周愛素

（溫州恒基包裝有限公司，浙江 溫州 325402）

我國的檔案管理工作正處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期，如何保證電子檔案的真實性、安全性、完整性，是信息時代檔案管理工作的重要內(nèi)容。推動電子檔案規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，能夠確保電子檔案的良好秩序，滿足新時期企業(yè)對檔案管理工作的需求。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，包括原生電子檔案和數(shù)字化后形成的電子檔案。要想實現(xiàn)電子文件管理的規(guī)范化，必須對電子文件的法律效力進行明確，使每一家企業(yè)的電子文件管理工作都得到有效規(guī)范，促進電子檔案在企業(yè)發(fā)展中的合理應(yīng)用。

一、研究背景

（一）檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有序開展

檔案管理數(shù)字化變革，即改變傳統(tǒng)的文件管理方式，向以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為主導(dǎo)的文件管理方式轉(zhuǎn)變。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案管理廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)。檔案管理的轉(zhuǎn)型表現(xiàn)為：第一，對庫存紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理；第二，電子文檔的增量。檔案管理是指將過去的紙質(zhì)、影像、圖片等文件經(jīng)過數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，然后以電子檔案的形式來儲存和管理[1]。

（二）國際檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程

國際檔案管理向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變?nèi)〉昧酥卮筮M展，各國政策的數(shù)字化轉(zhuǎn)型集中在2016年—2022年。美國國家檔案局為支持聯(lián)邦政府檔案的數(shù)字化改造，制訂了相應(yīng)的政策和程序。2019年，對檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化保存提出了請求；2022年，要求保存管理僅接受數(shù)字格式的文檔，并要求對元數(shù)據(jù)文件進行配置。加拿大檔案館規(guī)定：從2017年的4月1日起，有存檔價值的文件都要通過數(shù)字化方式轉(zhuǎn)移到LAC，業(yè)務(wù)流程中將數(shù)字化檔案作為管理對象[2]。

（三）我國“單套制”管理試點的開展

進入21世紀以來，我國相繼推出了一系列電子文檔雙套管理系統(tǒng)。2012年，以財務(wù)管理為重點，對文檔電子文檔進行全流程管理，確定了部分區(qū)域內(nèi)實行“單軌制”的管理方針。“單軌制”是文件歸檔前，只有一種文件形式（紙質(zhì)或電子）伴隨業(yè)務(wù)進程流轉(zhuǎn)；“單套制”是文件歸檔后，只有一種文件形式（紙質(zhì)或電子）處于存儲和利用狀態(tài)。雙套制檔案管理，是指文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存的歸檔制度。具體政策如表1所示。

表1 我國初期電子檔案管理相關(guān)政策

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型對電子檔案管理的影響

傳統(tǒng)的文件處理方法是以人為本的紙本文件的整理，各種文件的查閱、使用等都要按照一定的流程進行。隨著計算機技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和普及，電子文件給人們的工作和生活帶來了極大的便利，成為一種重要的檔案管理手段。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔的管理也發(fā)生一定的變化，電子文檔的管理逐步進入一個嶄新的時代。

（一）電子檔案實現(xiàn)與業(yè)務(wù)深度融合發(fā)展

隨著各行各業(yè)數(shù)字化進程的加快，大數(shù)據(jù)管理不斷得到完善。組織結(jié)構(gòu)和職能的轉(zhuǎn)變以及各部門間的協(xié)作，與電子文檔的全流程電子化管理相得益彰，為組織機構(gòu)的運行和業(yè)務(wù)開展奠定了基礎(chǔ)。在檔案建設(shè)過程中，業(yè)務(wù)部門與檔案部門相互配合，在對數(shù)據(jù)進行整理的基礎(chǔ)上，制定了一系列完備的歸檔管理規(guī)范，使電子文檔在業(yè)務(wù)應(yīng)用中起到積極的作用，推動業(yè)務(wù)存檔和檔案管理工作的密切配合，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵資源。

（二）電子檔案管理的質(zhì)量顯著提升

在此基礎(chǔ)上，結(jié)合《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》對電子文件的要求，推進電子檔案的建設(shè)與發(fā)展，對提高黨政相關(guān)檔案工作質(zhì)量起到積極的作用。在高校圖書館中，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在“重管”“輕用”“低效”等問題。電子文件的管理既體現(xiàn)了文件的“常態(tài)性”，又為檔案館的“建言獻策、育人”創(chuàng)造了良好的空間。檔案管理人員要根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立一個信息化平臺，拓展檔案信息的來源，最大限度地進行電子數(shù)據(jù)資源的整合與優(yōu)化，向服務(wù)人員提供寶貴的歷史信息[3]。管理者應(yīng)建立一個內(nèi)容真實、形式多樣的資料庫，以便于人員對資料的檢索。對電子文件進行全程追溯可以保證文件的真?zhèn)巍⒖煽俊?/p>

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案管理面臨的問題

（一）結(jié)構(gòu)性矛盾更加突出

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子文件的規(guī)模越來越大，形式也越來越多樣化，這使數(shù)據(jù)的存儲變得越來越復(fù)雜。一些企業(yè)已經(jīng)設(shè)立了該系統(tǒng)的機房，并對其進行集中存儲；一些部門發(fā)揮出關(guān)鍵作用，利用大數(shù)據(jù)進行各單位電子檔案的集中管理。但從實際情況來看，未能構(gòu)建一套完善、統(tǒng)一、滿足大眾實際需要的解決方案。數(shù)字化時代，電子文檔和傳統(tǒng)文檔之間的兼容性問題更加突出，要想將電子檔案與傳統(tǒng)檔案結(jié)合起來，需要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）電子檔案管理支持系統(tǒng)存在不足

檔案信息化的實現(xiàn)需要系統(tǒng)、資金、人才等多方面的協(xié)調(diào)。按照相關(guān)文件的要求，企業(yè)需要提高對電子檔案管理的支持。從實際情況來看，在電子文件的內(nèi)容支撐方面，電子文件的管理還存在如下問題：第一，電子文件系統(tǒng)不健全。當(dāng)前，在我國，電子文檔的收集范圍不清晰，并且有很多查詢方式，缺乏系統(tǒng)性的解決辦法。第二，資金扶持力度存在缺失。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，電子文件不僅會出現(xiàn)系統(tǒng)更新的問題，還會因為新技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生一些風(fēng)險。因此，必須加強財政支持，才能使電子文件的管理跟上時代的步伐，確保其安全、有序地進行。第三，對電子文件的人才支撐不足。隨著信息科技的更新與發(fā)展，人們對電子文件管理水平的要求也不斷提高，而電子文件的管理人員卻越來越缺乏。

（三）電子檔案管理的安全性較差

在電子文件管理中，安全性是一個關(guān)鍵性要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在給電子文檔提供方便的同時，也存在著很大的安全風(fēng)險。電子檔案的安全風(fēng)險包括以下幾點：第一，電子文件的使用范圍很廣，但缺少可靠的技術(shù)支撐[4]。第二，網(wǎng)絡(luò)攻擊會給電子文檔資源帶來損害，例如，黑客就是通過不良的手段獲取口令侵入檔案網(wǎng)絡(luò)，竊取機密文件與信息、篡改檔案的內(nèi)容。黑客的入侵給檔案信息的安全性帶來了極大的風(fēng)險。

（四）數(shù)字化檔案管理覆蓋面不全

科研課題文件數(shù)量較大，種類繁多。利用文件管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對文件進行網(wǎng)上流動和網(wǎng)上歸檔的處理。但是，仍有一些文檔不能實現(xiàn)電子化管理、保存與應(yīng)用，從而影響了單套制管理模式的應(yīng)用。

四、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下電子檔案管理模式的優(yōu)化

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化電子檔案管理模式

在國家大力推動電子檔案管理的基礎(chǔ)上，普遍存在海量電子檔案收集困難、查閱困難、保管困難的問題?；趯π滦图夹g(shù)的研究，在實踐中，要根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)的實際需要，對企業(yè)的檔案管理模式進行創(chuàng)新和重構(gòu)。第一，樹立電子檔案數(shù)據(jù)化管理思維。數(shù)據(jù)化思維是以數(shù)字化知識為基礎(chǔ)，提升工作效率并推動服務(wù)優(yōu)化的措施，是一種利用計算機技術(shù)對各種問題進行分析、解決、跟蹤的管理方式。在信息時代來臨之際，檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的實物管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化的檔案管理。尤其是新修訂的《中華人民共和國檔案法》對電子檔案的地位、作用、安全管理等有較為明確的要求，推動檔案工作者盡快實現(xiàn)思想方式的轉(zhuǎn)變[5]。第二，數(shù)據(jù)一體化管理促進業(yè)務(wù)流程的電子化。從文件的來源入手，將文件的管理工作延伸到文件的結(jié)束環(huán)節(jié)。采用外部直接連接、內(nèi)部貫通和離線補充的方法，使電子文件的自動獲取成為可能。在檔案管理中，建立數(shù)據(jù)間的聯(lián)系，建立起多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動化檔案系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)在線一體化管理，也加快了無紙化辦公的速度。第三，軟硬一體化的應(yīng)用保證檔案管理的自動化。企業(yè)應(yīng)合理應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進技術(shù)，實現(xiàn)良好的檔案管理水平提升。

（二）提升電子檔案資源建設(shè)水平

建設(shè)一種內(nèi)容多樣的數(shù)字化檔案信息資源，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。第一，具備廣泛的收集渠道。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度較快，因此，在進行檔案管理的過程中，必須與網(wǎng)信等部門進行配合，運用云計算技術(shù)來獲得一些公共需求比較高的信息資源，從而建立網(wǎng)絡(luò)資源的主體數(shù)據(jù)。第二，資源形式要豐富多樣化。在傳統(tǒng)的檔案檢索方式下，文檔檢索主要針對紙質(zhì)，而視頻、音頻和圖片的利用效率很低。在多媒體技術(shù)不斷發(fā)展的今天，短視頻和高清圖片也越來越受到人們的重視[6]。第三，資源互聯(lián)要加速整合速度。拓展電子檔案的體量來促進檔案資源的轉(zhuǎn)型，構(gòu)建數(shù)字檔案室能夠保障各種電子檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，并且對重要的文檔可以通過語音和文字識別。建立專用的電子文件庫，實現(xiàn)信息資源的最優(yōu)整合。促進檔案部門與業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)特色電子檔案資源的聚集效應(yīng)。

（三）以需求為主提高電子檔案服務(wù)能力

第一，建立個性化的服務(wù)觀念。隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，人民的生活水平不斷提升，群眾對于公共服務(wù)的要求也在不斷提高。要進一步完善電子檔案布局，提高檔案管理質(zhì)量，使電子檔案的內(nèi)容更加豐富，確保電子檔案的形式更加多樣，滿足人們對電子檔案管理的需求。樹立個性化的服務(wù)觀念，利用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)了解群眾對電子檔案的需求、利用方式等，為用戶制定個性化的服務(wù)。第二，知識賦能服務(wù)。由于電子文檔本身就是一種“知識源”，所以，電子文檔的需求實質(zhì)上也就是知識需求。因此，要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，挖掘電子文件的潛能，促進知識系統(tǒng)建設(shè)的交流與共享[7]。第三，構(gòu)建遠程服務(wù)平臺。為用戶提供足不出戶就可以查詢檔案的服務(wù)。檔案館要建設(shè)一個信息全面、結(jié)構(gòu)合理、檢索便捷、安全、有效的信息服務(wù)平臺。突破檔案服務(wù)的空間限制，將電子檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出來。第四，合理應(yīng)用新媒體技術(shù)。微信和微博都是大眾獲得信息的重要途徑，如浙江等地構(gòu)建了“家門口”的檔案館，獲得了百姓的高度認可，實現(xiàn)了指尖上的檔案管理。電子檔案管理單位也要利用新型技術(shù)與理念，通過微信、微博等渠道為對群眾的信息需求進行反饋，更好地開展檔案信息服務(wù)工作。

五、結(jié)語

檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項綜合性較強的工作，它需要企業(yè)管理層、信息部門、檔案管理部門等共同努力。對此，不但要建立完整的文件管理體系，而且要在制度建設(shè)、硬件配置、比例存儲等方面不斷完善。利用數(shù)字化檔案管理，能夠?qū)n案管理過程進行優(yōu)化，減少重復(fù)工作，有效節(jié)省人力、物力和財力。數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系，加快無紙化辦公，將數(shù)字檔案資源的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。