陳慶忠，馮 洋，孟勝蘭

（1.山東環(huán)發(fā)工程管理有限公司，山東 濟南 250100；2.山東潤魯工程咨詢集團有限公司，山東 濟南 250100）

機電設備是水利工程運行的核心，涉及水泵、電機、水輪機、發(fā)電機、變壓器、高低壓電器、吊裝等機電設備及閘門、啟閉機等金屬結構。機電設備涉及專業(yè)跨度大、技術復雜，直接影響到工程運行的安全和效益，這就從客觀上對設備技術檔案提出了較高的要求，只有從源頭抓好設備資料的搜集、整理、歸檔，才能真正建立完善、翔實、規(guī)范的設備檔案臺賬，為設備制造和安裝的質量評定、運行安全評價、效率分析、大修分析提供可以借鑒的第一手資料。

1 機電設備檔案管理存在問題

1.1 設備生產廠家提供的檔案資料不完整

設備制造廠家不能按規(guī)范和合同的約定提供設備生產、出廠所需要的資料，已經提供的資料未按合同中約定的設備檔案制備要求進行整理和裝訂，給產品質量鑒定、出廠驗收和運行管理單位建立設備臺帳造成了困難。提供設備基礎圖紙不及時或有缺陷，造成安裝被動。采購的原材料、外協(xié)外購件缺失聯合考察和監(jiān)理審批資料、缺少復測復試合格資料。工序資料不齊全、與規(guī)范相對應過程試驗、檢測資料不齊全等。

1.2 監(jiān)造單位提供的檔案資料不齊全

監(jiān)造單位和設備生產單位在執(zhí)行合同的過程中，由于對合同了解的深度不同或者對合同條文的理解不同，出現檢測、檢查、試驗不到位，沒有及時進行資料搜集和整理，致使采集數據和資料丟失，造成無法彌補的資料缺失。有些監(jiān)造單位提供的檔案資料（尤其是檢測、試驗資料或記錄）是通用資料，沒有與合同設備相符的指向性和唯一性。資料與設備沒有一一對應的關系，資料編號和設備編號不對應。

2 機電設備生產前及生產過程檔案

2.1 機電設備生產前的檔案資料

1）設計及建設單位的資料。設計單位提交的設備（系統(tǒng)）設計資料，設計圖紙、設計說明書、設計變更文件、技術要求、技術交底書等。建設單位提交的設備招投標環(huán)節(jié)資料，主要包括設備招標標段的劃分文件、招標技術文件專家評審資料、招標公告、招標圖紙、招標文件、投標文件、答疑文件、設備廠家考察報告、中標通知書、合同、技術協(xié)議等。

2）設備生產廠家及監(jiān)理或監(jiān)造自身的資料。設備生產制造前生成的文件，設備生產制造施工組織書、設備生產項目部成立文件，質量控制文件、工藝控制文件、進度控制文件、廠家提交的設備（系統(tǒng)）設計說明書、計算書、設計圖紙、設計聯絡會會議紀要及設計評審文件（一般2～3 次）、設備廠家之間的關聯溝通記錄、設備材料采購文件、外協(xié)外購件采購文件、設備試驗報告、檢測報告、廠標資料。

監(jiān)理或監(jiān)造單位生成的文件，設備監(jiān)造或監(jiān)理項目部成立文件、監(jiān)理監(jiān)造規(guī)劃、監(jiān)理監(jiān)造大綱、監(jiān)理監(jiān)造細則等。

2.2 機電設備生產過程檔案資料

1）設備生產廠家檔案資料。一是設備生產過程生成的文件，監(jiān)理簽發(fā)的設計圖紙、監(jiān)理審批的材料設備報驗單、外協(xié)外購件聯合考察文件、材料的物理化學試驗單（合格證）、材料的復試復測合格證明、外購件的合格證、外購件的復試復測資料、派工單、元器件的實驗資料、配件的試驗資料、金屬構件的材質證明和幾何尺寸檢驗資料，過程工序（工藝）控制資料、加工精度資料、過程試驗文件、電器試驗資料、耐壓試驗資料、密封試驗資料、動作（行程）實驗報告、平衡實驗報告、重量檢測報告、防腐檢測報告、焊縫檢測報告、制造缺陷及處理報告等。二是設備出廠試驗大綱、出廠實驗報告、出廠驗收報告、合格證、預裝預試文件、材料設備裝箱清單、設備生產竣工圖紙、基礎圖紙、設備包裝運輸文件等。三是設備生產聯合驗收報告、抽檢資料、設備生產制造總結報告。主機組或新研發(fā)設備（系統(tǒng)）的CFD 試驗報告、模型試驗報告、模型驗收報告、計量支付申請資料。

2）監(jiān)理監(jiān)造及設計單位檔案資料。設備生產過程中監(jiān)理生成的文件，材料設備變更審批文件、旁站監(jiān)理監(jiān)造記錄、監(jiān)理監(jiān)造日志、監(jiān)理監(jiān)造指令、監(jiān)理監(jiān)造工作總結報告。生產過程中審批的文件、計量支付審核資料。設計單位生成的文件，變更通知單、設備建造設計總結報告、聯合實驗文件等。

3 機電設備安裝調試及試運行檔案

1）設備到貨驗收資料。主要包括：開箱記錄、各類隨機資料（圖紙、合格證、實驗資料、安裝使用說明書）、備品備件資料、專用工具資料等，設備的現場倒運與存儲資料。

2）安裝過程生成的資料。主要包括：預埋清冊、電纜清冊、設備（系統(tǒng)）安裝施工組織設計、安裝調試試驗大綱及實施方案及評審資料、調試試驗方案的審批資料、設備安裝基礎資料、各類試驗檢測資料、單元評定資料、電氣（吊裝設備、壓力容器）等第三方檢驗試驗資料、設備（系統(tǒng)）單系統(tǒng)調試資料、聯合動作調試資料、設備補涂資料。安裝設備、儀器、儀表的檢測合格認證資料，安裝調試總結報告。

3）監(jiān)理生成的資料。主要包括：安裝旁站、各類方案計劃審批、監(jiān)理安裝調試總結、變更審批、計量審批、聯合會審資料等。

4）試運行過程生成的資料。主要包括：試運行大綱及實施方案、聯合試運行生成的各類電氣參數記錄、動作參數記錄、機械參數記錄、聯合試運行總結等。

5）設備投入運行生成的資料。包括：設備啟動驗收、設備運行參數與設計參數的對比分析、設備缺項整改、試運行聯合驗收（階段性驗收）資料等。

4 機電設備檔案管理措施

4.1 在合同的通用條款中對檔案資料進行約定

除招標文件的技術規(guī)范中另有規(guī)定的，承包人應根據發(fā)包人編制的設備生產單位資料歸檔內容提供與合同設備相符的中文技術資料，上述一套完整的資料應組卷、整理、裝盒包裝好后隨每批設備一起發(fā)運。對進口資料應由承包方翻譯成中文資料與外文原版資料一起提交。

4.2 在合同的專用條款及技術條款中對檔案資料進行約定

在合同的專用條款、技術條款中，對承包人提供資料的內容、要求及份數進行明確約定。一是對出廠驗收資料的要求：每個項目產品出廠前，承包人應提交如下驗收資料（不少于一式四份，其中一份為電子版）。二是要提供主要零件及結構件的材質證明文件、化驗實驗報告，包括主要部件的裝配檢查記錄、設計修改通知單和主要零件及主要結構件的材料代用通知單。三是提供產品的預裝檢查報告、產品出廠試驗報告、制造后的竣工圖、易損件圖、部件裝配圖及產品維護使用說明書、外購件的合格證、產品質量檢驗報告、產品合格證、延長保質期或服務期承諾函。四是提供監(jiān)理單位和技術條款中要求的其他材料。

4.3 合同技術條款應明確要求提供的檔案資料

根據工程項目不同，一般在合同的技術條款中對合同產品從加工制造到貨驗收需要提交的技術資料應有詳細的約定，沒有約定的應按設備行業(yè)階段驗收規(guī)范的要求執(zhí)行。

技術條款關于供貨范圍的描述中一般應把提交圖紙、說明和其他資料作為供貨范圍，說明資料和設備同等重要，供貨就是供設備和資料，二者缺一不可，設備檔案資料是設備驗收的一部分，設備檔案資料不合格，不能進行出廠驗收和計量支付。技術條款一般技術要求中對于材料、部件及整機所需要提供的各種資料應有明確規(guī)定，這是上述通用條款對資料要求之外的更具針對性的要求，更能反映設備的特質和特性，因此也更重要。

4.4 設備生產聲像資料方面的相關要求

設備生產廠家應將全部設備制造重要環(huán)節(jié)的照片和影像資料提供給設備監(jiān)造單位及發(fā)包方，以反映設備加工制造的重要階段或每個重要環(huán)節(jié)的情況。這些重要環(huán)節(jié)一般應包括重要工序、重要裝配環(huán)節(jié)、重要檢測、重要調試過程的照片，照片背面應文字注明設備的名稱、規(guī)格、型號、工號、照片反映的環(huán)節(jié)（內容）、照片拍攝的時間等。各階段的生產過程照片要隨進度報告一并提交。

4.5 監(jiān)理或監(jiān)造需要提供的相關資料

監(jiān)造工程師在駐廠監(jiān)造期間，一是要根據合同的約定和規(guī)范的要求指導督催設備生產廠家實事求是的做好檔案資料；二是也要高質量的完成并提交給驗收小組和發(fā)包方的相關監(jiān)造資料，這些資料一般包括：監(jiān)理監(jiān)造日記、監(jiān)理監(jiān)造大事記、監(jiān)理監(jiān)造通知或指令、監(jiān)理監(jiān)造工作總結等；三是由監(jiān)造單位牽頭，與生產廠家、發(fā)包方、設計單位、安裝單位共同建設機電設備技術檔案管理平臺，保證技術檔案的完整性，提高工作效率。