件結(jié)合起來(lái)，使訪客的服務(wù)變得更加信息化、自動(dòng)化、智能化。通過(guò)該平臺(tái)可以有效地減少前臺(tái)、經(jīng)理的工作量，降低員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，還可以在無(wú)形中提高公司的品牌形象。

2.6 環(huán)境管理

環(huán)境感應(yīng)器檢測(cè)到周圍的溫度超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)向管理者發(fā)送數(shù)據(jù)，并激活設(shè)備，讓新的空調(diào)系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)作，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。讓工人擺脫了以往繁重、繁雜的工作模式，為公司創(chuàng)造更多的利益。辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)，不單單是為了創(chuàng)造一個(gè)健康的辦公室，更要把辦公室打造成一個(gè)利于員工生活和學(xué)習(xí)的辦公場(chǎng)所。

2.7 能耗管理

通過(guò)對(duì)整個(gè)建筑的燈光、空調(diào)、窗戶、門禁等進(jìn)行控制，根據(jù)周圍的環(huán)境自動(dòng)調(diào)整設(shè)備的開(kāi)、關(guān)頻率，有效地降低了能耗，減少了運(yùn)行費(fèi)用。利用智能大屏幕，實(shí)時(shí)反饋空間使用、設(shè)備運(yùn)行、環(huán)境安全等數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)進(jìn)行有效的控制，有利于實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)傳遞。

2.8 學(xué)習(xí)培訓(xùn)

智能辦公采用“慕課”等平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直播、錄播等形式進(jìn)行員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使員工可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。在線培訓(xùn)也方便了教師與學(xué)員的信息交流，極大地提升了培訓(xùn)的效果；通過(guò)雙向鏡頭和話筒，教師可以隨時(shí)查看學(xué)生的狀況，確保教學(xué)的質(zhì)量。隨著5G 通信、VR/AR、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷深入，智能辦公將越來(lái)越多地被用于培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

2.9 安全管家

門禁系統(tǒng)、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)層管理權(quán)限系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，保證了辦公室的隱私性和安全性；運(yùn)用智能化辦公平臺(tái)，公司可以隨時(shí)對(duì)辦公場(chǎng)所的辦公軟件、硬件進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，并迅速采取防范措施。

在智能化辦公管理平臺(tái)強(qiáng)大的功能吸引下，我國(guó)越來(lái)越多的企業(yè)紛紛采用該系統(tǒng)。經(jīng)調(diào)查，中國(guó)智能辦公行業(yè)市場(chǎng)規(guī)模如圖1 所示。

圖1 2015-2022年中國(guó)智能辦公行業(yè)市場(chǎng)規(guī)模

3 現(xiàn)代企業(yè)智能化辦公創(chuàng)新發(fā)展的意義

3.1 創(chuàng)造更好的工作環(huán)境

智能辦公涵蓋智能照明、智能環(huán)境、智能窗簾等控制整體辦公環(huán)境的系統(tǒng)。通過(guò)控制建筑物內(nèi)的供暖、照明、通風(fēng)等事項(xiàng)，員工可以便捷地享受舒適的辦公環(huán)境。根據(jù)Tech Pro Research 的調(diào)查，大多數(shù)受訪者表示智能辦公技術(shù)使他們的工作和生活變得更加便捷和高效[3-4]。

智能辦公具有智能照明、智能供暖、智能通風(fēng)等功能，對(duì)整個(gè)辦公環(huán)境進(jìn)行全面的控制。通過(guò)對(duì)建筑內(nèi)部的加熱、照明、通風(fēng)、供水等方面的管理，使員工能夠在工作中享受舒適愉悅的工作氛圍。據(jù)科技研究公司的一項(xiàng)調(diào)查顯示，大部分的被調(diào)查者認(rèn)為智能辦公技術(shù)讓他們的工作和生活更輕松、生活幸福感得到提升。

3.2 提高生產(chǎn)力

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高了企業(yè)的工作效率，改變了以往的線下辦公模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搭建辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、高效、靈活的辦公。隨著5G、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷推進(jìn)，企業(yè)迎來(lái)劃時(shí)代的發(fā)展和變化。智能辦公室能夠?qū)k公室中的所有資料進(jìn)行處理、監(jiān)測(cè)、管理。管理人員可以根據(jù)資料制定策略規(guī)劃，方便在辦公室內(nèi)互聯(lián)互動(dòng)。智能辦公管理平臺(tái)能為員工提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，提高員工的榮譽(yù)感和歸屬感。與傳統(tǒng)辦公室相比，采用智能辦公室的企業(yè)在日常運(yùn)作中表現(xiàn)更好。智能辦公室能夠更好地激勵(lì)員工創(chuàng)新，提升企業(yè)的創(chuàng)造力，具有較強(qiáng)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)起來(lái)就會(huì)更加高效[5]。

3.3 節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本

智能化管理系統(tǒng)能夠捕捉到智能辦公環(huán)境中的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。管理者可以利用這些數(shù)據(jù)，衡量并提高智能辦公系統(tǒng)的工作效率，從而達(dá)到節(jié)約成本的目標(biāo)。同時(shí)，智能化管理系統(tǒng)包括智能辦公的空間優(yōu)化與故障探測(cè)系統(tǒng)。目前，大部分的公司都可以通過(guò)一個(gè)可視化的接口實(shí)現(xiàn)對(duì)所有智能辦公系統(tǒng)的管理。企業(yè)智能化辦公管理模式可以實(shí)現(xiàn)各種文件（包括各種文件、知識(shí)、信息）的存儲(chǔ)、共享和使用，具有便捷、高速的查詢功能。電子表格替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)表格，取消長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印等環(huán)節(jié)，真正做到無(wú)紙化辦公。無(wú)紙化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

3.4 節(jié)約時(shí)間成本

智能辦公平臺(tái)能夠在不耗費(fèi)大量時(shí)間的情況下，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)追蹤，便于企業(yè)進(jìn)行管理。智能化的設(shè)備和自動(dòng)化的系統(tǒng)可以更準(zhǔn)確地對(duì)工作人員的時(shí)間表進(jìn)行計(jì)算，使繁重的工作變得輕松、簡(jiǎn)單，提高其工作效率，使員工能夠?qū)⒕Ψ旁诟匾⒏幸饬x的工作中。

3.5 提升人才吸引力

智能化辦公平臺(tái)可以提供個(gè)性化、靈活化的工作環(huán)境，更能滿足員工的精神追求，有利于形成和諧的員工關(guān)系。良好的工作環(huán)境、和諧的員工關(guān)系可以吸引優(yōu)秀人才的加入，優(yōu)秀人才的加入可以為企業(yè)發(fā)展注入新動(dòng)力[6]。

4 加快發(fā)展智能化辦公的措施

4.1 政府創(chuàng)造良好的智能發(fā)展環(huán)境

政府部門加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的組織和協(xié)調(diào)，增強(qiáng)地方政府的協(xié)同與聯(lián)動(dòng)，定期召開(kāi)相關(guān)部門聯(lián)席會(huì)議，共同推動(dòng)信息化建設(shè)；加強(qiáng)智能發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃的研究，并根據(jù)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，制定智能發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)期規(guī)劃和方案，強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，及時(shí)建立健全相關(guān)政策法規(guī)，為智能化發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

4.2 建立智能辦公發(fā)展專項(xiàng)基金

持續(xù)加大資金投入用于智能化科學(xué)技術(shù)的研究，為各種智能公共服務(wù)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用提供資金支持。建立智能化辦公系統(tǒng)研發(fā)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，重點(diǎn)扶持關(guān)鍵技術(shù)研發(fā)、重點(diǎn)產(chǎn)品研發(fā)，建立以企業(yè)為中心的智能化辦公技術(shù)創(chuàng)新體系，孵化、培育各種先進(jìn)典型案例，并以此作為智能化辦公管理的標(biāo)桿，不斷進(jìn)行宣傳推廣。

4.3 建立健全智慧辦公應(yīng)用的技術(shù)服務(wù)體系

智能辦公是一個(gè)具有很強(qiáng)專業(yè)性和靈活性的體系，因此必須建立和完善信息化、智能化的技術(shù)服務(wù)系統(tǒng)[7]。鼓勵(lì)科研機(jī)構(gòu)、高校、信息服務(wù)企業(yè)，研發(fā)面向不同行業(yè)、不同企業(yè)、不同等級(jí)、不同層次的智慧辦公技術(shù)方案，為各行業(yè)的大、中、小企業(yè)智慧辦公提供技術(shù)服務(wù)。

4.4 培養(yǎng)智能化人才

企業(yè)應(yīng)從多種途徑建立和完善智能化辦公管理培訓(xùn)體系，不斷提升員工的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)技能，使員工的綜合能力得到不斷提升。通過(guò)校企合作的方式，加強(qiáng)對(duì)智能化管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)的研發(fā)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定有針對(duì)性的人才培養(yǎng)方案，滿足企業(yè)對(duì)專業(yè)性人才的需求，還可以使高校畢業(yè)生能夠快速融入企業(yè)，為企業(yè)的快速發(fā)展提供人才支持。

5 結(jié)語(yǔ)

智能化管理平臺(tái)可以有效地促進(jìn)企業(yè)信息資源的共享，為企業(yè)減少大量的運(yùn)營(yíng)成本，使企業(yè)員工的工作變得更簡(jiǎn)單、更高效、更便捷，使企業(yè)能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代更健康、持久的發(fā)展，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中更具備發(fā)展優(yōu)勢(shì)。