錢紅光，鮑 莉，嚴舟航

（1.2.湖北工業(yè)大學，湖北 武漢 430068；3.武漢輕工大學，湖北 武漢 430040）

遠有結繩記事、繪圖記事到古代時期甲骨文與初級記賬，近代會計出現(xiàn)復式記賬方式并產生成本會計，現(xiàn)代企業(yè)結合會計電算化，會計核算手段得到快速發(fā)展。目前在“大智移云”背景下，會計已然進入會計信息化時代。在大數(shù)據環(huán)境下財務共享中心隨著時代的發(fā)展應運而生，這種模式的廣泛應用在某種情況下會出現(xiàn)一定的弊端。如企業(yè)財務工作在根本問題上得不到快速的提升，RPA 即智能財務機器人的出現(xiàn)，可以推動企業(yè)財務活動在各個流程中得到快速提升。

一、相關概念及公司簡介

（一）RPA 與財務共享中心

RPA(Robotic Process Automation）又名機器人流程自動化與智能財務機器人，是根據IT 人員預先設定的規(guī)則程序，模擬人進行財務工作活動①。它具有容錯率低，無區(qū)域限制，高精確度，強大可伸縮性等特點，在不破壞當前應用程序與系統(tǒng)的情況下，可7×24小時不間斷工作，大大提高了企業(yè)的工作效率②。張楊軍指出，RPA 通常被應用于大型企業(yè)財務工作中，最重要的功能就是簡單重復勞動③。從功能上說RPA 可以實現(xiàn)數(shù)據收集、數(shù)據分析、圖像識別與信息監(jiān)控等，是數(shù)字化支持的智能軟件，相比于傳統(tǒng)軟件開發(fā)周期，RPA 開發(fā)周期更短、設計更加簡單。財務共享中心設定的目的是提升企業(yè)工作效率、 優(yōu)化組織結構、 規(guī)范企業(yè)運營流程、 降低企業(yè)營運成本等。依靠高科技信息技術與數(shù)字化智能化，市場與企業(yè)人員共同享受專業(yè)化服務的分布式管理④。丁琦峰指出，企業(yè)建立財務信息系統(tǒng)平臺，為企業(yè)提供標準、規(guī)范、低成本核算服務管理模式⑤。財務共享中心通過財務共享、數(shù)據集中、基金管理集中、核算體系共享等平臺，對企業(yè)業(yè)務簡單單一、批量化的工作內容進行高效處理，可以極大實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

（二）M 公司簡介

某餐飲集團（下文簡稱M 公司）是美國跨國大型連鎖企業(yè)，M 公司在中國不同地區(qū)擁有21 家子公司，2016 年11 月1 日獨立在美國紐約證券交易所上市并且于2020 年在香港上市。主要出售的產品為快餐食品，深受青少年與年輕人的追捧。M 公司旗下包括a、b、c、d 等8 種品牌。據2019 年底統(tǒng)計，a 品牌在中國門店有6534 家；到2022 年，a 品牌在中國已超7000 家，所有品牌總店鋪超1 萬家。2015 年國家提出會計信息化與智能化，結合大數(shù)據時代發(fā)展，M 公司于2015 年在武漢成立財務共享中心，處理旗下所有品牌及店鋪水電費用、員工薪資、人員招聘、內部加盟商的往來款項等財務工作。

二、RPA 在財務共享中心的應用

M 公司旗下子公司分布較廣并且占領較多的市場份額，總公司與子公司，子公司與旗下加盟商，所屬地店鋪與相關公司之間會產生較多的交易事項并形成往來業(yè)務。錢倩指出，RPA 可以在財務共享中心的績效管理、檔案管理、資金管理等12 項流程中得到廣泛應用⑥。本文以月度業(yè)務為例主要闡述RPA 在費用報銷、發(fā)票管理與認證、資金付款與收款和總賬到報表處理的應用流程。

（一）主要業(yè)務流程梳理

1.RPA 在費用報銷的應用。M 公司企業(yè)規(guī)模較大，旗下企業(yè)員工眾多，RPA 在員工費用報銷使用頻率較多，應用流程如下所示:（1）員工根據實際發(fā)生業(yè)務提出申請。實際業(yè)務是費用報銷的起點，企業(yè)成員如出差生病形成的車費、住宿費、團建費與醫(yī)藥費，在獲得相關發(fā)票后，員工在企業(yè)自助服務平臺員工報銷里填寫發(fā)生事件、時間、地點與金額等相關事項并添加發(fā)票電子附件，RPA 根據員工所寫內容自動形成員工報銷申請單與條形二維碼。財務共享中心核查組在自助服務平臺檢驗發(fā)票真實性與金額一致性，檢查通過后郵寄到M 公司財務共享中心做賬與存檔。（2）RPA 智能審核。財務共享中心接收相關文件，利用OCR 掃描技術掃描二維碼形成源數(shù)據。RPA 將源數(shù)據、財務系統(tǒng)和自助服務平臺進行完整性檢查，核查一致，RPA 實現(xiàn)自動付款。（3）生成日記賬憑證。財務共享中心利用源數(shù)據與銀行付款明細開具發(fā)票，使用Excel 對源數(shù)據進行整理并生成日記賬憑證。

2.RPA 在發(fā)票管理與認證的應用。M 公司財務共享中心在發(fā)票管理上還沒有實現(xiàn)全流程自動化管理，但在具體流程上比較成熟：（1）對賬單發(fā)送及核對。月初財務人員在JDE（是J.D.Edwards 公司制作的集成化財務記賬系統(tǒng)，下文簡稱JDE）下載上月全國市場與加盟商提供的業(yè)務款項，包括員工薪資、貨款、運費等費用。RPA 自動通過開票單位編碼、稅率稅區(qū)碼、金額、稅率等相關信息，把同一公司往來款項形成業(yè)務往來對賬單。利用設置的規(guī)制，在特定的時間里RPA 通過郵件把對賬單發(fā)送給對應公司或市場負責人，經核對無誤后，市場負責人根據內部往來對賬單開具發(fā)票。（2）發(fā)票接受與稅局認證。如圖1 所示，市場負責人根據對賬單開具的發(fā)票郵寄到財務共享中心，財務共享中心檢查和錄入對應的發(fā)票信息并形成發(fā)票清單。月底RPA財務機器人借助發(fā)票清單信息和邏輯判斷函數(shù)與稅務局發(fā)票信息核對，利用特定的腳本自動在稅務局對發(fā)票進行認證。作廢紅字發(fā)票也可以通過RPA在JDE 進行自動核銷。

圖1 發(fā)票流轉對比圖

3.RPA 在資金付款與收款的應用。收款與付款是企業(yè)運營的重要組成部分，主要包括發(fā)送對賬單，銀行付款與收款，網銀下載與核對，智能收付款核銷主要流程如圖2 所示：（1）對賬單發(fā)送與核對。流程與發(fā)票管理流程一致。（2）銀行付款與收款。對賬單確認無誤，付款組在特定的時間利用RPA 在網上銀行進行集中付款。（3）網銀明細下載和整理成Excel 格式。（4）智能收付款核銷。依據收付款網銀數(shù)據，RPA 借助爬蟲程序從JDE 外圍系統(tǒng)模擬人進行收款付款確認工作。雙方主要流程如下所示：一是銀行付款流程：次月郵寄往來明細表，發(fā)票等給付款方→付款方核對無誤進行付款→財務共享中心發(fā)起清款走審批流程→總賬主管過賬→發(fā)票認證、稅金入賬。二是銀行收款流程：次月內部往來結算單與發(fā)票郵寄給相關市場→月末下載銀行明細→網銀明細通過RPA 生成標準格式→RPA 自動收款核銷→重復。三是若出現(xiàn)例外情況，由財務人員人工進行檢查核銷。財務人員檢查收款記錄是否完整并上傳銀行回單，無誤后將批號交給主管過賬生成財務報告（圖2）。

圖2 銀行收付款核銷對比圖

4.RPA 在總賬到報表處理的應用。（1） 數(shù)據核對。關閉賬戶之前，RPA 借助自動化流程技術在JDE 外圍系統(tǒng)中進行關閉賬戶請求的處理，對內部往來應收款項、應付款項、銀行對賬、加盟商對賬等內容及相關明細進行核對。若RPA 出現(xiàn)報錯，財務人員對出現(xiàn)報錯的地方進行人工核對查驗。（2）請求過賬。對企業(yè)內部往來款項中的貨款、員工薪資、稅金等內容，RPA 在JDE 外圍系統(tǒng)運行過賬，例外事項財務人員進行人工處理。（3）關賬前期完整性檢查。核對明細表，總賬，賬齡分析表，調節(jié)表等。（4）由科目匯總表產生財務報表。月結關閉賬戶后，M 企業(yè)借助RPA 運行JDE 外圍系統(tǒng)中財務報表的請求，自動生成四大報表⑦。

（二）RPA 應用小結

結合M 公司往來業(yè)務流程，由圖3 可知RPA財務機器人的應用主要貫穿數(shù)據獲取、賬單發(fā)送、稅務管理、內部結算以及憑證生成等業(yè)務。根據財會業(yè)務種類的不同，將RPA 劃分為不同種類的機器人。從上述流程可知，M 公司財務共享中心正處于發(fā)展階段，RPA 已經廣泛用于大量簡單且重復性較高的業(yè)務模塊，部分業(yè)務模塊還處于人工操作流程。目前M 公司根據業(yè)務需求已自主研發(fā)近100 個不同功能的財務機器人。隨著M 公司流程不斷優(yōu)化以及自動化技術不斷升級，M 公司有望將整個業(yè)務模塊實現(xiàn)自動業(yè)務流程化，提高準確且快速的工作效率。

圖3 RPA 業(yè)務流程

三、RPA 在財務共享中心存在的弊端

RPA 雖然在M 公司財務共享中心廣泛運用，但目前還存在一定的弊端，主要缺點如下所示：

（一）RPA 優(yōu)化更新較為頻繁

M 公司所處理的會計業(yè)務包含代墊薪資、委托股利、加盟商貨款往來等，這些業(yè)務已占據所有財務業(yè)務的80%，M 公司今后打算將所有財務工作承接到財務共享中心。所以根據企業(yè)項目需求需要不斷變化，RPA 就需要不斷優(yōu)化。同時M 公司RPA 在月末處理大量重復性的工作時，在源文件沒有任何問題的情況下會出現(xiàn)停止運行程序的狀況，例如核銷收款程序停止運行，這時需要財務人員人工隨時檢查，占用財務人員額外的工作時間。尤其在月結期間，財務人員會消耗大量有效工作時間，加重工作任務，沒有在月結期間有效提高工作效率。

（二）RPA 的研發(fā)占用大量時間

財務人員與IT 技術人員分屬不同領域，工作內容相差較大，想要研發(fā)一款專屬于M 公司的財務機器人，需要二者進行有效溝通。財務人員根據自己工作內容的需求向IT 講解工作流程，IT 根據財務人員的講解編寫運營程序并進行適用性與完整性測試。出現(xiàn)問題還需要雙方檢查核對，所占用的時間是巨大的。

（三）RPA 運營與后期維護成本較大

相較于普通辦公軟件，首先財務機器人需要更為高端的后臺與軟件配置，也需要IT 技術人員對財務工作設定標準規(guī)范的代碼，對于小型企業(yè)RPA 的運行成本會遠超過預期帶來的利益。所以RPA 目前都集中在大型企業(yè)與會計師事務所，對于小型企業(yè)還需要研發(fā)較便宜的RPA。其次，RPA 可以7×24 小時不間斷地對大量簡單易錯的業(yè)務進行處理，非必要情況下RPA 的電腦不會關機，這種高消耗比平常辦公電腦損耗更大，需要配備專門工作人員定期進行優(yōu)化升級，其中維護成本會高許多。

四、研究建議與結論

RPA 目前還處于逐步發(fā)展階段，主要應用于大型企業(yè)，小型企業(yè)由于企業(yè)規(guī)模和成本利益等考慮還處于會計電算化時代。M 公司財務業(yè)務量較大且工作模式在不斷優(yōu)化，RPA 經常會出現(xiàn)特殊情況報錯與程序過低，需要不斷更新。陳虎指出，RPA 和人工智能都能在一定程度上替代原有的人工勞動，但是二者有較大的區(qū)別⑧。RPA 是根據信息技術人員設置特定標準的程序，只會根據前端設定的要求執(zhí)行命令。而人工智能具有自主學習能力，能通過大數(shù)據不斷改正自己的行為。所以對M 公司主要有以下建議：（1）M 公司結合自身業(yè)務量與經營模式，向人工智能發(fā)展。雖然AI 技術還處于初步探索階段，但隨著RPA 技術的不斷發(fā)展，RPA 加AI 融合形成的IPA 將會成為未來的發(fā)展趨勢。（2）配置優(yōu)良人力資源。財務共享中心特定的運行模式，在員工上崗之前應先培訓，以滿足工作需要⑨。（3）設定專業(yè)檢測人員對RPA 電腦進行定期維護。雖然配備專業(yè)檢測人員會提高企業(yè)運行成本，但RPA 一般都存在資金雄厚且規(guī)模較大的企業(yè)里。若RPA 在月末、年末財務工作繁忙時出現(xiàn)問題，不僅沒有提高企業(yè)的運行效率，反而因為著急解決RPA 的問題，耽誤正常結賬工作任務。配備專業(yè)檢查人員不僅不會提升企業(yè)成本，反而因為高效率完成工作提高企業(yè)績效。

綜上所述，本文在大數(shù)據背景下對RPA 在M公司財務共享中心應用的相關概念、 運營流程、存在的問題等方面進行論述，M 公司的財務共享中心經過多年來的發(fā)展已經形成規(guī)范化標準化的工作模式。RPA 在處理企業(yè)財務大量較高重復性的工作中，發(fā)揮了財務機器人自動化與智能化功能，不斷優(yōu)化企業(yè)財務工作中出現(xiàn)的簡單、 高重復性工作，大大提升了工作效率。但是M 公司的RPA 還處于不斷發(fā)展階段，會不定時地出現(xiàn)例外情況占用財務人員額外的工作時間。隨著RPA 的不斷優(yōu)化，財務機器人促進了企業(yè)財務的轉型，把財務人員從低級簡單的工作中解放出來，讓財務人員從事高創(chuàng)造性和更有價值的工作。