摘 要：《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的制定為建設(shè)項目檔案管理提供了詳細的工作規(guī)范，提升建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化水平。本文對《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的內(nèi)容進行詳細解讀，首先分析該規(guī)范制定的主要社會、制度及技術(shù)背景，重點探討該規(guī)范的框架內(nèi)容以及主要特點，并提出進一步完善的對策建議。對全面深入了解該規(guī)范的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，把其握具體要求，提升建設(shè)項目檔案管理水平，具有一定參考價值。

關(guān)鍵詞：《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》；內(nèi)容解讀

概述

近年來，隨著建設(shè)項目管理水平越來越高，要求越來越嚴，2002年頒布實施的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（以下簡稱《整理規(guī)范》）已經(jīng)難以滿足新時期建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)實要求。為此，國家檔案局經(jīng)過廣泛的調(diào)研論證，征求意見，經(jīng)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查通過后，于2018年4月8日，正式對外發(fā)布《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/2018）（以下簡稱《規(guī)范》），并于2018年10月1日正式實施。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》同時廢止?！兑?guī)范》的制定和實施填補了建設(shè)項目檔案管理業(yè)務(wù)標準領(lǐng)域的空白，為建設(shè)項目檔案管理提供更為清晰、科學的管理方法和思路，對提升新時期建設(shè)項目人員檔案意識、增強建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理，提高建設(shè)項目檔案工作整體水平都發(fā)揮著極其重要作用。本文就《規(guī)范》的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容進行解讀，理解《規(guī)范》的精神實質(zhì)和內(nèi)涵，旨在助力《規(guī)范》在實際工作中具體貫徹執(zhí)行。

1 出臺背景

隨著我國各個行業(yè)、領(lǐng)域建設(shè)項目數(shù)量和規(guī)模飛速擴大，2002年實施的《整理規(guī)范》已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展變化，無法覆蓋全部類型的建設(shè)項目檔案管理，尤其是檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺了一系列新的規(guī)章制度、新的技術(shù)標準，迫切需要出臺一部較為全面的建設(shè)項目檔案管理規(guī)范。

1.1 社會背景

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，每年有大量的新開工建設(shè)項目。為進一步提升建設(shè)項目管理水平，2017年10月7日，國務(wù)院第一次審議通過《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》修改，細化建設(shè)單位質(zhì)量責任和義務(wù)，明確了施工圖設(shè)計文件使用標準，進一步加強建設(shè)項目的科學化、規(guī)范化管理。作為建設(shè)項目重要組成部分的檔案資源，也是建設(shè)領(lǐng)域乃至國家的核心信息資源，詳細記錄建設(shè)項目從立項、到施工建設(shè)、竣工驗收的全部過程，是建設(shè)項目管理的重要依據(jù)，對推動經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮重要作用。因此，在加強建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的社會背景下，做好建設(shè)項目檔案信息資源開發(fā)利用，需要一部專門的規(guī)范標準予以規(guī)制和約束。

1.2 制度背景

《整理規(guī)范》頒布實施的十余年，我國建設(shè)領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域均出臺一系列規(guī)章制度、標準規(guī)范。2004年，建設(shè)部出臺《建設(shè)工程項目管理試行辦法》；2011年，編制發(fā)布《城市軌道交通建設(shè)項目管理規(guī)范》（GB50722-2011）；2015年，國家安監(jiān)總局發(fā)布《建設(shè)項目安全設(shè)施“三同時”管理規(guī)定》，2017年住建部先后制定出臺《建設(shè)工程項目管理規(guī)范》（GB/T50326-2017）、《建設(shè)項目工程總承包管理規(guī)范》（GB/T50358-2017）、《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）、《技術(shù)制圖? 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）等。一系列規(guī)章制度、規(guī)范標準的制定和出臺，使得《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》已經(jīng)無法滿足建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)實需要，迫切需要從制度上加以完善和健全。

1.3 技術(shù)背景

《規(guī)范》出臺前，我國的計算機信息技術(shù)、OA系統(tǒng)自動化技術(shù)等廣泛應(yīng)用于建設(shè)等各個領(lǐng)域，也進一步推動了檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型。為適應(yīng)日益增長的電子文件管理需要，推動電子建設(shè)項目文件歸檔及管理走上信息化、智能化發(fā)展之路，在信息技術(shù)發(fā)展背景下，通過《規(guī)范》的出臺推動電子檔案管理轉(zhuǎn)型升級，豐富電子建設(shè)項目檔案資源管理內(nèi)涵、品質(zhì)。

2 框架內(nèi)容

2018年出臺的《規(guī)范》替代了2002年版的《整理規(guī)范》，框架結(jié)構(gòu)由2002年的8個章節(jié)1個附錄修改為10個章節(jié)和2個附錄。其中《規(guī)范》新增了“竣工圖章、竣工圖審核章式樣”目錄（詳見表1）。

2.1 明確相關(guān)術(shù)語及定義

2018年《規(guī)范》一共有17個術(shù)語，較2002年《整理規(guī)范》增加了4個術(shù)語，刪除了“單項工程”“項目竣工文件”。其中新增了“分部工程”“建設(shè)單位”“參建單位”“項目電子文件”“項目檔案管理卷”。將“項目前期文件”“項目施工文件”“項目竣工圖”“項目監(jiān)理文件”“項目竣工驗收文件”修改為“前期文件”“施工文件”“竣工圖”“監(jiān)理文件”“竣工驗收文件”。并且設(shè)定了每一個術(shù)語的具體定義內(nèi)涵，使術(shù)語更加準確、科學，符合時代特色。

2.2 明確責任主體及內(nèi)容

與《整理規(guī)范》相比，《規(guī)范》第五章“項目檔案工作的組織及職責任務(wù)”詳細規(guī)定了建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、參建單位等組織的項目檔案工作職責。其中建設(shè)單位共有6項職責：制定項目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度；與參建單位簽訂項目文件管理合同或協(xié)議；制定項目檔案工作方案；建立歸檔考核機制；同步做好檔案信息化建設(shè)；做好建設(shè)項目檔案驗收準備及整改工作。建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)承擔著5項職責：監(jiān)督、指導(dǎo)本單位落實檔案制度；開展檔案業(yè)務(wù)培訓；參加項目建設(shè)重要會議、重要活動；審查項目文件；接收、移交項目檔案。建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門承擔著3項職責：提出工程技術(shù)文件規(guī)范性要求，并審查歸檔文件的“四性”；做好本部門項目文件收集整理；做好項目文件交接。參建單位共承擔著5項職責：建立文件管理制度；做好承擔工程文件收集整理；監(jiān)理單位需要審查歸檔文件；配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。

2.3 明確歸檔標準及要求

《規(guī)范》第七章第四節(jié)詳細規(guī)定了建設(shè)項目文件歸檔的各項標準和要求。例如，歸檔應(yīng)堅持“及時性”原則。其中前期文件歸檔在其工作結(jié)束時；管理文件以年度歸檔為原則，跨年度歸檔為例外；施工文件則以驗收結(jié)束歸檔為原則，以分部或分階段歸檔為例外；科研項目文件歸檔應(yīng)在結(jié)題驗收后進行；竣工驗收文件以驗收通過為歸檔時間節(jié)點。進一步明確歸檔文件審查流程。例如，施工文件先由施工單位自查，然后再依次交由監(jiān)理、工程管理部門、檔案管理機構(gòu)審查；監(jiān)理文件先自查，再依次交由工程管理部門、檔案管理機構(gòu)審查；信息系統(tǒng)文件則由監(jiān)理單位、信息化管理部門、檔案管理機構(gòu)進行審查。

2.4 電子文件歸檔及管理

《規(guī)范》還增設(shè)了第九章“項目電子文件歸檔與電子檔案管理”，分為“項目電子文件的歸檔”“項目電子檔案管理”“項目檔案數(shù)字化”三個部分。其中“項目電子文件的歸檔”提出項目管理信息系統(tǒng)的標準和要求，電子文件歸檔范圍的確立。除了收集整理項目電子文件外，還要一并收集“電子文件的過程信息、版本信息和背景信息”等相關(guān)元數(shù)據(jù)。“項目電子檔案管理”明確其整理、保管、鑒定執(zhí)行的標準，以及電子檔案銷毀程序?！绊椖繖n案數(shù)字化”則規(guī)定了數(shù)字化范圍、委托第三方數(shù)字化加工的具體規(guī)定，這些具體的規(guī)定和要求也是落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的具體體現(xiàn)。

3 主要特點

3.1 標準的通用性

《整理規(guī)范》主要是“國家重大建設(shè)項目”檔案管理的依據(jù)，而《規(guī)范》則將其直接擴展為“建設(shè)項目”，除了國家投資建設(shè)的項目外，一般主體的建設(shè)項目檔案管理也應(yīng)滿足該《規(guī)范》要求。此外，《規(guī)范》還詳細規(guī)定了建設(shè)單位、參建單位，以及建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門等責任主體的職責。還明確了建設(shè)單位包含但不限于管理辦法、分類方案、歸檔范圍、保管期限表、整理編目細則等“項目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容”。這些規(guī)定適用于不同規(guī)模建設(shè)項目檔案管理，也滿足檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導(dǎo)職責的要求，為建設(shè)項目檔案管理提供了一部通用的業(yè)務(wù)標準。

3.2 標準的操作性

與《整理規(guī)范》只規(guī)定了建設(shè)項目文件收集、竣工文件編制、項目文件整理與歸檔、項目檔案整理與移交不同的是，《規(guī)范》則更為詳細地規(guī)定了項目檔案工作的組織及職責任務(wù)，使不同主體職責任務(wù)更為清晰，提出了制度規(guī)范建設(shè)的責任主體，要求不同主體落實相應(yīng)的制度規(guī)范建設(shè)職責。此外，還專門規(guī)定了電子文件歸檔與電子檔案管理的篇幅內(nèi)容。這些規(guī)定內(nèi)容都體現(xiàn)了項目建設(shè)的基本規(guī)律和一般程序，執(zhí)行要求更為具體明確，責任定位更為精準，使《規(guī)范》執(zhí)行更具可操作性。

3.3 標準的兼容性

2002年《整理規(guī)范》出臺后的十余年時間里，我國檔案領(lǐng)域出臺一系列的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范，為了與這些標準規(guī)范相銜接，2018年新出臺的《規(guī)范》兼顧不同行業(yè)、不同領(lǐng)域、不同規(guī)模及不同類型的建設(shè)項目檔案管理實際，也兼顧其他行業(yè)標準和管理要求，使標準執(zhí)行更具兼容性。例如竣工圖明確應(yīng)按《技術(shù)制圖-復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）規(guī)定統(tǒng)一折疊，紙質(zhì)照片整理按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），錄音帶、錄像帶等磁性載體文件整理則按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）。

3.4 標準的時代性

《規(guī)范》的制定和實施，充分體現(xiàn)了新時期建設(shè)項目特點和規(guī)律，符合建設(shè)項目檔案管理的實際需要。與《整理規(guī)范》相比，《規(guī)范》從各個方面規(guī)定建設(shè)項目檔案管理新要求新標準。例如，甲方管理資料除了傳統(tǒng)的文件外，還新增了征地拆遷文件、移民文件，分類更加清晰，基本按照建設(shè)項目程序和涉及到的工作內(nèi)容。施工文件中增加了施工月報、年報、竣工圖編制說明等相關(guān)內(nèi)容。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為做好項目電子文件管理，還新增了信息系統(tǒng)開發(fā)文件的管理?？⒐を炇瘴募t進一步細化歸檔要求，增加項目申報材料、會議文件、簽字表、驗收證書等，這些新規(guī)定和新要求都也體現(xiàn)了新時期建設(shè)項目的建設(shè)特點和要求。

4 改進建議

4.1 部分內(nèi)容規(guī)定還需進一步的細化

與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相比，對建設(shè)項目主體發(fā)生變更等特殊情況下的歸檔單位的移交時間、范圍、流程及接收對象等，還需細化，以增強《規(guī)范》的指導(dǎo)性和可操作性。

4.2 部分術(shù)語界定還需進一步的精準

術(shù)語和定義越規(guī)范越準確，描述的檔案相關(guān)規(guī)定和內(nèi)容就越具體越形象，也就讓具體執(zhí)行人員理解的更深，執(zhí)行的更到位。如“項目電子檔案”的術(shù)語定義與《電子檔案管理基本術(shù)語》中的“電子檔案”術(shù)語定義就有一定區(qū)別，并未把“電子檔案”中的具有“憑證”價值予以規(guī)定。

4.3 部分引用參照還需進一步精細

《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等均將電子檔案管理及移交等方面的內(nèi)容作出非常詳細的規(guī)定，《規(guī)范》中應(yīng)將項目電子檔案移交的相關(guān)內(nèi)容納入第十章“項目檔案移交”章節(jié)，進一步的優(yōu)化和完善。

4.4 規(guī)范銜接還需進一步精確

2018年《規(guī)范》頒布實施后，近年來檔案數(shù)字化領(lǐng)域又陸續(xù)出臺了新的規(guī)范和標準，如《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》等，新的規(guī)范標準的頒布和實施，要及時做好《規(guī)范》的修訂和完善，使《規(guī)范》與時俱進，始終與檔案管理的最新要求相適應(yīng)。

結(jié)語

《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的制定和實施使建設(shè)項目檔案管理擁有了詳細的工作規(guī)范作為依據(jù)，也極大地提升建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化水平。只有不斷地加強對《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的內(nèi)容學習、消化、吸收和貫徹落實，才能做到熟練運用，把握《規(guī)范》的具體要求，切實提升建設(shè)項目檔案管理水平。

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作者簡介：陳練（1972— ），大學學歷，玉林市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事檔案管理、編研、服務(wù)利用研究。